What is Business Communication & Why Do You Need It?

私たちが他者とコミュニケーションをとる方法は、私たちの習慣の一部となっており、立ち止まって考えることはほとんどないでしょう。 これは、ビジネスコミュニケーションにも当てはまります。

効果的なコミュニケーションは、プロセス、効率、企業のあらゆる層に影響を与えます。

従業員がつながっている組織は、生産性が最大で25%上昇します。

より良いカスタマー サービス、ひいてはよりハッピーな顧客となるでしょうか。

上記のすべて（およびそれ以上）

このガイドでは、ビジネス コミュニケーション プロセスを成功させるために知っておくべきことをすべて説明します。 定義

ビジネスコミュニケーションの種類

ビジネスコミュニケーションの方法

効果的なビジネスコミュニケーションで解決できる問題

ビジネスコミュニケーションプロセスを設定する方法

ビジネスコミュニケーションとは何か？ 定義

ビジネスコミュニケーションは、企業内外の人々の間で情報を共有するプロセスです。

効果的なビジネスコミュニケーションは、従業員と経営者が組織の目標に到達するためにどのように相互作用するかということです。 その目的は、組織の慣習を改善し、エラーを減らすことである。

また、ビジネスコミュニケーションの重要性は、次のようなところにある。

• オプションや新しいビジネスアイデアを提示する
• 計画や提案をする（ビジネス文書）
• 決定を実行する
• 合意に達する
• 注文を送信して実行する
• うまく販売する
• 効率的に会議をする

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企業におけるすべての組織的活動は、ビジネスコミュニケーションのプロセスに依存しています。 これは、経営上のコミュニケーションからベンダーとの技術的なコミュニケーションまで、あらゆるものが含まれます。

そして、いったんコミュニケーションが不明瞭になると、企業の中核システムが崩壊してしまう危険性があります。 データによると、インターナルコミュニケーションの専門家の60％が、インターナルコミュニケーションを測定していないそうです。 その理由としては、どこから始めればいいのか、次のステップがわからない、ROIをどのように計算すればいいのかわからない、などが考えられます。

もしあなたが同じように感じているなら、これを検討してみてください。

企業内の強力なビジネス コミュニケーションは、おそらく従業員エンゲージメントの向上につながります。

従業員が熱心な企業では、12 か月の間に営業利益が 19.2% 増加します。 エンゲージメントスコアが低い企業は、収入が32.7％少ない。

従業員のエンゲージメントが高まれば、どれだけ成功するでしょうか。

そして、それを実現するビジネスコミュニケーションプロセスをどのように確保すればいいのでしょうか。

Types of Business Communication

まず、一般的な組織における主なコミュニケーションの種類を区別しましょう

まず、内部のビジネスコミュニケーションです。

内部ビジネスコミュニケーションには次のようなものがあります：

• 上方コミュニケーション：部下から上司に来るあらゆるコミュニケーション。
• 下方向のコミュニケーション/管理職のコミュニケーション：上司から部下に来るもの
• 横方向のコミュニケーション/技術的コミュニケーション：同僚間の内部または部門間のコミュニケーション

それから、外部のビジネスコミュニケーションもある。

社外ビジネスコミュニケーションは、オフィスや社内のスタッフから離れるあらゆるメッセージのことです。 それは、顧客、ベンダー、またはあなたのブランドに影響を与えるすべてのものに対処することを含む。 これは、ある人から別の人への効果的な委任が含まれています。 ビジネスにおける問題のほとんどは、この領域での不明確なコミュニケーションから始まります。

情報の共有と議論、会議で行われる情報の共有も含まれます。

自分の部下にフィードバック、修正、懲罰を与え、彼らがより良い仕事をするために必要な知識やツールを持てるようにする。 優れた実用的なフィードバックを与えることは、リーダー的立場にある人にとって重要なスキルである。 1520>

問題解決と意思決定のための会議と議論。 これらは、どのような組織にとっても最も重要な議論のひとつと考えられています。

ビジネスコミュニケーションの方法

ビジネスコミュニケーションが実際に行われるとき、それは口頭または書面によるものである。

どちらも、単独では企業にとって良いとも悪いとも言えず、完全にコンテキストに依存します。

書面によるコミュニケーションは、決定や行動の証跡を紙に残すことや、戦略や計画を所定の位置にまとめることに優れています。

企業によっては、1つのオフィスにいることもあります。 さまざまな時間帯にオフィスを構えているところもある。 また、完全にリモートで、物理的な場所を持たない企業もあります (Buffer と Zapier は、場所にとらわれない企業の素晴らしい例です)。 5622>

