PROCEDURI DE TRATARE A PLÂNGERILOR DE LA OCR1

U.S. Department of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

PDF (121K)

OCR aplică următoarele legi:

• Titlul VI din Civil Rights Act of 1964, care interzice discriminarea pe bază de rasă, culoare sau origine națională;
• Titlul IX din Education Amendments of 1972, care interzice discriminarea pe bază de sex;
• Secțiunea 504 din Rehabilitation Act of 1973, care interzice discriminarea pe bază de handicap;
• Age Discrimination Act of 1975, care interzice discriminarea pe baza vârstei;
• Titlul II din Americans with Disabilities Act of 1990, care interzice discriminarea pe baza dizabilității;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, care interzice refuzul accesului la sau alte forme de discriminare împotriva cercetașilor sau a altor titluri 36 U.S.U.C. grupuri de tineri în școlile primare publice, școlile secundare publice, agențiile locale de educație și agențiile de educație de stat care au un forum deschis sau un forum public limitat desemnat.

EVALUARE

OCR evaluează informațiile scrise pe care le primește pentru a determina dacă acestea constituie o plângere care face obiectul unei prelucrări ulterioare. În caz afirmativ, OCR stabilește dacă poate investiga plângerea. OCR face această determinare cu privire la fiecare acuzație din plângere. De exemplu, OCR trebuie să stabilească dacă OCR are autoritatea legală de a investiga plângerea; adică, dacă plângerea invocă o încălcare a uneia sau mai multor legi pe care OCR le aplică. De asemenea, OCR trebuie să stabilească dacă plângerea a fost depusă la timp. În general, o plângere trebuie să fie depusă la OCR în termen de 180 de zile calendaristice de la data presupusei discriminări.2 În cazul în care plângerea nu este depusă la timp, reclamantul trebuie să prezinte motivul întârzierii și să solicite o derogare de la această cerință de depunere. OCR va decide dacă va acorda sau nu derogarea. În plus, OCR va stabili dacă plângerea conține suficiente informații despre presupusa discriminare pentru a trece la investigație. În cazul în care OCR are nevoie de mai multe informații pentru a clarifica plângerea, va contacta reclamantul; iar reclamantul are la dispoziție 14 zile calendaristice pentru a răspunde la cererea de informații a OCR, cu excepția cazului în care reclamantul a solicitat timp suplimentar pentru a furniza informațiile.

Câteva dintre motivele pentru care OCR a respins o plângere includ:

• OCR nu are autoritatea legală de a investiga plângerea;
• Plângerea nu menționează o încălcare a uneia dintre legile pe care OCR le aplică;
• Plângerea nu a fost depusă în timp util (în termen de 180 de zile calendaristice de la data presupusei discriminări) și nu a fost acordată o derogare de la cerința de punctualitate;
• Plângerea este speculativă, concludentă sau incoerentă sau nu este suficient de detaliată pentru a deduce discriminarea, iar reclamantul nu furnizează informațiile pe care OCR le solicită în termen de 14 zile calendaristice de la solicitarea OCR, cu excepția cazului în care reclamantul solicită timp suplimentar pentru a furniza informațiile solicitate;
• Alegațiile ridicate de plângere au fost rezolvate și, prin urmare, nu mai sunt adecvate pentru investigație;
• Plângerea a fost investigată de o altă agenție federală, statală sau locală pentru drepturile civile sau prin intermediul procedurilor interne de plângere ale beneficiarului, inclusiv a procedurilor de proces echitabil, și a existat un proces de soluționare comparabil în conformitate cu standardele juridice care sunt acceptabile pentru OCR sau, dacă este încă în curs de soluționare, OCR anticipează că va exista un proces de soluționare comparabil în conformitate cu standardele juridice care sunt acceptabile pentru OCR. OCR îl va informa pe reclamant că poate depune din nou plângerea în termen de 60 de zile de la finalizarea acțiunii celeilalte entități;
• Aceleași acuzații sau acuzații similare, bazate pe aceleași fapte operative, au fost depuse de reclamant împotriva aceluiași beneficiar într-o instanță de stat sau federală. OCR îl va informa pe reclamant că poate depune din nou plângerea în termen de 60 de zile de la încheierea procedurii judiciare, dacă nu s-a luat o decizie privind fondul cauzei sau nu s-a ajuns la o soluționare a plângerii în instanță;

