Belangrijke stappen in planningsproces
Planning omvat een aantal stappen, variërend van het bepalen van de doelstellingen tot vervolgacties, zoals hieronder nader wordt beschreven.
De belangrijkste stappen die in het planningsproces worden gezet, zijn als volgt:
Opstellen van doelstellingen:
Het vaststellen van de doelstellingen is de eerste stap in de planning. Plannen worden opgesteld met het oog op het bereiken van bepaalde doelstellingen. Daarom is het vaststellen van de doelstellingen een belangrijke stap in het planningsproces. Plannen moeten de doelstellingen van de onderneming weerspiegelen. Doelstellingen moeten duidelijk omschrijven wat moet worden bereikt met beleid, procedures, regels, strategieën, budgetten en programma’s. Het plan moet ervoor zorgen dat elke ondernomen activiteit bijdraagt tot het bereiken van de doelstellingen.
De vastgestelde doelstellingen moeten duidelijk aangeven wat moet worden bereikt, waar de actie moet plaatsvinden, wie ze moet uitvoeren, hoe ze moet worden ondernomen en wanneer ze moet worden verwezenlijkt. Dat wil zeggen dat managers in staat moeten zijn de doelstellingen van het bedrijf in duidelijke en heldere bewoordingen te herformuleren die aanzetten tot onderzoek en evaluatie van de prestaties ten opzichte van de beoogde prestaties in het plan. Doelstellingen zouden meetbaar moeten zijn.
Bepaling van planningsgrondslagen
Dit is de tweede stap in planning. De uitgangspunten omvatten de feitelijke prognosegegevens, het beleid en de plannen van de onderneming. Planning houdt in dat in de toekomst wordt gekeken, zodat de onderneming moet weten hoe toekomstige omstandigheden haar activiteiten zullen beïnvloeden. Prognoses zijn dus een belangrijke stap in de planning. Er zijn twee soorten prognoses:
- Voorspelling van de algemene economische voorwaarden.
- Voorspelling van de marktvoorwaarden voor een specifiek produkt of een specifieke dienst van de onderneming.
Met de algemene economische voorwaarden in het achterhoofd wordt een studie van de bedrijfstak gemaakt. Vervolgens gaat de manager over tot een studie van het marktaandeel van zijn onderneming. Prognoses zullen de gebieden aan het licht brengen waar controle ontbreekt. De planning zal betrouwbaar zijn wanneer de prognosemethoden nauwkeurig zijn. Vandaar dat het succes van de planning sterk afhangt van de prognoses.
Bepalen van alternatieve koersen
Bepalen van alternatieve koersen is de derde stap in het planningsproces. De planner moet alle alternatieven bestuderen, de sterke en zwakke punten ervan in overweging nemen en tenslotte de meest veelbelovende selecteren.
Evaluatie van alternatieve cursussen
De aldus geselecteerde alternatieve cursussen moeten worden geëvalueerd in het licht van de uitgangspunten en doelstellingen. Evaluatie houdt de bestudering in van de prestaties van diverse acties. Diverse factoren zoals rentabiliteit, investeringsvereisten, enz., van dergelijke alternatieven zouden tegen elkaar moeten worden afgewogen. Elk alternatief moet nauwkeurig worden bestudeerd om de geschiktheid ervan te bepalen.
Vele andere factoren, zoals onzekere toekomstige tendensen, financiële problemen, toekomstige onzekerheden, maken het evaluatieproces complex en moeilijk. Gewoonlijk worden alternatieve plannen geëvalueerd aan de hand van factoren zoals kosten, risico’s, voordelen, organisatorische faciliteiten, enz. Op de computer gebaseerde wiskundige plannen en technieken kunnen ook worden gebruikt om de beste handelwijze te identificeren.
Selecteren van de beste handelwijze
Nadat de verschillende alternatieven zijn geëvalueerd, wordt het meest geschikte alternatief geselecteerd. Hiermee kan het plan als aangenomen worden beschouwd. Het is precies op dit punt dat beslissingen worden genomen. Soms kunnen, in het belang van de onderneming, meerdere alternatieve koersen worden gekozen.
Formuleren van afgeleide plannen
De planning is niet voltooid zodra de beste koers is gekozen. Het hoofdplan moet worden ondersteund door een aantal afgeleide plannen. Binnen het kader van een basisplan worden op elk functioneel gebied afgeleide plannen geformuleerd. Opsplitsing van het hoofdplan in afdelings-, sectoriële en individuele plannen helpt om de werkelijke aard van toekomstige onzekerheden te begrijpen. Om het planningsproces doeltreffender te maken, moet het ook voorzien in een terugkoppelingsmechanisme. Deze plannen zijn bedoeld voor de uitvoering van het hoofdplan.
Uitvoering van plannen
Uitvoering van plannen is de laatste stap in het proces van planning. De plannen worden uitgevoerd om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Voor de uitvoering van de plannen moeten beleidslijnen, procedures, normen, budgetten enz. worden vastgesteld.