Hoeveel dia’s moet ik hebben in mijn PowerPoint-presentatie?

Wanneer u uw volgende grote presentatie aan het plannen bent, kan het moeilijk zijn om te weten wat de sweet spot van het aantal dia’s is. Hoeveel dia’s je in een presentatie moet zetten, om de aandacht van je publiek vast te houden, is een veel grotere vraag dan het lijkt.

We zouden je graag vertellen dat er een eenvoudig antwoord is, maar als je echt een overtuigend argument wilt creëren, zijn er een paar variabelen om te overwegen bij het plannen van het aantal dia’s in je presentatie. En in tegenstelling tot wat andere artikelen spuien, het heeft niets te maken met tijd.

We wedden dat je een paar tegenstrijdige theorieën over dit onderwerp hebt gehoord, dus we dachten dat het tijd was dat we er een bijdrage aan leverden. Misschien heb je gehoord van Guy Kawasaki’s 10/20/30 regel. Deze regel stelt dat de “perfecte” presentatie tien dia’s heeft, 20 minuten duurt, en een lettertype van 30pt gebruikt. Of je hebt misschien gelezen dat elke minuut die je spreekt gelijk staat aan één dia die achter je wordt getoond. Misschien heb je nog wel meer formules en ingewikkelde theorieën ontdekt dan die, waarbij x = het perfecte aantal dia’s. Om x te bereiken, deel je gewoon het aantal mensen in het publiek door het aantal seconden dat je hebt om te spreken, maal dat door het aantal stappen tussen je huis en de zaal, tot de macht van je lengte in centimeters. Als je je al een weg hebt gebaand door een reeks uiteenlopende meningen, roep je nu misschien “vertel me gewoon hoeveel verdomde dia’s ik nodig heb!”

Vertel me gewoon hoeveel verdomde dia’s ik nodig heb!

Je

Hoewel veel van deze theorieën geworteld zijn in intelligent denken en, soms, zelfs wetenschap, kunnen we niet aan boord komen. Ze zijn gewoon te beperkend. De mensen achter de theorieën probeerden waarschijnlijk deze ingewikkelde vraag te simplificeren, gewoon om u een antwoord te geven. Maar wil je elk antwoord? Of wil je het juiste antwoord?

Het juiste antwoord is: je denkt verkeerd over presentaties.

Denk je dat Jack Kerouac, Graham Greene, of Dan Brown ooit zijn gaan zitten om te schrijven met de enige bedoeling om op 432 pagina’s te belanden? Nee, ze hadden verhalen te vertellen, en het maakte niet uit hoeveel pagina’s ze nodig hadden om die te vertellen.

Wat maakt jou zo anders dan Kerouac?

Hoeveel dia’s tot er een doel is?

Je bent een presentatie aan het schrijven met een doel. Er is een verandering die u wilt doorvoeren, en het is uw taak om uw boodschap overtuigend over te brengen, om iedereen die het hoort te inspireren om dezelfde verandering te willen. Je doel is niet om precies 20 minuten te vullen met precies tien dia’s. Er zijn zoveel dia’s nodig als nodig is.

Nee, daar laten we het niet bij. We proberen geen vrienden, klanten en geliefde lezers te verliezen.

We begrijpen dat presentaties vaak een tijdslimiet hebben, en die limiet is er een waarmee we rekening moeten houden bij het schrijven. Maar die limiet moet invloed hebben op het aantal ideeën dat je probeert over te brengen, niet dicteren hoeveel dia’s er in je presentatie gaan om deze ideeën over te brengen. Want dat is waar we het hier echt over hebben: ideeën. Voor een kortere presentatie moet je het mes op de keel zetten. Om het overtollige weg te snijden, totdat alles wat overblijft het meest impactvolle, verrukkelijke middenstuk is.

Dat betekent niet, dat als je de vrijheid van tijd hebt, je die moet gebruiken om elk idee dat je ooit hebt gehad op te rakelen. Maar je kunt je de luxe veroorloven om gekoppelde ideeën die allemaal in de richting van één conclusie wijzen, op elkaar te stapelen. Om een nest van ideeën te bouwen. En om die ideeën te ondersteunen met feiten, cijfers, eerdere successen en ideeën van anderen.

Pas als u uw gedetailleerde verhaalstructuur hebt geschreven, of uw volledige script, als u zich daar het prettigst bij voelt, moet u zelfs maar aan PowerPoint-slides gaan denken.

