Listă de verificare pentru instruirea noilor angajați

De ce ar trebui să investiți în instruirea noilor angajați

Instruirea îi ajută pe noii angajați:

• Înțelege cum funcționează departamentul lor și compania dumneavoastră
• Învață ce linii directoare folosiți și ce politici aplicați
• Întocmește posturile de lucru cu instrumentele și tehnologia necesare
• Se familiarizează cu cerințele postului lor

Câteva instruiri sunt comune pentru toți angajații (de ex.ex. prezentarea generală și politicile companiei.) Altele sunt mai specifice rolului. De exemplu:

• Noi dezvoltatori sunt instruiți cu privire la arhitectura produsului, servere și limbaje de codare.
• Noi vânzători sunt instruiți cu privire la caracteristicile produsului, prețuri și concurență.

Iată o serie de liste de verificare pentru instruirea noilor angajați pentru a vă ajuta să creați o experiență de integrare reușită, începând de dinainte de prima zi a noului angajat și până la trei luni după ce acesta începe.

Înainte de prima zi a noului angajat

Întoarceți câteva resurse utile în avans pentru a economisi timp pentru instruire și pentru a-i ajuta pe noii angajați să vină pregătiți la noul lor loc de muncă. Iată câteva lucruri pe care trebuie să le faceți înainte ca noii dvs. angajați să înceapă:

• În trimiteți o agendă pentru prima zi, astfel încât să știe la ce să se aștepte (includeți orice întâlniri 1:1, demonstrații sau instruiri relevante pentru rolul noului angajat.)
• În trimiteți manuale și instrucțiuni despre cum să configurați conturile corporative (de ex. e-mailul companiei.)
• Întoarceți o copie digitală sau tipărită a manualului dvs. pentru angajați, astfel încât noii angajați să poată arunca o privire și să pregătească orice întrebări pe care le-ar putea avea.

În prima zi a noului dvs. angajat

Formație de prezentare generală a companiei

Utilizați această prezentare generală pentru a explica modul în care sunt structurate departamentele dvs. Puteți prezenta această prezentare generală la grupuri, dacă există mai mulți angajați noi care încep în aceeași zi. Pentru a facilita discuția, asigurați-vă că fiecare grup este restrâns (nu mai mult de trei sau patru angajați.)

Iată ce trebuie să includeți într-un training de prezentare generală a companiei:

• Prezentați istoricul companiei dvs. și declarația de misiune.
• Afișați cronologia companiei dvs. cu principalele realizări.
• Furnizați o copie a organigramei dvs. și indicați unde se situează noul angajat în cadrul acesteia.
• Oferiți explicații detaliate ale structurilor și rolurilor departamentelor.
• Furnizați orice demonstrație de produs de care noul angajat ar putea avea nevoie.
• Să rezervați timp pentru ca noul angajat să pună întrebări.

Părtășiți fișiere relevante, fie în format digital, fie în format tipărit, la sfârșitul fiecărei prezentări, astfel încât noii angajați să le poată citi mai târziu, dacă doresc.

Formarea privind politicile companiei

În timpul prezentării privind politicile companiei, evidențiați cele mai importante lucruri pe care noii angajați trebuie să le știe și răspundeți la întrebările acestora.

Iată ce trebuie să includeți într-o instruire privind politicile companiei:

• Descrieți regulile de la locul de muncă (de exemplu, orele, pauzele, utilizarea dulapurilor și a brelocului de chei.)
• Descrieți tipurile de concediu la care este eligibil noul angajat (boală, concediu etc.) și când poate începe să plece în concediu.
• Explicați cerințele dvs. pentru munca la distanță, dacă este relevant.
• Explicați procesul de evaluare a performanțelor.
• Solicitați noilor angajați să revizuiască și să semneze orice acord de confidențialitate sau de nedivulgare.
• Furnizați un document de întrebări frecvente cu privire la cele mai populare politici ale companiei.

Formarea privind pachetul de beneficii

Planurile de asigurări și de opțiuni de cumpărare de acțiuni pot fi dificil de înțeles. În timpul acestei instruiri, explicați beneficiile dvs. în termeni simpli. Clarificați orice acțiuni pe care angajații trebuie să le întreprindă pentru a-și folosi pachetele de beneficii. Răspundeți la întrebările pe care aceștia le au. Dacă este necesar, obțineți copii semnate ale contractelor.

Iată cum să realizați o instruire privind beneficiile angajaților:

• Prezentați toate opțiunile pentru planurile de asigurare de viață și de sănătate și asigurați-vă că noii angajați iau cunoștință de termenii acestora.
• Explicați opțiunile pe acțiuni și furnizați documente care descriu termenii în detaliu.
• Explicați opțiunile și cerințele privind programul de lucru flexibil (de exemplu, cum să solicitați aprobarea pentru munca la distanță.)
• Descrieți modul de utilizare a tuturor beneficiilor de formare și dezvoltare disponibile, cum ar fi bugetele pentru educație.
• Descris orice plan de telefonie mobilă și/sau beneficii de rambursare a mașinii de serviciu pe care le oferiți.
• Prezentați detaliile programelor de wellness sau ale avantajelor de sănătate (de ex.ex. abonament la sală de sport cu reducere.)

