Lista de comprobación para la formación de nuevos empleados

Por qué debería invertir en la formación de nuevos empleados

La formación ayuda a los nuevos empleados:

• Comprender cómo funciona su departamento y su empresa
• Aprender qué directrices utiliza y qué políticas aplica
• Ajustar los puestos de trabajo con las herramientas y la tecnología necesarias
• Familiarizarse con los requisitos de su puesto

Algunas formaciones son comunes para todos los empleados (e.p. ej., la visión general de la empresa y las políticas). Otras son más específicas para cada función. Por ejemplo:

• Los nuevos desarrolladores reciben formación sobre la arquitectura del producto, los servidores y los lenguajes de codificación.
• Los nuevos vendedores reciben formación sobre las características del producto, los precios y la competencia.

Aquí tiene una serie de listas de comprobación para la formación de nuevos empleados que le ayudarán a crear una experiencia de incorporación satisfactoria, desde antes del primer día de su nuevo empleado hasta tres meses después de que empiece.

Antes del primer día de su nuevo empleado

Envíe algunos recursos útiles por adelantado para ahorrar tiempo en la formación y ayudar a los nuevos empleados a llegar a su nuevo trabajo preparados. Estas son algunas de las cosas que debe hacer antes de que sus nuevos empleados comiencen:

• Envíe una agenda para el primer día, para que sepan qué esperar (incluya cualquier 1:1, demostraciones o capacitaciones relevantes para la función de su nuevo empleado.)
• Envíe manuales e instrucciones sobre cómo configurar las cuentas corporativas (por ejemplo, el correo electrónico de la empresa.)
• Envíe una copia digital o impresa de su manual del empleado, para que los nuevos contratados puedan echar un vistazo y preparar cualquier pregunta que puedan tener.

En el primer día de su nuevo empleado

Formación general de la empresa

Utilice esta visión general para explicar cómo están estructurados sus departamentos. Puede presentar esta visión general a grupos, si hay varios empleados nuevos que empiezan el mismo día. Para facilitar el debate, asegúrese de que cada grupo sea pequeño (no más de tres o cuatro empleados.)

Esto es lo que debe incluirse en una formación de visión general de la empresa:

• Presente la historia y la declaración de la misión de su empresa.
• Muestre la línea de tiempo de su empresa con los principales logros.
• Provea una copia de su organigrama e indique dónde se sitúa el nuevo empleado dentro del organigrama.
• Ofrecer explicaciones detalladas de las estructuras y funciones de los departamentos.
• Proveer cualquier demostración de producto que el nuevo empleado pueda necesitar.
• Reservar un tiempo para que el nuevo empleado haga preguntas.

Compartir archivos relevantes, ya sea en formato digital o impreso al final de cada presentación, para que los nuevos empleados puedan leerlos más tarde, si lo desean.

Formación sobre las políticas de la empresa

Durante la presentación de las políticas de la empresa, destaque las cosas más importantes que los nuevos empleados deben saber y responda a sus preguntas.

Esto es lo que debe incluirse en una formación sobre las políticas de la empresa:

• Describa las normas de su lugar de trabajo (por ejemplo, horarios, descansos, uso de taquillas y llaveros.)
• Describa los tipos de permisos a los que tiene derecho el nuevo empleado (por enfermedad, vacaciones, etc.) y cuándo puede empezar a tomarlos.
• Explique sus requisitos para el trabajo a distancia, si es pertinente.
• Explique su proceso de revisión del rendimiento.
• Pida a los nuevos contratados que revisen y firmen cualquier acuerdo de no divulgación o confidencialidad.
• Provea un documento de preguntas frecuentes sobre las políticas más populares de la empresa.

Formación sobre el paquete de beneficios

Los planes de seguros y opciones sobre acciones pueden ser difíciles de entender. Durante esta formación, explique sus beneficios en términos sencillos. Aclare cualquier acción que los empleados deban realizar para utilizar sus paquetes de beneficios. Responda a las preguntas que tengan. Si es necesario, obtenga copias firmadas de los contratos.

A continuación se explica cómo llevar a cabo una formación sobre los beneficios de los empleados:

• Presente todas las opciones de los planes de seguro de vida y de salud y asegúrese de que los nuevos contratados reconocen los términos.
• Explique las opciones sobre acciones y proporcione documentos que describan los términos en detalle.
• Explique las opciones de horario flexible y los requisitos (por ejemplo, cómo solicitar la aprobación para el trabajo a distancia.)
• Describa cómo utilizar todos los beneficios de formación y desarrollo disponibles, como los presupuestos de educación.
• Describa cualquier plan móvil y/o beneficios de reembolso de coche de empresa que ofrezca.
• Presente los detalles de sus programas de bienestar o beneficios de salud (e.Por ejemplo, descuentos en gimnasios).

