Tabele, diagrame, grafice

Unul dintre lucrurile plăcute la cursurile de scriere tehnică este că majoritatea lucrărilor conțin tabele, diagrame și grafice – sau cel puțin așa ar trebui. O mulțime de scrieri tehnice, profesionale, conțin tot felul de tabele, diagrame circulare, diagrame cu bare, grafice cu linii, diagrame de flux și așa mai departe. Odată ce ați prins gustul de a pune aceste lucruri în scrierile dumneavoastră, ar trebui să vă considerați obligat să le folosiți ori de câte ori situația le-ar cere în mod natural.

Resurse suplimentare

Aproape tot ce ați vrut să știți despre realizarea tabelelor și figurilor. O resursă fantastică de la Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tabele

Tabelele, bineînțeles, sunt acele rânduri și coloane de numere și cuvinte, mai ales numere. Ele permit accesul rapid la informații și compararea relativ ușoară a acestora. Dacă datele sunt aranjate cronologic (de exemplu, cifrele de vânzări pe o perioadă de zece ani), tabelul poate arăta tendințe – modele de creștere sau scădere a activității. Desigur, tabelele nu sunt neapărat cele mai vii sau dramatice mijloace de a arăta astfel de tendințe sau relații între date – de aceea avem diagrame și grafice (discutate în secțiunea următoare).

Utilități pentru tabele. Cea mai mare utilizare a tabelelor este pentru date numerice. Imaginați-vă că comparați diferite modele de imprimante laser în ceea ce privește caracteristicile fizice, cum ar fi înălțimea, adâncimea, lungimea, greutatea și așa mai departe. Perfect pentru un tabel.

Cu toate acestea, nu vă blocați în ideea că tabelele sunt strict pentru date numerice. Ori de câte ori aveți situații în care discutați mai multe lucruri despre care oferiți aceleași categorii de detalii, aveți o posibilitate pentru un tabel. De exemplu, imaginați-vă că ați compara mai multe modele de imprimante laser: ați spune aceeași categorie de lucruri despre fiecare imprimantă (costul acesteia, viteza de imprimare, costurile de aprovizionare, condițiile de garanție și așa mai departe). Acesta este un material ideal pentru un tabel și ar fi în mare parte cuvinte mai degrabă decât numere (și în acest caz, probabil că ați dori să lăsați discuția textuală acolo unde este și să „re-prezentați” informația sub formă de tabel.

Formatul tabel. În forma sa cea mai simplă, un tabel este un grup de rânduri și coloane de date. În partea de sus a fiecărei coloane se află un titlu de coloană, care definește sau identifică conținutul acelei coloane (și adesea indică unitatea de măsură). Pe marginea stângă a tabelului pot fi titluri de rând, care definesc sau identifică conținutul rândului respectiv. Lucrurile se complică atunci când rândurile sau coloanele trebuie să fie grupate sau subdivizate. În astfel de cazuri, trebuie să creați subtitluri de rând sau de coloană. Acest lucru este ilustrat aici:

Formatul pentru tabele cu rânduri și coloane grupate sau subdivizate. Observați că titlul tabelului merge deasupra tabelului.

În mod tradițional, titlul unui tabel este plasat deasupra tabelului sau este primul rând al tabelului. În cazul în care conținutul tabelului este evident și nu este necesar să se facă trimiteri încrucișate la tabel din altă parte a raportului, puteți omite titlul.

În ceea ce privește directivele specifice de stil și formatare a tabelelor, țineți cont de următoarele:

