5 Steps to Improve Your Work Efficiency

Choć pracodawcy szukają wielu cech u pracownika, trudno przejść obojętnie obok kogoś, kto jest nie tylko pracowity i produktywny, ale także wydajny w tym, co robi.

Ale nasuwa się pytanie – jeśli twoja efektywność jest niska i chcesz ją zwiększyć, co robisz?

Zacznij od przełamania podstawowych przyczyn twojej nieefektywności i słabej produktywności. Rozważ, na przykład, takie rzeczy jak:

• Twoje osobiste nawyki organizacyjne
• Kanały komunikacji, które stosujesz
• Zestaw narzędzi, jakimi dysponujesz
• Zbyt wiele czynników rozpraszających
• Wypalenie lub zbyt dużo czasu spędzonego w biurze

Choć osiągnięcie poważnych postępów wymaga czasu, są rzeczy, które możesz zrobić już dziś, aby poprawić wydajność pracy, a w rezultacie pokazać firmie, że jesteś wartościową częścią zespołu.

Jeśli jesteś gotowy, aby w końcu poprawić swoją wydajność w pracy, sprawdź te kroki poniżej!

1. Wdrożenie listy rzeczy do zrobienia

Niezależnie od Twojej dziedziny, stanowiska lub miejsca zatrudnienia, faktem pozostaje, że Twój dzień jest pełen zadań. Które z nich wykonasz jako pierwsze? Które z nich są najważniejsze? Jak pozostaniesz w harmonogramie przez cały dzień?

Jeśli nie masz listy rzeczy do zrobienia, może się okazać, że nadajesz priorytety niewłaściwym zadaniom lub pomijasz te, które wymagają natychmiastowej uwagi. W rezultacie, Twoja wydajność pracy ślizga się i Twoja produktywność spada z mapy.

Na szczęście, łatwo jest stworzyć listę rzeczy do zrobienia. Możesz to zrobić w stary, szkolny sposób, przykładając pióro do papieru, tworząc listę zadań i odhaczając pozycje. Lub możesz zintegrować technologię w procesie, korzystając z jednej z wielu aplikacji zaprojektowanych, aby utrzymać cię na torze.

I bez wątpienia jednym z najlepszych graczy jest Todoist. W rzeczywistości, został wybrany jako wybór redaktora z PCMag, pisząc:

„Jeśli szukasz najlepszej aplikacji listy rzeczy do zrobienia, jeden, który działa na wszystkich urządzeniach, ma wspaniałe funkcje do monitorowania produktywności, i pozwala Ci geek out na organizowanie wszystkiego, co masz do zrobienia, Todoist jest dla Ciebie.”

2. Usprawnij komunikację

Dni robocze są pełne potencjalnych pożeraczy czasu – zagracone miejsca pracy, bezproduktywne spotkania i media społecznościowe, by wymienić tylko kilka. Jednak komunikacja ze współpracownikami, klientami i potencjalnymi klientami nie powinna być jednym z nich.

Efektywna komunikacja ma fundamentalne znaczenie dla produktywności w miejscu pracy. Ale poprawa komunikacji nie nastąpi z dnia na dzień. Nie stanie się to też samo z siebie.

Po pierwsze – określ, co działa, a co nie działa w odniesieniu do sposobu, w jaki komunikuje się Twój zespół. Czy marnujesz godziny na osobiste spotkania ze współpracownikami? Czy spędzasz zbyt wiele czasu na rozmowach konferencyjnych, kiedy szybki komunikator lub nawet e-mail mogą osiągnąć to samo?

Tak czy inaczej, musisz wdrożyć system naprawiający to, co jest zepsute. Może to oznaczać seminarium lub team-building skupiony wokół komunikacji w zespole. Albo może to po prostu oznaczać wdrożenie odpowiedniego oprogramowania do komunikacji zespołowej.

W tej ostatniej kwestii, rozważ komunikatory internetowe dla przedsiębiorstw. Zorientowane na biznes komunikatory internetowe charakteryzują się różnorodnością kanałów, co oznacza, że zaraz po wyjęciu z pudełka jest medium, które odpowiada każdemu rodzajowi komunikacji w miejscu pracy.

Czaty tekstowe i czaty są idealne do swobodnego przepływu lub ciągłych rozmów, pytań typu „tak”, „nie” lub krótkich odpowiedzi, lub organizowania przestrzeni do dyskusji według projektu, zespołu, działu, a nawet lokalizacji.

