Procedimientos de procesamiento de quejas de la OCR1

Departamento de Educación de los Estados UnidosOficina de Derechos Civiles (OCR)

PDF (121K)

La OCR aplica las siguientes leyes:

• Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, que prohíbe la discriminación por motivos de raza, color u origen nacional;
• Título IX de las Enmiendas Educativas de 1972, que prohíbe la discriminación por motivos de sexo;
• Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973, que prohíbe la discriminación por motivos de discapacidad;
• Age Discrimination Act of 1975, que prohíbe la discriminación por razón de edad;
• Title II of the Americans with Disabilities Act of 1990, que prohíbe la discriminación por razón de discapacidad;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, que prohíbe la denegación de acceso u otra discriminación contra los Boy Scouts u otros grupos juveniles Title 36 U.S.C. en las escuelas primarias públicas, las escuelas secundarias públicas, las agencias educativas locales y las agencias educativas estatales que tienen un foro abierto designado o un foro público limitado.

EVALUACIÓN

La OCR evalúa la información escrita que recibe para determinar si constituye una queja que está sujeta a un procesamiento posterior. Si es así, la OCR determina si puede investigar la queja. La OCR toma esta decisión con respecto a cada una de las alegaciones de la queja. Por ejemplo, la OCR debe determinar si tiene autoridad legal para investigar la queja; es decir, si la queja alega una violación de una o más de las leyes que la OCR hace cumplir. La OCR también debe determinar si la queja se presenta a tiempo. Por lo general, la denuncia debe presentarse a la OCR en un plazo de 180 días naturales a partir de la fecha de la supuesta discriminación.2 Si la denuncia no se presenta a tiempo, el denunciante debe explicar el motivo del retraso y solicitar una exención de este requisito de presentación. La OCR decidirá si concede la exención. Además, la OCR determinará si la denuncia contiene suficiente información sobre la supuesta discriminación para proceder a la investigación. Si la OCR necesita más información para aclarar la denuncia, se pondrá en contacto con el denunciante; y el denunciante tiene 14 días naturales para responder a la solicitud de información de la OCR, a menos que el denunciante haya solicitado más tiempo para proporcionar la información.

Algunas de las razones por las que la OCR desestima una queja incluyen:

• La OCR no tiene autoridad legal para investigar la queja;
• La queja no establece una violación de una de las leyes que la OCR hace cumplir;
• La queja no se presentó a tiempo (dentro de los 180 días naturales de la fecha de la supuesta discriminación) y no se concedió una exención del requisito de puntualidad;
• La queja es especulativa, concluyente o incoherente, o carece de detalles suficientes para inferir la discriminación y el demandante no proporciona la información que la OCR solicita dentro de los 14 días naturales de la solicitud de la OCR, a menos que el demandante solicite tiempo adicional para proporcionar la información solicitada;
• Las alegaciones planteadas por la queja se han resuelto y, por lo tanto, ya no son apropiadas para la investigación;
• La queja ha sido investigada por otra agencia federal, estatal o local de derechos civiles o a través de los procedimientos internos de quejas de un beneficiario, incluidos los procedimientos de debido proceso, y hubo un proceso de resolución comparable de conformidad con las normas legales que son aceptables para la OCR o, si aún está pendiente, la OCR anticipa que habrá un proceso de resolución comparable de conformidad con las normas legales que son aceptables para la OCR. La OCR informará al denunciante que puede volver a presentar la denuncia dentro de los 60 días siguientes a la finalización de la acción de la otra entidad;
• El denunciante ha presentado alegaciones iguales o similares basadas en los mismos hechos operativos contra el mismo beneficiario en un tribunal estatal o federal. La OCR informará al denunciante de que puede volver a presentar la denuncia en un plazo de 60 días a partir de la finalización del procedimiento judicial si no se ha tomado una decisión sobre el fondo del caso o no se ha llegado a un acuerdo sobre la denuncia judicial;

Apertura de la denuncia para su investigación

Si la OCR determina que va a investigar la denuncia, enviará cartas de notificación al denunciante y al beneficiario. La apertura de una queja para su investigación no implica en modo alguno que la OCR haya tomado una decisión con respecto al fondo de la queja. Durante la investigación, la OCR es una entidad neutral que determina los hechos. La OCR recopilará y analizará las pruebas pertinentes del denunciante, del beneficiario y de otras fuentes, según proceda. La OCR se asegurará de que las medidas que adopte en las investigaciones sean jurídicamente suficientes, estén respaldadas por pruebas y sean dispositivas de las alegaciones planteadas en la denuncia.