1) Web ベースのコミュニケーション

これには、電子メールやインスタント メッセージング アプリケーション (Slack や Hangouts、あるいは Nextiva Chat など) などの日常的なコミュニケーション チャンネルが含まれます。

電子メールやメッセージの利点は、忙しいオフィス環境でプライベートな会話をリードしたり、数人から数百人に及ぶ多くの人と一度にメッセージを共有できることにあります。

2) 電話会議

電話によって、生産的で高速な会議を行うための場所のバリアが取り除かれました。 書面でのコミュニケーションに比べ、非言語的なコミュニケーション（声のトーン）のおかげで、より良いアイデアの交換が可能になります。

3）ビデオ会議

優れたビデオ会議システムにより、遠隔地にいる人でも、できるだけ対面会議に近い感覚で会議を運営することができます。

4) 対面会議

対面会議は、ビジネスがアイデアを素早く前進させるのに役立ちます。 調査によると、対面での会議は、バーチャルな会議よりも多くのアイデアを生み出すそうです。

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しかし、効果的な会議を行うには、磐石な会議アジェンダを持つことが不可欠です。

5）報告書と公式文書

他の人々や部門に影響を与える活動を文書化することは、うまく機能するビジネスコミュニケーションシステムの重要な部分である。

6) プレゼンテーション

レポートやパワーポイントのスライドデッキに支えられたプレゼンテーションは、大きなグループとの会議を行う際によく使われます。） フォーラムボードとFAQ

従業員が、さまざまな部門のトピックに関するよくある質問を参照したり、新しい質問をするための社内エリアは、より生産的になり、その事柄について最新情報が得られる。

8) アンケート

社内および顧客アンケートは、重要トピックに関するフィードバックと評価を集めるための最適な方法である。 アンケートは、フィードバックに支えられた改善の健全なサイクルを促進し、組織内のすべてのレベル間のコミュニケーションチャネルを開きます。

9) 顧客管理活動

これは、あらゆる顧客関係活動を含むことができます。 例としては、ライブ チャット サポート、顧客関係管理 (CRM) システム、顧客オンボーディング プロセス、カスタマー レビューなどがあります。

次の論理的な質問は、おそらく次のとおりです。

その答えは、あなたのビジネスの規模と好みによって大きく異なります。 このような場合、「SkyDesk」は、「SkyDesk」と「SkyDesk」と「SkyDesk」の間に位置することになります。

たとえば、

フォーラム ボードが欲しいと思ったので、あなたとスタッフは最適なソリューションを見つけ、それをセットアップするのに何週間も費やしました。 不必要なソリューションは、あなたの貴重な時間とお金を費やしてきました。

あるいは、実際には遠隔会議を実行するために信頼できるビジネス電話システムが必要なだけなのに、高品質のビデオ会議システムをインストールしてしまった。

すべてのビジネスは、Webベースの通信を使用します。 しかし、他のすべてのメソッドは、個々の企業の状況に依存します。

Problems That Effective Business Communication Can Solve

Clear and effective business communication is crucial for teams, employees, managers, and executives to perform their jobs and fulfill their responsibilities.

Without the right processes and tools in place, the flow of information is interrupt and people are left in the dark.With you know to use the telephones system for the telephones system for the telephones system for the telephones system for the telephones system for the telephones systems…

Clear and effective business communication will be a important for the unique situation.これは、効果的にビジネスを行うためのコミュニケーションの問題です。

透明な情報の流れは、ビジネス コミュニケーション プロセスの明白な包括的目標です。

1）電子メールの過負荷と日常の生産性と明瞭性の欠如

多くの職場で、人々は一日に受け取るメッセージの数に圧倒されているだけです。 フィル サイモンは著書『Message Not Received』で、平均的な人は1日に120～150通のメールを受け取ると述べています。