Głos i czat wideo, z drugiej strony, są idealne w przypadkach, gdy trzeba odtworzyć bardziej osobiste połączenie, ale w komunikacji osobistej jest albo niepraktyczne lub niemożliwe.

Email i komunikacji osobistej nadal mają swoje miejsce. Na przykład, jeśli nie jest to pilne lub trzeba skopiować wielu odbiorców – wyślij e-mail. Jeśli masz do przekazania duże lub przełomowe wiadomości, rozważ spotkanie osobiste.

Zależnie od charakteru komunikacji, niektóre kanały mają więcej sensu niż inne. Ale to od Ciebie zależy, czy masz do dyspozycji technologię, która pozwoli Ci podjąć taką decyzję.

3. Ogranicz wielozadaniowość

Spróbuj jednozadaniowości! Badania pokazują, że wielozadaniowość zmniejsza efektywność i produktywność. Przełączanie się między zadaniami i kartami prowadzi do opóźnień w przechodzeniu mózgu między informacjami, co kosztuje nawet 40% produktywnego czasu.

Ale spójrzmy prawdzie w oczy: w dzisiejszym dynamicznym miejscu pracy nie da się tego całkowicie uniknąć. Musisz więc być bardziej inteligentny i pomysłowy, jeśli chodzi o wielozadaniowość.

Aby zmaksymalizować wydajność pracy online, ogranicz liczbę otwartych kart w oknie przeglądarki. Każda otwarta karta rozprasza uwagę, której można uniknąć. Co więcej, otwarte karty nie tylko utrudniają wyszukiwanie informacji, ale także negatywnie wpływają na pamięć RAM urządzenia, zużywając więcej pamięci roboczej. W końcu, zarówno ty, jak i twoje urządzenie wydajność poślizg.

Zastanów się, jak pracujesz z zespołem, jak również. Platformy komunikacji i współpracy typu „wszystko w jednym” umożliwiają komunikację w czasie rzeczywistym, ułatwiając jednocześnie pracę zespołową w ramach jednej, ujednoliconej platformy.

Połączenie narzędzi takich jak wirtualna tablica, natychmiastowy zrzut ekranu, zdalny pulpit i nieograniczony rozmiar transferu plików z komunikacją w czasie rzeczywistym prowadzi do:

• Mniej przełączania się tam i z powrotem między funkcjami IM do współpracy, restrykcyjnymi platformami udostępniania plików i niezabezpieczonymi aplikacjami do czatowania
• Głębszego skupienia i koncentracji na zadaniach i współpracy
• Zmniejszonego prawdopodobieństwa dostania się danych w niepowołane ręce
• Zwiększonej efektywności i produktywności

Chociaż możesz nie być w stanie całkowicie uniknąć wielozadaniowości, możesz mądrzej podchodzić do tego, jak do niej podchodzisz.

4. Maksymalizacja czasu przestoju

W dużej mierze w ten sam sposób wielozadaniowość jest tutaj, aby pozostać, tak samo jest obciążenie zadaniami. Ale jest tylko tyle czasu w ciągu dnia. A twój mózg ma jeszcze mniej produktywnego czasu i pojemności. Musisz więc znaleźć sposoby, aby pracować mądrzej.

• • Praca w podróży – Czas dojazdu do pracy wydłuża się. Ale zamiast przewijać wiadomości, wykorzystaj ten czas na zarządzanie listą rzeczy do zrobienia na dany dzień, odpowiadanie na wiadomości błyskawiczne i e-maile lub burzę mózgów. Obecnie mobilne aplikacje do komunikacji zespołowej nie tylko utrzymują Cię w kontakcie z zespołem, ale zapewniają, że współpraca odbywa się niezależnie od tego, gdzie jesteś.

5 kroków do poprawy efektywności pracy Click To Tweet

• Pracuj w interwałach – Niezależnie od tego, czy są to 25-minutowe sprinty, czy 90-minutowe interwały, skup się na jednym zadaniu lub pracy bez żadnych zakłóceń i przerw przez krótki okres czasu. Następnie zrób sobie wyznaczoną przerwę, aby się naładować. Nie upychaj tygodniowej ilości zadań w jeden dzień, a następnie staraj się wykonać je wszystkie bez przerw.
• Pracuj nad sobą – Kiedy masz przestoje w pracy, poświęć je na swoje zdrowie i dobre samopoczucie. Zrób sobie przerwę od ekranów i urządzeń i rozważ czytanie książki lub wykonywanie pewnych czynności umysłowych, ćwiczeń fizycznych lub jogi, na przykład.

