10 Best Secure File Sharing Tools & Software for Business in 2021

Nadat moderne bedrijven meer gedecentraliseerd zijn geworden en 66% van de bedrijven de mogelijkheid biedt om op afstand te werken, is het van vitaal belang om bestanden op elk moment te kunnen delen.

Gelukkig genoeg is het dankzij de vele beschikbare softwareplatforms voor het delen van bestanden eenvoudiger dan ooit om bestanden van A naar B te krijgen.

U moet echter nog steeds de juiste tool kiezen om ervoor te zorgen dat u effectief kunt samenwerken.

Hier is onze lijst van de tien beste veilige tools voor het delen van bestanden & software voor bedrijven in 2021:

1. Files.com EDITOR’S CHOICE Een cloudgebaseerd bestandsbeheersysteem dat functies voor het delen van bestanden bevat. Draag bestanden over naar de Files.com-server en verstuur vervolgens koppelingen om toegang te verlenen tot elk. Begin een gratis proefperiode van 30 dagen.
2. FileWhopper Een pay-as-you-go dienst voor bestands- of mapoverdracht die gespecialiseerd is in grote bestanden. Ideaal voor bedrijven die bestanden naar meerdere klanten moeten verzenden en geen gebruikersaccounts of nieuwe platforms voor veilige samenwerking willen instellen.
3. Dropbox Business Cloudopslag met mapsynchronisatie tussen apparaten, beschikbaar voor bedrijven en voor particulieren, met een gratis plan voor privégebruik.
4. G Suite Google Drive De betaalde versie van Google Drive die is gekoppeld aan een online productiviteitssuite. Lage prijzen en uitstekende samenwerkingsfaciliteiten maken dit een zeer populaire keuze.
5. OneDrive for Business Microsofts cloudopslagdienst die kan worden geïntegreerd in de Office 365-productiviteitssuite. De eerste 5 GB opslag is gratis en scan- en samenwerkingshulpprogramma’s zijn andere voordelen.
6. Box Business Een mededinger cloudopslagdienst die kan worden geïntegreerd in G Suite-tools, Office 365, Adobe Sign, en Salesforce. Sterke encryptie maakt dit een tool die voldoet aan de normen voor gegevensbescherming.
7. Citrix ShareFile Een tool voor het delen van bestanden van de virtualisatie-koningen. Deze optie omvat cloud-opslag en beveiligde e-mail voor het delen van documenten.
8. Apple iCloud Een cloud-opslagoplossing die volledig is geïntegreerd in Apple-besturingssystemen. Bestanden zijn ook toegankelijk vanaf Windows-computers en de eerste 5 GB ruimte is gratis.
9. FileCloud Een cloudopslagdienst met een aanpasbare console-skin voor corporate branding. Kan op locatie worden beheerd of als gehoste dienst worden gebruikt.
10. WeTransfer Pro Een gratis systeem voor veilige bestandsoverdracht met een optie om betaalde opslag toe te voegen. Inclusief tracering van bestandstoegang.

De beste veilige tools voor het delen van bestanden

Files.com (GRATIS PROEF)

Files.com is een bestandsbeheerder die in de cloud is gebaseerd. Het biedt bestandsopslag plus een methode om bestanden veilig te delen via koppelingen. Gebruikers kunnen ervoor kiezen om koppelingen te maken die specifiek zijn voor elke genodigde, met een optie om de toegang te beëindigen. Toeganghouders tot een bestand kunnen de mogelijkheid krijgen om het te downloaden, te wijzigen of alleen te bekijken.

Files.com heeft een voordeel ten opzichte van de andere cloud-opslagsystemen op deze lijst omdat het een interface voor één bestandsdirectory biedt aan bedrijven die mogelijk andere cloud-opslagfaciliteiten gebruiken. Een Files.com-account omvat opslagruimte voor bestanden. Klanten kunnen de dienst echter ook gebruiken als interface naar andere systemen, zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox.

Alle bestandsoverdrachten zijn beveiligd met SSH (SFTP) of TLS (FTPS). Het is ook mogelijk om HTTPS-koppelingen te maken naar mappen in een Files.com-account voor beveiligde toegang. Accounts worden beschermd door twee-factor authenticatie en kunnen vele gebruikersidentiteiten hosten. Alle bestandsopslag is versleuteld voor extra beveiliging.