私たちは重要な情報の断片を簡単に置き忘れたり、完全に見落としたりしてしまうものです。

2）水平・垂直方向のコミュニケーションサイロ

多くの場合、チームや部門は重要な情報を交換しません。 また、チーム内で問題が発生しても、簡単に部長に連絡する方法がないこともあります。

3) 遠隔地の社員とのコミュニケーション不足

遠隔地での仕事は今後も続くでしょう。 Bufferの「リモートワークの現状」レポートによると、大多数の従業員が、少なくとも一部の時間、リモートで働きたいと思っていることがわかります。

リモートで働くときの苦労のトップ3に、コラボレーションとコミュニケーションを挙げており、正しいコミュニケーションシステムを導入することの価値を証明しています。

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4）従業員の離職/エンゲージメントの低下

組織から理想的な人材を失うと、顧客にサービスを提供する能力が損なわれる。

従業員を失うと、年俸の2倍ものコストがかかりますが、企業が効果的にコミュニケーションをとっている場合、離職率が業界平均を下回る可能性が50％高くなります。

5) 顧客サービスの低下

組織内のコミュニケーションが悪いと、顧客サービスに関しても、二つのことが起こります。 まず、顧客に接する役割の社員が、必要な情報を得られない。

実際、ある研究では、従業員の態度の改善が顧客満足度に影響し、その結果、収益が増加することがわかっています。

ビジネスコミュニケーションプロセスを設定する5ステップ

しっかりとしたビジネスコミュニケーションプロセスは、従業員と顧客の幸福に不可欠です。

あるレポートでは、従業員の29%が現在の社内コミュニケーションツールが機能していないと考えていることがわかりました。

不適切な情報、排除、不正、重要情報へのアクセスの欠如は、おそらくあなたの従業員も経験しているでしょう。

Salesforceの調査によると、経営者、従業員、教育者の86%が、非効率なコミュニケーションが職場の失敗の原因であると考えています。

チームワークと化学反応の重要性、そして、それが従業員の生産性や関与、支持に与える影響はもはや無視できないでしょう。 ここでは、ビジネスコミュニケーションプロセスを成功させるための手順を紹介します。

1) ビジネスコミュニケーションの現状を監査し、目標を設定する

ビジネスの段階にかかわらず、ビジネスコミュニケーション計画は必要です。

しかし、今最も改善が必要な分野に焦点を当て、その他の分野には後から取り組めば最も有効なものになるでしょう。

たとえば、コミュニケーションを見直す必要がある理由として、次のようなことが考えられます:

• 従業員の満足度が低い、または離職率が高い
• 会社全体の生産性が期待よりも低い
• 急成長に伴い、情報の把握ができない
• リモートワークによる情報の透明性の欠如

これらの複数、またはまったく別のシナリオがある場合もあります。 それを特定し、それに基づいてビジネスコミュニケーションプロセスの目標を設定します。 たとえば、次のような目標が考えられます。

• 具体的な社員の離職率や満足度
• 顧客の満足度
• 完成したプロジェクトの数
• 部門間の交流数

…などなどです。

2) 組織の中核となるグループとその相互関係を特定する

組織の構造とその機能発揮に関わるすべてのグループを調べる

機能発揮に情報を必要とするすべてのグループをメモしておく。 これには、

• 水平方向の分類、すなわち部門（オペレーション、マーケティング、デザイン、人事、セールス、カスタマーサポート、財務など）
• 垂直方向の分類：チームのプロ、チームリーダー、部門マネージャー、役員
• 外部グループ：顧客、サプライヤー、パートナーなど

ここから、彼らが継続して行う仕事と彼らに期待する結果を検討しましょう。

会社の規模によっては、大きな作業になるかもしれませんので、十分な時間をかけてください。

• どのチームや人が、日常的に誰と話さなければならないのか？ 週次、隔週、月次ではどうでしょうか。
• 進行中の危機がある場合にのみ発生するコミュニケーションは何でしょうか。
• マネージャーやチームリーダーはどのようにして部門の進捗を維持しているのでしょうか。
• 不要な会議や会話を減らす可能性のあるナレッジライブラリはありますか？
• 社内の他の人からの承認が必要なプロジェクトやプロセスはどれですか？