Geef uw ideeën de ruimte om te ademen

Elk van uw ideeën verdient zijn tijd om te schitteren. Een dramatische pauze laat een indrukwekkende zin bezinken en geeft het publiek een moment om de ernst van het gesproken woord te overwegen. Overzichtelijke dia’s hebben hetzelfde effect. Als je te veel ideeën op één dia probeert te zetten, zal geen van hen worden begrepen of onthouden.

Als u net begint in de wereld van persuasieve communicatie, is een goede regel: één idee, één slide. Zo krijgt elk idee zijn moment, zonder dat het concurreert met de andere ideeën. Dit betekent ook dat je, visueel gezien, meer mogelijkheden hebt om je boodschap kracht bij te zetten. Met meer ruimte op de dia’s om mee te spelen, kunt u presentatie-ontwerpen maken die uw ideeën benadrukken, in plaats van de situatie nog verwarrender te maken.

De reis van een idee:

• introduceer het
• bespreek het
• back it up
• laat het bezinken

en geef de introductie van het volgende idee aan met een gloednieuwe dia.

Dit is een goede gids, voor diegenen die het vertrouwen missen, om te gebruiken als startpunt. Het is geen regel.

Wat telt als een idee?

Nou, dit is een veel ingewikkelder vraag, en een die zal veranderen voor elke presentatie. In onze rol als gids in dit scenario willen wij u een concreet antwoord op uw vraag geven, en niet alleen maar meer vragen, en meer verwarring, in de mix brengen. Immers, als uw presentatie morgen is en uw zoektocht het resultaat was van extreme wanhoop en misschien een beetje te veel wijn, nou, dan leest u dit waarschijnlijk niet meer omdat u die wijn al uit frustratie over uw laptop heeft gegoten. Maar als u nog steeds bij ons bent, wilt u nu waarschijnlijk heel graag een antwoord.

Frustratie en verwarring zijn niet ons doel. We respecteren je gewoon te veel om tegen je te liegen. We gaan ervan uit dat u hebt begrepen dat het aantal dia’s van een presentatie door de Buffalo 7-studio’s wordt bepaald door een groot aantal overwegingen. Nu we dat hebben behandeld, kunnen we u een sjabloon geven om u op weg te helpen.

Als u een van onze andere blogs over storytelling hebt gelezen, weet u al dat elk verhaal – dus ook uw presentatie – een begin, midden en einde nodig heeft. Laten we eens kijken naar de basisstructuur en het aantal dia’s voor deze drie belangrijke onderdelen.

Begin

Hierin zet je de toon, wek je de interesse van het publiek, geef je ze een hint over wat ze te wachten staat en stel je een gemeenschappelijke basis vast. Het kan er ongeveer zo uitzien:

• Titeldia: geef uw publiek iets spannends om naar te kijken, terwijl ze wachten op het begin van de presentatie. Eén dia.
• Agenda: leg uit welke reis ze gaan maken, en waarom het de moeite waard zal zijn. Eén dia.
• Huidige situatie: beschrijf het landschap zoals het er nu uitziet, en zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit voordat u op weg gaat. Niemand achtergelaten. Eén dia.

Midden

Dit is waar we in het echt sappige stukje verhaal komen. En het is ook waar alle hoop die je had om een definitieve schuiftelling uit ons te persen, in rook zal opgaan.

Een overtuigend betoog moet de uitdagingen van je publiek erkennen, en voor elk van hen een oplossing voorstellen. Uw publiek kan een uitdaging hebben, ze kunnen er 50 hebben, dat is waar de dubbelzinnigheid terugkomt. Elke uitdaging heeft zijn eigen slide nodig, en elke oplossing ook.

Als uw publiek wel 50 uitdagingen heeft, probeer er dan gemeenschappelijke thema’s tussen te vinden, zodat u ze als een samenhangende groep kunt aanpakken, allemaal onder één paraplu van ideeën. Mensen vinden patronen prettig, dus ze zullen de bundeling waarderen, evenals het kleinere aantal dia’s.

