OCR COMPLAINT PROCESSING PROCEDURES1

U.S. Deparment of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

PDF (121K)

OCR ziet toe op de naleving van de volgende wetten:

• Titel VI van de Civil Rights Act van 1964, die discriminatie op grond van ras, huidskleur of nationaliteit verbiedt;
• Titel IX van de Education Amendments van 1972, die discriminatie op grond van geslacht verbiedt;
• Section 504 van de Rehabilitation Act van 1973, die discriminatie op grond van een handicap verbiedt;
• Age Discrimination Act of 1975, die discriminatie op grond van leeftijd verbiedt;
• Title II of the Americans with Disabilities Act of 1990, die discriminatie op grond van handicap verbiedt;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, die verbiedt de toegang te ontzeggen aan of anderszins te discrimineren tegen de Boy Scouts of andere jeugdgroepen onder Titel 36 U.S.C. jeugdgroepen in openbare basisscholen, openbare middelbare scholen, plaatselijke onderwijsinstanties en onderwijsinstanties van de staat die een aangewezen open forum of beperkt openbaar forum hebben.

EVALUATIE

OCR evalueert de schriftelijke informatie die het ontvangt om te bepalen of het een klacht is die verder moet worden behandeld. Als dat het geval is, bepaalt het OCR of het de klacht kan onderzoeken. Het OCR doet dit met betrekking tot elke bewering in de klacht. Het OCR moet bijvoorbeeld bepalen of het OCR wettelijk bevoegd is om de klacht te onderzoeken; dat wil zeggen of in de klacht sprake is van een schending van een of meer van de wetten die het OCR handhaaft. Het OCR moet ook bepalen of de klacht op tijd is ingediend. In het algemeen moet een klacht binnen 180 kalenderdagen na de datum van de vermeende discriminatie bij het OCR worden ingediend.2 Als de klacht niet op tijd is ingediend, moet de klager de reden voor de vertraging opgeven en om een ontheffing van deze indieningsvereiste verzoeken. Het OCR zal beslissen of de vrijstelling wordt verleend. Bovendien zal het OCR bepalen of de klacht voldoende informatie over de vermeende discriminatie bevat om tot een onderzoek over te gaan. Indien het OCR meer informatie nodig heeft om de klacht te verduidelijken, zal het contact opnemen met de klager; en de klager heeft 14 kalenderdagen de tijd om te reageren op het verzoek van het OCR om informatie, tenzij de klager extra tijd heeft gevraagd om de informatie te verstrekken.

Een aantal van de redenen voor OCR’s afwijzing van een klacht zijn onder meer:

• OCR heeft geen wettelijke bevoegdheid om de klacht te onderzoeken;
• De klacht vermeldt geen schending van een van de wetten die OCR handhaaft;
• De klacht is niet tijdig ingediend (binnen 180 kalenderdagen na de datum van de vermeende discriminatie) en een ontheffing van de tijdigheidseis is niet verleend;
• De klacht is speculatief, conclusief of onsamenhangend, of mist voldoende details om discriminatie af te leiden en de klager verstrekt niet de informatie die OCR vraagt binnen 14 kalenderdagen na het verzoek van OCR, tenzij de klager extra tijd vraagt om de gevraagde informatie te verstrekken;
• De beweringen in de klacht zijn opgelost en zijn daarom niet langer geschikt voor onderzoek;
• De klacht is onderzocht door een andere federale, staats- of lokale instantie voor burgerrechten of door middel van de interne klachtenprocedures van een ontvanger, met inbegrip van due process-procedures, en er was een vergelijkbaar oplossingsproces op grond van wettelijke normen die aanvaardbaar zijn voor OCR of, indien nog in behandeling, OCR verwacht dat er een vergelijkbaar oplossingsproces zal zijn op grond van wettelijke normen die aanvaardbaar zijn voor OCR. OCR zal de klager informeren dat hij of zij binnen 60 dagen na de voltooiing van de actie van de andere entiteit opnieuw een klacht kan indienen;
• Dezelfde of soortgelijke beschuldigingen op basis van dezelfde operationele feiten zijn door de klager ingediend tegen dezelfde ontvanger in een staats- of federale rechtbank. Het OCR zal de klager mededelen dat hij of zij binnen 60 dagen na beëindiging van de gerechtelijke procedure opnieuw een klacht kan indienen indien er geen beslissing is genomen over de grond van de zaak of de gerechtelijke klacht is afgehandeld;

OPENING VAN DE KLACHT VOOR ONDERZOEK

Indien het OCR bepaalt dat het de klacht zal onderzoeken, zal het een kennisgevingsbrief aan de klager en de ontvanger sturen. Het openen van een klacht voor onderzoek betekent geenszins dat het OCR een beslissing heeft genomen over de gegrondheid van de klacht. Tijdens het onderzoek is het OCR een neutrale feitenonderzoeker. Het OCR verzamelt en analyseert relevant bewijsmateriaal van de klager, de ontvanger en andere bronnen, voor zover van toepassing. Het OCR zal ervoor zorgen dat de maatregelen die het in onderzoeken neemt, juridisch toereikend zijn, met bewijsmateriaal worden ondersteund en de in de klacht geuite beschuldigingen wegnemen.

