De Construction Invoice Template is een document dat wordt gebruikt door aannemers, zodat zij een gespecificeerde rekening kunnen geven aan een individu of bedrijf waarvoor zij diensten hebben geleverd en/of voorraden hebben geleverd. Typisch, zal dit document het aantal geleverde leveringen, kosten per uur, tenzij een forfaitaire vergoeding is overeengekomen vermelden. In het algemeen bevat dit document ook informatie over de betalingsvoorwaarden van de contractant. Aangezien aannemers niet als “werknemers” worden beschouwd, zijn zij niet afhankelijk van enige vorm van automatische betaling via het loonlijstsysteem van een onderneming. Daarom moet dit document in het algemeen worden opgesteld en voorgelegd om betaling voor diensten te ontvangen.
Elementen van een bouwfactuur
Informatie die op een bouwfactuur te vinden is, is als volgt:
- De naam, het adres en de contactgegevens van de contractant.
- De naam, het adres en de contactgegevens van de directe aannemer.
- De naam en het adres van de bouwinvesteerder, indien van toepassing.
- De locatie van de bouwplaats.
- De naam en het adres van de personen die het werk in ontvangst nemen of zullen nemen.
- Lijst en hoeveelheid van alle benodigdheden, materialen en kosten voor elke eenheid samen met de arbeidskosten.
- Omzetbelasting en staatsbelasting indien van toepassing.
- Wanneer de betaling verschuldigd is en welke betalingswijze wordt geaccepteerd.
- Informatie over wanneer de betaling als te laat wordt beschouwd en eventuele boetes die door de aannemer worden opgelegd.
- Informatie over schattingen en wat er gebeurt als arbeidsuren langer of korter zijn of als materialen en voorraden veranderen.
- Deposito die wordt gevraagd, indien van toepassing.
Ontdekt de bouwplaats
De aannemer, onderaannemers en materiaalleverancier moeten de bouwplaats bezoeken om een adequate schatting te kunnen geven. Dit zal ervoor zorgen de factuur schatting is zo dicht mogelijk bij de uiteindelijke factuur en potentiële problemen die de totale kosten kunnen beïnvloeden worden op voorhand aangepakt.
Check concurrerende tarieven
Competitor tarieven moeten worden beoordeeld als de aannemer zal willen blijven binnen een redelijke spanwijdte van de andere aannemer tarieven. Verschillen in prijs moeten met de contractant worden besproken (d.w.z. kwaliteit versus snelheid, enz.)
Geef een offerte
Directe contractant moet een offerte van de totale kosten aan de contractant geven. Er moet ook een voorbehoud worden toegevoegd in het geval dat er een verandering in de omvang van het project is of een afwijking optreedt in de benodigde tijd of materialen.
Gebruik de bouwfactuur als een dagboek
De bouwfactuur moet worden gebruikt om alle ontvangen betalingen bij te houden en bijgewerkt met het bedrag dat nog moet worden betaald. Dit zal helpen voorkomen dat de aannemer te veel of te weinig betaalt.
Factureer aannemer bij voltooiing
Als al het werk is voltooid, moet de directe aannemer een definitieve bouwfactuur verstrekken met de totale kosten van alle arbeid, materialen en onkosteninformatie. De eindfactuur moet alle betalingen weergeven die tijdens de bouwperiode zijn gedaan, samen met alle betalingen die nog moeten worden gedaan door de aannemer.
Hoe onbetaalde bedragen van een klant te innen
De aannemer moet met een aannemer communiceren om te bepalen waarom een betaling niet is gedaan (d.w.z. de aannemer vindt het voltooide werk slecht, er wordt een klacht ingediend, etc.) in het geval alle bouwwerkzaamheden zijn voltooid en de factuur is verstrekt. Indien een aannemer echter geen volledige betaling ontvangt van een aannemer, kan hij een mechanisch retentierecht indienen in overeenstemming met de plaatselijke wetgeving (aangezien het retentierecht binnen de wettelijke vereisten moet vallen). Als er geen betalingsdatum was opgenomen in de bouwfactuur, afhankelijk van de plaatselijke wetgeving, kan de aannemer nog steeds verplicht zijn om de betaling voor een bepaalde datum na de voltooiing van het werk in te dienen, anders kan hij mogelijk worden aangeklaagd. Om dergelijke situaties te vermijden, kan de aannemer vóór de aanvang van de werken een voorschot vragen en betalingen eisen naarmate op de bouwplaats vooruitgang wordt geboekt.