Wat als ik een belastingcontrole krijg en geen kwitanties heb?

Als u zelfstandig ondernemer bent, moet u weten dat u meer kans maakt op een individuele belastingcontrole door de Internal Revenue Service dan uw vrienden en familieleden die een traditioneel W-2-inkomen verdienen als werknemers. Dit is voornamelijk het gevolg van de beweringen van de IRS dat de meeste belastingbedriegers zelfstandigen zijn die ofwel niet al hun inkomsten hebben opgegeven of belastingaftrek hebben geclaimd waarvoor ze niet in aanmerking kwamen.

De meeste belastingprofessionals benadrukken dat de beste verdediging tegen de IRS bij een controle een duidelijke en nauwkeurige bedrijfsadministratie is, inclusief het bewaren van alle noodzakelijke ontvangstbewijzen. Maar het is niet ongewoon voor drukke particulieren die een klein bedrijf runnen om te vergeten hun bonnetjes te bewaren, ze te misplaatsen of ze gewoon te verliezen. Daarom raden wij u aan een organizer voor belastingbonnetjes te gebruiken om uw administratie goed bij te houden. Dus als u bericht hebt ontvangen van de IRS dat u het onderwerp bent van een belastingcontrole en u kunt niet alle relevante ontvangstbewijzen vinden, dan bent u niet de enige. De IRS behandelt regelmatig ontbrekende ontvangstbewijzen en zal u vaak toestaan om die zakelijke uitgaven met andere middelen te bewijzen.

Geconfronteerd met een IRS belastingcontrole met ontbrekende ontvangstbewijzen? De IRS staat vaak zelfstandigen toe om onkostenaftrek met andere middelen te onderbouwen

De IRS zal alleen eisen dat u tijdens het controleproces bewijs levert dat u geldige zakelijke onkostenaftrek hebt geclaimd. Als u dus uw bonnen kwijt bent, hoeft u alleen maar een overzicht van uw zakelijke uitgaven op dat moment te maken. Als u echter geen toegang hebt tot uw bonnen wanneer u uw aangifte inkomstenbelasting voorbereidt, is het over het algemeen een goed idee om de uitgaven van uw bedrijf op dat moment te onderbouwen en niet uw onkostenaftrek te claimen op basis van een “beste gok” of “schatting”. Dit zal helpen ervoor te zorgen dat de uitgaven die u op uw aangifte claimt, overeenkomen met wat u kunt bewijzen en bespaart u veel tijd en moeite als uw aangifte wordt geselecteerd voor een audit.

Hoe kiest de IRS wie te controleren?

Volgens de IRS worden de meeste belastingaangiften die zijn geselecteerd voor een inkomstenbelastingcontrole gekozen met behulp van twee verschillende methoden:

• Random selectie en computer screening. De IRS selecteert soms aangiften voor een controle op basis van een statistisch model dat de aangiften vergelijkt met de “normen” voor soortgelijke aangiften. Deze normen worden ontwikkeld op basis van IRS-controles van een willekeurige steekproef van aangiften.
• Gerelateerd onderzoek. Dit is wanneer de IRS aangiften selecteert voor controle op basis van problemen die zijn gevonden met de belastingaangiften of financiële rekeningen van gerelateerde belastingbetalers, zoals zakenpartners, waarvan de aangiften zijn geselecteerd voor controle.

Hoewel de IRS niet precies zal specificeren welke factoren het gebruikt om te bepalen welke zelfstandige aangiften zullen worden gecontroleerd, geloven de meeste experts dat deze items rode vlaggen zullen doen oplichten:

• Nalatigheid om inkomsten aan de IRS te melden die zijn opgenomen op Formulier 1099’s ingediend door bedrijven die betalingen aan u hebben gedaan.
• Aftrekposten die verdacht hoog lijken, zoals beweren dat alle kosten in verband met uw huis aftrekbaar zijn, een aftrek voor de volledige kosten van uw persoonlijke voertuig, of aftrekposten voor overdreven genereuze liefdadigheidsbijdragen.
• Misclassificatie van werknemers of het niet verstrekken van informatieaangiften zoals Formulieren W-2 en 1099.
• Het verdienen van een hoog inkomen. In de afgelopen jaren heeft de IRS meer kans gehad om belastingbetalers te controleren met een belastbaar inkomen van meer dan $ 1 miljoen per jaar.