INVESTIGING VAN DE KLACHT

OCR kan bij het onderzoek van een klacht gebruik maken van een verscheidenheid aan technieken voor feitenonderzoek. Deze technieken kunnen bestaan uit het bestuderen van door beide partijen overgelegd bewijsmateriaal, het voeren van gesprekken met de klager, personeel van de ontvanger en andere getuigen, en/of bezoeken ter plaatse. Aan het eind van het onderzoek zal het OCR met betrekking tot elke beschuldiging bepalen of:

• Er is onvoldoende bewijs om een conclusie te ondersteunen dat de ontvanger zich niet aan de wet heeft gehouden, of
• Een overwicht van het bewijs ondersteunt een conclusie dat de ontvanger zich niet aan de wet heeft gehouden.

OCR’s vaststelling zal worden toegelicht in een Letter of Findings die naar de klager en de ontvanger wordt gestuurd. Letters of Findings bevatten feitenspecifieke onderzoeksbevindingen en disposities van individuele gevallen. Brieven met bevindingen zijn geen formele beleidsverklaringen van het OCR en zij mogen niet als zodanig worden beschouwd, aangehaald of geïnterpreteerd. De formele beleidsverklaringen van het OCR worden goedgekeurd door een naar behoren gemachtigde ambtenaar van het OCR en voor het publiek beschikbaar gesteld.

RESOLUTIE VAN DE KLACHT NA EEN VASTSTELLING VAN NIET-NALEVING

Als OCR vaststelt dat een ontvanger zich niet heeft gehouden aan de burgerrechtenwet(en) die OCR handhaaft, neemt OCR contact op met de ontvanger en probeert de ontvanger bereid te vinden te onderhandelen over een vrijwillige resolutieovereenkomst. Als de ontvanger ermee instemt de klacht op te lossen, onderhandelt en ondertekent hij een schriftelijke resolutieovereenkomst waarin de specifieke corrigerende maatregelen worden beschreven die de ontvanger zal nemen om de door het OCR vastgestelde gebieden van niet-naleving aan te pakken. Indien de bepalingen en verplichtingen van de resolutieovereenkomst volledig worden uitgevoerd, worden de vastgestelde schendingen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving(en) op het gebied van burgerrechten verholpen. Het OCR zal toezien op de uitvoering door de ontvanger van de voorwaarden en verplichtingen van de resolutieovereenkomst om te controleren of de door de ontvanger overeengekomen herstelmaatregelen naar behoren worden uitgevoerd.

Als de ontvanger er niet mee instemt zijn niet-naleving van de burgerrechtenwet(en) te corrigeren door een resolutieovereenkomst aan te gaan, kan OCR een procedure starten om federale financiële bijstand aan de ontvanger op te schorten, te beëindigen of te weigeren, of de zaak doorverwijzen naar het ministerie van Justitie.

OEPLOSSING VAN DE KLACHT VOOR DE AFSLUITING VAN HET ONDERZOEK

Gemaciliteerde oplossing tussen de partijen:

Gemaciliteerde oplossing tussen de partijen (FRBP) biedt de partijen (de klager en de ontvanger waarop de klacht betrekking heeft) de mogelijkheid om de beweringen over de klacht snel op te lossen; in het algemeen snel nadat de klacht voor onderzoek is geopend. Als beide partijen bereid zijn deze aanpak te proberen, en als het OCR vaststelt dat FRBP geschikt is, zal het OCR schikkingsgesprekken tussen de partijen vergemakkelijken en met de partijen samenwerken om hen te helpen de wettelijke normen en de mogelijke rechtsmiddelen te begrijpen. Het personeel dat door het OCR wordt ingezet voor de FRBP zal niet het personeel zijn dat wordt ingezet voor het onderzoek van de klacht.

OCR keurt de overeenkomst die de partijen als resultaat van FRBP bereiken niet goed, ondertekent deze niet en OCR houdt geen toezicht op de overeenkomst. Als de ontvanger zich echter niet aan de voorwaarden van de overeenkomst houdt, kan de klager een nieuwe klacht indienen bij OCR binnen 180 dagen na de datum van de oorspronkelijke discriminatie of binnen 60 dagen na de datum waarop de klager verneemt dat de overeenkomst niet wordt nageleefd, afhankelijk van welke datum later is.