Deschiderea plângerii pentru investigare

Dacă OCR decide că va investiga plângerea, va emite scrisori de notificare către reclamant și beneficiar. Deschiderea unei plângeri pentru investigare nu implică în niciun fel faptul că OCR a luat o decizie cu privire la fondul plângerii. În timpul investigației, OCR este un examinator neutru al faptelor. OCR va colecta și analiza dovezile relevante de la reclamant, de la beneficiar și din alte surse, după caz. OCR se va asigura că acțiunile pe care le întreprinde în cadrul investigațiilor sunt suficiente din punct de vedere juridic, susținute de dovezi și că dispun asupra acuzațiilor formulate în plângere.

INVESTIGAREA PLÂNGERII

OCR poate utiliza o varietate de tehnici de constatare a faptelor în cadrul investigației sale privind o plângere. Aceste tehnici pot include examinarea dovezilor documentare prezentate de ambele părți, realizarea de interviuri cu reclamantul, cu personalul beneficiarului și cu alți martori, și/sau vizite la fața locului. La încheierea investigației sale, OCR va stabili, cu privire la fiecare acuzație, dacă:

• Nu există probe suficiente pentru a susține concluzia că beneficiarul nu a respectat legea, sau
• O preponderență a probelor susține concluzia că beneficiarul nu a respectat legea.

Determinarea OCR va fi explicată într-o scrisoare de constatare trimisă reclamantului și beneficiarului. Scrisorile de constatare conțin constatări de investigație specifice faptelor și dispoziții privind cazurile individuale. Scrisorile de constatare nu sunt declarații formale ale politicii OCR și nu trebuie să se bazeze pe acestea, să fie citate sau interpretate ca atare. Declarațiile oficiale de politică ale OCR sunt aprobate de un funcționar al OCR autorizat în mod corespunzător și sunt puse la dispoziția publicului.

Rezolvarea plângerii după o constatare de neconformitate

În cazul în care OCR stabilește că un beneficiar nu a respectat legea (legile) privind drepturile civile pe care OCR le aplică, OCR va contacta beneficiarul și va încerca să obțină disponibilitatea acestuia de a negocia un acord de soluționare voluntară. În cazul în care beneficiarul este de acord să soluționeze plângerea, acesta va negocia și va semna un acord scris de soluționare care descrie acțiunile de remediere specifice pe care beneficiarul le va întreprinde pentru a aborda domeniul (domeniile) de neconformitate identificate de OCR. Termenii și obligațiile acordului de soluționare, dacă vor fi îndeplinite în totalitate, vor remedia încălcarea (încălcările) identificată (identificate) în conformitate cu legea (legile) aplicabilă (aplicabile) privind drepturile civile. OCR va monitoriza punerea în aplicare de către beneficiar a termenilor și obligațiilor din acordul de soluționare pentru a verifica dacă acțiunile de remediere convenite de către beneficiar sunt puse în aplicare în mod corespunzător.

În cazul în care beneficiarul nu este de acord să își corecteze nerespectarea legii (legilor) privind drepturile civile prin încheierea unui acord de soluționare, OCR poate iniția o procedură de suspendare, încetare sau refuz de a acorda sau de a continua asistența financiară federală beneficiarului sau poate trimite cazul la Departamentul de Justiție.

REZOLVAREA PLÂNGERII ÎNAINTE DE CONCLUZIA INVESTIGAȚIEI

Rezolvarea facilitată între părți:

Rezolvarea facilitată între părți (FRBP) permite părților (reclamantul și beneficiarul care face obiectul plângerii) o oportunitate de a rezolva rapid acuzațiile din plângere; în general, la scurt timp după ce plângerea a fost deschisă pentru investigație. În cazul în care ambele părți sunt dispuse să încerce această abordare și dacă OCR stabilește că FRBP este adecvată, OCR va facilita discuțiile de soluționare între părți și va lucra cu părțile pentru a le ajuta să înțeleagă standardele juridice și posibilele căi de atac. Personalul desemnat de OCR pentru a efectua FRBP nu va fi cel desemnat pentru investigarea plângerii.

OCR nu aprobă, nu semnează și nu avizează niciun acord încheiat între părți ca urmare a FRBP, iar OCR nu monitorizează acordul. Cu toate acestea, în cazul în care beneficiarul nu respectă termenii acordului, reclamantul poate depune o altă plângere la OCR în termen de 180 de zile de la data discriminării inițiale sau în termen de 60 de zile de la data la care reclamantul ia cunoștință de nerespectarea acordului, oricare dintre aceste date este ulterioară.

