O Sistema de Gestão Lean: Controles Visuais

A partir da discussão do mês passado sobre os quatro elementos principais do Sistema de Gerenciamento Lean, a coluna deste mês focará o segundo elemento – os controles visuais.

Os quatro elementos que compõem um Sistema de Gerenciamento Lean – trabalho padrão do líder, controles visuais, processo de responsabilidade diária e disciplina de liderança – podem ser relacionados a partes de um carro.

1. Motor: Leader Standard Work – quando o líder segue seu trabalho padrão efetivamente, o resto do sistema de gerenciamento lean tem uma boa chance de operar efetivamente, alimentado pelo motor do líder de trabalho padrão. Esta é a primeira linha de defesa para o foco no processo.

2. Transmissão: Controles Visuais – traduzem o desempenho de cada processo em resultados esperados vs. reais. Ele converte a força motriz do trabalho padrão do líder em tração, e concede aos líderes a capacidade de rapidamente identificar e passar à ação onde o desempenho não é o esperado.

3. Volante e Pedal a gás: Processo Diário de Responsabilização – através da responsabilidade diária, um líder pode dirigir e definir a direção para a atividade de melhoria em uma área.

4. Combustível: Disciplina de Liderança – nada disto funcionará sem disciplina – o mais importante, disciplina de líder. Trabalho Padrão do Líder, Controles Visuais e Responsabilidade Diária não será nada sem a disciplina para executar esses elementos.

Controles Visuais

O status de praticamente todos os processos deve ser visível no gerenciamento enxuto. Os controles visuais e os processos que os envolvem representam o sistema nervoso no gerenciamento enxuto. Controles visuais trazem foco ao processo e conduzem melhorias.

O propósito dos controles visuais no gerenciamento enxuto é focar no processo e facilitar a comparação entre o desempenho esperado e o real. Estas comparações destacam quando o processo não está funcionando como esperado e onde a melhoria pode ser necessária.

Embora deva ser dada atenção ao aspecto e sensação das formas, é mais importante que os líderes entendam porque eles rastreiam o desempenho. A variedade e o tipo de visuais são tão amplos quanto a variedade de processos. A forma (imagem fotográfica, gráfico, lista de verificação, painel de controle, etc.) do visual é limitada apenas pela sua imaginação. A única intenção é tornar a comparação do desempenho real vs. desempenho esperado acessível e fácil de entender. Também é muito importante que os líderes se comprometam a agir em resposta aos dados de desempenho, e a seguir em frente, para que as tarefas de ação se transformem em melhorias.

Existe uma conexão extremamente importante entre a disciplina do líder e o uso eficaz dos controles visuais. Os controles visuais são um capacitador importante para o foco disciplinado e a aderência aos processos lean. O foco nos processos é absolutamente vital para o estabelecimento e manutenção de um sistema de gerenciamento lean. E, processos lean cuidadosamente projetados requerem este tipo de atenção e suporte disciplinados.

Existe muita prova de que os processos lean não se sustentam ou melhoram por si mesmos. É por isto que o gerenciamento lean enfatiza a disciplina e o acompanhamento da liderança. Os processos não podem ser deixados por conta própria para lutar por si mesmos. Controles visuais não são úteis sem a disciplina para insistir que eles sejam levados a sério e usados como base para ação.

Relatos de patrulha de segurança gerados por um sistema de ronda de guardas. Estes relatórios são variados e são muito úteis para comparar o desempenho real vs. desempenho esperado. Alguns dos relatórios mais utilizados incluem: relatórios de atividades e exceções, anomalias e incidentes, tempo gasto durante uma ronda, tempo entre pontos de ronda e acessos perdidos. As razões de não conformidade e exceções são as entradas mais importantes no formulário, mesmo que o processo seja novo.

Outros exemplos incluem a responsabilidade do equipamento e listas de verificação de desempenho, registros diários de relatórios de atividades de segurança, relatórios de turnos e painéis de gerenciamento.

Benefícios intangíveis

Não há dúvida de que pedir aos funcionários que levem alguns minutos por turno para registrar os dados de desempenho requer muito menos despesas gerais do que o custo dos sistemas de computador e recursos de suporte necessários para automatizar a coleta de dados para acompanhar o desempenho do processo. Mas, além das implicações financeiras, é o benefício suave que nenhum sistema computacional pode calcular. Estes são os benefícios de aumentar o nível de envolvimento dos funcionários na observação, análise e melhoria dos processos em que eles trabalham diariamente.

Os controles visuais não só aumentam o foco no processo e a responsabilidade por esse foco, como também fornecem a base para um nível muito maior de envolvimento dos funcionários do que qualquer outro sistema de relatórios. Para que o lean seja realmente um sistema de melhoria de processos, esse tipo de envolvimento é essencial.

Se você quiser contribuir com suas idéias ou sugestões, envie-as por e-mail para [email protected]

Derrick Wright, CPP, é o gerente de segurança da Baxter Healthcare, Cherry Hill, N.J. Com mais de 19 anos de experiência gerencial progressivamente superior em um ambiente de fabricação farmacêutica altamente regulamentado, ele construiu um programa de segurança convergente que se concentra em questões de negócios de alto nível, bem como interoperabilidade tecnológica para dar suporte a processos de negócios melhorados. Derrick é membro do Conselho Executivo de Segurança e do Conselho de Convergência do Open Security Exchange (OSE), onde ele fornece insight e direção para as atividades do grupo de trabalho.

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