INVESTIGACIÓN DE LA DENUNCIA

La OCR puede utilizar una variedad de técnicas de determinación de hechos en su investigación de una denuncia. Estas técnicas pueden incluir la revisión de las pruebas documentales presentadas por ambas partes, la realización de entrevistas con el denunciante, el personal del beneficiario y otros testigos, y/o visitas al lugar. Al concluir su investigación, la OCR determinará, con respecto a cada denuncia, si:

• No hay pruebas suficientes para apoyar una conclusión de que el receptor no cumplió con la ley, o
• Una preponderancia de las pruebas apoya una conclusión de que el receptor no cumplió con la ley.

La determinación de la OCR se explicará en una Carta de Conclusiones enviada al denunciante y al receptor. Las cartas de conclusiones contienen las conclusiones de la investigación y las disposiciones de los casos individuales. Las cartas de conclusiones no son declaraciones formales de la política de la OCR y no deben ser invocadas, citadas o interpretadas como tales. Las declaraciones formales de política de la OCR son aprobadas por un funcionario debidamente autorizado de la OCR y se ponen a disposición del público.

RESOLUCIÓN DE LA QUEJA DESPUÉS DE UNA DETERMINACIÓN DE INCUMPLIMIENTO

Si la OCR determina que un beneficiario no cumplió con la(s) ley(es) de derechos civiles que la OCR hace cumplir, la OCR se pondrá en contacto con el beneficiario e intentará asegurar la voluntad del beneficiario de negociar un acuerdo de resolución voluntaria. Si el beneficiario acepta resolver la queja, negociará y firmará un acuerdo de resolución por escrito que describa las medidas correctivas específicas que el beneficiario emprenderá para abordar el área o áreas de incumplimiento identificadas por la OCR. Los términos y obligaciones del acuerdo de resolución, si se cumplen en su totalidad, remediarán la(s) violación(es) identificada(s) en cumplimiento de la(s) ley(es) de derechos civiles aplicable(s). La OCR supervisará la aplicación de los términos y obligaciones del acuerdo de resolución por parte del beneficiario para verificar que las medidas correctivas acordadas por el beneficiario se están aplicando correctamente .

Si el beneficiario no acepta corregir su incumplimiento de la(s) ley(es) de derechos civiles mediante la celebración de un acuerdo de resolución, la OCR puede iniciar procedimientos para suspender, terminar o negarse a conceder o continuar la asistencia financiera federal al beneficiario, o puede remitir el caso al Departamento de Justicia.

RESOLUCIÓN DE LA QUEJA ANTES DE LA CONCLUSIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Resolución facilitada entre las partes:

La Resolución facilitada entre las partes (FRBP) permite a las partes (el denunciante y el beneficiario que es objeto de la queja) una oportunidad de resolver las alegaciones de la queja rápidamente; por lo general, poco después de que la queja se haya abierto para la investigación. Si ambas partes están dispuestas a probar este enfoque, y si la OCR determina que el FRBP es apropiado, la OCR facilitará las discusiones de acuerdo entre las partes y trabajará con ellas para ayudarles a entender las normas legales y los posibles remedios. El personal asignado por la OCR para llevar a cabo el FRBP no será el personal asignado a la investigación de la queja.