Acord de soluționare încheiat în timpul unei investigații

O plângere poate fi, de asemenea, soluționată înainte de încheierea unei investigații, în cazul în care beneficiarul își exprimă interesul de a soluționa plângerea și OCR stabilește că este oportună soluționarea plângerii deoarece investigația OCR a identificat probleme care pot fi abordate printr-un acord de soluționare. Dispozițiile acordului de soluționare trebuie să fie legate de acuzațiile și de dovezile obținute în timpul investigației și vor fi în conformitate cu reglementările aplicabile. OCR va informa beneficiarul că acest proces de soluționare este voluntar înainte de a proceda la soluționarea în temeiul acestei secțiuni și va notifica reclamantul cu privire la interesul beneficiarului pentru soluționare. OCR va monitoriza un acord de soluționare încheiat cu beneficiarul înainte de încheierea unei investigații . După ce beneficiarul semnează acordul de soluționare, OCR va emite o scrisoare de soluționare, care va aborda toate acuzațiile din cazul soluționat în conformitate cu secțiunea 302 din CPM.

Recurs

OCR oferă reclamanților posibilitatea de a face recurs împotriva unei (unor) decizii bazate pe o constatare de neconformitate [secțiunea 303(a) din CPM al OCR] și împotriva respingerilor bazate pe secțiunile 108(a), (b), (c), (d), (h) și (i) din CPM al OCR. Contestația poate fi depusă pe cale electronică, prin poștă sau prin fax. Reclamantul trebuie fie să trimită electronic un formular de apel completat, fie să trimită o declarație scrisă de cel mult zece (10) pagini (la două rânduri, dacă este dactilografiată) la Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202; dacă este trimisă prin e-mail, la [email protected]; dacă este trimisă prin fax, la 202-453-6012. Data de depunere a unui apel transmis prin poștă este data ștampilei poștale sau data transmiterii electronice sau prin fax.

În apel, reclamantul trebuie să explice de ce consideră că informațiile factuale au fost incomplete sau incorecte, că analiza juridică a fost incorectă sau că nu a fost aplicat standardul juridic corespunzător, precum și modul în care corectarea oricărei (oricăror) erori ar schimba rezultatul cazului; în caz contrar, apelul poate fi respins.

Un recurs trebuie să fie depus în termen de 60 de zile calendaristice de la data indicată pe scrisoarea de constatare sau de respingere. Se poate acorda o derogare de la termenul de 60 de zile în cazul în care reclamantul nu a putut depune apelul în termenul de 60 de zile din cauza unei boli sau a altor circumstanțe, sau din cauza unor circumstanțe generate de acțiunea OCR care au afectat negativ capacitatea reclamantului de a depune apelul la timp.

OCR va transmite o copie a apelului reclamantului către beneficiar. Beneficiarul are opțiunea de a trimite către OCR un răspuns la apelul reclamantului. Orice răspuns la apelul reclamantului trebuie trimis la OCR în termen de 14 zile calendaristice de la data la care OCR a transmis o copie a apelului reclamantului către beneficiar.

OCR va emite o decizie scrisă privind apelul către părți.

INFORMAȚII SUPLIMENTARE

Dreptul de a depune o acțiune judiciară separată

Pretendentul poate avea dreptul de a intenta o acțiune în instanța federală, indiferent de concluziile OCR. OCR nu reprezintă reclamantul în procesarea cazului, astfel încât, dacă reclamantul dorește să depună o acțiune în instanță, acesta trebuie să o facă prin intermediul propriului avocat sau pe cont propriu prin intermediul biroului grefierului pro se al instanței.

În cazul în care un reclamant invocă o discriminare interzisă de Legea din 1975 privind discriminarea pe motive de vârstă, o acțiune civilă în instanța federală poate fi introdusă numai după ce reclamantul a epuizat căile de atac administrative. Căile de atac administrative sunt epuizate atunci când a avut loc una dintre următoarele situații:

1. au trecut 180 de zile de când reclamantul a depus plângerea la OCR și OCR nu a făcut nicio constatare; sau
2. OCR emite o constatare în favoarea beneficiarului. În acest caz, OCR îl va notifica imediat pe reclamant și va furniza informații suplimentare cu privire la dreptul de a depune o acțiune în încetare.