Veel samenwerkingssystemen kunnen worden geïntegreerd in een Files.com-account, waardoor er minder bestanden hoeven te worden overgedragen en de beveiliging van gegevens wordt verzwakt. Een voorbeeld van zo’n integratie is de Microsoft 365 online productiviteitssuite, die direct toegankelijk is binnen een Files.com-account. Files.com-bestandsruimten kunnen worden gekoppeld als een netwerkstation, zodat gebruikers de online server zien als een map op het bureaublad.

Files.com is een abonnementsdienst en wordt in rekening gebracht per gebruiker per maand. Er zijn drie abonnementniveaus voor de dienst: Starter (1 TB gegevensgebruik per maand), Power (5 TB gegevens per maand) en Premier (10 TB gegevens per maand). U kunt Files.com risicoloos uitproberen via een gratis proefperiode van 30 dagen.

Kernfuncties:

• Veilig programma voor het delen van bestanden
• Geëncrypteerde gegevensopslag
• Twee-factor authenticatie
• Software-integratie

FileWhopper

FileWhopper is een innovatief alternatief voor abonnementsdiensten en cloud-opslagoplossingen. Het is een pay-as-you-go bestandsoverdrachtdienst die gebruikmaakt van een methode voor het delen van bestanden. De pay-as-you-go methode past bij veel zakelijke use cases. Als u een groot bestand of een grote map naar iemand wilt sturen, uploadt u het gewoon naar het FileWhopper-systeem, krijgt u een link voor de locatie en stuurt u die downloadlink vervolgens naar uw correspondent. Het systeem is strikt voor het delen van bestanden en het is niet bedoeld voor live samenwerking, waardoor het minder omslachtig is dan andere tools op deze lijst.

Je betaalt een vergoeding voor elke bestandsupload op basis van de bestandsgrootte en de FileWhopper-service bevat een hulpprogramma om het bestand te uploaden. Het bestand wordt gecodeerd opgeslagen en is beveiligd met een wachtwoord, zodat het alleen toegankelijk is voor de beoogde ontvanger. Het bestand kan niet eeuwig op de FileWhopper server blijven. Het opslagsysteem is niet bedoeld om herhaaldelijk te worden benaderd. Het bestand blijft 14 dagen op FileWhopper (kan indien nodig worden verlengd), en dan wordt het verwijderd als niemand er toegang toe heeft. Wanneer de ontvanger wel toegang heeft tot het bestand, kan het alleen worden gedownload, en zodra dat proces is voltooid, wordt het bestand verwijderd uit het FileWhopper-systeem. De verzender kan extra downloads kopen als het bestand moet worden gedeeld met meer dan één ontvanger.

Upload bestanden kunnen elke grootte hebben, zelfs 10 TB of meer. FileWhopper geeft een offerte voor elk verzoek om bestandsoverdracht en publiceert zijn tarieven op dit moment niet, hoewel ze plannen hebben aangekondigd om binnenkort een prijscalculator aan hun site toe te voegen. Bezoek hun website voor meer informatie en hun prijsmodel.

Dropbox Business

De eerste op deze lijst is Dropbox Business. Dropbox is een veilige tool voor cloudopslag en bestandsdeling waarmee gebruikers hun digitale media op één locatie kunnen opslaan. U hebt toegang tot Dropbox-bestanden vanaf uw computer, telefoon of tablet. Telkens wanneer je nieuwe bestanden toevoegt of oude verwijdert, worden de wijzigingen automatisch gesynchroniseerd op al je apparaten. Je kunt ook op afstand gegevens wissen als een apparaat verloren of gestolen is.

Dropbox ondersteunt ook het delen van bestanden met gebruikers die geen account hebben. In teamomgevingen kun je Dropbox Business gebruiken om bestanden op één locatie op te slaan en beheerdersrechten te implementeren om te beheren wie toegang heeft tot welke gegevens.

Voor individuele gebruikers zijn er drie versies van Dropbox Business beschikbaar om aan te schaffen: Basic, Plus en Professional. De Basic-versie is gratis met 2 GB opslagruimte. De Plus-versie kost $ 9,99 (£ 8,13) per maand voor 2 TB aan opslagruimte. De Professional-versie kost $16,58 (£13,49) per maand voor 3 TB aan opslag.

