Den ultimative tjekliste for udlejer og lejer

Livscyklussen for et forhold mellem udlejer og lejer begynder med det første kontaktpunkt i forbindelse med den ledige lejebolig og slutter ved tilbagelevering af lejerens depositum ved fraflytning.

Langt hen ad vejen er der flere interaktioner, der vil definere dit udlejer-lejerforhold. Med så mange lejere er det vigtigt at holde styr på dine pligter, når det drejer sig om effektiv forvaltning af dine beboere og om at holde dine ejendomme rentable.

Spørger du dig selv, hvad det kræver at være udlejer, og hvordan du håndterer et potentielt udlejer-lejerforhold? Denne ultimative tjekliste for udlejere og lejere tager dig gennem livscyklussen for et udlejere-lejerforhold, fra indflytning til udflytning.

Hvor du kaster dig ud i udlejningsforvaltningsspillet, vil du opdage, at et af de bedste værktøjer, du kan bruge til effektivt at forvalte dit udlejer-lejerforhold, er en softwareplatform til ejendomsadministration. Den rigtige software vil give dig muligheder for at håndtere hvert trin på din tjekliste for udlejer-lejer med succes.

Trin et – at finde en ny lejer

Det øjeblik du opdager, at en ejendom vil være ledig, skal du begynde din søgning efter den næste lejer. De fleste lejekontrakter kræver, at lejerne skal give en eller anden form for varsel, før de forlader en ejendom. Du kan bruge denne tid til at begynde din søgning efter en ny lejer, som kan flytte ind, når lejemålet bliver ledigt, hvilket begrænser den tid, ejendommen vil være ledig. Jo mindre tomgangstid, jo flere penge vil du generere på ejendommen.

For at finde din næste lejer er du nødt til at:

• Opret en annonce for ledig lejebolig, der fremhæver de funktioner, der findes på en tjekliste for lejer
• Offentliggør lejeboligannoncen på dit websted og del annoncen til dit syndikeringsnetværk for lejeboligannoncer og på din konto på de sociale medier
• Aftal aftaler for at vise lejeren den ejendom til interesserede lejeansøgere
• Indhent lejeansøgninger og ansøgningsgebyrer
• Gennemfør lejerscreening og gennemgå lejerbaggrundsrapporter om dine lejeansøgere
• Godkend en kvalificeret lejer til din udlejning
• Hvis din lejer har et kæledyr til en kæledyrs-venlig udlejning, skal du følge dine procedurer for screening af kæledyr
• Indformér andre lejeboligansøgere om, at lejemålet er blevet besat

Strin to – Udarbejdelse og underskrivelse af lejekontrakt

Når det er godkendt, skal du samarbejde med din kvalificerede lejeboligansøger om at underskrive en lejekontrakt, hvilket gør vedkommende til en officiel fremtidig lejer af din ejendom. En underskrevet lejekontrakt vil være den kontrakt, der garanterer, at lejeren vil flytte ind i din ejendom og være ansvarlig for at betale husleje i henhold til vilkårene i lejekontrakten.

Hvor du sender lejekontrakten til din fremtidige lejer til underskrift, skal du tage følgende skridt:

• Udarbejd en lejekontrakt eller find en juridisk lejekontraktskabelon online.
• Sørg for, at din lejekontrakt er lovlig. Få din lejekontrakt gennemgået af en autoriseret advokat, der er bekendt med lovgivningen om udlejere og lejere i dit område. Nogle stater og amter kræver, at specifikke vilkår eller afsnit skal indgå i alle lejekontrakter. Du behøver ikke at få en advokat til at gennemgå din lejekontrakt før hvert lejemål, men det er en god idé at gøre det mindst én gang og tjekke med dem rutinemæssigt for at sikre, at intet er ændret.

Lejemålets underskriftsproces

Under lejemålets underskriftsproces vil du enten dele lejemålet online, så din kommende lejer kan underskrive det elektronisk, eller mødes personligt for at få din lejer til at underskrive lejemålet fysisk.

