How to Write a Letter or Email to Your Boss

Je moet beleefd en diplomatiek overkomen als je schrijft naar mensen met een hoge status, zoals je baas of een klant. Zorg ervoor dat u de juiste werkwoordsvormen gebruikt om te voorkomen dat u te direct klinkt. Hier volgen enkele tips en voorbeelden om beleefd te schrijven.

Maak een suggestie in plaats van een advies.

“We zouden een rapport moeten laten maken” wordt “Misschien kunnen we een rapport laten maken.”

Maak een verzoek in plaats van te zeggen wat u denkt.

“Ik heb nog niet mijn hele jaarsalaris opgebruikt” wordt “Ik zou u dankbaar zijn als ik volgende maand vijf dagen vrij zou kunnen nemen om mijn jaarsalaris op te maken.”

“We moeten mijn salaris bespreken” wordt “Zou het mogelijk zijn om mijn salaris te bespreken?”

Hier volgt een voorbeeld van wat u kunt schrijven als u uw baas om een gesprek wilt vragen om een loonsverhoging te bespreken:

Door XX

Zou het mogelijk zijn om een tijd af te spreken om mijn salaris te bespreken? / om een functioneringsgesprek te hebben?
(Of : Ik zou het op prijs stellen als ik u kon ontmoeten om een functioneringsgesprek te bespreken.

Kunt u mij laten weten wanneer het u uitkomt?

(Uw naam)

In plaats van bevelen te geven, doe een verzoek.

“Ik wil graag dat u deze brief ondertekent” wordt “Kunt u deze brief ondertekenen?”

Betrek de ander erbij, in plaats van je te concentreren op je eigen behoeften.

“We moeten de leveranciers ontmoeten” wordt “Denk je dat we de leveranciers moeten/kunnen ontmoeten?” Of “Het zou nuttig kunnen zijn om de leveranciers te ontmoeten.”

Herinner je baas eraan waarom het belangrijk is

Het is vaak nuttig om het doel van je e-mail of brief in context te plaatsen voor je baas. Waarom is het belangrijk voor hem/haar om het te lezen? Welk zakelijk probleem los je op met je e-mail of brief? Enkele zinnen die u aan het begin kunt gebruiken zijn:

“Ik geef een follow-up van het project / de vergadering met de klant.”
“Zoals u waarschijnlijk weet, hebben we problemen ondervonden met … en ik wil graag een oplossing voorstellen …”
“Ik wilde u laten weten / aan u doorgeven …” (Ga verder met wat u met uw baas deelt, zoals “de laatste verkoopcijfers”, “de resultaten van onze marketingcampagne”, enz.)

Extra hulp

Zie ook How to Write Politely voor meer zinnen om te gebruiken.