Voor zakelijke gebruikers zijn er drie versies van Dropbox Business te koop; Standard, Advanced en Enterprise. De Standard-versie begint bij $ 12,50 (£ 10,17) per gebruiker per maand met 3 TB opslagruimte.

De Advanced-versie begint bij $ 20 (£ 16,27) per gebruiker per maand met onbeperkte ruimte. De Enterprise-versie is een aangepast pakket met een uniek prijskaartje. U kunt het 30 dagen gratis uitproberen.

G Suite Google Drive

G Suite Google Drive is snel uitgegroeid tot een van de beste cloudopslagdiensten, met gratis opslag voor persoonlijk gebruik. Met Google Drive is de eerste 15 GB opslag gratis. Met deze oplossing hebt u toegang tot uw bestanden vanaf uw computer, smartphone of tablet, ongeacht waar u zich bevindt.

Het delen van bestanden is een gebied waar Google Drive in uitblinkt. U kunt anderen uitnodigen om uw bestanden te bekijken en te downloaden door links te verzenden. U kunt ook meerdere leden van uw team uitnodigen om samen te werken aan een enkel bestand. De combinatie van opslag en samenwerking functionaliteit maakt Google Drive ideaal voor externe bedrijfsomgevingen.

Er zijn twee versies van Google Drive; Personal en Drive Enterprise. Zoals hierboven vermeld, is Google Drive gratis voor de eerste 15 GB, waarna u kunt upgraden naar Google One. Betaalde versies beginnen bij $ 1,99 (£ 1,59) per maand voor 100 GB opslagruimte en 200 GB voor $ 2,99 (£ 2,49) per maand. Drive Enterprise kost $8 (£6,51) per actieve gebruiker per maand plus $1 (£1,81) per 25 GB.

OneDrive for Business

OneDrive for Business is een cloudgebaseerde bestandshostingservice van Microsoft die gedeelde bestanden ondersteunt. U kunt bestanden opslaan en deze openen vanaf uw computer, tablet of telefoon. Als u bestanden toevoegt of verwijdert, worden deze wijzigingen automatisch gesynchroniseerd op al uw apparaten. U kunt uw bestanden zelfs openen wanneer u offline bent, zodat u niet afhankelijk bent van een internetverbinding. Om uw bestanden veilig te houden, versleutelt OneDrive bestanden met SSL.

Voor samenwerking kunt u met OneDrive bestanden, foto’s en mappen met anderen delen. Het enige wat u hoeft te doen, is een link verzenden via e-mail of een andere berichtenservice en de ontvanger heeft toegang tot de bestanden zonder zich te hoeven aanmelden. U kunt ook een vervaldatum instellen op bestandskoppelingen, zodat ze na een bepaald tijdstip niet meer toegankelijk zijn.

Document scannen is een unieke functie waarmee u uw telefoon kunt gebruiken om papieren documenten te scannen. U scant bijvoorbeeld bonnetjes en notities om ze te uploaden naar uw OneDrive-account.

Er zijn twee standalone versies van OneDrive zonder Office 365; OneDrive Basic 5 GB en OneDrive 100 GB. OneDrive Basic 5 GB is gratis met 5 GB aan opslagruimte. OneDrive 100 GB kost $ 1,99 (£ 1,62) per maand voor 100 GB aan ruimte. Bekijk de prijsinformatie en meld u hier aan.

Box Business

Box for Business is een cloudopslagoplossing die is beveiligd met encryptie. U kunt zich vanaf elk apparaat aanmelden bij het Box-cloudplatform om bestanden te uploaden en te bewerken. Het platform integreert ook met oplossingen zoals Office 365, Google, Suite, Salesforce en Adobe Sign, zodat u de apps kunt gebruiken waar u elke dag op vertrouwt. Gegevens kunnen worden opgeslagen in een regio naar keuze.

Samenwerken kan door beveiligde links te verzenden, zodat andere gebruikers hun eigen opmerkingen aan bestanden kunnen toevoegen. De ingebouwde gegevenscontroles hebben ervoor gezorgd dat Box voldoet aan HIPAA, PCI, FedRAMP, ISO 27018, ITAR, FINRA, en meer. Met de functie Box Keysafe kunt u bijvoorbeeld versleutelingscodes beheren om gegevens te beschermen en een papieren spoor van het sleutelgebruik creëren.

