Tablas, cuadros y gráficos

Una de las cosas buenas de los cursos de escritura técnica es que la mayoría de los trabajos tienen tablas, cuadros y gráficos, o al menos deberían tenerlos. Muchos de los escritos técnicos profesionales contienen todo tipo de tablas, gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de líneas, diagramas de flujo, etc. Una vez que se acostumbre a incluir estos elementos en sus escritos, debería considerarse obligado a utilizarlos siempre que la situación los requiera de forma natural.

Recursos adicionales

Casi todo lo que quería saber sobre la elaboración de tablas y figuras. Un recurso fantástico del Departamento de Biología, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tablas

Las tablas, por supuesto, son esas filas y columnas de números y palabras, principalmente números. Permiten un acceso rápido y una comparación relativamente fácil de la información. Si los datos se ordenan cronológicamente (por ejemplo, las cifras de ventas durante un período de diez años), la tabla puede mostrar las tendencias, es decir, los patrones de aumento o disminución de la actividad. Por supuesto, las tablas no son necesariamente los medios más vívidos o dramáticos para mostrar tales tendencias o relaciones entre los datos; para eso están los cuadros y los gráficos (que se tratan en la siguiente sección).

Usos de las tablas. El mayor uso de las tablas es para los datos numéricos. Imagine que está comparando diferentes modelos de impresoras láser en términos de características físicas como la altura, la profundidad, la longitud, el peso, etc. Perfecto para una tabla.

Sin embargo, no se encierre en la idea de que las tablas son estrictamente para datos numéricos. Siempre que se den situaciones en las que se discutan varias cosas sobre las que se proporcionen las mismas categorías de detalles, se tiene una posibilidad para una tabla. Por ejemplo, imagina que comparas varios modelos de impresora láser: dirás la misma categoría de cosas sobre cada impresora (su coste, velocidad de impresión, costes de suministro, condiciones de garantía, etc.). Este es el material ideal para una tabla, y serían principalmente palabras en lugar de números (y en este caso, probablemente querría dejar la discusión textual donde está y «re-presentar» la información en forma de tabla.

Formato de tabla. En su forma más simple, una tabla es un grupo de filas y columnas de datos. En la parte superior de cada columna hay un título de columna, que define o identifica el contenido de esa columna (y a menudo indica la unidad de medida). En el borde izquierdo de la tabla puede haber encabezados de fila, que definen o identifican el contenido de esa fila. Las cosas se complican cuando las filas o columnas deben agruparse o subdividirse. En estos casos, hay que crear subtítulos de fila o columna. Esto se ilustra aquí:

Formato para tablas con filas y columnas agrupadas o subdivididas. Observe que el título de la tabla va por encima de la tabla.

Tradicionalmente, el título de una tabla se coloca en la parte superior de la tabla o es la primera fila de la tabla. Si el contenido de la tabla es obvio y no hay necesidad de cruzar la tabla desde cualquier otro lugar del informe, puede omitir el título.

En cuanto a las pautas específicas de estilo y formato de las tablas, tenga en cuenta lo siguiente:

• Haga referencia a la tabla en el texto que la precede. Explique el significado general de los datos de la tabla; no espere que los lectores lo averigüen por sí mismos.
• ¡No abrume a los lectores con monstruosas tablas de 11 columnas y 30 filas! Simplifique los datos de la tabla hasta reducirlos a la cantidad de datos que ilustran su punto de vista, sin distorsionar, por supuesto, esos datos.
• No ponga la palabra o la abreviatura de la unidad de medida en cada celda de una columna. Por ejemplo, en una columna de medidas en milímetros, no pongas «mm» después de cada número. Pon la abreviatura entre paréntesis en el encabezamiento de la columna o fila.
• Alinea los números a la derecha o con decimales en las columnas. Si el 123 y el 4 estuvieran en una columna, el 4 estaría justo debajo del 3, no del 1.
• Normalmente, las palabras en las columnas están justificadas a la izquierda (aunque ocasionalmente verá columnas de palabras todas centradas).
• Los títulos de las columnas están centrados sobre las columnas de datos numéricos (formando una forma de T); alineados a la izquierda con las columnas de texto. La alineación de los títulos de las columnas con los datos reales de las columnas es variable. Si tiene una columna de palabras de dos o tres letras, probablemente querrá centrar el encabezamiento de la columna sobre esos datos, aunque sean palabras y no números. (Haciendo esto, se evita una columna de aspecto extraño en forma de L.)
• Cuando haya algún punto especial que necesite hacer sobre uno o más de los elementos de la tabla, utilice una nota a pie de página en lugar de atascar la tabla con la información.

Producir tablas. Normalmente, se tomará prestada una información en la que se produce una buena tabla. Si se trata de una tabla sencilla sin demasiadas filas y columnas, vuelve a escribirla tú mismo en tu propio documento (pero recuerda documentar de dónde la has tomado prestada en el título de la figura). Sin embargo, si se trata de una tabla grande con muchos datos, está justificado escanearla, capturar la pantalla o fotocopiarla y llevarla a su informe de esa manera.

Si utiliza OpenOffice, Word o WordPerfect, acostúmbrese a utilizar las herramientas de generación de tablas. No tiene que dibujar las líneas y otros detalles de formato.

Ocasionalmente, en los borradores de informes técnicos, la información se presenta en forma de texto normal que podría presentarse mejor en forma de tabla (o cuadro). Asegúrese de revisar sus borradores en busca de material que pueda transformarse en tablas.

Formato para tablas. Esté atento a las oportunidades para convertir el texto en tabla, como en este ejemplo.

