5 pași pentru a vă îmbunătăți eficiența în muncă

În timp ce angajatorii caută multe calități la un angajat, este greu să treacă cu vederea pe cineva care nu numai că este muncitor și productiv, dar este și eficient în ceea ce face.

Dar se pune întrebarea – dacă eficiența dvs. este în urmă și căutați să o stimulați, ce faceți?

Începeți prin a descompune cauzele profunde ale ineficienței și productivității slabe. Luați în considerare, de exemplu, lucruri precum:

• Habitudinile dvs. personale de organizare
• Canalele de comunicare pe care le folosiți
• Bucătăria de instrumente de care dispuneți
• Prea multe distrageri
• Bucodarea sau prea mult timp petrecut la birou

În timp ce este nevoie de timp pentru a face progrese serioase, există lucruri pe care le puteți face astăzi pentru a îmbunătăți eficiența muncii și, ca urmare, pentru a arăta companiei dvs. că sunteți o parte valoroasă a echipei.

Dacă sunteți gata să vă îmbunătățiți în sfârșit eficiența la locul de muncă, consultați acești pași de mai jos!

1. Implementați o listă de lucruri de făcut

Indiferent de domeniul, poziția sau locul de muncă, cert este că ziua dvs. este plină de sarcini. Pe care le veți finaliza mai întâi? Care dintre ele sunt cele mai importante? Cum veți rămâne în program pe tot parcursul zilei?

Dacă nu aveți o listă de lucruri de făcut, s-ar putea să vă treziți că acordați prioritate sarcinilor greșite sau că le treceți cu vederea pe cele care necesită atenția dumneavoastră imediată. Ca urmare, eficiența muncii dvs. alunecă și productivitatea dvs. dispare de pe hartă.

Din fericire, este ușor să creați o listă de lucruri de făcut. Puteți să o faceți în modul old-school, punând un creion pe hârtie, trasând lista de sarcini și bifând elementele. Sau puteți integra tehnologia în acest proces, profitând de una dintre numeroasele aplicații concepute pentru a vă menține pe drumul cel bun.

Și, fără îndoială, unul dintre jucătorii de top este Todoist. De fapt, a fost selectată ca alegere a editorului de către PCMag, care scrie:

„Dacă sunteți în căutarea celei mai bune aplicații de liste de lucruri de făcut, una care funcționează pe toate dispozitivele dvs., are caracteristici excelente pentru monitorizarea productivității dvs. și vă permite să vă dați în vânt după organizarea a tot ceea ce aveți de făcut, Todoist este pentru dvs.”

2. Îmbunătățiți comunicarea

Zilele de lucru sunt pline de potențiale consumatoare de timp – spații de lucru dezordonate, întâlniri neproductive și social media, pentru a numi doar câteva. Cu toate acestea, comunicarea cu colegii de muncă, clienții și potențialii clienți nu ar trebui să fie unul dintre ele.

Comunicarea eficientă este fundamentală pentru productivitatea la locul de muncă. Dar îmbunătățirea comunicării nu se va întâmpla peste noapte. Și nici nu se va întâmpla de la sine.

În primul rând – definiți ce funcționează și ce nu funcționează în ceea ce privește modul în care comunică echipa dumneavoastră. Pierdeți ore în șir întâlnindu-vă personal cu colegii de muncă? Petreceți prea mult timp în teleconferințe când un mesaj instantaneu sau chiar un e-mail ar putea realiza același lucru?

În orice caz, trebuie să implementați un sistem pentru a repara ceea ce este stricat. Asta ar putea însemna un seminar sau un team building axat pe comunicarea în echipă. Sau ar putea însemna pur și simplu implementarea unui software de comunicare în echipă potrivit.

Pe acest din urmă punct, luați în considerare mesageria instantanee a întreprinderii. Mesagerii instantanee orientați spre afaceri dispun de o varietate de canale, ceea ce înseamnă că, din start, există un mediu care se potrivește oricărui tip de comunicare la locul de muncă.

Chat-urile text și camerele de chat sunt perfecte pentru conversații libere sau în curs de desfășurare, pentru întrebări de tip „da”, „nu” sau cu răspuns scurt, sau pentru organizarea spațiilor de discuție în funcție de proiect, echipă, departament sau chiar locație.

