Qué pasa si me hacen una auditoría fiscal de Hacienda y no tengo recibos?

Si usted es un trabajador autónomo, debe saber que es más probable que sus declaraciones de impuestos individuales sean auditadas por el Servicio de Impuestos Internos que sus amigos y miembros de la familia que obtienen ingresos tradicionales del Formulario W-2 como empleados. Esto es principalmente el resultado de las afirmaciones del IRS de que la mayoría de los tramposos de impuestos son individuos autónomos que no han declarado todos sus ingresos o reclamaron deducciones de impuestos que no tenían derecho a tomar.

La mayoría de los profesionales de impuestos hacen hincapié en que la mejor defensa contra el IRS en una auditoría es el mantenimiento de registros comerciales claros y precisos, incluyendo la retención de todos los recibos necesarios. Pero no es raro que las personas ocupadas que dirigen una pequeña empresa se olviden de guardar sus recibos, los extravíen o simplemente los pierdan. Por eso le recomendamos que utilice un organizador de recibos de impuestos para llevar un control adecuado de sus registros. Por lo tanto, si ha recibido un aviso del IRS de que es objeto de una auditoría de impuestos y no puede encontrar todos los recibos pertinentes, no está solo. El IRS se ocupa regularmente de los recibos que faltan y a menudo le permitirá probar esos gastos de negocios utilizando otros medios.

¿Enfrentando una auditoría de impuestos del IRS con recibos faltantes? El IRS a menudo permite a los contribuyentes autónomos para justificar las deducciones de gastos a través de otros medios

El IRS sólo requerirá que usted proporcione evidencia de que reclamó deducciones de gastos de negocios válidos durante el proceso de auditoría. Por lo tanto, si ha perdido sus recibos, sólo se le exigirá que vuelva a crear un historial de sus gastos empresariales en ese momento. Sin embargo, si no puede acceder a sus recibos cuando esté preparando su declaración de la renta, generalmente es una buena idea justificar los gastos de su negocio en ese momento y no reclamar sus deducciones de gastos basándose en una «mejor suposición» o «estimación». Esto le ayudará a asegurarse de que los gastos que reclama en su declaración se corresponden con lo que puede probar y le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo si su declaración es seleccionada para una auditoría.

¿Cómo elige el IRS a quién auditar?

Según el IRS, la mayoría de las declaraciones de impuestos seleccionadas para una auditoría del impuesto sobre la renta se eligen utilizando dos métodos diferentes:

• Selección aleatoria y selección por ordenador. El IRS a veces selecciona las declaraciones para la auditoría sobre la base de un modelo estadístico que compara las declaraciones con las «normas» para declaraciones similares. Estas normas se desarrollan a partir de auditorías del IRS de una muestra aleatoria de declaraciones.
• Examen relacionado. Aquí es donde el IRS selecciona las declaraciones para la auditoría sobre la base de los problemas que ha encontrado con las declaraciones de impuestos o cuentas financieras de los contribuyentes relacionados, tales como socios de negocios, cuyas declaraciones han sido seleccionadas para la auditoría.

Aunque el IRS no especificará exactamente qué factores utiliza para determinar qué declaraciones de autónomos serán auditadas, la mayoría de los expertos creen que estos elementos levantarán banderas rojas:

• No informar de los ingresos al IRS que se incluyen en el Formulario 1099 presentado por las empresas que han hecho pagos a usted.
• Deducciones que parecen sospechosamente elevadas, como afirmar que todos los gastos relacionados con su casa son deducibles, una deducción por el coste total de su vehículo personal o deducciones por contribuciones benéficas demasiado generosas.
• Desclasificar a los empleados o no emitir declaraciones informativas como los formularios W-2 y 1099.
• Ganar unos ingresos elevados. En los últimos años, el IRS ha sido más propensos a auditar a los contribuyentes con una renta imponible de más de $ 1 millón anual.

Recuerde, el IRS tiene tres años a partir de cuando una declaración de impuestos sobre la renta se debió o se presentó a imponer impuestos adicionales, cualquiera que sea la fecha posterior. Por lo tanto, pueden pasar algunos años entre el momento en que presentó una declaración y cuando tendrá que mostrar sus recibos para el año fiscal en cuestión.

¿Qué sucede durante una auditoría?

Las películas y los programas de televisión a menudo representan los avisos de auditoría del IRS como enfrentamientos dramáticos entre el contribuyente y los agentes del IRS. Sin embargo, a menos que el IRS esté alegando fraude fiscal o actividades criminales, la mayoría son asuntos más bien discretos donde los agentes piden al contribuyente información adicional y hacen ajustes a su factura de impuestos o reembolso de impuestos. El IRS le notificará de su auditoría mediante el envío de una carta de auditoría por correo certificado.

La mayoría de las auditorías del IRS se dividen en tres categorías:

• Auditorías de correspondencia. Durante una auditoría de correspondencia, el IRS enviará una carta al contribuyente en busca de información adicional. Esto suele ser el resultado de que el contribuyente omita ingresos en su declaración o cometa un error grave. Usted tendrá la opción de proporcionar los documentos y recibos necesarios, pagar la cantidad que el IRS dice que se debe, o disputar las conclusiones del IRS utilizando un agente inscrito que está autorizado federalmente para representar a los contribuyentes.
• AuditorÃas de oficina. Estas son entrevistas en persona en la oficina del IRS. Usted debe tener un CPA, agente inscrito, o abogado de impuestos que lo acompañe para la entrevista con este tipo de auditorías.
• Auditorías de campo. Las auditorías de campo son poco frecuentes para las pequeñas empresas, pero pueden ser muy invasivas e implican una revisión de los procesos, procedimientos contables y controles internos de la empresa.
• Auditorías línea por línea. Si su declaración es elegida al azar, el IRS revisará cada línea para establecer las normas que se utilizarán para desencadenar futuras auditorías.