Er zijn vier versies van Box beschikbaar om aan te schaffen: Starter, Business, Business Plus, en Enterprise. De Starter-versie kost $ 5 (£ 4) per gebruiker per maand met 100 GB beveiligde opslag en 2 GB bestandsupload. De Business-versie kost $15 (£12) per gebruiker per maand met onbeperkte opslag en 5GB bestandsupload.

De Business Plus-versie kost $25 (£20) per gebruiker per maand met onbeperkte opslag en 5GB bestandsupload. De Enterprise-versie heeft een aangepast prijskaartje voor onbeperkte opslag en contentbeheer met workflowautomatisering. U kunt een gratis proefperiode van 14 dagen starten.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile is een tool voor het delen van bestanden waarmee u bestanden en documenten in de cloud kunt opslaan. U hebt via één platform toegang tot al uw cloudbestanden. Veel bedrijven gebruiken Citrix ShareFile voor het versturen van grote bestanden. De software voor het delen van bestanden wordt geleverd met een e-mailplugin, zodat u bestanden eenvoudig via e-mail kunt verzenden.

Deze bestanden worden versleuteld tijdens het vervoer en in rust om ervoor te zorgen dat ze niet kunnen worden gelezen door iemand anders dan de beoogde ontvanger. Zelfs als u geen internetverbinding hebt, hebt u offline toegang tot bestanden in SharePoint-documentbibliotheken.

Om samenwerking te ondersteunen, beschikt Citrix ShareFile over bewerking op mobiele apparaten, waarmee gebruikers via de mobiele contenteditor aantekeningen kunnen maken bij Microsoft Office-documenten en PDF’s. De gebruiker kan offline wijzigingen aanbrengen en deze opslaan voor later.

Er zijn drie versies van Citrix ShareFile beschikbaar om aan te schaffen: Standard, Advanced, Premium en Virtual Data Room. De Standard-versie kost $10 (£8) per maand voor één medewerker en onbeperkte opslag. De Advanced-versie kost $77 per maand voor vijf medewerkers, plus $15,30 per extra gebruiker met onbeperkte opslag en e-mailencryptie.

De Premium-versie kost $122 per maand voor vijf medewerkers, plus $24,30 per extra gebruiker, met aangepaste workflows en elektronische handtekeningen. Virtual Data Room kost $338 per maand voor vijf werknemers met 5 GB opslagruimte met dynamische watermerken, kliksporen en opties voor alleen bekijken. U kunt de gratis proefversie downloaden.

Apple iCloud Drive

Apple iCloud Drive is een oplossing voor bestandsopslag die foto’s, video’s, bestanden, documenten, notities en contactpersonen kan bewaren. iCloud wordt standaard meegeleverd met elk Apple-apparaat en biedt 5 GB gratis iCloud-opslag.

Bestanden zijn toegankelijk op Windows- of Mac-apparaten en kunnen worden georganiseerd zoals u dat wilt. U kunt ze hernoemen of kleuren toevoegen om belangrijke bestanden van de rest te scheiden. Om bestanden met anderen te delen, hoeft u alleen maar een link te verzenden.

Updates worden automatisch gedeeld op al uw apparaten. Dus als je een nieuw bestand toevoegt aan iCloud, wordt dat overal zichtbaar. Op dezelfde manier, als u of een lid van uw team een bestand bijwerkt, worden de wijzigingen overal gedeeld.

Om de informatie die u online hebt te beschermen, maakt Apple iCloud gebruik van automatische back-ups. De tool maakt automatisch een back-up van bestanden wanneer uw apparaat is verbonden met stroom en Wifi. Dat betekent dat als u een apparaat verliest of de gegevens verloren gaan, u kunt terugkeren naar de reservekopie. Al uw apparaten worden ondersteund met twee-factor authenticatie om onbevoegden buiten te houden.

Er zijn vier versies van Apple iCloud beschikbaar om te kopen: 5GB, 50GB, 200GB en 2TB. De 5GB-versie is gratis. De 50GB-versie kost $ 0,99 (€ 0,81) per maand. De 200GB-versie kost $2,99 (£2,43) per maand en wordt aanbevolen voor uitgebreider gebruik. De versie van 2 TB kost $9,99 (£8,13) per maand.