Vergeet niet dat de IRS drie jaar de tijd heeft vanaf het moment dat een aangifte inkomstenbelasting verschuldigd of ingediend was om aanvullende belastingen op te leggen, afhankelijk van welke datum later is. Er kunnen dus enkele jaren verstrijken tussen het moment waarop u een aangifte hebt ingediend en het moment waarop u uw bonnen voor het belastingjaar in kwestie moet laten zien.

Wat gebeurt er tijdens een controle?

Films en tv-programma’s stellen IRS-controleberichten vaak voor als dramatische krachtmetingen tussen de belastingbetaler en IRS-agenten. Echter, tenzij de IRS belastingfraude of criminele activiteiten beschuldigt, zijn de meeste nogal low-key zaken waar agenten de belastingbetaler om aanvullende informatie vragen en aanpassingen maken in uw belastingaanslag of belastingteruggave. De IRS zal u op de hoogte stellen van uw controle door u een controlebrief per aangetekende post te sturen.

De meerderheid van de IRS-controles vallen in drie categorieën:

• Correspondentie-audits. Tijdens een correspondentie-audit zal de IRS een brief sturen naar de belastingbetaler om aanvullende informatie te vragen. Dit is meestal het gevolg van het feit dat de belastingplichtige inkomsten uit zijn of haar aangifte heeft weggelaten of een ernstige fout heeft gemaakt. U hebt de mogelijkheid om de nodige documenten en ontvangstbewijzen te verstrekken, het bedrag te betalen dat volgens de IRS verschuldigd is, of de bevindingen van de IRS te betwisten met behulp van een beëdigd agent die federaal gemachtigd is om belastingbetalers te vertegenwoordigen.
• Office Audits. Dit zijn persoonlijke interviews op het kantoor van de IRS. U moet een CPA, enrolled agent, of fiscaal advocaat om u te begeleiden voor het interview met dit soort audits.
• Field Audits. Audits op het terrein zijn zeldzaam voor kleine bedrijven, maar kunnen zeer ingrijpend zijn en een beoordeling van de processen, boekhoudkundige procedures en interne controles van een bedrijf inhouden.
• Lijn-voor-lijn-audits. Als uw terugkeer willekeurig wordt gekozen, zal de IRS elke regel beoordelen om de normen vast te stellen die zullen worden gebruikt om toekomstige audits te activeren.

Het is tijdens de belastingcontrole dat de IRS van u zal verwachten dat u ontvangstbewijzen verstrekt die al uw geclaimde uitgaven en gerelateerde aftrekposten documenteren.

Als u op weg bent naar een audit en weet dat u geen significante bedrijfsinkomsten aan de IRS hebt gemeld, is het over het algemeen een goed idee om een belastingprofessional in te huren om u tijdens de audit te vertegenwoordigen. Wees niet al te bezorgd over gevangenisstraf voor de audit, maar u zult de hulp van een professional met een goed begrip van de belastingwetgeving nodig hebben om u te begeleiden.

De ‘Cohan’ regel voor ontbrekende of onvolledige records

De kwestie van ontbrekende of verloren bonnetjes komt zo vaak voor dat in 1930 de United States Court of Appeals For the Second Circuit een regel heeft opgesteld over hoe de IRS in die situaties moet handelen. De regel werd uiteengezet in de beslissing van de rechtbank in Cohan v. Commissioner, die betrekking had op niet-gedocumenteerde zakelijke aftrekposten geclaimd door de beroemde Broadway showman George M. Cohan.

In zijn rechtszaak beweerde Cohan dat hij het te druk had om een georganiseerde administratie bij te houden om de zakelijke reis- en amusementsuitgaven te documenteren die hij claimde op zijn federale belastingaangifte. De IRS wilde alle aftrekposten afwijzen. Het Second Circuit oordeelde dat het duidelijk was dat Cohan bepaalde uitgaven had gedaan, ook al kon hij de exacte bedragen niet bewijzen. Het hof legde vervolgens de Cohen-regel uit, die stelt dat een belastingbetaler die geen kwitanties heeft die zakelijke uitgaven documenteren, de uitgaven toch kan claimen als ze redelijk en geloofwaardig zijn.