Resolution Agreement Reached During an Investigation

Een klacht kan ook worden opgelost voordat een onderzoek is afgerond, als de ontvanger belangstelling toont voor het oplossen van de klacht en het OCR bepaalt dat het passend is om de klacht op te lossen omdat het onderzoek van het OCR kwesties heeft geïdentificeerd die kunnen worden aangepakt door middel van een resolutieovereenkomst. De bepalingen van de resolutieovereenkomst moeten verband houden met de aantijgingen en het bewijsmateriaal dat tijdens het onderzoek is verkregen, en moeten in overeenstemming zijn met de toepasselijke regelgeving. Het OCR zal de ontvanger ervan op de hoogte stellen dat deze resolutieprocedure vrijwillig is alvorens over te gaan tot een resolutie op grond van deze afdeling, en zal de klager op de hoogte stellen van het belang dat de ontvanger heeft bij een resolutie. Het OCR zal toezien op een met de ontvanger bereikte resolutieovereenkomst voordat het onderzoek wordt afgesloten. Nadat de ontvanger de resolutieovereenkomst heeft ondertekend, zal het OCR een resolutiebrief uitvaardigen, waarin alle beweringen in de zaak die overeenkomstig CPM Section 302 is opgelost, aan de orde komen.

Appeal

OCR biedt klagers de mogelijkheid om in beroep te gaan tegen een vaststelling(en) op basis van een bevinding van niet-naleving (Sectie 303(a) van OCR’s CPM) en afwijzingen op basis van Secties 108(a), (b), (c), (d), (h), en (i) van OCR’s CPM. Een beroep kan elektronisch, per post of fax worden ingediend. De klager moet hetzij elektronisch een ingevuld beroepformulier indienen, hetzij een schriftelijke verklaring van ten hoogste tien (10) bladzijden (met dubbele spatie indien getypt) indienen bij het Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202; indien ingediend per e-mail, op [email protected]; indien ingediend per fax, op 202-453-6012. De indieningsdatum van een per post ingediend beroep is de datum waarop het beroep is afgestempeld of elektronisch of per fax is ingediend.

In het beroep moet de klager uitleggen waarom hij of zij van mening is dat de feitelijke informatie onvolledig of onjuist was, de juridische analyse onjuist was, of de juiste juridische norm niet werd toegepast, en hoe correctie van eventuele fout(en) de uitkomst van de zaak zou veranderen; als dit niet gebeurt, kan dit leiden tot verwerping van het beroep.

Het beroep moet worden ingesteld binnen 60 kalenderdagen na de datum die op de brief met de conclusies of het ontslag is vermeld. Een ontheffing van de termijn van 60 dagen kan worden verleend wanneer de klager niet in staat was het beroep binnen de termijn van 60 dagen in te dienen wegens ziekte of andere omstandigheden, of wegens omstandigheden die het gevolg zijn van het optreden van OCR en die het vermogen van de klager om het beroep tijdig in te dienen nadelig hebben beïnvloed.

OCR zal een kopie van het beroep van de klager aan de ontvanger doen toekomen. De ontvanger heeft de mogelijkheid om een reactie op het beroep van de klager in te dienen bij OCR. Elke reactie op het beroep van de klager moet binnen 14 kalenderdagen na de datum waarop OCR een kopie van het beroep van de klager aan de ontvanger heeft toegezonden, bij OCR worden ingediend.

OCR zal een schriftelijke beslissing over het beroep aan de partijen doen toekomen.

ADDITIONELE INFORMATIE

Recht om een afzonderlijke rechtszaak aan te spannen

De klager kan het recht hebben een rechtszaak aan te spannen in een federale rechtbank, ongeacht de bevindingen van OCR. OCR vertegenwoordigt de klager niet bij de behandeling van de zaak, dus als de klager een rechtszaak wil aanspannen, moet hij of zij dit doen via zijn of haar eigen advocaat of op eigen houtje via de pro se griffie van de rechtbank.

Als een klager beweert dat discriminatie verboden is door de Age Discrimination Act van 1975, kan een civiele procedure bij de federale rechtbank alleen worden ingediend nadat de klager de administratieve rechtsmiddelen heeft uitgeput. De administratieve middelen zijn uitgeput wanneer een van de volgende situaties zich heeft voorgedaan:

1. 180 dagen zijn verstreken sinds de klager de klacht bij OCR heeft ingediend en OCR geen bevindingen heeft gedaan; of
2. OCR doet een bevinding in het voordeel van de ontvanger. In dat geval zal OCR de klager onmiddellijk op de hoogte stellen en aanvullende informatie verstrekken over het recht om een voorlopige voorziening te vragen.