Som en del af processen for underskrivelse af lejekontrakten vil du gerne:

• Gennemgå vigtige vilkår i lejekontrakten med din fremtidige lejer
• Kræv, at lejerne indleder vigtige dele af lejekontrakten for at sikre, at de forstår deres ansvar som beboer i din ejendom
• Gennemgå, hvor meget husleje der skal betales, hvilken dag det skal betales, når huslejen betragtes som forsinket, og hvordan forsinkede huslejebetalinger vil blive håndteret
• Indhent indflytningsmidler, herunder et sikkerhedsdepositum, eventuelle ekstra gebyrer og den første måneds husleje. Tjek din stats og lokale lov om udlejere og lejere for at se, om du lovligt har lov til at opkræve sidste måneds husleje fra dine beboere. Nogle udlejere vælger at vente med at opkræve den første måneds husleje til den første dag i lejemålet.
• Lad dine lejere underskrive lejekontrakten
• Signér selv lejekontrakten, også kendt som kontrasignering
• Diskuter detaljerne for indflytningsdagen med din nye lejer

Strin tre – klargøring af ejendommen

Tiden mellem lejerne, hvor du forbereder ejendommen til en ny beboer, kaldes lejerskiftet.

Hvis din ejendom blev efterladt funklende ren af den tidligere beboer, undrer du dig måske over, om udlejere skal gøre rent mellem lejerne? I de fleste tilfælde er det en god idé at få tæpperne professionelt renset inden et nyt lejemål og enten hyre et rengøringshold eller selv gøre ejendommen grundigt ren. Dette skridt giver en uberørt ejendom til din næste lejer og giver dig et godt udgangspunkt for den stand, som du forventer, at ejendommen vil blive leveret tilbage til dig ved den næste lejers lejemåls ophør.

For at forberede ejendommen til en ny lejer vil du ønske at:

• Fuldfør en udflytningsinspektion med din tidligere beboer
• Indhent nøglerne fra den tidligere lejer, og overvej at skifte låsene, hvis du mener, at ejendommens sikkerhed er blevet kompromitteret
• Fiks eventuelle skader og fuldfør eventuelle reparationer, mens enheden er ledig
• Mens enheden er ledig, skal du male enheden og rense tæpperne, hvis det er nødvendigt.
• Giv din tidligere lejers depositum tilbage med en liste over specificerede fradrag, hvis du var forpligtet til at udbedre skader forårsaget under lejemålet
• Gør ejendommen grundigt ren med hjælp fra en professionel service eller på egen hånd

Strin fire – Indflytning af en lejer

På den første dag i lejemålsperioden skal ejendommen være klar og forberedt til, at den nye lejer kan flytte ind. Som en del af indflytningsprocessen skal du sikre dig, at alle papirer er blevet indsamlet og gennemgået, at huslejen er betalt og er aktuel, at du udfylder en tjekliste for lejergennemgangen og byder din nye lejer velkommen.

Det kan være nyttigt at følge denne tjekliste for udlejere, når en lejer flytter ind:

• Gennemgå lejekontraktens papirarbejde og sørg for, at alt er underskrevet og fuldstændigt
• Indhent eventuel skyldig husleje eller yderligere gebyrer, før du overdrager nøglerne
• Forstil velkomstpapirerne, en velkomstpakke til nye lejere, og en tjekliste for indflytning til din lejer
• Giv din lejer oplysninger om, hvordan han/hun skal gennemføre sin indflytningsinspektion, og på hvilken dag tjeklisten for indflytning skal returneres til dig

Stræk 5 – Forvaltning af lejekontrakten

I hele lejeperioden er dine hovedmål at opkræve leje fra din lejer, vedligeholde ejendommen, overholde din udlejers lejelovgivning, pleje dit forhold mellem udlejer og lejer og kommunikere effektivt med din lejer.

For at administrere dit lejemål effektivt bør du gøre følgende:

• Hold dig til de vilkår, der er beskrevet i lejekontrakten, herunder forfaldsdatoer for huslejen
• Giv dine lejere nemme måder at betale husleje på, via et online huslejebetalingssystem eller ved at udnytte enkle kontantbetalingsmuligheder for husleje
• Udnyt de nyttige funktioner, der er tilgængelige i din ejendomsadministrationssoftware

For at vedligeholde ejendommen bør du:

• Giv lejerne en nem løsning til at rapportere vedligeholdelsesproblemer
• Svar på og behandl vedligeholdelsesproblemer på passende vis
• Find en tjekliste til periodisk inspektion af lejemålsenheder, som du kan bruge under dine rutinemæssige inspektioner

Som udlejer skal du sørge for, at du altid følger dine lokale, statslige og nationale love for udlejer og lejer. Disse love vil vejlede dig om den bedste måde at håndtere visse situationer på lovligt.