Hoewel, als je geen kwitanties hebt, zal de IRS je niet toestaan om het volledige bedrag van je uitgaven af te trekken. De IRS berekent het minimale standaardbedrag voor de dienst of het artikel dat door een belastingbetaler is gekocht en staat alleen een aftrek voor dat bedrag toe.

Het is vaak een redder in nood voor ondernemers die hun bonnen niet kunnen vinden, maar verschillende recente uitspraken van het Amerikaanse belastinghof hebben beperkingen opgelegd aan het gebruik van de Cohan-regel. Daarbij heeft de belastingrechter gezegd dat de belastingbetaler informatie moet verstrekken om zijn gedeclareerde uitgaven te staven. Zo heeft de rechtbank bijvoorbeeld de aftrek van kosten voor geclaimde zakenreizen geweigerd wanneer de belastingbetaler niet elk element van zijn reizen kon documenteren, inclusief het aantal reizen, wanneer ze werden ondernomen en het zakelijke doel ervan.

Documenteer uw zakelijke uitgaven zonder ontvangstbewijzen

De Cohan-regel geeft belastingbetalers een aantal opties naast het verstrekken van ontvangstbewijzen om aan te tonen dat geld werd besteed aan zakelijke activiteiten, maar het zal een beetje inspanning van uw kant vereisen. Het is een geweldig verdedigingsmiddel bij controles. Door het volgende te doen, kunt u vaak uw zakelijke uitgaven reconstrueren op een manier die de controleurs van de IRS tevreden zal stellen:

• Contacteren van leveranciers en dienstverleners voor facturen en ontvangstbewijzen. Veel bedrijven gebruiken geautomatiseerde facturerings- en factureringssystemen en kunnen op verzoek een kopie afdrukken. Zelfs als de leverancier nog met de hand geschreven facturen gebruikt, kan hij u wellicht een doorslag van de factuur bezorgen die hij voor zijn administratie bewaart. Sommige bedrijven zullen een vergoeding vragen voor de tijd die hun personeel besteedt aan het opvragen van deze gegevens.
• Bekijk bankrekeningafschriften, geannuleerde cheques en creditcardafschriften. Deze documenten kunnen worden gebruikt om aan te tonen op welke datum de betaling is verricht en wie de betaling heeft ontvangen. Hoewel deze documentatie zal aantonen dat de uitgave legitiem was, laat het zelden zien waarom de betaling werd gedaan.
• Het bekijken van uw agenda. Als u een zakelijke agenda bijhoudt, kunt u die informatie gebruiken om te bepalen wanneer en waar u reisde voor een baan of zakelijke bijeenkomst. Het kan ook worden gebruikt om te bepalen wanneer u mogelijk een afspraak had met een dienstverlener of een vergadering met een verkoper.
• Het doorzoeken van oude e-mails. Als u zich bij benadering de datum of de naam van het andere bedrijf kunt herinneren, kunt u misschien een e-mailkopie vinden van het ontvangstbewijs dat u zoekt of een soort bevestigingsmail waaruit blijkt dat u een uitgave hebt gedaan. Deze e-mails kunnen ook aantonen dat u reisafspraken hebt gemaakt.
• Het controleren van de locatiegegevens van uw smartphone. Uw smartphone verzamelt een ontstellende hoeveelheid gegevens over u en waar u bent geweest. Of het nu via uw sociale media-accounts of apps zoals Google, kunt u in staat zijn om na te gaan waar je telefoon is geweest om te laten zien waar je hebt gereisd voor zaken.

Wat gebeurt er na de audit?

Nadat de IRS heeft zijn controle voltooid, zal het u op de hoogte van de resultaten binnen 30 dagen. U kunt dan ofwel de bevindingen van de IRS accepteren of in beroep gaan. Als u van mening bent dat de bevindingen niet in overeenstemming zijn met het bewijsmateriaal of de Amerikaanse belastingwetgeving, kunt u in beroep gaan bij een beroepsagent van de IRS die een beslissing neemt op basis van de feiten van uw zaak.