Verbod op intimidatie of vergelding

Een ontvanger die onder de jurisdictie van het Department of Education valt, mag niemand intimideren, bedreigen, dwingen of vergeldingsmaatregelen nemen tegen iemand die een recht doet gelden dat wordt beschermd door de burgerrechtenwetten die OCR handhaaft, of die meewerkt aan een onderzoek. Iedereen die van mening is dat hij of zij is geïntimideerd of dat er represailles tegen hem of haar zijn genomen, moet een klacht indienen bij OCR.

Investigatory Use of Personal Information

Om een klacht te onderzoeken, kan het nodig zijn dat OCR persoonlijke informatie verzamelt en analyseert, zoals studentendossiers of arbeidsgegevens.
De Privacy Act van 1974, 5 U.S.C. § 552a (Privacy Act), de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, en de Freedom of Information Act (FOIA), 5 U.S.C. §552, regelen het gebruik van persoonlijke informatie die wordt verstrekt aan alle federale agentschappen en hun afzonderlijke onderdelen, waaronder OCR. De Privacy Act beschermt personen tegen misbruik van persoonlijke informatie die in het bezit is van de federale overheid. De wet is van toepassing op gegevens die door de federale overheid worden bijgehouden en die aan de hand van de naam, het socialezekerheidsnummer of een andere persoonlijke identificatiecode van de betrokkene uit een bestand kunnen worden opgevraagd. De richtlijn regelt de verzameling, het onderhoud, het gebruik en de verspreiding van persoonlijke informatie in registers die zijn opgenomen in registersystemen van de federale overheid.

De informatie die OCR verzamelt, wordt geanalyseerd door geautoriseerd personeel binnen het agentschap en zal door OCR alleen worden gebruikt voor geautoriseerde nalevings- en handhavingsactiviteiten op het gebied van burgerrechten. Om een klacht te onderzoeken of op te lossen, kan het echter nodig zijn dat het OCR bepaalde informatie onthult aan personen buiten het agentschap om feiten te verifiëren of aanvullende informatie te verzamelen. Dergelijke gegevens zijn bijvoorbeeld de naam, leeftijd of lichamelijke gesteldheid van de persoon die het slachtoffer van discriminatie zou zijn. Het OCR kan ook verplicht zijn informatie vrij te geven waarom wordt verzocht in het kader van de FOIA, die het publiek het recht geeft op toegang tot documenten van federale agentschappen. Openbaarmaking zal alleen plaatsvinden in overeenstemming met de Privacy Act, FERPA, en FOIA.

Het OCR kan echter bepaalde informatie over uw klacht vrijgeven aan de pers of het grote publiek, waaronder de naam van de indiener; de datum waarop uw klacht werd ingediend; het soort discriminatie dat in de klacht was opgenomen; de datum waarop de klacht werd opgelost, afgewezen of gesloten; de basisredenen voor de beslissing van het OCR; of andere gerelateerde informatie. Alle informatie die OCR vrijgeeft aan de pers of het grote publiek zal niet de naam van de klager of de naam van de persoon namens wie de klacht werd ingediend bevatten.

FOIA geeft het publiek het recht op toegang tot records van federale agentschappen. Individuen kunnen items verkrijgen uit vele categorieën records van de federale overheid, niet alleen materialen die op hen persoonlijk van toepassing zijn. OCR moet verzoeken om records onder FOIA honoreren, met enkele uitzonderingen. Als archiefstukken onder de Privacy Act vallen, moeten zij krachtens de FOIA worden vrijgegeven. In het algemeen hoeft het OCR geen documenten vrij te geven tijdens het evaluatie- en onderzoeksproces van een zaak of tijdens handhavingsprocedures, als redelijkerwijs kan worden verwacht dat de vrijgave het vermogen van het OCR om zijn werk te doen zal belemmeren of beïnvloeden. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Een federale instantie is ook niet verplicht om documenten vrij te geven als het gaat om documenten waarover nog geen beslissing is genomen en die bij een geschil onder bepaalde voorrechten zouden vallen. Zie 5 U.S.C. § 552(b)(5). Een federale instantie kan een verzoek om documenten weigeren indien de vrijgave ervan zou leiden of naar redelijke verwachting zou leiden tot een ongerechtvaardigde inbreuk op de privacy van een persoon. 5 U.S.C. § 552(b)(6) en (7)(C), zoals medische dossiers, die kunnen worden geweigerd indien openbaarmaking ervan een duidelijk ongerechtvaardigde inbreuk op de persoonlijke levenssfeer zou zijn.