Chatul vocal și video, pe de altă parte, sunt ideale pentru cazurile în care trebuie să reproduceți o conexiune mai personală, dar comunicarea în persoană este fie nepractică, fie imposibilă.

Emailul și comunicarea în persoană își au încă locul. De exemplu, dacă nu este urgent sau dacă trebuie să copiați mai mulți destinatari – trimiteți un e-mail. Dacă aveți de împărtășit vești importante sau transformatoare, atunci luați în considerare o întâlnire în persoană.

În funcție de natura comunicării, unele canale au pur și simplu mai mult sens decât altele. Dar depinde de dvs. să aveți tehnologia la dispoziție pentru a lua această hotărâre.

3. Reduceți multitasking-ul

Încercați single-tasking-ul! Cercetările arată că multitasking-ul reduce eficiența și productivitatea. Trecerea de la o sarcină la alta și de la o filă la alta duce la un timp de decalaj în timp ce creierul dvs. face tranziția între informații, ceea ce costă până la 40% din timpul productiv al cuiva.

Dar să recunoaștem: în locul de muncă mereu dinamic de astăzi, nu îl puteți evita complet. Așa că depinde de dvs. să fiți mai inteligent și mai ingenios în ceea ce privește modul în care faceți mai multe sarcini.

Pentru a vă maximiza fluxul de lucru online, limitați numărul de file deschise în fereastra browserului dvs. Fiecare filă deschisă este o distragere a atenției care poate fi evitată. Mai mult, filele deschise nu numai că vă îngreunează găsirea informațiilor, dar au și un impact negativ asupra memoriei RAM a dispozitivului dvs. prin consumarea unei cantități mai mari de memorie de lucru. În cele din urmă, atât dvs. cât și eficiența dispozitivului dvs. scad.

Considerați și modul în care lucrați cu echipa dvs. Platformele de comunicare și colaborare all-in-one permit comunicarea în timp real, facilitând în același timp munca în echipă semnificativă în cadrul unei platforme unificate.

Cuplarea unor instrumente precum o tablă albă virtuală, captură instantanee de ecran, desktop la distanță și transfer de fișiere de dimensiuni nelimitate cu comunicarea în timp real duce la:

• Mai puțină comutare înainte și înapoi între funcțiile de colaborare IM, platformele restrictive de partajare a fișierelor și aplicațiile de chat nesigure
• Focalizare și concentrare mai mare asupra sarcinilor și colaborării
• Reducerea probabilității ca datele să cadă în mâini greșite
• Eficiență și productivitate sporite

În timp ce s-ar putea să nu puteți evita cu totul multitasking-ul, puteți fi mai inteligent cu privire la modul în care îl abordați.

4. Maximizați timpii morți

La fel cum multitasking-ul este aici pentru a rămâne, la fel este și încărcătura de sarcini. Dar există doar atât de mult timp într-o zi. Iar creierul dvs. are și mai puțin timp și capacitate productivă. Așa că trebuie să identificați modalități de a lucra mai inteligent.

• • Lucrați în deplasare – Timpii de navetă sunt în creștere. Dar, în loc să derulați fluxul de știri, folosiți acest timp pentru a gestiona lista de lucruri de făcut a zilei, pentru a răspunde la mesaje instantanee și e-mailuri sau pentru a face brainstorming. În prezent, aplicațiile mobile de comunicare în echipă nu numai că vă țin în contact cu echipa dumneavoastră, dar se asigură că colaborarea transpare oriunde v-ați afla.

5 pași pentru a vă îmbunătăți eficiența muncii Click To Tweet

• Lucrați în intervale – Fie că este vorba de sprinturi de 25 de minute sau de intervale de 90 de minute, orientați-vă atenția către o singură sarcină sau un singur loc de muncă, fără distrageri sau întreruperi, pentru o perioadă scurtă de timp. Apoi luați o pauză desemnată pentru a vă reîncărca. Nu înghesuiți o săptămână de sarcini într-o singură zi și apoi încercați să le finalizați pe toate fără pauze.
• Lucrați la voi înșivă – Atunci când aveți timp liber la locul de muncă, petreceți-l pentru sănătatea și bunăstarea voastră. Luați o pauză de la ecrane și dispozitive și luați în considerare posibilitatea de a citi o carte sau de a face unele activități cerebrale, exerciții fizice sau yoga, de exemplu.