FileCloud

FileCloud is een oplossing voor het delen van bestanden die is ontworpen voor zakelijke gebruikers. U kunt gegevens delen en back-ups maken vanaf computers, smartphones, tablets en bestandsservers. Bedrijven kunnen kiezen in welke regio ze hun gegevens willen opslaan, of dat nu in de VS, Europa, Azië of Australië is. U kunt zelfs de online hub voor het delen van bestanden aanpassen met uw eigen logo’s, URL en achtergrondafbeelding.

De cloudbeveiligingsfuncties die worden geleverd met FileCloud zijn ook zeer robuust. De tool wordt geleverd met anti-virus- en ransomwarebescherming om te voorkomen dat cyberaanvallers uw gegevens beschadigen. U beschikt ook over een locatiespecifieke coderingssleutel om te controleren wie toegang heeft tot welke gegevens.

FileCloud is beschikbaar on-premises of in de cloud als FileCloud Server en FileCloud Online. FileCloud Server heeft twee versies: Standard en Enterprise. De Standard-versie kost $ 4,20 (£ 3,42) per gebruiker per maand. De Enterprise-versie heeft een aangepast prijskaartje en ondersteunt een minimum van 50 gebruikers.

FileCloud Online heeft ook twee versies: Standard en Enterprise. De Standard-versie kost $ 10 (£ 8,14) per gebruiker per maand voor een minimum van vijf gebruikers en 1 TB opslag voor de eerste vijf gebruikers. De Enterprise-versie kost $15 (£12,20) per gebruiker per maand voor een eigen domein, bedrijfsintegratie en eersteklas ondersteuning. U kunt de gratis proefperiode van 14 dagen starten.

WeTransfer Pro

WeTransfer is een van die bestandstransfer-tools die zijn ontworpen voor mensen die bestanden zo gemakkelijk mogelijk willen versturen. Met WeTransfer kunt u bestanden rechtstreeks naar de ontvanger sturen. Ga gewoon naar de site en voer uw e-mail, de e-mail van de ontvanger en een bericht in. U hoeft zich niet aan te melden en kunt tot 2GB aan bestanden gratis verzenden.

Als u meer de traditionele bestandsuitwisselingsprogramma-ervaring wilt, dan kunt u WeTransferPro aanschaffen. Met WeTransfer Pro kunt u bestanden ter waarde van 20 GB slepen en genieten van 1 TB aan opslagruimte.

U kunt de overdrachten bijhouden om te zien hoe vaak ze zijn gedownload. U krijgt ook uw eigen Pro-pagina waar u vijf achtergronden kunt kiezen en kunt pronken met uw portfolio van bestanden.

Er zijn ook toegangscontroles, zodat u bestandsoverdrachten kunt beschermen met wachtwoorden. Ook kunt u verwijderdata voor bestanden configureren, zodat ze alleen beschikbaar blijven voor een specifieke periode.

WeTransfer is gratis en ondersteunt e-mailoverdrachten voor maximaal drie personen. We Transfer Pro kost $ 12 (£ 9,76) per maand of $ 120 (£ 97,64) per jaar met ondersteuning voor e-mailoverdrachten voor maximaal 50 personen. U kunt beginnen met het overbrengen van bestanden met WeTransfer via deze link hier.

Het kiezen van een tool voor het delen van bestanden voor uw bedrijf

Het delen van bestanden is niet meer zo’n gedoe als het ooit was, maar u moet nog steeds goed op uw vereisten letten. Als u slechts een handvol bestanden hoeft te verzenden of op te slaan, volstaat een basisversie van Dropbox for Business of de gratis versie van Google Drive.

Als u echter denkt dat u meer ruimte nodig zult hebben, is het de moeite waard om te betalen voor een grotere versie. Vanuit een ondernemingsperspectief is het beter om te veel ruimte te hebben dan te weinig.

Het is ook de moeite waard om te overwegen of u tevreden bent met het verzenden van bestanden of dat u op zoek bent naar meer samenwerkingsfuncties. Het gebruik van tools zoals OneDrive en Google Drive waarmee u bestanden met links kunt verzenden, maakt het gemakkelijk om met anderen samen te werken. Voor industrieën waar naleving van regelgeving een groot punt van zorg is, voldoen tools voor het delen van bestanden zoals Box aan een reeks auditvereisten die het beste passen.

File Sharing for Business FAQs