Câte diapozitive ar trebui să am în prezentarea mea PowerPoint?

Când vă planificați următoarea prezentare importantă, poate fi dificil să știți care este numărul maxim de diapozitive. Câte diapozitive să puneți într-o prezentare, pentru a păstra atenția publicului dumneavoastră, este o întrebare mult mai mare decât pare.

Ne-ar plăcea să vă spunem că există un răspuns simplu, dar dacă doriți cu adevărat să creați un argument convingător, există câteva variabile de luat în considerare atunci când planificați numărul de diapozitive din prezentarea dumneavoastră. Și, în ciuda a ceea ce spun alte articole, nu are nimic de-a face cu timpul.

Punem pariu că ați auzit câteva teorii contradictorii pe această temă, așa că ne-am gândit că e timpul să intervenim și noi. Poate ați auzit de regula 10/20/30 a lui Guy Kawasaki. Această regulă afirmă că prezentarea „perfectă” are zece slide-uri, durează 20 de minute și folosește un font de 30 de puncte. Sau poate ați citit că fiecare minut în care vorbiți echivalează cu un diapozitiv afișat în spatele dumneavoastră. S-ar putea chiar să fi descoperit unele teorii mai formulaice și mai complicate decât acestea, în care x = numărul perfect de slide-uri. Pentru a ajunge la x, nu trebuie decât să împarți numărul de persoane din public la câte secunde ai la dispoziție pentru a vorbi, înmulțit cu numărul de pași dintre casa ta și locul de desfășurare, la puterea înălțimii tale în centimetri. Dacă ați parcurs deja o serie de opinii diferite, s-ar putea ca în prezent să strigați „spuneți-mi doar de câte diapozitive nenorocite am nevoie!”

Să-mi spuneți doar de câte diapozitive nenorocite am nevoie!”

Tu

În timp ce multe dintre aceste teorii își au rădăcinile în gândirea inteligentă și, uneori, chiar în știință, noi nu ne putem pune de acord. Sunt pur și simplu prea al naibii de limitative. Oamenii din spatele teoriilor au încercat, probabil, să simplifice prea mult această întrebare complicată, doar pentru a-ți da un răspuns. Dar vreți vreun răspuns? Sau vreți răspunsul corect?

Răspunsul corect este: vă gândiți greșit la prezentări.

Credeți că Jack Kerouac, Graham Greene sau Dan Brown s-au așezat vreodată să scrie cu singura intenție de a ajunge la 432 de pagini? Nu, ei au avut povești de spus și nu a contat câte pagini au avut nevoie pentru a le spune.

Ce te face atât de diferit de Kerouac?

Câte slide-uri până când există un scop?

Scrii o prezentare cu un scop. Există o schimbare pe care doriți să o faceți, iar sarcina dvs. este de a transmite mesajul dvs. în mod convingător, pentru a-i inspira pe toți cei care îl aud să dorească aceeași schimbare. Scopul tău nu este să umpli exact 20 de minute cu exact zece diapozitive. Este nevoie de atâtea slide-uri câte slide-uri sunt necesare.

Nu, nu vă vom lăsa doar cu asta. Nu încercăm să pierdem prieteni, clienți și cititori dragi.

Înțelegem că prezentările au adesea o limită de timp, iar această limită este una pe care trebuie să o luăm în considerare atunci când scriem. Dar această limită trebuie să influențeze numărul de idei pe care încerci să le transmiți, nu să dicteze câte slide-uri intră în prezentarea ta pentru a transmite aceste idei. Pentru că despre asta este vorba cu adevărat aici: despre idei. Pentru o prezentare mai scurtă, va trebui să fiți tăios cu editarea. Pentru a tăia excesul, până când tot ce rămâne este cea mai de impact, piesa centrală delicioasă.

Acest lucru nu înseamnă că, dacă aveți libertatea timpului, ar trebui să îl folosiți pentru a derula fiecare idee pe care ați avut-o vreodată. Dar vă puteți permite luxul de a suprapune idei legate între ele, care toate duc spre o singură concluzie. Să construiți un cuib de idei. Și să susțineți aceste idei cu fapte, cifre, succese anterioare, precum și cu ideile altora.

Atât timp cât ați scris structura narativă detaliată, sau scenariul complet, dacă așa vă simțiți cel mai confortabil, ar trebui să începeți să vă gândiți la diapozitivele PowerPoint.

Dă-le ideilor tale spațiu pentru a respira

Câteodată, fiecare dintre ideile tale merită timpul său pentru a străluci. O pauză dramatică funcționează pentru a lăsa o propoziție de impact să se afunde, oferind publicului un moment pentru a lua în considerare gravitatea cuvântului rostit. Diapozitivele dezordonate au același efect. Dacă încercați să includeți prea multe idei pe un singur diapozitiv, niciuna dintre ele nu va fi înțeleasă sau reținută.

