5 Stappen om je werkefficiëntie te verbeteren

Want werkgevers zoeken naar veel kwaliteiten in een werknemer, het is moeilijk om voorbij te kijken aan iemand die niet alleen hard werkt en productief is, maar ook efficiënt is in wat hij doet.

Maar het roept de vraag op – als uw efficiëntie achterblijft en u op zoek bent om het te stimuleren, wat doet u dan?

Begin met het afbreken van de hoofdoorzaken van uw inefficiëntie en slechte productiviteit. Denk bijvoorbeeld aan zaken als:

• Jouw persoonlijke organisatorische gewoonten
• De communicatiekanalen die je gebruikt
• De toolkit die je tot je beschikking hebt
• Te veel afleidingen
• Burnout of te veel tijd op kantoor

Hoewel het tijd kost om serieuze vooruitgang te boeken, zijn er dingen die u vandaag kunt doen om uw werk efficiënter te maken en daardoor uw bedrijf te laten zien dat u een waardevol onderdeel van het team bent.

Als u klaar bent om eindelijk uw efficiëntie op het werk te verbeteren, bekijk dan de volgende stappen!

1. Maak een takenlijst

Ongeacht uw vakgebied, functie of plaats van tewerkstelling, het blijft een feit dat uw dag vol taken zit. Welke gaat u als eerste afronden? Welke zijn het belangrijkst? Hoe blijft u de hele dag op schema?

Als u geen takenlijst hebt, kan het zijn dat u de verkeerde taken prioriteert of taken over het hoofd ziet die uw onmiddellijke aandacht vereisen. Als gevolg daarvan glijdt uw werkefficiëntie af en valt uw productiviteit van de kaart.

Gelukkig is het gemakkelijk om een to-do-lijst te maken. U kunt het op de ouderwetse manier doen door pen op papier te zetten, uw takenlijst in kaart te brengen en items af te vinken. Of u kunt technologie in het proces integreren door te profiteren van een van de vele apps die zijn ontworpen om u op het spoor te houden.

En zonder twijfel is een van de topspelers Todoist. Todoist is zelfs door PCMag gekozen als editor’s choice en schrijft:

“Als je op zoek bent naar de beste to-do list-app, een die op al je apparaten werkt, geweldige functies heeft om je productiviteit te bewaken en je de kans geeft om alles wat je moet doen te organiseren, dan is Todoist iets voor jou.”

2. Verbeter de communicatie

Werkdagen zitten vol potentiële tijdverspillers – rommelige werkruimtes, onproductieve vergaderingen en sociale media, om er maar een paar te noemen. Communicatie met collega’s, klanten en prospects zou daar echter niet bij mogen horen.

Effectieve communicatie is van fundamenteel belang voor de productiviteit op de werkplek. Maar het verbeteren van de communicatie zal niet van de ene op de andere dag gebeuren. En het gaat ook niet vanzelf.

Om te beginnen – bepaal wat wel en niet werkt met betrekking tot de manier waarop uw team communiceert. Verspilt u uren aan vergaderingen met collega’s in persoon? Besteedt u te veel tijd aan conference calls terwijl een snelle IM of zelfs e-mail hetzelfde kan bereiken? Hoe dan ook, u moet een systeem implementeren om te repareren wat er mis is. Dat kan betekenen een seminar of teambuilding centreren rond team communicatie. Of het kan gewoon betekenen dat u de juiste team communicatie software implementeert.

Op dat laatste punt, overweeg enterprise instant messaging. Zakelijk georiënteerde instant messengers beschikken over een verscheidenheid aan kanalen, wat betekent dat recht uit de doos is er een medium voor elk type van de werkplek communicatie.

Tekst chats en chatrooms zijn perfect voor free-flowing of lopende gesprekken, ja, nee, of kort antwoord vragen, of het organiseren van discussieruimten per project, team, afdeling, of zelfs locatie.

Spraak- en videochat daarentegen zijn ideaal voor gevallen waarin u een meer persoonlijke band moet nabootsen, maar persoonlijke communicatie onpraktisch of onmogelijk is.

E-mail en persoonlijke communicatie hebben nog steeds hun plaats. Bijvoorbeeld, als het niet dringend is of u moet meerdere ontvangers te kopiëren – stuur een e-mail. Als je groot of transformatief nieuws te delen hebt, overweeg dan een persoonlijke ontmoeting.

Afhankelijk van de aard van de communicatie, hebben sommige kanalen gewoon meer zin dan andere. Maar het is aan u om de technologie tot uw beschikking te hebben om die beslissing te nemen.

3. Verminder multitasking

Probeer eens single-tasking! Onderzoek toont aan dat multitasking de efficiëntie en productiviteit vermindert. Het heen en weer schakelen tussen taken en tabbladen leidt tot een vertraging in de overgang van de ene naar de andere informatie, wat tot 40% van uw productieve tijd kost.

Maar laten we eerlijk zijn: in de dynamische werkomgeving van vandaag de dag kunt u multitasking niet volledig vermijden. Dus het is aan u om intelligenter en vindingrijker te zijn over hoe u multitaskt.

Om uw online werkstroom te maximaliseren, beperkt u het aantal open tabbladen in uw browservenster. Elk open tabblad is een vermijdbare afleiding. Bovendien maken open tabbladen het niet alleen moeilijker voor u om informatie te vinden, maar hebben ze ook een negatieve invloed op het RAM-geheugen van uw apparaat doordat ze meer werkgeheugen verbruiken. Uiteindelijk gaan zowel u als de efficiëntie van uw apparaat achteruit.

Bedenk ook hoe u met uw team samenwerkt. Alles-in-één communicatie- en samenwerkingsplatforms maken real-time communicatie mogelijk en vergemakkelijken tegelijkertijd zinvol teamwerk binnen één uniform platform.