Einde

Het aanspreken van emotie, door te laten zien dat u het antwoord hebt op de problemen van uw publiek, is slechts één onderdeel van het neerzetten van een overtuigend betoog. Je moet ook de logica toepassen en geloofwaardig overkomen. Nogmaals, dit kan één dia duren, of negen, maar hier zijn wat algemene richtlijnen:

• Case studies: één case study per dia.
• Hoe het werkt: als de technologie, dienst of het proces dat u voorstelt eenvoudig is, is er misschien maar één dia nodig om uw publiek te laten zien hoe het werkt. Als het echter ingewikkeld is, moet u het in onderdelen opsplitsen en dit verhaal over meerdere dia’s vertellen. Onthoud dat het gaat om duidelijkheid en begrijpelijkheid. Er zijn net zoveel dia’s nodig als nodig is om de informatie te verwerken.
• Over u: het publiek kan het niet zo veel schelen hoe u bent ontstaan, of waar uw CEO werkte voordat hij bij u kwam werken. Beperk uw bedrijfsinformatie tot wat voor hen werkelijk van belang is, en wat in hun ogen geloofwaardig zal zijn. Als u prijzen hebt gewonnen die bewijzen dat uw innovaties de beste op uw gebied zijn, laat ze dan de onderscheidingen zien. Als de technologiepartner met wie u samenwerkt exclusief voor u is, laat het hen dan weten. De meest effectieve ‘Over ons’-secties zijn hooguit een of twee dia’s. Vermijd koste wat kost de tijdlijn van het bedrijf.

Tot slot wilt u uw belangrijkste punten in één dia samenvatten. Gewoon een vriendelijke herinnering aan de immense voordelen die ze zullen ontvangen door met u te werken.

En ten slotte moet uw einddia, zoals de naam al doet vermoeden, één dia zijn met een krachtige oproep tot actie. Om meer te weten te komen over hoe je een blijvende indruk achterlaat op elk publiek dat je tegenkomt, bekijk je dit artikel.

Zelfs als je nog steeds je haren uit je hoofd trekt, wanhopig grijpend naar een eenvoudig getal, hopelijk hebben deze richtlijnen je wat stof tot nadenken gegeven.

En nu gaan we de toch al vage regels die we hebben opgesteld, nog ingewikkelder maken.

Bij Buffalo 7 kijken we nooit naar het aantal dia’s.

Geef geen reet, dat is wat we zeggen. Het aantal dia’s betekent helemaal niets. Soms verspreiden we één boodschap over vijf dia’s, omdat je zo de animatie naadloos laat werken. Gecompliceerde navigatie vereist vaak het dupliceren van slides, zodat je PowerPoint niet in verwarring brengt over waar actie vandaan kwam. Daarentegen kunnen we echt ingewikkelde berichtgeving op slechts één dia presenteren door animatie te gebruiken om het verhaal op te breken, in plaats van een reeks dia’s. Er zijn zoveel variabelen. Alles wat we proberen te zeggen is, stop met je zorgen te maken over het aantal dia’s.

Maar over sommige dingen, die te maken hebben met het aantal dia’s, moet je je wel zorgen maken:

Slecht advies

Dit is een verwijzing naar enkele van die andere artikelen die je waarschijnlijk bent tegengekomen tijdens je zoektocht. Als u uw presentatie baseert op precies één minuut per dia, bent u uw publiek al kwijt en staat u nog niet eens voor ze.

Als u uw presentatie baseert op precies één minuut per dia, bent u uw publiek al kwijt en staat u nog niet eens voor ze.

Zijn alle ideeën gelijk geschapen? Nee. Is alles wat u te zeggen hebt even belangrijk voor uw publiek? Nee. Zelfs als u de “Nou en?”-test hebt gedaan en al uw boodschappen zijn geslaagd en voor hen waardevol zijn, zullen ze het niet waarderen dat u belangrijke delen van de oplossing overslaat omdat de klok doortikt.

Neem de tijd om de ideeën met de grootste impact uit te leggen, en waardeer de intelligentie van uw publiek genoeg om aan te nemen dat ze begrijpen wat een prijs betekent, zonder dat u het een minuut lang beschrijft, alleen omdat de regel dat zegt.

Heb je überhaupt dia’s nodig?

Haal je kaak van de vloer. Het feit dat wij dag in dag uit hoogwaardige presentaties maken en dol zijn op PowerPoint, wil nog niet zeggen dat we u op een dwaalspoor brengen. Soms heb je de ondersteuning die dia’s bieden gewoon niet nodig.