For eksempel er der udlejer lejer love om:

• En udlejers ret til at komme ind i ejendommen
• Hvor lang varsel der skal gives, før huslejen hæves
• Hvordan man håndterer brud på lejekontrakten
• Krav og ansvar for snerydning
• Implicit garanti for beboelighed
• Implicit garanti for rolig nydelse
• Nødvendige udlejeroplysninger, som du skal fortælle din lejer
• Hvordan man lovligt smider en lejer ud

Disse love er blot nogle få eksempler på de mange regler, som du bliver nødt til at forstå og overholde i din tid som udlejer. Det kan være nyttigt at melde sig ind i en lokal eller statslig udlejersammenslutning for at holde sig ajour med ændringer og opdateringer af udlejers lejelove.

Pleje dit udlejer-lejer-forhold i hele lejemålet med følgende bedste praksis:

• Kontroller-ind hos din lejer i løbet af lejemålet
• Send venlige påmindelser eller meddelelser om sæsonbestemt vedligeholdelse og ejendomsopdateringer
• Følg statens love om at give varsel, før du inspicerer ejendommen
• Svar på vedligeholdelse anmodninger i tide
• Lær at hæve huslejen på en respektabel måde
• Forstå, hvornår det er ok at sige “nej” til dine lejere

Strin 6 – Flytning af en lejer ud

Der kommer et tidspunkt i alle lejemål, hvor din lejer vil flytte ud af ejendommen. Nogle lejere vil blive i din ejendom i årevis (eller årtier!), mens andre vil flytte ud, så snart lejemålet er udløbet. Uanset hvor længe lejeren har boet i ejendommen, vil du gerne oprette en proces til håndtering af en lejers fraflytning.

I nogle tilfælde vil en lejer give meddelelse om, at han/hun flytter ud, i andre tilfælde vil lejeren blot planlægge at flytte ud ved udløbet af lejemålet og behøver ikke at give meddelelse herom. Uanset situationen er det en god idé at kommunikere med dine lejere og forstå deres planer om at fraflytte ejendommen.

Når det er tid for en lejer at flytte ud, skal du følge disse trin:

• Festlæg, hvilken dag din lejer vil forlade ejendommen, og aflever nøglerne tilbage til din lejer
• Forstil lejeren instruktioner om udflytning, herunder hvilke skridt lejeren skal følge for at bringe ejendommen tilbage til den stand, den var i før indflytning med hensyn til rengøring og reparationer
• Fuldfør en inspektion før udflytning for at hjælpe din lejer med at få mere af sit depositum tilbage
• Fortæl din lejer, hvor meget en forholdsmæssig leje vil være, hvis lejeren fraflytter midt på måneden
• Få en plan på plads, hvis lejeren ikke er flyttet ud inden den aftalte-aftalte dag og tidspunkt
• Kontakt dine leverandører, og hav dem klar til at tage sig af rengøring og reparationer i løbet af vinduet for lejerudskiftning
• Fuldfør en udflytningsinspektion, når ejendommen er rømmet
• Følg din stats lovgivning vedrørende fradrag for depositum og tilbagebetaling af depositumsmidler til din lejer

Do it Again!

Godt tillykke, du har med succes gennemført en fuld livscyklus for udlejere og lejere. Husk at begynde at markedsføre din udlejning, så snart du har modtaget meddelelse om, at din nuværende lejer har til hensigt at forlade ejendommen. Hvis du følger disse trin, vil det hjælpe dig med at få succes med at administrere dine lejemålsenheder som udlejer.

Udlejerværktøjer til succes

Et af de bedste værktøjer, du kan bruge til effektivt at administrere dit udlejer-lejerforhold, er en softwareplatform til ejendomsadministration. Den rigtige software vil give dig muligheder for at håndtere hvert trin på din tjekliste for udlejer-lejer med succes.

Med ejendomsadministrationssoftware vil du være i stand til at spore kommende lejemålsudløb, markedsføre ledige stillinger, indsamle lejeansøgninger, bestille lejerscreeningrapporter, sende og underskrive lejekontrakter online, indsamle online huslejebetalinger, spore forsinkede huslejebetalinger, indsamle og organisere vedligeholdelsesanmodninger, sende meddelelser, påmindelser, e-mails og sms’er direkte til dine lejere og gennemføre indflytnings- og udflytningsinspektioner med en mobilapp. Mens der er flere systemer til udlejere på markedet, er Rentec Direct en kraftfuld softwaremulighed til ejendomsadministration for at strømline dit forhold mellem udlejer og lejer og finde succes som udlejer.

Relateret læsning til dig:

• Den bedste måde at indsamle huslejebetalinger hver måned
• Underholdsudgifter til dine udlejningsejendomme
• Hvor meget koster lejerskiftet virkelig?