Prohibiție împotriva intimidării sau represaliilor

Un beneficiar aflat sub jurisdicția Departamentului de Educație nu poate intimida, amenința, constrânge sau exercita represalii împotriva oricărei persoane care afirmă un drept protejat de legile privind drepturile civile pe care OCR le aplică sau care cooperează la o investigație. Orice persoană care consideră că a fost intimidată sau că a făcut obiectul unor represalii ar trebui să depună o plângere la OCR.

Utilizarea în scop de investigație a informațiilor personale

Pentru a investiga o plângere, este posibil ca OCR să aibă nevoie să colecteze și să analizeze informații personale, cum ar fi dosarele studenților sau dosarele de angajare.
The Privacy Act of 1974, 5 U.S.C. § 552a (Privacy Act), Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, și Freedom of Information Act (FOIA), 5 U.S.C. §552, reglementează utilizarea informațiilor personale care sunt transmise tuturor agențiilor federale și componentelor individuale ale acestora, inclusiv OCR. Legea privind confidențialitatea protejează persoanele fizice împotriva utilizării abuzive a informațiilor personale deținute de guvernul federal. Aceasta se aplică înregistrărilor care sunt păstrate de guvernul federal și care sunt recuperate dintr-un sistem de înregistrări prin numele persoanei, numărul de securitate socială sau alt identificator personal. Reglementează colectarea, păstrarea, utilizarea și diseminarea informațiilor cu caracter personal din registrele conținute în sistemele de registre ale guvernului federal.

Informațiile pe care OCR le colectează sunt analizate de personalul autorizat din cadrul agenției și vor fi utilizate de OCR numai pentru activități autorizate de respectare și aplicare a drepturilor civile. Cu toate acestea, pentru a investiga sau a soluționa o plângere, este posibil ca OCR să fie nevoit să dezvăluie anumite informații unor persoane din afara agenției pentru a verifica faptele sau a aduna informații suplimentare. Astfel de detalii ar putea include, de exemplu, numele, vârsta sau starea fizică a persoanei care este presupusul subiect al discriminării. De asemenea, este posibil ca OCR să fie nevoit să dezvăluie informații solicitate în temeiul FOIA, care oferă publicului dreptul de acces la documentele agențiilor federale. Dezvăluirea se va face numai în conformitate cu Legea privind confidențialitatea, FERPA și FOIA.

Cu toate acestea, OCR poate dezvălui presei sau publicului larg anumite informații despre plângerea dumneavoastră, inclusiv numele destinatarului; data la care a fost depusă plângerea; tipul de discriminare inclus în plângere; data la care plângerea a fost soluționată, respinsă sau închisă; motivele de bază ale deciziei OCR; sau alte informații conexe. Orice informație pe care OCR o comunică presei sau publicului larg nu va include numele reclamantului sau numele persoanei în numele căreia a fost depusă plângerea.

FOIA oferă publicului dreptul de acces la documentele agențiilor federale. Indivizii pot obține elemente din multe categorii de înregistrări ale guvernului federal, nu doar materiale care îi privesc personal. OCR trebuie să onoreze cererile de înregistrări în temeiul FOIA, cu unele excepții. În cazul în care înregistrările sunt acoperite de Legea privind confidențialitatea, acestea trebuie să fie solicitate în temeiul FOIA. În general, OCR nu este obligat să elibereze înregistrări în timpul procesului de evaluare și investigare a cazului sau în timpul procedurilor de aplicare a legii, în cazul în care se poate aștepta în mod rezonabil ca eliberarea să interfereze cu sau să afecteze capacitatea OCR de a-și face treaba. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). De asemenea, o agenție federală nu este obligată să elibereze dosare dacă acestea sunt documente pre-decizionale care ar face obiectul anumitor privilegii în cadrul unui litigiu. A se vedea 5 U.S.C. § 552(b)(5). O agenție federală poate refuza o cerere de documente în cazul în care divulgarea acestora ar duce sau s-ar putea aștepta în mod rezonabil să ducă la o încălcare nejustificată a vieții private a unei persoane. 5 U.S.C. § 552(b)(6) și (7)(C), cum ar fi dosarele medicale, care pot fi refuzate în cazul în care divulgarea acestora ar constitui o invazie nejustificată în mod clar a vieții private.

.