Het koppelen van tools zoals een virtueel whiteboard, instant screenshot, remote desktop en onbeperkte bestandsoverdracht met real-time communicatie leidt tot:

• Minder heen en weer schakelen tussen IM-functies voor samenwerking, beperkende platforms voor bestandsdeling en onveilige chattoepassingen
• Diepere focus en concentratie op taken en samenwerking
• Een kleinere kans dat gegevens in verkeerde handen vallen
• Verhoogde efficiëntie en productiviteit

Hoewel u multitasking misschien niet helemaal kunt vermijden, kunt u slimmer zijn over hoe u het benadert.

4. Maximaliseer Downtime

Op dezelfde manier als multitasking is hier om te blijven, zo is uw taakbelasting. Maar er is maar zo veel tijd in een dag. En je hersenen hebben nog minder productieve tijd en capaciteit. Dus moet u manieren vinden om slimmer te werken.

• • Onderweg werken – De reistijd naar het werk neemt toe. Maar in plaats van door je nieuwsfeed te scrollen, kun je die tijd beter gebruiken om de takenlijst van de dag bij te houden, chatberichten en e-mails te beantwoorden of te brainstormen. Mobiele apps voor teamcommunicatie houden u niet alleen in contact met uw team, maar zorgen er ook voor dat u overal kunt samenwerken.

5 stappen om uw werkefficiëntie te verbeteren Click To Tweet

• Werk in intervallen – Of het nu gaat om sprints van 25 minuten of intervallen van 90 minuten, concentreer u gedurende een korte periode op één taak zonder afleiding of onderbrekingen. Neem dan een aangewezen pauze om op te laden. Stop niet een week aan taken in één dag en probeer het dan allemaal zonder pauzes te voltooien.
• Werk aan jezelf – Als je op je werk vrije tijd hebt, besteed die dan aan je gezondheid en welzijn. Neem een pauze van schermen en apparaten en overweeg het lezen van een boek of het doen van een aantal hersenactiviteiten, lichamelijke oefeningen, of yoga, bijvoorbeeld.

5. Houd afleidingen aan de buitenkant

Smartphones, sociale media, rommelige werkruimtes en over-connectedness kunnen uw efficiëntie sneller vernietigen dan de volgende melding. Maar hoewel afleiding tegenwoordig bijna onvermijdelijk is, zijn er stappen die u kunt nemen om ze te verminderen.

1. Verminder onderbrekingen. Aangezien de meerderheid van de Amerikaanse werknemers niet tegen sociale media kan, moet u uw smartphone uit het zicht leggen. Schakel meldingen uit. Overweeg om social media-apps tijdens de werkweek te verwijderen. Verwijder browserlinks naar social media-accounts en meld u af.
2. Besteed aandacht aan uw werkomgeving. Organiseer uw werkruimte. Zorg dat u al uw benodigdheden bij de hand hebt. Gebruik uw to-do lijst om uw dag te structureren. En als u thuis werkt, denk dan goed na over alles, van uw inrichting tot uw garderobe en uw afspeellijst.
3. Maak van tijd tot tijd verbinding. De toegenomen connectiviteit en transparantie van real-time communicatie is een game-changer geweest voor de efficiëntie op de werkplek. Maar soms moet je gewoon je werk afkrijgen. Als dat het geval is, meld je dan af voor e-mail en messaging-apps, koppel je apparaten los en doe wat nodig is om je werk gedaan te krijgen.
4. Zorg dat je niet wordt afgeleid. De meeste gesprekken kunnen wachten. Let op de visuele en virtuele signalen van uw collega’s – koptelefoon op, intense focus, of gebruikersstatus, bijvoorbeeld. Alleen omdat je elkaar persoonlijk kunt ontmoeten of kunt chatten, betekent niet dat je dat ook moet doen.

Overweeg deze vragen

Nu je een aantal tastbare methoden hebt om de efficiëntie van je werk te vergroten, is het tijd om een stap in de goede richting te zetten.

Zoals de meeste dingen echter, is het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit een proces, en een proces dat wat zelfonderzoek, een strategie, inzet en tijd vergt.

Denk eens na over deze vijf vragen:

• Heeft u vastgesteld waarom het u ontbreekt aan een hoog niveau van efficiëntie?
• Heeft u een systeem, niet alleen voor de uitvoering van de vijf bovenstaande stappen, maar voor het vasthouden aan hen voor de lange termijn?
• Hoe zorgt u ervoor dat technologie uw efficiëntie op de werkplek verhoogt, in plaats van meer afleiding toe te voegen?
• Zou het inroepen van de hulp van een collega of supervisor u beter helpen uw doelen te bereiken?
• Welke maatregelen gaat u implementeren om de voortgang te bewaken?

Hoewel niet altijd gemakkelijk te beantwoorden, zijn deze vragen van cruciaal belang om een idee te krijgen van waar u op dit moment staat, om op de juiste voet te beginnen, en, wat belangrijk is, om op koers te blijven.

5 Stappen om je werkefficiëntie te verbeteren Click To Tweet

The Wrap-up

Iedereen wil zijn werkefficiëntie verbeteren, maar dat omzetten in realiteit is vaak makkelijker gezegd dan gedaan.

Maar proberen en falen in het verleden is geen reden om nu op te geven! Door de vijf bovenstaande stappen in actie te brengen en vervolgens zorgvuldig na te denken over een paar vragen om u op weg te helpen, zult u het gemakkelijker dan ooit vinden om een hoger niveau van efficiëntie en productiviteit in uw werk te bereiken.

Heb je nog tips voor het verbeteren van de werkefficiëntie? Welke andere stappen zou u aan deze lijst toevoegen? Deel uw gedachten, advies en begeleiding met ons!