最低でも、これらの回答から、指定された時間枠ですべてを実現するために必要な電子メール、メッセージ、電話、会議、文書の量を知ることができます。

3) コミュニケーション方法の定義

次に、ビジネスコミュニケーションの目標と、会社の中核グループ間の相互作用に合わせて、コミュニケーション方法を選択します。

先に説明したコミュニケーション手法のリストを確認し、自社独自のものがあれば追加してください。

• Webベースのコミュニケーション
• 電話会議
• テレビ会議
• 対面式ミーティング
• 報告書や公式文書
• プレゼンテーション
• フォーラムボードやFAQ
• アンケート
• 顧客管理活動

あなたの組織が目標を達成するために不可欠なのはどれですか。 オプションで、導入に抵抗がありそうなものは何でしょうか。 また、多くのツールを追加するリスクがあり、簡素化すべきものはどれでしょうか。

特定のニーズについて現実的に考えてみてください。

たとえば、全員が同じオフィスで働く 5 人のスタートアップ企業は、次のことに重点を置くでしょう:

• Webベースのコミュニケーション
• 対面ミーティング
• 顧客管理

50 人の完全遠隔の企業は、次のことにもっとリソースを投資することになるでしょう。

• 電話およびビデオ会議
• プロセスを熱心に追跡できるようにするための文書整理

大きなグローバル企業では、おそらく上記のすべてのコミュニケーション手段を使用し、それらの多くに専門のチームを持つことになるでしょう。

4) 適切なツールを選択する

それぞれの目的に対して、どのツールが絶対に最適かを定義したハンドブックはありません。 Google Drive 対 Dropbox。

Gmail 対 Outlook。Slack 対 Nextiva Chat。

ソフトウェア ツールのリストを提供してそのままにしておくことはできませんが、正しいツールを選択する際のヒントは以下のとおりです：

• 重要なドキュメントやその他のデータを保存するために、クラウド ストレージを使用すること。 自動同期とバックアップを有効にして、ヒューマン エラーや手動での情報保存のし忘れを防ぎます。
• 電子メールとカレンダーには、単一のプラットフォームを使用します。 例えば、ある人はSlackを使い、他の人はGmailのハングアウトを使っていると、摩擦が生じ、コミュニケーションが遅くなります。
• 多くの会議がリモートで行われる場合は、使いやすく、信頼できるビジネスVoIP電話システムを導入する。
• 声のトーンとブランド要素の使用を詳細に示すブランドと編集のガイドラインを作成する。 このようにして、すべてのコミュニケーションは、社内外で統一されます。

5) プロセスを文書化する

最後に、この設定を通して行ったすべてのことを記録し、組織全体で見える共有文書にします。

こうすることで、各従業員は意図的に作成されたコミュニケーションプランを参照し、置かれている状況に応じた最善の行動を決定できます。

この文書は、新しく入社した従業員がすべてのツールやベストコミュニケーション手法を容易に把握するのにも役立ちます。

Your Company Success Starts With Communication

Poor communication carries too many risks to an organization to count.

Great communication, brings an opportunity for outstanding employee and customer engagement.

Great communication, but also a opportunity for a outstanding employee and customer engagement.

Great communication, but a opportunity for an attitude with the best communication.

関連項目: 明確さ、より重要な成果、および収益と利益の成長を実現します。 VoIP 電話とは何か & どのように機能するのか？

ビジネス コミュニケーション システムを導入しているか、まだ導入していないかにかかわらず、次のことを忘れないでください。

• 社内のコミュニケーションの現状を踏まえ、企業としてのコミュニケーション目標を設定し、見直す
• 企業の業務を遂行するプロセスに関わるすべての人を特定する
  • 企業としてのコミュニケーション目標を設定し、見直す。
  • お互いのコミュニケーションのニーズを分析し、情報の流れを可能にする方法を特定する
  • 特定した方法を可能にする最適なツールやプラットフォームを探す
  • この設定を組織全体で透過的に共有する

  結果として、幸せで生産的な人々がプロジェクトに取り組み、関わるすべての人にとって有益な結果を生み出すために興奮している姿が見えてくるでしょう。

  

  Gaetano DiNardi は Nextiva の Director of Demand Generation で、メジャーリーグ、Pipedrive、Sales Hacker および Outreach.io といったブランドで成功を収めた実績のある人物です。 マーケティング以外では、Fat JoeやShaggyなどのメジャーなアーティストと仕事をし、ターボチャージがかかるような音楽を作るのが好きな、熟練の音楽プロデューサー兼ソングライターでもあります。 連絡は、LinkedIn.

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