Alle bør være bekendt med invitationer. På et eller andet tidspunkt i vores liv har vi modtaget invitationer, utallige af dem helt sikkert, og hver især dækker en bestemt begivenhed, hvor vores tilstedeværelse er meget værdsat. Et typisk eksempel på et indbydelsesbrev vil indeholde oplysninger om værten, tidspunktet, datoen og stedet for arrangementet. Det vil også angive, hvordan man vil acceptere invitationen.
Invitationsbreve
#01
#02
#03
#04
#05
#06
#07
#08
#09
Hvad er et indbydelsesbrev?
Formelt set er et invitationbrev et dokument, der præsenterer en anmodning om, at en person, en gruppe af personer eller en organisation deltager i en begivenhed. Afhængigt af lejligheden kan brevet enten være uformelt eller formelt. Du kan udskrive det på den gammeldags måde eller sende det via e-mail. Disse breve findes i to hovedtyper:
- Invitationsbrev til visum
Dette brev er til en person, der bor i et land og bliver inviteret til at besøge i et andet land. Formatet af denne meddelelse adskiller sig fra de sædvanlige breve med invitationer til sociale arrangementer. Når du inviterer en person til dit land, skal du formatere brevet på en sådan måde, at gæsten vil kunne bruge det til en visumansøgning. - Indbydelsesbreve til arrangementer
Der findes to slags indbydelsesbreve til arrangementer, som er:
et brev til de personer, der vil have en særlig rolle i en begivenhed
et brev til de personer, der skal deltage i en begivenhed
Invitationsbreve til visum
#10
#11
#12
#13
#14
#15
#16
#17
#18
#19
Strukturering af dit indbydelsesbrev
At skrive et veludformet, formelt indbydelsesbrev kan være tidskrævende, især hvis du ikke ved, hvor og hvordan du skal starte. For at lette udarbejdelsen af et sådant brev er der her nogle tips, der kan hjælpe dig. Først skal du finde svarene på disse spørgsmål:
- Hvem?
Det drejer sig om dem, du vil invitere til arrangementet. I relation hertil, kan disse deltagere også invitere andre? - Hvad og Hvorfor?
Dette henviser til årsagen eller formålet med affæren. Der kan være flere grunde til invitationen. - Hvor?
Dette henviser til stedet, hvor arrangementet finder sted. Er stedet passende, og vil der være behov for at reservere stedet? - Hvornår?
Dette henviser til datoen og tidspunktet for affæren. Du kan fastsætte tidspunktet på forhånd, eller du kan diskutere det senere.
Når du har besluttet dig for svarene på disse spørgsmål, kan du begynde at skrive dit eksempel på indbydelsesbrev:
- Emnelinje
En vigtig faktor at tænke på, når du skriver et indbydelsesbrev til forretningsmøder, er emnelinjen. I de fleste tilfælde er det en afgørende faktor for modtageren, om han vil åbne dit brev. En nem måde at sikre, at dit brev bliver taget i betragtning, er ved at inkludere emnets fornavn. - Åbning
Åbningslinjen i dit brev vil være de første ord, som modtageren vil se, når han åbner dit dokument. Du har brug for en linje, der fanger læserens opmærksomhed og opfordrer ham til at gå videre til de næste linjer. Husk, at det første indtryk er vigtigt.
En god åbning vil også sætte stilen og tonen i hele brevet. Du kan basere åbningslinjen på dit tidligere forhold til læseren. Om tonen i dit brev vil være formel og streng eller lidt mere afslappet, afhænger af, hvor godt du kender læseren. - Anledning
Nævn i dit brev årsagen til invitationen. Dette vil give læseren mulighed for at have tilstrækkelig tid til at forberede sig. Hvis der er en dagsorden for mødet, skal du vedlægge den til dit brev. Du behøver ikke at skrive en meget detaljeret beskrivelse af mødet. Det kan overvælde læseren, som derfor måske mister interessen. Et godt forslag er at nævne de emner, der skal drøftes, i punktform. - Detaljer
Indfør detaljer om rammerne i din invitation. Angiv sted og tidspunkt for arrangementet. Dette vil sikre, at modtageren vil være til stede som planlagt. Til tider dog, når du ikke har et sæt planer, vil det være bedst at lade dine inviterede vælge ved at give dem mulighed for “hvad der passer dem bedst.”