5. Trzymaj rozpraszacze na zewnątrz

Smartfony, media społecznościowe, zagracone miejsca pracy i nadmierna łączność mogą zniszczyć Twoją efektywność szybciej niż kolejne powiadomienie. Jednak chociaż w dzisiejszych czasach praktycznie nie da się uniknąć rozproszenia uwagi, istnieją kroki, które możesz podjąć, aby je ograniczyć.

1. Łagodzenie zakłóceń. Ponieważ większość pracowników w Stanach Zjednoczonych nie może oprzeć się mediom społecznościowym, umieść swój smartfon poza zasięgiem wzroku. Wyłącz powiadomienia. Rozważ usunięcie aplikacji mediów społecznościowych w ciągu tygodnia pracy. Usuń z przeglądarki łącza do kont mediów społecznościowych i wyloguj się z nich.
2. Zwróć uwagę na swoje środowisko pracy. Zorganizuj swoje miejsce pracy. Miej pod ręką wszystkie niezbędne rzeczy. Korzystaj z listy rzeczy do zrobienia, aby nadać strukturę swojemu dniu. A jeśli pracujesz w domu, rozważ dokładnie wszystko, od wystroju po garderobę i listę odtwarzania.
3. Odłącz się od czasu do czasu. Większa łączność i przejrzystość komunikacji w czasie rzeczywistym zmieniła oblicze wydajności w miejscu pracy. Ale czasami po prostu musisz skończyć pracę. W takiej sytuacji wyloguj się z poczty elektronicznej i aplikacji do obsługi wiadomości, odłącz urządzenia i zrób to, co konieczne, aby wykonać zadanie.
4. Nie rozpraszaj uwagi. Większość rozmów może poczekać. Zwracaj uwagę na wizualne i wirtualne sygnały swoich współpracowników – na przykład założone słuchawki, intensywne skupienie lub status użytkownika. Tylko dlatego, że możesz spotkać się osobiście lub porozmawiać na czacie, nie oznacza, że powinieneś to zrobić.

Rozważ te pytania

Teraz, gdy masz już pewne namacalne metody zwiększenia wydajności pracy, czas zrobić krok we właściwym kierunku.

Jak większość rzeczy, poprawa wydajności i produktywności jest jednak procesem, który wymaga pewnego samobadania, strategii, zaangażowania i czasu.

Zastanów się nad tymi pięcioma pytaniami:

• Czy udało Ci się ustalić, dlaczego brakuje Ci wysokiego poziomu wydajności?
• Czy masz system nie tylko do wdrożenia pięciu powyższych kroków, ale do trzymania się ich na dłuższą metę?
• Jak zadbasz o to, aby technologia zwiększyła Twoją wydajność w miejscu pracy, zamiast jeszcze bardziej rozpraszać Twoją uwagę?
• Czy skorzystanie z pomocy współpracownika lub przełożonego pomoże Ci lepiej osiągnąć Twoje cele?
• Jakie środki wdrożysz, aby monitorować postępy?

Choć nie zawsze łatwo na nie odpowiedzieć, pytania te mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia wyobrażenia o tym, gdzie stoisz w tej chwili, zaczynając od właściwej stopy i co ważne, pozostając na dobrej drodze.

5 Kroków do Poprawy Efektywności Pracy Click To Tweet

The Wrap-up

Każdy chce poprawić swoją efektywność pracy, ale zamieniając to w rzeczywistość często łatwiej powiedzieć niż zrobić.

Ale próbując i ponosząc porażki w przeszłości nie jest powodem do poddania się teraz! Wprowadzając w życie pięć powyższych kroków, a następnie uważnie rozważając kilka pytań, które poprowadzą Cię po drodze, przekonasz się, że osiągnięcie wyższego poziomu efektywności i produktywności w pracy jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Czy masz jakieś wskazówki dotyczące poprawy efektywności pracy? Jakie inne kroki dodalibyście do tej listy? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami, radami i wskazówkami!

.