OCR no aprueba, firma o respalda ningún acuerdo alcanzado entre las partes como resultado del FRBP, y la OCR no supervisa el acuerdo. Sin embargo, si el beneficiario no cumple con los términos del acuerdo, el denunciante puede presentar otra queja ante la OCR en un plazo de 180 días a partir de la fecha de la discriminación original o en un plazo de 60 días a partir de la fecha en que el denunciante se entere del incumplimiento del acuerdo, la fecha que sea posterior.

Acuerdo de resolución alcanzado durante una investigación

También se puede resolver una queja antes de la conclusión de una investigación, si el beneficiario expresa su interés en resolver la queja y la OCR determina que es apropiado resolver la queja porque la investigación de la OCR ha identificado problemas que pueden abordarse mediante un acuerdo de resolución. Las disposiciones del acuerdo de resolución deben estar vinculadas a las alegaciones y a las pruebas obtenidas durante la investigación, y serán coherentes con la normativa aplicable. La OCR informará al beneficiario de que este proceso de resolución es voluntario antes de proceder a la resolución en virtud de esta sección, y notificará al denunciante el interés del beneficiario en la resolución. La OCR supervisará el acuerdo de resolución alcanzado con el beneficiario antes de la conclusión de la investigación. Después de que el beneficiario firme el acuerdo de resolución, la OCR emitirá una Carta de Resolución, que abordará todas las alegaciones en el caso resuelto de conformidad con la Sección 302 de la CPM.

Apelación

La OCR ofrece a los denunciantes la oportunidad de apelar una o varias determinaciones basadas en una constatación de incumplimiento (Sección 303(a) de la RPC de la OCR) y desestimaciones basadas en las Secciones 108(a), (b), (c), (d), (h) e (i) de la RPC de la OCR. Una apelación puede presentarse electrónicamente, por correo o por fax. El demandante debe presentar electrónicamente un formulario de apelación cumplimentado o presentar una declaración escrita de no más de diez (10) páginas (a doble espacio, si está mecanografiada) a la Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202; si se presenta por correo electrónico, a [email protected]; si se presenta por fax, al 202-453-6012. La fecha de presentación de una apelación presentada por correo es la fecha del matasellos o de la presentación electrónica o por fax.

En la apelación, el demandante debe explicar por qué cree que la información de los hechos estaba incompleta o era incorrecta, el análisis legal era incorrecto, o no se aplicó el estándar legal apropiado, y cómo la corrección de cualquier error cambiaría el resultado del caso; el no hacerlo puede resultar en la desestimación de la apelación.

El recurso debe presentarse en un plazo de 60 días naturales a partir de la fecha indicada en la carta de constatación o de la desestimación. Se podrá conceder una exención del plazo de 60 días cuando el demandante no haya podido presentar la apelación dentro del plazo de 60 días debido a una enfermedad u otras circunstancias, o debido a circunstancias generadas por la acción de la OCR que hayan afectado negativamente a la capacidad del demandante para presentar la apelación a tiempo.

OCR enviará una copia de la apelación del demandante al destinatario. El beneficiario tiene la opción de presentar a la OCR una respuesta a la apelación del demandante. Toda respuesta a la apelación del denunciante debe presentarse a la OCR dentro de los 14 días calendario a partir de la fecha en que la OCR envió una copia de la apelación del denunciante al beneficiario.

La OCR emitirá una decisión por escrito sobre la apelación a las partes.

INFORMACIÓN ADICIONAL

Derecho a presentar una acción judicial por separado

El denunciante puede tener derecho a presentar una demanda en un tribunal federal, independientemente de las conclusiones de la OCR. La OCR no representa al denunciante en la tramitación del caso, por lo que si el denunciante desea presentar una acción judicial, deberá hacerlo a través de su propio abogado o por su cuenta a través de la secretaría pro se del tribunal.

Si un demandante alega una discriminación prohibida por la Ley de Discriminación por Edad de 1975, sólo se puede presentar una acción civil ante un tribunal federal después de que el demandante haya agotado los recursos administrativos. Los recursos administrativos se agotan cuando se produce uno de los siguientes casos:

1. Han transcurrido 180 días desde que el denunciante presentó la queja ante la OCR y ésta no ha hecho ninguna constatación; o
2. la OCR emite una constatación a favor del beneficiario. Si esto ocurre, la OCR notificará de inmediato al denunciante y le proporcionará información adicional sobre el derecho a presentar una medida cautelar.