Dacă sunteți la început de drum în lumea comunicării persuasive, o regulă bună de urmat este: o idee, un diapozitiv. Acest lucru va permite ca fiecare idee să aibă momentul său, fără a concura cu oricare dintre celelalte idei. Acest lucru va însemna, de asemenea, că, din punct de vedere vizual, veți avea mai multe oportunități de a vă pune în valoare mesajul. Având mai multe diapozitive cu care să vă jucați, puteți crea modele de prezentări care să vă impună ideile, în loc să încurce și mai mult situația.

Călătoria unei idei:

• introduceți-o
• discutați-o
• susțineți-o
• lăsați-o să se întipărească

și semnalizați introducerea următoarei idei cu un diapozitiv nou-nouț.

Este un ghid excelent, pentru cei lipsiți de încredere, de folosit ca punct de plecare. Nu este o regulă.

Ce contează ca idee?

Acum, aceasta este o întrebare mult mai complicată și una care se va schimba pentru fiecare prezentare. În rolul nostru de ghizi în acest scenariu, dorim să vă oferim un răspuns tangibil la întrebarea dumneavoastră, nu pur și simplu să introducem mai multe întrebări și mai multă confuzie în amestec. La urma urmei, dacă prezentarea dvs. este mâine, iar căutarea dvs. a fost rezultatul unei disperări extreme și poate a unui pic prea mult vin, ei bine, probabil că nu mai citiți acest articol pentru că ați vărsat deja vinul respectiv pe laptop din cauza frustrării. Dar dacă ești încă printre noi, probabil că ești foarte dornic să primești un răspuns chiar acum.

Frustrarea și confuzia nu sunt obiectivele noastre. Pur și simplu vă respectăm prea mult ca să vă mințim. Avem încredere că ați prins tema generală că există multe considerente care intră în numărul de diapozitive al oricărei prezentări care intră pe ușile studioului Buffalo 7. Acum că am abordat acest aspect, vă putem oferi un șablon care să vă ajute pe parcurs.

Dacă ați citit oricare dintre celelalte bloguri ale noastre despre storytelling, știți deja că orice poveste – aceasta include și prezentarea dumneavoastră – are nevoie de un început, un mijloc și un sfârșit. Haideți să defalcăm o structură foarte elementară și numărul de diapozitive însoțitoare, pentru aceste trei secțiuni cheie.

Începutul

Acesta este locul în care stabiliți scena, stârniți interesul publicului, le dați un indiciu despre ce îi așteaptă și stabiliți un teren comun. Ar putea arăta cam așa:

• Diapozitiv titlu: oferiți audienței ceva interesant la care să se uite, în timp ce așteaptă ca prezentarea să înceapă. Un singur diapozitiv.
• Agenda: expuneți călătoria pe care urmează să o parcurgă și de ce va merita. Un diapozitiv.
• Situația actuală: descrieți peisajul așa cum este el în prezent, asigurându-vă că toată lumea este pe aceeași lungime de undă înainte de a porni la drum. Niciun om lăsat în urmă. Un diapozitiv.

Mediu

Aici se intră în partea cu adevărat suculentă a povestirii. Și este, de asemenea, locul unde toate speranțele pe care le aveai de a stoarce un număr definitiv de diapozitive de la noi se vor prăbuși.

Un argument persuasiv trebuie să recunoască provocările publicului dumneavoastră și să propună o soluție pentru fiecare dintre ele. Audiența ta ar putea avea o singură provocare, ar putea avea 50, și aici intervine din nou ambiguitatea. Fiecare provocare are nevoie de o diapozitivă proprie, la fel ca și fiecare soluție.

Dacă audiența dvs. are într-adevăr 50 de provocări, încercați să găsiți teme comune între ele, astfel încât să le puteți aborda ca un grup coeziv, toate sub umbrela unei singure idei. Ființele umane găsesc tiparele reconfortante, așa că vor aprecia gruparea, precum și numărul redus de diapozitive.