Curs de instruire specifică rolurilor

În cadrul acestei instruiri, managerii care fac angajări explică structura și rolurile echipei, stabilesc așteptările pentru succes și îi pregătesc pe noii angajați cu instrumente și resurse utile.

Iată ce ar trebui să includă managerii de angajare în instruirile specifice rolului:

• Descrieți sarcinile noului angajat (de exemplu, o zi obișnuită la locul de muncă.)
• Prezentați instrumentele specifice postului pe care le va folosi noul angajat.
• Furnizați o listă de resurse utile pentru a găsi răspunsuri la întrebările frecvente.
• Afișați și explicați rapoartele care urmăresc indicatorii cheie de performanță ai echipei.
• Prezentați obiectivele de afaceri legate de postul și echipa noului angajat.
• Explicați rolurile diferiților membri ai echipei și modul în care noul angajat va lucra cu aceștia.
• Programați întâlniri individuale regulate cu noul angajat.
• Programați întâlniri individuale introductive între noul angajat și membrii echipei.

Configurare și formare IT

Personalul IT ar trebui să ajute noii angajați să își configureze stațiile de calculator și să se asigure că toate sistemele sunt funcționale. De asemenea, ar trebui să îi ghideze pe noii angajați în ceea ce privește confidențialitatea datelor, securitatea sistemului și utilizarea corectă a software-ului și a hardware-ului.

Iată ce trebuie inclus într-un training de configurare IT:

• Asigurați-vă că noii angajați au acces la instrumentele și manualele necesare pentru a utiliza hardware-ul și software-ul.
• Verificați dacă noii angajați au configurat conturile companiei (de exemplu, e-mail) și oferiți asistență, dacă este necesar.
• Asigurați-vă că toți noii angajați înțeleg și semnează acordurile de confidențialitate a datelor.
• Ajutați-i pe noii angajați să configureze setările de conectare WLAN (computer și mobil.)
• Ajutați angajații să instaleze software antivirus.
• Configurați-le noilor angajați conturi de securitate cu parole (de ex. LastPass.)
• Descrieți politica privind vizitatorii.
• Învățați-i pe noii angajați cum să-și securizeze stațiile de lucru.

La o lună după ce noul angajat își începe activitatea

Curs de instruire în domeniul securității

În timpul acestei instruiri, un membru al echipei IT sau de securitate ar trebui să descrie obligațiile angajaților privind confidențialitatea datelor și securitatea sistemului. Pentru rolurile în care angajații manipulează date confidențiale ale angajaților sau ale clienților, acordați prioritate formării privind securitatea mai devreme de o lună. În caz contrar, programați această instruire pentru a fi finalizată în prima lună de muncă a noului angajat.

Iată ce trebuie să includeți într-o instruire de securitate pentru noii angajați:

• Prezentați videoclipuri de instruire în domeniul securității și testați cunoștințele angajaților cu privire la protocoalele de securitate (de ex.g chestionare, jocuri de rol.)
• Activați funcțiile care le permit angajaților să acceseze de la distanță software-ul corporativ.
• Dezbateți cele mai bune practici în afara biroului (de exemplu, cum să vă conectați în siguranță la rețelele locale și cum să vă alăturați apelurilor video.)
• Revizuiți măsurile de securitate a stațiilor de lucru.
• Invitați angajații să se alăture unui forum de securitate pe intranetul companiei, astfel încât aceștia să poată pune întrebări (de exemplu, canalul Slack #security, BambooHR.)

Trei luni de la începerea activității noului angajat

Cursuri de formare în domeniul siguranței

Directorul de birou sau un membru al echipei de resurse umane ar trebui să conceapă sesiuni de formare în domeniul siguranței la locul de muncă și să se asigure că toți angajații participă în primele trei luni. Cel mai bine este să efectuați aceste instruiri în grupuri. Atunci când este necesar, colaborați cu profesioniști pe subiecte relevante (de exemplu, invitați formatori de prim ajutor în calitate de instructori.)

Iată cum să-i instruiți pe noii angajați cu privire la practicile de siguranță:

• Organizați un exercițiu de evacuare în caz de urgență.
• Programați o prezentare de prim ajutor.
• Furnizați îndrumări privind utilizarea corectă a materialelor și echipamentelor periculoase.
• Executați un exercițiu de incendiu și descrieți acțiunile de precauție pentru a evita riscurile de incendiu.
• Explicați toate măsurile pe care compania le aplică pentru a proteja bunăstarea angajaților (de exemplu, politici de nefumători.)
• Furnizați sfaturi de ergonomie la birou, inclusiv:
  • Postura bună la birou
  • Înălțimea corespunzătoare a scaunului
  • Ajustarea luminozității monitorului

.