Tables, Charts, Graphs

Een van de leuke dingen van cursussen technisch schrijven is dat de meeste papers tabellen, grafieken en diagrammen bevatten – of dat zouden ze toch moeten bevatten. Veel professionele, technische teksten bevatten allerlei soorten tabellen, taartdiagrammen, staafdiagrammen, lijndiagrammen, stroomdiagrammen, enzovoort. Als je het eenmaal onder de knie hebt om deze dingen in je tekst te verwerken, moet je jezelf verplicht voelen om ze te gebruiken wanneer de situatie daarom vraagt.

Aanvullende bronnen

Zowat alles wat je wilde weten over het maken van tabellen en figuren. Een fantastische bron van het Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tabellen

Tabellen zijn natuurlijk die rijen en kolommen van getallen en woorden, meestal getallen. Zij maken een snelle toegang tot en een relatief gemakkelijke vergelijking van informatie mogelijk. Als de gegevens chronologisch zijn gerangschikt (bijvoorbeeld verkoopcijfers over een periode van tien jaar), kan de tabel trends laten zien-patronen van stijgende of dalende activiteit. Natuurlijk zijn tabellen niet noodzakelijk de meest levendige of dramatische manier om dergelijke tendensen of verbanden tussen gegevens weer te geven-daarvoor hebben we grafieken en diagrammen (besproken in het volgende deel).

Toepassingen voor tabellen. Het grootste gebruik van tabellen is voor numerieke gegevens. Stel je voor dat je verschillende modellen laserprinters vergelijkt in termen van fysieke kenmerken zoals hoogte, diepte, lengte, gewicht, enzovoort. Perfect voor een tabel.

Werk echter niet in de waan dat tabellen uitsluitend voor numerieke gegevens zijn. Wanneer je situaties hebt waarin je verschillende dingen bespreekt waarover je dezelfde categorieën van details geeft, heb je een mogelijkheid voor een tabel. Stel je bijvoorbeeld voor dat je verschillende modellen van een laserprinter vergelijkt: je zou over elke printer dezelfde categorie gegevens vermelden (de kosten, de afdruksnelheid, de leveringskosten, de garantievoorwaarden, enzovoort). Dit is ideaal voor een tabel, en het zijn vooral woorden in plaats van getallen (en in dit geval zou je waarschijnlijk de tekstuele discussie willen laten voor wat hij is en de informatie in tabelvorm willen “re-presenteren”.

Tabelformaat. In zijn eenvoudigste vorm is een tabel een groep rijen en kolommen met gegevens. Bovenaan elke kolom staat een kolomkop, die de inhoud van die kolom bepaalt of aanduidt (en vaak ook de meeteenheid aangeeft). Aan de linkerrand van de tabel kunnen rijtitels staan, die de inhoud van die rij definiëren of aanduiden. Het wordt lastig wanneer rijen of kolommen moeten worden gegroepeerd of onderverdeeld. In dat geval moet je rij- of kolomtitels maken. Dit wordt hier geïllustreerd:

Opmaak voor tabellen met gegroepeerde of onderverdeelde rijen en kolommen. Merk op dat de titel van de tabel boven de tabel komt te staan.

Traditioneel wordt de titel van een tabel boven de tabel geplaatst of is de eerste rij van de tabel. Indien de inhoud van de tabel voor de hand ligt en er geen noodzaak is om naar de tabel te verwijzen vanuit een andere plaats in het rapport, kunt u de titel weglaten.

Wat betreft specifieke stijl- en opmaakrichtlijnen voor tabellen, houd de volgende in gedachten:

• Verwijs naar de tabel in de tekst die net aan de tabel voorafgaat. Leg de algemene betekenis van de gegevens in de tabel uit; verwacht niet dat de lezers het helemaal zelf uitzoeken.
• Verzwel de lezers niet met monsterachtige 11-koloms, 30-rijige tabellen! Vereenvoudig de tabelgegevens tot slechts die hoeveelheid gegevens die uw punt illustreren – zonder natuurlijk die gegevens te vervormen.
• Zet niet in elke cel van een kolom het woord of de afkorting voor de meeteenheid. Bijvoorbeeld, in een kolom met metingen in millimeters, zet u niet “mm” na elk getal. Zet de afkorting tussen haakjes in de kolom- of rijkop.
• Rechter- of decimaaluitlijning van getallen in de kolommen. Als 123 en 4 in een kolom staan, staat de 4 recht onder de 3, niet de 1.
• Normaal gesproken worden woorden in kolommen links uitgelijnd (hoewel u af en toe kolommen met woorden gecentreerd ziet).
• Kolomtitels worden gecentreerd over de kolommen met numerieke gegevens (vormen een T-vorm); links uitgelijnd met kolommen met tekst. De uitlijning van de kolomtitels ten opzichte van de eigenlijke kolomgegevens is variabel. Indien u een kolom met twee- of drieletterwoorden hebt, wilt u de kolomkop waarschijnlijk op die gegevens centreren, ook al zijn het woorden en geen getallen. (Zo vermijdt u een vreemde L-vormige kolom.)
• Wanneer u iets bijzonders wilt opmerken over een of meer gegevens in de tabel, gebruik dan een voetnoot in plaats van de tabel vol te proppen met informatie.

Productie van tabellen. Normaal gesproken leent u informatie waarin een goede tabel voorkomt. Als het een eenvoudige tabel is zonder al te veel rijen en kolommen, typ hem dan zelf over in je eigen document (maar vergeet niet om in de titel van de figuur te vermelden waar je hem vandaan hebt geleend). Als het echter een grote tabel is met veel gegevens, is het gerechtvaardigd om hem te scannen, screen-capturing, of te fotokopiëren en hem op die manier in je rapport te brengen.

Als je OpenOffice, Word, of WordPerfect gebruikt, raak dan gewend aan het gebruik van de hulpmiddelen voor het genereren van tabellen. Je hoeft de lijnen en andere opmaakdetails niet te tekenen.

In ruwe technische rapporten wordt soms informatie in lopende tekst gepresenteerd die beter in tabelvorm kan worden gepresenteerd. Kijk in je ruwe schetsen of er materiaal is dat in tabellen kan worden omgezet.

Opmaak voor tabellen. Let op mogelijkheden om tekst om te zetten in een tabel, zoals in dit voorbeeld.

Grafieken en diagrammen

Grafieken en diagrammen zijn eigenlijk gewoon een andere manier om dezelfde gegevens te presenteren als in tabellen, zij het een dramatischer en interessanter manier. Maar tegelijkertijd krijg je in een grafiek of diagram minder details of minder precisie dan in een tabel. Stelt u zich het verschil voor tussen een tabel met verkoopcijfers over een periode van tien jaar en een lijngrafiek van diezelfde gegevens. Je krijgt een beter gevoel van de algemene trend in de grafiek, maar niet het precieze bedrag in dollars.

Opmaakvereisten. Wanneer u grafieken en diagrammen maakt, moet u rekening houden met de volgende vereisten (de meeste van deze elementen worden hieronder geïllustreerd):

• Aslabels-In staafdiagrammen en lijngrafieken moet u niet vergeten aan te geven wat de x- en y-assen voorstellen. Op de ene as staan bijvoorbeeld miljoenen dollars, op de andere vijfjaarlijkse segmenten van 1960 tot heden.
• Legenda’s – Staafdiagrammen, lijndiagrammen en cirkeldiagrammen hebben vaak een speciale kleur, arcering of lijnstijl (doorgetrokken of gestreept). Geef aan wat deze betekenen; vertaal ze in een legenda (een kader) op een ongebruikte plaats in de grafiek of het diagram.


Voorbeeld van een grafiek. Merk op dat de titel van de figuur onder de grafiek is geplaatst.

• Titels van figuren-Voor de meeste grafieken en diagrammen zult u een titel willen opnemen, in veel gevallen een genummerde titel. Lezers moeten op een of andere manier weten waar ze naar kijken. En vergeet niet de bron te vermelden van alle informatie die je hebt geleend om de grafiek te maken. De standaardregel voor het nummeren van figuren en tabellen is als volgt: als je verwijst naar de figuur of tabel elders in de tekst.
• Kruisverwijzingen – Wanneer u een grafiek of diagram gebruikt, vergeet dan niet om er een kruisverwijzing naar te maken vanuit de tekst. Geef bij die verwijzing enige uitleg over wat er in de grafiek gebeurt, hoe deze moet worden geïnterpreteerd, wat de basistrends zijn, enzovoort.
  