Final

Apelul la emoție, arătând că aveți răspunsul la problemele audienței dumneavoastră, este doar o parte a aterizării unui argument persuasiv. Trebuie, de asemenea, să aplicați la logică și să stabiliți credibilitatea. Din nou, acest lucru poate dura un singur diapozitiv, sau poate dura nouă, dar iată câteva îndrumări generale:

• Studii de caz: un studiu de caz pe diapozitiv.
• Cum funcționează: dacă tehnologia, serviciul sau procesul pe care îl propuneți este simplu, arătându-i audienței dvs. cum funcționează poate dura doar un singur diapozitiv. Cu toate acestea, dacă este complicat, va trebui să îl împărțiți în părți componente și să spuneți această poveste pe mai multe slide-uri. Nu uitați, este vorba despre claritate și înțelegere. Este nevoie de atâtea diapozitive câte slide-uri sunt necesare pentru ca informația să fie procesată.
• Despre dumneavoastră: Publicului nu-i pasă atât de mult de modul în care v-ați format sau de locul în care a lucrat CEO-ul dumneavoastră înainte de a veni să fie cu dumneavoastră. Reduceți informațiile despre compania dvs. la ceea ce contează cu adevărat pentru ei și ceea ce va stabili credibilitatea în ochii lor. Dacă ați câștigat premii care dovedesc că inovațiile dvs. sunt cele mai bune din domeniul dvs., arătați-le distincțiile. Dacă partenerul tehnologic cu care lucrați este exclusiv pentru dumneavoastră, anunțați-i. Cele mai eficiente secțiuni „Despre noi” au unul sau cel mult două slide-uri. Evitați cronologia companiei, cu orice preț.

Pentru a încheia, veți dori să rezumați punctele cheie într-un singur diapozitiv. Doar o reamintire blândă a beneficiilor imense pe care le vor primi lucrând cu dumneavoastră.

Și, în cele din urmă, diapozitivul de final ar trebui să fie, așa cum sugerează și numele, un diapozitiv cu un puternic apel la acțiune. Pentru a afla mai multe despre cum să lăsați o impresie de durată asupra fiecărei audiențe pe care o întâlniți, aruncați o privire la acest articol.

Chiar dacă încă vă smulgeți părul din cap, căutând cu disperare un număr simplu, sperăm că aceste linii directoare v-au dat ceva de gândit.

Și acum vom complica regulile deja neclare pe care le-am pus în aplicare.

La Buffalo 7, nu ne uităm niciodată la numărul de diapozitive.

Dă-te naibii, asta spunem noi. Numărul de slide-uri nu înseamnă nimic. Uneori răspândim un mesaj pe cinci slide-uri, pentru că așa reușești să faci ca animația să funcționeze fără probleme. O navigare complicată necesită adesea duplicarea slide-urilor, astfel încât să nu confunzi PowerPoint-ul cu privire la locul de unde a venit acțiunea. În schimb, putem prezenta mesaje cu adevărat complicate pe un singur diapozitiv, folosind construcții de animație pentru a rupe povestea, în loc de o serie de diapozitive. Există atât de multe variabile. Tot ce încercăm să spunem este să nu vă mai faceți griji cu privire la numărul de slide-uri.

Cu toate acestea, unele lucruri, care au legătură cu numărul de diapozitive, ar trebui să te îngrijoreze:

Sfaturi proaste

Aceasta este o rechemare la unele dintre acele alte articole pe care probabil că le-ați întâlnit în căutarea dumneavoastră. Dacă îți bazezi prezentarea pe a atinge exact un minut pe diapozitiv, ți-ai pierdut deja audiența și nici măcar nu ai stat în fața ei.

Dacă îți bazezi prezentarea pe a atinge exact un minut pe diapozitiv, ți-ai pierdut deja audiența și nici măcar nu ai stat în fața ei.

Sunt toate ideile egale? Nu. Îi pasă audienței tale de tot ceea ce ai de spus în egală măsură? Nu. Chiar dacă ai făcut testul „Și ce dacă?” și toate mesajele tale au trecut testul și le oferă valoare, ei nu vor aprecia faptul că ai sărit peste părți importante ale soluției pentru că timpul trece.

Aprovizionați-vă cu timp pentru a explica ideile cu cel mai mare impact și apreciați suficient de mult inteligența audienței dvs. pentru a presupune că vor înțelege ce înseamnă un premiu, fără ca dvs. să îl descrieți un minut, doar pentru că așa spune regula.

Aveți nevoie de slide-uri?

Scoate-ți maxilarul de pe podea. Doar pentru că noi creăm prezentări de nivel următor zi de zi, zi de zi, și ne place al naibii de mult PowerPoint, nu înseamnă că vă vom duce pe căi greșite. Uneori, pur și simplu nu aveți nevoie de suportul pe care îl aduc slide-urile.

Diapozitivele nu sunt acolo pentru a vă reaminti, ca prezentator, care sunt punctele cheie de discuție. Dacă sunteți unul dintre acei oameni – teribil de puțini – care exersează în mod adecvat înainte de o prezentare importantă, oricum nu veți avea nevoie să vă fie împrospătată memoria.