Dia’s zijn er niet om u, als presentator, eraan te herinneren wat uw belangrijkste gesprekspunten zijn. Als je een van de – schrikbarend weinigen – mensen die voldoende oefenen voor een grote presentatie, zul je niet nodig hebt je geheugen jogged toch.

Dia’s zijn er niet om het hele verhaal voor u te vertellen. De slideshow is niet de presentatie. De woorden die uit uw mond komen zijn wat het publiek kwam horen. U bent de ster van uw eigen presentatie.

Voordat je begint met het sluiten van uw laptop naar beneden in viering, laten we een stap terug en praten over waarom je (waarschijnlijk) wel dia’s nodig.

Waarvoor dienen dia’s eigenlijk?

Als ze op de juiste manier zijn ontworpen en geanimeerd, versterken dia’s uw gesproken boodschap, zodat deze beter te begrijpen, beter te onthouden en overtuigender is. U en uw dia’s zijn een team. Er zijn dingen die een visual beter kan dan jijzelf. Neem, bijvoorbeeld, een grafiek. Je kunt een half uur besteden aan het schilderen van een woordbeeld van een grafiek die je een keer hebt gezien. Of je kunt een indrukwekkend stuk gegevens op het scherm zetten en verder gaan.

Dus, terug naar de oorspronkelijke vraag die je nooit hebt gesteld:

Wanneer heb je geen dia’s nodig?

Als je maar vijf minuten hebt om de gewenste verandering in de hoofden, harten en acties van je publiek teweeg te brengen, kan een emotioneel en goed verteld verhaal, rechtstreeks vanuit je hart gesproken, zonder de verwatering van technologie of het geklungel van een diaklikker, de beste manier zijn om je boodschap over te brengen. Geen afleiding, geen gimmicks, alleen authenticiteit.

In dit geval zou het niet uitmaken hoeveel dia’s er in uw presentatie zijn, ze zullen nooit meer impact hebben dan uw eerlijkheid en kwetsbaarheid.

In deze korte hoeveelheid tijd is het onwaarschijnlijk dat uw publiek lijdt aan informatie-overload en een van uw boodschappen vergeet, dus u hebt de dia’s niet nodig voor hun vermogen om het geheugen te verbeteren. Het is onwaarschijnlijk dat ze de draad van je verhaal kwijtraken, dus je hebt de dia’s niet nodig als visuele begeleiding. En als uw verhaal goed wordt verteld, tot hun uitdagingen spreekt en in een situatie wordt verpakt die persoonlijk voor hen is, hebt u de overtuigende krachten van PowerPoint ook niet nodig.

Maar negen van de tien keer kan een PowerPoint alleen uw gesproken berichtgeving verbeteren. Feit.

Negen van de tien keer kan een PowerPoint alleen je gesproken berichtgeving verbeteren.

Extra tijd betekent extra dia’s

En niet alleen vanwege de extra ideeën. Als je gevraagd wordt om lang te spreken, vraag je dan eerst af of dat wel echt nodig is. Kan uw publiek zich zo lang concentreren? Kan de sessie in kleinere stukken worden opgesplitst? Is het wel waardevol voor hen? Heb je wel zoveel relevante ideeën?

Als het nodig blijkt te zijn, zijn er een paar extra dia’s die je aan je deck wilt toevoegen. Overweeg regelmatige pauzes (één dia per pauze), samenvattingen (één dia per samenvatting) en zelfs quizzen (één dia per vraag-antwoordcombinatie) om uw publiek betrokken te houden, het begrip te controleren en hen de kans te geven hun benen te strekken.

En, met de vrijheid van tijd, komt de kans om de stemmen van andere mensen te gebruiken om uw eigen te versterken. Overweeg relevante citaten, audioclips of video’s toe te voegen van herkenbare mensen die uw boodschap ondersteunen. Natuurlijk kunt u deze elementen met een klik animeren op uw dia, maar als u niet zo handig bent met PowerPoint, is het eenvoudiger om voor elk element een nieuwe dia te maken.

Wanneer we beslissen wat de meest impactvolle manier is om het verhaal van een klant te vertellen, brengen we briljante koppen van elke afdeling bij elkaar om ideeën uit te wisselen, oplossingen voor elke beperking te bedenken en onszelf te pushen om de beste oplossing voor elke klant te leveren. En niet een keer zeggen we: “Maar is dat het juiste aantal dia’s?”