  Voorbeeld van een kolomdiagram. Merk op dat tekst boven en onder de grafiek de aandacht vestigt op de grafiek en kort de betekenis ervan aangeeft.
  
  Voorbeeld van een taartdiagram. Merk op dat de taartpunten met de klok mee lopen, van groot naar klein (ruwweg). Bron: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Documentatie-Wanneer u informatie leent om een grafiek te maken, zorg er dan voor dat u de standaardindeling gebruikt om de bron aan te geven. Zie het gedeelte over het documenteren van geleende informatie (zowel tekst als grafiek). Het maakt niet uit hoe u de afbeelding in uw verslag importeert – het is allemaal geleende informatie, die een dappere en nobele ziel hard heeft gewerkt om te ontwikkelen en die de eer verdient voor die inspanning.

Productie van grafieken en diagrammen. Net als bij illustraties heb je deze mogelijkheden voor het maken van grafieken en diagrammen: screen-capturing, scannen, fotokopiëren, zelf genereren met software, en zelf tekenen.

Bronnen van tabellen, grafieken en diagrammen vermelden

Zoals eerder gezegd, is het volkomen legaal om tabellen te lenen – te kopiëren, te fotokopiëren, te scannen, of er deelverzamelingen van gegevens uit te halen. Maar je bent verplicht om je bronnen voor tabellen, grafieken en diagrammen te citeren, net zoals je dat verplicht bent voor de woorden die je leent. Normaal gesproken gebeurt dit in de titel van de tabel of in een voetnoot net onder de tabel. Zie het voorbeeld in de tabel hierboven. Voor details over de inhoud van de bronvermelding, zie de sectiedocumentatie.

Algemene richtlijnen voor tabellen, grafieken, diagrammen – een overzicht

In de voorgaande paragrafen staan een aantal algemene richtlijnen die allemaal op één plaats moeten worden vermeld. Deze zijn belangrijk!

• Waak over gebieden in je tekst waar je veel numerieke gegevens bespreekt in relatie tot twee of meer dingen-dat is ideaal voor tabellen of zelfs grafieken of diagrammen.
• Wacht uit voor gebieden in je tekst waar je een reeks termen definieert – dat is ideaal voor tabellen.
• Bespreek tabellen altijd in de voorafgaande tekst. Gooi niet zomaar een tabel, grafiek of diagram in de tekst zonder uitleg.
• Zorg ervoor dat uw tabellen, grafieken en diagrammen passen bij uw publiek, onderwerp en doel – zap beginners niet weg met enorme, zeer technische constructies die ze niet kunnen begrijpen.
• Gebruik een titel tenzij de tabel, grafiek of diagram erg informeel is. Denk eraan dat de titel net boven de tabel komt; voor grafieken en diagrammen, eronder.
• Woorden en zinsdelen in tabelkolommen links uitlijnen (inclusief de kolomkop). Numerieke gegevens in tabelkolommen rechts uitlijnen (maar de kolomkop centreren). Het is aardig om een beetje rechtermarge aan te brengen op deze rechts uitgelijnde gegevens, zodat ze in het midden van de kolom komen te staan en niet aan de rechterrand vast blijven zitten.
• Sommigen zijn van mening dat het voor lezers gemakkelijker is verticaal te vergelijken dan horizontaal. Als u dat gelooft, maak uw tabellen dan zo op dat de kolommen de te vergelijken informatie bevatten. Bijvoorbeeld, als u auto’s vergelijkt, zou u kolommen hebben voor MPG, prijs, enzovoort.
• Geef de bron aan van tabellen, grafieken en diagrammen die u gedeeltelijk of volledig hebt geleend. Dit kan in de titel of in een voetnoot. Dit wordt uitgelegd in het hoofdstuk over documentatie en wordt hier in dit hoofdstuk geïllustreerd.
• Metingswaarden vermelden in kolom- of rijtitels, niet in elke cel.
• Verwijs naar alle tabellen, grafieken en diagrammen uit de voorafgaande tekst. Geef in de kruisverwijzing het nummer (als het een formele tabel met titel is), geef het onderwerp van de tabel aan, en geef zo nodig verklarende informatie.

Ik stel uw gedachten, reacties, kritiek met betrekking tot dit hoofdstuk op prijs: uw reactie-David McMurrey.