Cuadros y gráficos

Los cuadros y gráficos son, en realidad, otra forma de presentar los mismos datos que se presentan en tablas, aunque más espectacular e interesante. Al mismo tiempo, sin embargo, se obtiene menos detalle o menos precisión en un cuadro o gráfico que en la tabla. Imagina la diferencia entre una tabla de cifras de ventas de un periodo de diez años y un gráfico de líneas de esos mismos datos. En el gráfico se obtiene un mejor sentido de la tendencia general, pero no la cantidad exacta de dólares.

Requisitos de formato. Cuando cree tablas y gráficos, tenga en cuenta estos requisitos (la mayoría de estos elementos se ilustran a continuación):

• Etiquetas de los ejes-En los gráficos de barras y de líneas, no olvide indicar lo que representan los ejes x e y. Un eje podría indicar millones de dólares; el otro, segmentos de cinco años desde 1960 hasta el presente.
• Claves (leyendas)-Los gráficos de barras, los gráficos de líneas y los gráficos circulares suelen utilizar un color, un sombreado o un estilo de línea especial (sólido o discontinuo). Asegúrese de indicar lo que significan; tradúzcalos en una clave (un recuadro) en algún lugar no utilizado del cuadro o gráfico.


Ejemplo de un gráfico. Observe que el título de la figura se coloca debajo del gráfico.

• Títulos de las figuras: para la mayoría de los cuadros y gráficos, querrá incluir un título, en muchos casos, un título numerado. Los lectores necesitan saber qué están viendo. Y no olvides citar la fuente de cualquier información que hayas tomado prestada para crear el gráfico. La regla estándar sobre cuándo numerar las figuras o tablas es la siguiente: si se hace referencia a la figura o tabla en otra parte del texto.
• Referencias cruzadas-Siempre que utilice un gráfico o una tabla, no olvide poner una referencia cruzada en el texto relacionado. Con esa referencia cruzada, proporcione alguna explicación de lo que ocurre en el gráfico, cómo interpretarlo, cuáles son sus tendencias básicas, etc.
  
  Ejemplo de gráfico de columnas. Fíjate en que el texto situado encima y debajo del gráfico llama la atención sobre el mismo e indica brevemente su significado.
  
  Ejemplo de un gráfico circular. Fíjate en que los trozos van en el sentido de las agujas del reloj, de mayor a menor (aproximadamente). Fuente: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Documentación-Cuando tome prestada información para crear un gráfico, asegúrese de utilizar el formato estándar para indicar la fuente. Consulte la sección sobre la documentación de la información prestada (ya sea textual o gráfica). No importa cómo importe el gráfico a su informe: toda la información es prestada, que algún alma valiente y noble trabajó duro para desarrollar y que merece el crédito por ese esfuerzo.

Producir cuadros y gráficos. Al igual que con las ilustraciones, tienes estas opciones para crear cuadros y gráficos: capturar la pantalla, escanear, fotocopiar, generar los tuyos con un software y dibujar los tuyos propios.

Citar las fuentes de las tablas, cuadros y gráficos: indicar las fuentes

Como se ha mencionado anteriormente, es perfectamente legal tomar prestadas las tablas: copiarlas, fotocopiarlas, escanearlas o extraer subconjuntos de datos de ellas. Pero está obligado a citar las fuentes de las tablas, cuadros y gráficos, al igual que las palabras que toma prestadas. Normalmente, esto se hace en el título de la tabla o en una nota a pie de página justo debajo de la tabla. Compruebe el ejemplo de la tabla mostrada anteriormente. Para más detalles sobre el contenido de la cita de la fuente, consulte la documentación de la sección.

Directrices generales para tablas, cuadros y gráficos-un repaso

Las secciones anteriores establecen una serie de directrices comunes que es necesario exponer en un solo lugar.

• Tenga cuidado con las áreas de su texto en las que discute muchos datos numéricos en relación con dos o más cosas-eso es ideal para las tablas o incluso los cuadros o gráficos.
• Esté atento a las áreas de su texto en las que defina una serie de términos, lo que es ideal para las tablas.
• Siempre discuta las tablas en el texto anterior. No se limite a lanzar una tabla, un gráfico o un cuadro sin explicar. Oriente a los lectores hacia ellos; explique su significado básico.
• Asegúrese de que sus tablas, diagramas y gráficos sean apropiados para su audiencia, tema y propósito; no acribille a los principiantes con construcciones masivas y altamente técnicas que no puedan entender.
• Use un título a menos que la tabla, el diagrama y el gráfico sean muy informales. Recuerde que el título va justo encima de la tabla; para los cuadros y gráficos, debajo.
• Alinee a la izquierda las palabras y frases en las columnas de la tabla (incluyendo el título de la columna). Alinear a la derecha los datos numéricos en las columnas de la tabla (pero centrar el título de la columna). Un buen detalle es poner un poco de margen derecho en estos datos alineados a la derecha para que se desplacen hacia el centro de la columna en lugar de permanecer atascados en el borde derecho.
• Algunos creen que es más fácil para los lectores comparar verticalmente que horizontalmente. Si usted cree eso, formatee sus tablas de manera que sus columnas contengan la información a comparar. Por ejemplo, si estuviera comparando coches, tendría columnas para el MPG, el precio, etc..
• Indique la fuente de las tablas, cuadros y gráficos que ha tomado prestados, ya sea en parte o en su totalidad. Esto puede hacerse en el título o en una nota a pie de página. Esto se explica en la sección sobre documentación y se ilustra aquí en este capítulo.
• Indique la identificación de los valores de medición en los títulos de las columnas o filas, no en cada celda.
• Cruce las referencias de todas las tablas, cuadros y gráficos del texto anterior. En la referencia cruzada, indique el número (si se trata de una tabla formal con título), indique el tema de la tabla y proporcione la información explicativa que sea necesaria.

Agradecería sus opiniones, reacciones y críticas sobre este capítulo: su respuesta-David McMurrey.