Prohibición de intimidación o represalias

Un beneficiario bajo la jurisdicción del Departamento de Educación no puede intimidar, amenazar, coaccionar o tomar represalias contra cualquier persona que haga valer un derecho protegido por las leyes de derechos civiles que la OCR hace cumplir, o que coopere en una investigación. Cualquier persona que crea que ha sido intimidada o que ha sufrido represalias debe presentar una queja ante la OCR.

Uso investigativo de información personal

Para investigar una queja, es posible que la OCR necesite recopilar y analizar información personal, como registros de estudiantes o registros de empleo.
La Ley de Privacidad de 1974, 5 U.S.C. § 552a (Ley de Privacidad), la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, y la Ley de Libertad de Información (FOIA), 5 U.S.C. §552, rigen el uso de la información personal que se presenta a todas las agencias federales y sus componentes individuales, incluida la OCR. La Ley de Privacidad protege a las personas del uso indebido de la información personal en poder del gobierno federal. Se aplica a los registros que mantiene el gobierno federal y que se recuperan de un sistema de registros por el nombre del individuo, el número de seguridad social u otro identificador personal. Regula la recopilación, el mantenimiento, el uso y la difusión de información personal en los registros contenidos en los sistemas de registros del gobierno federal.

La información que la OCR recoge es analizada por personal autorizado dentro de la agencia y será utilizada por la OCR únicamente para actividades autorizadas de cumplimiento y aplicación de los derechos civiles. Sin embargo, para investigar o resolver una queja, la OCR puede necesitar revelar cierta información a personas ajenas a la agencia para verificar los hechos o reunir información adicional. Dichos detalles podrían incluir, por ejemplo, el nombre, la edad o la condición física de la persona que es objeto de la supuesta discriminación. Asimismo, la OCR puede verse obligada a revelar información solicitada en virtud de la ley FOIA, que otorga al público el derecho de acceso a los registros de los organismos federales. La divulgación sólo se hará de acuerdo con la Ley de Privacidad, la FERPA y la FOIA.

Sin embargo, la OCR puede divulgar cierta información sobre su queja a la prensa o al público en general, incluyendo el nombre del denunciante; la fecha en que se presentó su queja; el tipo de discriminación incluido en la queja; la fecha en que se resolvió, desestimó o cerró la queja; las razones básicas de la decisión de la OCR; u otra información relacionada. Cualquier información que la OCR divulgue a la prensa o al público en general no incluirá el nombre del denunciante o el nombre de la persona en cuyo nombre se presentó la denuncia.

La FOIA otorga al público el derecho de acceso a los registros de los organismos federales. Los individuos pueden obtener elementos de muchas categorías de registros del gobierno federal, no sólo materiales que se aplican a ellos personalmente. La OCR debe atender las solicitudes de registros en virtud de la FOIA, con algunas excepciones. Si los registros están cubiertos por la Ley de Privacidad deben ser requeridos para ser liberados bajo la FOIA. Por lo general, la OCR no está obligada a divulgar los registros durante el proceso de evaluación e investigación de los casos o los procedimientos de aplicación de la ley, si se puede esperar razonablemente que la divulgación interfiera o afecte a la capacidad de la OCR para realizar su trabajo. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Asimismo, un organismo federal no está obligado a divulgar los registros si se trata de documentos previos a la toma de decisiones que estarían sujetos a ciertos privilegios en un litigio. Véase 5 U.S.C. § 552(b)(5). Un organismo federal puede rechazar una solicitud de registros si su divulgación puede dar lugar a una invasión injustificada de la intimidad de una persona. 5 U.S.C. § 552(b)(6) y (7)(C), como los expedientes médicos, que pueden denegarse cuando su divulgación suponga una invasión claramente injustificada de la intimidad.