La Plantilla de Factura de Construcción es un documento utilizado por los contratistas para que puedan proporcionar una factura detallada a una persona o empresa para la que han prestado servicios y/o suministros que han proporcionado. Normalmente, este documento indicará el número de suministros proporcionados, los cargos por hora, a menos que se acuerde una tarifa fija. Por lo general, este documento también incluirá información relativa a las condiciones de pago del contratista. Dado que los contratistas no están catalogados como «empleados», no dependen de ningún tipo de pago automático a través del sistema de nóminas de ninguna empresa. Por lo tanto, generalmente, para recibir el pago por los servicios, este documento debe ser preparado y presentado para recibir el pago.
Elementos de una factura de construcción
La información que se encuentra en una factura de construcción es la siguiente:
- El nombre, la dirección y la información de contacto del contratado.
- El nombre, la dirección y la información de contacto del contratista directo.
- El nombre y la dirección del inversor de la construcción, si procede.
- La ubicación del lugar de trabajo.
- El nombre y la dirección de las personas que reciben o recibirán el trabajo.
- Lista y cantidad de todos los suministros, materiales y coste de cada unidad junto con el coste de la mano de obra.
- Impuestos de venta y estatales según corresponda.
- Cuándo se debe realizar el pago y qué tipo de pago se acepta.
- Información relativa a cuándo se considera que el pago es tardío y cualquier penalización impuesta por el contratista.
- Información relativa a las estimaciones y lo que ocurre si las horas de trabajo son más largas o más cortas o si los materiales y suministros cambian.
- Se solicita un depósito, si procede.
Asesora el lugar de trabajo
El contratista, los subcontratistas y el proveedor de materiales deben visitar el lugar de trabajo para proporcionar una estimación adecuada. Esto asegurará que la estimación de la factura sea lo más cercana posible a la factura final y que los posibles problemas que puedan afectar al coste total se aborden de antemano.
Comprueba las tarifas de la competencia
Las tarifas de la competencia deben ser revisadas ya que el contratista querrá mantenerse dentro de un margen razonable de las tarifas de los otros contratistas. Las diferencias en el precio deben ser abordadas con el contratado (por ejemplo, la calidad frente a la velocidad, etc.)
Dar un presupuesto
El contratista directo debe proporcionar un presupuesto del coste total al contratado. También debe añadirse un descargo de responsabilidad en caso de que haya un cambio en el alcance del proyecto o se produzca una discrepancia en el tiempo o los materiales necesarios.
Utilizar la factura de construcción como un diario
La factura de construcción debe utilizarse para llevar un registro de todos los pagos recibidos y actualizarse con la cantidad que queda por pagar. Esto ayudará a evitar que el contratista pague de más o de menos.
Facturar al contratista al finalizar
Una vez que se haya completado todo el trabajo, el Contratista Directo debe proporcionar una Factura de Construcción final con el costo total de toda la información de mano de obra, materiales y gastos. La factura final debe reflejar cualquier pago realizado durante el período de construcción junto con cualquier pago que quede por hacer por parte del contratado.
Cómo cobrar las cuotas impagadas de un cliente
El contratista debe comunicarse con un contratado para determinar por qué no se ha realizado un pago (es decir, el contratado considera que el trabajo realizado es deficiente, se está presentando una queja, etc.) en el caso de que todo el trabajo de construcción se haya completado y se haya proporcionado la factura. Sin embargo, si un contratista no recibe el pago completo de un contratado, puede presentar un derecho de retención de mecánico de acuerdo con las leyes locales del estado (ya que el derecho de retención debe estar dentro de los requisitos legales). Si no se incluyó una fecha de pago en la factura de construcción, dependiendo de la legislación estatal local, el contratista puede estar obligado a presentar el pago en una fecha determinada a partir de la finalización del trabajo o puede enfrentarse a una demanda. Para evitar este tipo de situaciones, el contratista puede solicitar un depósito antes de comenzar el trabajo y puede exigir los pagos a medida que se avanza en la obra.