5. Păstrați distragerile în exterior

Smartphone-urile, social media, spațiile de lucru dezordonate și conectarea excesivă vă pot distruge eficiența mai repede decât următoarea notificare. Dar, deși distragerile sunt practic inevitabile în zilele noastre, există măsuri pe care le puteți lua pentru a le reduce.

1. Atenuați întreruperile. Având în vedere că majoritatea lucrătorilor din SUA nu pot rezista rețelelor de socializare, puneți-vă smartphone-ul departe de vedere. Dezactivați notificările. Luați în considerare ștergerea aplicațiilor de social media în timpul săptămânii de lucru. Eliminați linkurile din browser către și deconectați-vă de la conturile de social media.
2. Fiți atenți la mediul de lucru. Organizați-vă spațiul de lucru. Aveți la îndemână toate lucrurile esențiale. Folosiți lista de sarcini pentru a vă structura ziua. Și dacă lucrați de acasă, analizați cu atenție totul, de la decorul dvs. la garderoba și lista de redare.
3. Deconectați-vă din când în când. Conectivitatea sporită și transparența sporită a comunicării în timp real a fost un schimbător de joc pentru eficiența la locul de muncă. Dar, uneori, trebuie doar să vă faceți treaba. Atunci când este cazul, deconectați-vă de la e-mail și de la aplicațiile de mesagerie, deconectați-vă dispozitivele și faceți ceea ce este necesar pentru a vă face treaba.
4. Nu fiți o distragere a atenției. Majoritatea conversațiilor pot aștepta. Fiți atenți la indiciile vizuale și virtuale ale colegilor dvs. – căștile pe urechi, concentrarea intensă sau starea utilizatorului, de exemplu. Doar pentru că puteți să vă întâlniți în persoană sau să discutați pe chat, nu înseamnă că ar trebui să o faceți.

Luați în considerare aceste întrebări

Acum că aveți câteva metode tangibile pentru a crește eficiența muncii, este timpul să faceți un pas în direcția cea bună.

Ca majoritatea lucrurilor însă, îmbunătățirea eficienței și a productivității este un proces și unul care necesită o examinare de sine, o strategie, angajament și timp.

Considerați aceste cinci întrebări:

• Ați identificat cu exactitate motivul pentru care vă lipsește un nivel ridicat de eficiență?
• Aveți un sistem stabilit nu doar pentru a implementa cei cinci pași de mai sus, ci și pentru a vă ține de ei pe termen lung?
• Cum vă veți asigura că tehnologia vă sporește eficiența la locul de muncă, în loc să adauge și mai multă distragere a atenției?
• Ar fi mai bine să apelați la ajutorul unui coleg sau al unui supervizor pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivele?
• Ce măsuri veți implementa pentru a monitoriza progresul?

Deși nu este întotdeauna ușor de răspuns, aceste întrebări sunt cruciale pentru a vă oferi o idee despre cum vă situați în acest moment, pentru a porni cu dreptul și, important, pentru a rămâne pe drumul cel bun.

5 pași pentru a vă îmbunătăți eficiența în muncă Click To Tweet

Încheiere

Toată lumea vrea să își îmbunătățească eficiența în muncă, dar transformarea acestui lucru în realitate este adesea mai ușor de spus decât de făcut.

Dar încercarea și eșecul din trecut nu este un motiv pentru a renunța acum! Punând în aplicare cei cinci pași de mai sus și analizând apoi cu atenție câteva întrebări care să vă ghideze pe parcurs, vă va fi mai ușor ca niciodată să atingeți un nivel mai ridicat de eficiență și productivitate în munca dumneavoastră.

Aveți sfaturi pentru îmbunătățirea eficienței muncii? Ce alți pași ați adăuga la această listă? Împărtășiți cu noi gândurile, sfaturile și îndrumările dumneavoastră!

.