• Referiți-vă la tabel în textul care precede imediat tabelul. Explicați semnificația generală a datelor din tabel; nu vă așteptați ca cititorii să-și dea seama singuri în întregime.
• Nu copleșiți cititorii cu tabele monstruoase de 11 coloane și 30 de rânduri! Simplificați datele din tabel doar la acea cantitate de date care vă ilustrează punctul de vedere – fără a denatura, desigur, acele date.
• Nu puneți cuvântul sau abrevierea pentru unitatea de măsură în fiecare celulă a unei coloane. De exemplu, într-o coloană de măsurători toate în milimetri, nu puneți „mm” după fiecare număr. Puneți abrevierea în paranteze în titlul coloanei sau al rândului.
• Aliniați la dreapta sau cu zecimale numerele din coloane. Dacă 123 și 4 ar fi într-o coloană, 4 ar fi chiar sub 3, nu sub 1.
• În mod normal, cuvintele din coloane sunt justificate la stânga (deși ocazional veți vedea coloane de cuvinte toate centrate).
• Capitolele coloanelor sunt centrate peste coloanele de date numerice (formând o formă de T); aliniate la stânga cu coloanele de text. Alinierea titlurilor de coloană față de datele columnare efective este variabilă. Dacă aveți o coloană de cuvinte din două sau trei litere, probabil că veți dori să centrați titlul coloanei peste aceste date, chiar dacă este vorba de cuvinte și nu de numere. (Procedând astfel, se evită o coloană cu aspect ciudat, în formă de L.)
• Când există un punct special pe care trebuie să-l faceți cu privire la unul sau mai multe elemente din tabel, folosiți o notă de subsol în loc să aglomerați tabelul cu informația respectivă.

Producția de tabele. În mod normal, veți împrumuta informații în care apare un tabel bun. Dacă este un tabel simplu, fără prea multe rânduri și coloane, rescrieți-l dvs. în propriul document (dar nu uitați să documentați de unde l-ați împrumutat în titlul figurii). Cu toate acestea, dacă este un tabel mare, cu multe date, este justificat să îl scanați, să îl capturați pe ecran sau să îl fotocopiați și să îl aduceți în raportul dumneavoastră în acest mod.

Dacă folosiți OpenOffice, Word sau WordPerfect, obișnuiți-vă să folosiți instrumentele de generare de tabele. Nu trebuie să desenați liniile și alte detalii de formatare.

Ocazional, în rapoartele tehnice brute, informațiile sunt prezentate sub formă de text curent obișnuit care ar putea fi mai bine prezentate sub formă de tabel (sau tabelar). Asigurați-vă că vă uitați din nou peste schițele dvs. pentru a găsi materiale care pot fi transformate în tabele.

Formatul pentru tabele. Fiți atenți la oportunitățile de a transforma textul în tabel, ca în acest exemplu.

Cartete și grafice

Cartetele și graficele sunt de fapt doar un alt mod de a prezenta aceleași date care sunt prezentate în tabele – deși unul mai dramatic și mai interesant. În același timp, însă, într-o diagramă sau într-un grafic obțineți mai puține detalii sau mai puțină precizie decât în tabel. Imaginați-vă diferența dintre un tabel cu cifrele de vânzări pentru o perioadă de zece ani și un grafic liniar pentru aceleași date. Obțineți un sens mai bun al tendinței generale în grafic, dar nu și suma exactă în dolari.

Recomandări de formatare. Când creați diagrame și grafice, țineți cont de aceste cerințe (cele mai multe dintre aceste elemente sunt ilustrate mai jos):

• Etichete pentru axe – În diagramele cu bare și graficele liniare, nu uitați să indicați ce reprezintă axele x și y. O axă ar putea indica milioane de dolari; cealaltă, segmente de cinci ani din 1960 până în prezent.
• Chei (legende) – Diagramele cu bare, graficele cu linii și diagramele circulare folosesc adesea culori speciale, nuanțe sau un stil de linii (solide sau punctate). Asigurați-vă că indicați ce înseamnă acestea; transpuneți-le într-o cheie (o casetă) într-un loc nefolosit din diagramă sau grafic.


Exemplu de grafic. Observați că un titlu de figură este plasat sub grafic.

• Titluri de figuri-Pentru majoritatea diagramelor și graficelor, veți dori să includeți un titlu, în multe cazuri, un titlu numerotat. Cititorii au nevoie de o modalitate de a ști la ce se uită. Și nu uitați să citați sursa oricărei informații pe care ați împrumutat-o pentru a crea graficul. Regula standard privind momentul în care trebuie să numerotați figurile sau tabelele este următoarea: dacă faceți trimitere la figură sau tabel în altă parte în text.
• Referințe încrucișate-De fiecare dată când folosiți o diagramă sau un grafic, nu uitați să puneți o referință încrucișată la acesta din textul aferent. Odată cu această trimitere încrucișată, oferiți o explicație a ceea ce se întâmplă în grafic, cum să îl interpretați, care sunt tendințele sale de bază și așa mai departe.
  
  Exemplu de grafic în coloană. Observați că textul de deasupra și de sub grafic atrage atenția asupra graficului și indică pe scurt semnificația acestuia.
  