Diapozitivele nu sunt acolo pentru a spune întreaga poveste în locul dumneavoastră. Diaporama nu este prezentarea. Cuvintele care ies din gura ta sunt cele pe care publicul a venit să le audă. Sunteți vedeta propriei dvs. prezentări.

Înainte de a începe să vă închideți laptopul în semn de sărbătoare, haideți să facem un pas înapoi și să vorbim despre motivul pentru care (probabil) aveți nevoie de diapozitive.

Pentru ce sunt diapozitivele, oricum?

Când sunt proiectate și animate corect, diapozitivele vă îmbunătățesc mesajul vorbit, astfel încât acesta este mai ușor de înțeles, mai ușor de reținut și mai convingător. Tu și slide-urile tale sunteți o echipă. Există unele lucruri pe care un vizual le poate face pur și simplu mai bine decât dumneavoastră. Luați, de exemplu, un grafic. Ați putea petrece o jumătate de oră pictând o imagine în cuvinte a unui grafic pe care l-ați văzut o dată. Sau ați putea să trântiți pe ecran o bucată de date cu impact vizual pe ecran și să treceți mai departe.

Deci, înapoi la întrebarea inițială pe care nici măcar nu ați pus-o:

Când s-ar putea să nu aveți nevoie de diapozitive?

Dacă aveți doar cinci minute la dispoziție pentru a influența acea schimbare dorită în mințile, inimile și acțiunile audienței dumneavoastră, o poveste emoționantă și bine spusă, spusă direct din inimă, fără diluarea tehnologiei sau bâjbâiala unui clicker de diapozitive, ar putea fi cea mai bună modalitate de a vă transmite mesajul. Fără distrageri, fără artificii, doar autenticitate.

În acest caz, nu ar conta câte diapozitive sunt în prezentarea dumneavoastră, ele nu vor avea niciodată un impact mai mare decât onestitatea și vulnerabilitatea dumneavoastră.

În acest timp scurt, este puțin probabil ca audiența dumneavoastră să sufere de suprasolicitare de informații și să uite vreunul dintre mesajele dumneavoastră, așa că nu aveți nevoie de diapozitive pentru capacitatea lor de a îmbunătăți memoria. Este puțin probabil ca aceștia să piardă firul narațiunii dumneavoastră, deci nu aveți nevoie de diapozitive ca îndrumare vizuală. Și dacă povestea dvs. este spusă corect, vorbind despre provocările lor și înfășurată într-o situație care le este personală, nu veți avea nevoie nici de puterile persuasive ale PowerPoint.

Dar, de nouă ori din zece, un PowerPoint nu poate decât să vă îmbunătățească mesajele vorbite. Fapt.

De nouă ori din zece ori, un PowerPoint poate doar să vă îmbunătățească mesajele vorbite.

Timp suplimentar înseamnă diapozitive suplimentare

Și nu doar din cauza ideilor suplimentare. Dacă vi s-a cerut să vorbiți mult timp, întrebați-vă în primul rând dacă este cu adevărat necesar. Poate publicul dumneavoastră să se concentreze atât de mult timp? Sesiunea ar putea fi împărțită în bucăți mai mici? Chiar va fi valoroasă pentru ei? Aveți atât de multe idei relevante?

Dacă se dovedește a fi necesar, există câteva diapozitive suplimentare pe care veți dori să le adăugați la pachet. Luați în considerare adăugarea de pauze regulate (câte un diapozitiv pe pauză), recapitulări (câte un diapozitiv pe recapitulare), chiar și teste (câte un diapozitiv pe combinație întrebare-răspuns) pentru a menține audiența implicată, pentru a verifica înțelegerea și pentru a le oferi șansa de a-și dezmorți picioarele.

Și, odată cu libertatea timpului, vine și oportunitatea de a folosi vocile altor persoane pentru a o îmbunătăți pe a dumneavoastră. Luați în considerare adăugarea de citate relevante, clipuri audio sau videoclipuri de la persoane recognoscibile care vă susțin mesajul. Desigur, ați putea anima aceste elemente pe diapozitivul dvs. cu un clic, dar dacă nu sunteți atât de încrezător în utilizarea PowerPoint, crearea unui nou diapozitiv pentru fiecare este o opțiune mai ușoară.

Când decidem care este cel mai de impact mod de a spune povestea unui client, aducem laolaltă minți strălucite din fiecare departament pentru a arunca idei, a lua în considerare soluții de rezolvare pentru fiecare limitare și a ne forța să oferim cea mai bună soluție pentru fiecare client. Și nu o dată spunem „Dar este acesta numărul corect de slide-uri?”

.