Es durante la auditoría de impuestos que el IRS esperará que usted proporcione los recibos que documentan todos sus gastos reclamados y las deducciones relacionadas.

Si usted se dirige a una auditoría y sabe que no ha reportado ingresos significativos de la empresa al IRS, por lo general es una buena idea contratar a un profesional de impuestos para que lo represente durante la auditoría. No se preocupe demasiado por el tiempo de cárcel por la auditoría, pero necesitará la asistencia de un profesional con un buen conocimiento de la ley de impuestos para guiarlo.

La Regla ‘Cohan’ para los registros faltantes o incompletos

El tema de los recibos faltantes o perdidos es tan común que en 1930 el Tribunal de Apelaciones de los Estados Unidos para el Segundo Circuito esbozó una regla sobre cómo el IRS debe proceder en esas situaciones. La regla se esbozó en la decisión del tribunal en el caso Cohan contra el Comisionado, que involucró a las deducciones comerciales no documentadas reclamadas por el famoso showman de Broadway George M. Cohan.

En su caso judicial, Cohan alegó que estaba demasiado ocupado para mantener registros organizados para documentar los viajes de negocios y los gastos de entretenimiento que declaró en su declaración de impuestos federales. El IRS trató de rechazar todas las deducciones reclamadas. El Segundo Circuito consideró que estaba claro que Cohan había incurrido en algunos gastos, aunque no pudiera justificar las cantidades exactas. A continuación, el tribunal expuso la regla Cohen, que establece que un contribuyente que no tiene recibos que documenten los gastos de la empresa puede reclamar los gastos si son razonables y creíbles.

Sin embargo, si no tiene recibos, el IRS no le permitirá deducir el importe total de sus gastos. El IRS calculará la cantidad mínima estándar para el servicio o artículo comprado por un contribuyente y sólo permitirá una deducción por esa cantidad.

A menudo es un salvavidas para los propietarios de negocios que no pueden localizar sus recibos, pero varias sentencias recientes del Tribunal de Impuestos de los Estados Unidos han aplicado límites en el uso de la regla Cohan. Al hacerlo, el Tribunal Tributario ha dicho que el contribuyente tiene que proporcionar información para justificar sus gastos reclamados. Por ejemplo, el tribunal rechazó las deducciones de gastos por viajes de negocios reclamados cuando el contribuyente no podía documentar todos los elementos de sus viajes, incluyendo el número de viajes, cuando se tomaron, y su propósito de negocios.

Documentar sus gastos de negocios sin recibos

La regla Cohan da a los contribuyentes una serie de opciones más allá de proporcionar los recibos para demostrar que el dinero fue gastado en operaciones de negocios, pero requerirá un poco de esfuerzo de su parte. Es una gran herramienta de defensa de la auditoría. Hacer lo siguiente a menudo le permitirá reconstruir sus gastos de negocio de una manera que satisfaga a los auditores del IRS:

• Contactar con los proveedores y prestadores de servicios para obtener facturas y recibos. Muchas empresas utilizan sistemas de facturación automatizados y pueden imprimir una copia a petición. Incluso si el proveedor sigue utilizando facturas escritas a mano, es posible que pueda facilitarle una copia de la factura que conserve para sus archivos. Algunas empresas cobran una tarifa por el tiempo que su personal dedica a recuperar estos registros.
• Revisar los extractos de las cuentas bancarias, los cheques cancelados y los extractos de las tarjetas de crédito. Estos documentos pueden utilizarse para mostrar la fecha en que se realizó el pago y quién lo recibió. Aunque esta documentación mostrará que el gasto fue legítimo, rara vez muestra por qué se hizo el pago.
• Revisar su calendario. Si usted mantiene un calendario de negocios, puede utilizar esa información para determinar cuándo y dónde viajó para un trabajo o reunión de negocios. También puede utilizarse para determinar cuándo puede haber tenido una cita con un proveedor de servicios o una reunión con un vendedor.
• Búsqueda de correos electrónicos antiguos. Si puede recordar la fecha aproximada o el nombre de la otra empresa, puede localizar una copia por correo electrónico del recibo que está buscando o algún tipo de correo electrónico de confirmación que demuestre que incurrió en un gasto. Estos correos electrónicos también pueden mostrar que usted hizo arreglos de viaje.
• Comprobando los datos de localización de su teléfono inteligente. Su teléfono inteligente recoge una cantidad asombrosa de datos sobre usted y dónde ha estado. Ya sea a través de sus cuentas de redes sociales o aplicaciones como Google, puede ser capaz de rastrear dónde ha estado su teléfono para mostrar dónde ha viajado por negocios.

¿Qué sucede después de la auditoría?

Después de que el IRS haya completado su auditoría le notificará los resultados dentro de los 30 días. A continuación, puede aceptar los resultados del IRS o presentar un recurso. Si cree que las conclusiones no se ajustan a las pruebas o al Código Tributario de los Estados Unidos, puede presentar una apelación que será escuchada por un agente de apelaciones del IRS que tomará una determinación basada en los hechos de su caso.