Det vil helt sikkert være noget i deres favør, da det vil give dem mulighed for at bestemme hvor og hvornår. Du får måske endda en hurtigere respons. For aftaler med din chef eller andre medarbejdere i en højere stilling kan du tilføje en kalender og give dem mulighed for at vælge datoen. - RSVP-anmodning
Der er mange tilfælde, hvor en person modtager en invitation til en begivenhed, og værten senere finder ud af, at han ikke havde planer om at deltage. Dette kan være meget frustrerende og dyrt. Men du kan nemt undgå disse situationer ved at tilføje RSVP-anmodningen til brevet. - Afslutning
Brug afsluttende bemærkninger, som vil opmuntre den inviterede til at svare på din invitation. I stedet for de alt for velkendte sætninger til din afslutning kan du prøve at bruge mere opmuntrende linjer. Dette vil give dig en større sandsynlighed for at få et svar på dit brev med denne sætning. Glem heller ikke at medtage din underskrift eller e-mail-signatur i din afslutning. Brugen af en sådan gør brevet lidt mere dybdegående.
Skabelon til invitationer
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
Hvordan kan jeg skrive et invitationbrev til et amerikansk visum?
En invitation til visum er et dokument, der er udarbejdet af en person med lovligt ophold eller en borger i et land, som bekræfter, at vedkommende er villig til at acceptere en person fra et andet land på sin bopæl. Den inviterede kan enten være en familieven eller en slægtning, som vil bo hos værten i hele opholdets varighed.
Bemærk dog, at selv et formelt invitationsbrev ikke er en garanti for, at ansøgeren vil modtage et visum.
Der er andre visumkrav, som du skal opfylde, såsom midler til underhold, bevis for, at der er stærke bånd mellem de to lande, bevis for, at det udstedte visum vil blive brugt på passende visummål. Ansøgeren vil også gennemgå den sædvanlige ansøgningsproces, før han/hun modtager et visum.
For udstedelse af et amerikansk turistvisum skal ansøgeren indsende et invitationbrev til visumansøgning. Men som tidligere nævnt er invitationen ikke en garanti for udstedelse af et visum, og det er ikke et krav at fremlægge dette, men det er stadig tilrådeligt at fremlægge det. Værten skal opfylde nogle specifikke krav for at gøre indbydelsesbrevet gyldigt:
- Må være lovligt permanent bosiddende eller statsborger i USA
- Sagsøgeren skal være værtens familiemedlem, slægtning eller ven, kæreste eller veninde
- Må have et sted i landet, der er registreret
- Må have tilstrækkelig plads til at huse ansøgeren
At udfærdige et invitationbrev til visumformål kan føles intimiderende for både vært og gæst, men processen med at udfærdige et sådant er ikke så vanskelig. Brevet skal adresseres til en konsulær embedsmand, en embedsmand fra ambassaden eller ansøgeren selv. Ansøgeren skal være yderst omhyggelig, hvor han i dokumentet skal give alle de nødvendige oplysninger som f.eks:
- Værtens fulde navn
- Værtens fødselsdato
- Værtens adresse og kontaktnummer i usa
- Værtens erhverv
- Værtens status værtens status i usa
- En kopi af et dokument, der beviser værtens status i usa
- Værtens underskrift
- Værtens fulde navn
- Søgers fulde navn
- Fødselsdato for den pågældende Ansøgerens fødselsdato
- Ansøgerens adresse og kontaktnummer
- Ansøgerens forhold til værten
- Årsagen til ansøgerens rejse
- Specifikke datoer, der angiver, hvor længe ansøgeren planlægger at opholde sig i usa
- Specifikke oplysninger om ansøgerens leveomkostninger og indkvartering
Skal du rette invitationen til ansøgeren, behøver tonen i brevet ikke at være alt for formel. Dette vil indikere, at ansøgeren og værten har et tæt eller venskabeligt forhold.
Formelle indbydelsesbreve
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
Bør et indbydelsesbrev være notarielt bekræftet?
Der er også spørgsmålet om notariel bekræftelse. Mange mennesker spørger, om der er behov for at få sponsor- eller indbydelsesbreve notarielt bekræftet. Mange siger, at de ikke har fået deres breve notarielt bekræftet, mens andre siger, at de har fået det. Der er ikke noget specifikt svar på denne forespørgsel. Nogle lande forventer dog, at du får brevene notarielt bekræftet.
Det bedste, du kan gøre, er at gennemgå visumkontorets krav, som vil behandle din gæsts ansøgning. Hvis du f.eks. inviterer din onkel fra Beijing til at besøge dig i New York, skal du søge efter USA’s visumkontor i Kina. Derfra kan du gennemgå kravene. Du skal også huske på, at kravene kan ændre sig fra tid til anden. Det er derfor en god idé at undersøge disse krav, hver gang du udarbejder et invitationbrev.
Når du har fundet siden, skal du gå ind på sidens side om visum og søge efter kravene, når du søger om et visum. Generelt er det, du skal bruge til visumansøgninger, i form af en tjekliste. Ud fra denne liste kan du bekræfte, hvilke dokumenter der skal notariseres. Dette kan endda omfatte dit indbydelsesbrev. Men det bedste råd her er at få alle dine dokumenter notarielt bekræftet, fordi det vil vise, at dokumenternes ægthed.
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
#49
#50