  Exemplu de grafic circular. Observați că feliile merg în sensul acelor de ceasornic de la cel mai mare la cel mai mic (aproximativ). Sursă: „Sursa: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Documentare-Când împrumutați informații pentru a crea un grafic, asigurați-vă că utilizați formatul standard pentru a indica sursa. Consultați secțiunea privind documentarea informațiilor împrumutate (fie textuale, fie grafice). Nu contează cum importați graficul în raportul dvs. – toate sunt informații împrumutate, pe care un suflet curajos și nobil a muncit din greu pentru a le dezvolta și care merită credit pentru acest efort.

Producția de diagrame și grafice. Ca și în cazul ilustrațiilor, aveți aceste opțiuni pentru a crea diagrame și grafice: capturarea ecranului, scanarea, fotocopierea, generarea propriilor diagrame și grafice cu ajutorul unui software și desenarea acestora.

Citarea surselor de tabele, diagrame și grafice: indicarea surselor

După cum am menționat mai devreme, este perfect legal să împrumutați tabele – să copiați, să fotocopiați, să scanați sau să extrageți subseturi de date din ele. Dar sunteți obligat să vă citați sursele pentru tabele, diagrame și grafice la fel ca și pentru cuvintele pe care le împrumutați. În mod normal, acest lucru se face fie în titlul tabelului, fie într-o notă de subsol chiar sub tabel. Consultați exemplul din tabelul prezentat anterior. Pentru detalii despre conținutul citării sursei, consultați secțiunea documentație.

Direcții generale pentru tabele, diagrame, grafice – o trecere în revistă

Secțiunile anterioare enunță o serie de instrucțiuni comune care trebuie enunțate toate la un loc. Acestea sunt importante!

• Atenție la zonele din textul dumneavoastră în care discutați o mulțime de date numerice în legătură cu două sau mai multe lucruri – acest lucru este ideal pentru tabele sau chiar diagrame sau grafice.
• Atenție la zonele din textul dvs. în care definiți o serie de termeni – asta este ideal pentru tabele.
• Discuți întotdeauna tabelele în textul anterior. Nu aruncați pur și simplu un tabel, un grafic sau o diagramă fără explicații. Orientați cititorii spre el; explicați-le semnificația de bază.
• Asigurați-vă că tabelele, diagramele și graficele dvs. sunt adecvate publicului, subiectului și scopului – nu-i zăpăciți pe începători cu construcții masive, foarte tehnice, pe care nu le pot înțelege.
• Utilizați un titlu, cu excepția cazului în care tabelul, diagrama și graficul sunt foarte informale. Amintiți-vă că titlul merge chiar deasupra tabelului; pentru diagrame și grafice, dedesubt.
• Aliniați la stânga cuvintele și frazele din coloanele tabelelor (inclusiv titlul coloanei). Aliniați la dreapta datele numerice în coloanele tabelului (dar centrați titlul coloanei). O notă drăguță este aceea de a pune un pic de marjă dreaptă pe aceste date aliniate la dreapta, astfel încât acestea să se deplaseze în centrul coloanei, în loc să rămână blocate pe marginea din dreapta.
• Cei care cred că este mai ușor pentru cititori să compare pe verticală decât pe orizontală. Dacă credeți acest lucru, formatați-vă tabelele astfel încât coloanele să conțină informațiile care urmează să fie comparate. De exemplu, dacă ați compara mașini, ați avea coloane pentru MPG, preț și așa mai departe.
• Indicați sursa tabelelor, diagramelor și graficelor pe care le-ați împrumutat fie parțial, fie în întregime. Acest lucru se poate face în titlu sau într-o notă de subsol. Acest lucru este explicat în secțiunea privind documentația și este ilustrat aici, în acest capitol.
• Indicați identificarea valorilor de măsurare în titlurile coloanelor sau ale rândurilor – nu în fiecare celulă.
• Faceți trimiteri încrucișate la toate tabelele, diagramele și graficele din textul precedent. În referința încrucișată, dați numărul (dacă este un tabel formal cu titlu), indicați subiectul tabelului și furnizați informații explicative, dacă este necesar.

Aș aprecia gândurile, reacțiile, criticile dumneavoastră cu privire la acest capitol: răspunsul dumneavoastră-David McMurrey.