Formación específica para cada función

En esta formación, los directores de contratación explican la estructura y las funciones del equipo, establecen las expectativas de éxito y ponen a disposición de los nuevos empleados herramientas y recursos útiles.

Esto es lo que los gerentes de contratación deben incluir en las capacitaciones específicas para cada rol:

• Describir las tareas del nuevo empleado (por ejemplo, un día típico de trabajo.)
• Presentar las herramientas específicas del trabajo que el nuevo empleado utilizará.
• Proporcionar una lista de recursos útiles para encontrar respuestas a las preguntas más frecuentes.
• Mostrar y explicar los informes que hacen un seguimiento de los KPI del equipo.
• Presentar los objetivos empresariales relacionados con el puesto y el equipo del nuevo contratado.
• Explicar las funciones de los diferentes miembros del equipo y cómo el nuevo empleado trabajará con ellos.
• Programar reuniones periódicas con el nuevo empleado.
• Programar reuniones introductorias entre el nuevo empleado y los miembros del equipo.

Creación y formación en TI

El personal de TI debe ayudar a los nuevos empleados a configurar sus puestos informáticos y asegurarse de que todos los sistemas están en funcionamiento. También deben orientar a los nuevos empleados sobre la privacidad de los datos, la seguridad del sistema y el uso adecuado del software y el hardware.

Esto es lo que debe incluirse en una formación de configuración de TI:

• Asegúrese de que los nuevos empleados tengan acceso a las herramientas y manuales necesarios para utilizar el hardware y el software.
• Compruebe si los nuevos empleados han configurado las cuentas de la empresa (por ejemplo, el correo electrónico) y proporcione la asistencia necesaria.
• Asegúrese de que todos los nuevos empleados entienden y firman los acuerdos de privacidad de datos.
• Ayudar a los nuevos contratados a configurar los ajustes de conexión WLAN (ordenador y móvil.)
• Ayudar a los empleados a instalar el software antivirus.
• Configurar las cuentas de seguridad de los nuevos contratados (por ejemplo, LastPass.)
• Describir la política de visitas.
• Capacite a los nuevos empleados sobre cómo asegurar sus estaciones de trabajo.

Un mes después de que su nuevo empleado comience

Capacitación sobre seguridad

Durante esta capacitación, un miembro de su equipo de TI o de Seguridad debe describir las obligaciones de privacidad de datos y seguridad del sistema de los empleados. Para las funciones en las que los empleados manejan datos confidenciales de empleados o clientes, priorice la formación en seguridad antes de un mes. De lo contrario, programe esta formación para que se complete durante el primer mes de trabajo del nuevo empleado.

Esto es lo que hay que incluir en una formación de seguridad para los nuevos empleados:

• Presente vídeos de formación de seguridad y ponga a prueba los conocimientos de los empleados sobre los protocolos de seguridad (p.g pruebas, juegos de rol.)
• Habilitar funciones que permitan a los empleados acceder de forma remota al software corporativo.
• Revisar las mejores prácticas fuera de la oficina (por ejemplo, cómo conectarse de forma segura a las redes locales y cómo unirse a las videollamadas.)
• Revise las medidas de seguridad de las estaciones de trabajo.
• Invite a los empleados a unirse a un foro de seguridad en la intranet de su empresa para que puedan hacer preguntas (por ejemplo, el canal Slack #security, BambooHR.)

Tres meses después de que su nueva contratación comience

Formación sobre seguridad

Su director de oficina o un miembro del equipo de RRHH debería diseñar sesiones de formación sobre seguridad en el lugar de trabajo y asegurarse de que todos los empleados asisten en sus primeros tres meses. Es mejor realizar estas formaciones en grupo. Cuando sea necesario, colabore con profesionales en temas relevantes (por ejemplo, invitando a formadores de primeros auxilios como instructores.)

Aquí tiene cómo formar a los nuevos empleados en prácticas de seguridad:

• Organice un simulacro de evacuación de emergencia.
• Programe una presentación de primeros auxilios.
• Provea directrices sobre el uso adecuado de materiales y equipos peligrosos.
• Ejecutar un simulacro de incendio y describir las acciones de precaución para evitar los riesgos de incendio.
• Explicar todas las medidas que la empresa aplica para proteger el bienestar de los empleados (por ejemplo, políticas de no fumar.)
• Proporcionar consejos de ergonomía en la oficina, incluyendo:
  • Buena postura en el escritorio
  • Altura adecuada de la silla
  • Ajustar el brillo del monitor

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