あなたが自営業者である場合、従業員として従来のフォームW-2の収入を得ているあなたの友人や家族よりも、内国歳入庁によってあなたの個人所得申告書が監査される可能性が高いことを知っておく必要があります。
多くの税務専門家は、IRSの監査に対する最善の防御は、必要な領収書をすべて保管するなど、明確で正確なビジネス記録を残すことだと強調します。 しかし、中小企業を経営する多忙な個人が、領収書の保存を忘れたり、置き忘れたり、単に紛失したりすることはよくあることです。 そこで、領収書管理システムを使って、記録を適切に管理することをお勧めします。 ですから、もしあなたがIRSから税務調査の対象であるとの通知を受け、関連するすべての領収書を見つけられないとしたら、それはあなただけではありません。 また、「ディアーズ・オンライン」は、「ディアーズ・オンライン」「ディアーズ・オンライン」とも呼ばれています。
IRSは、監査の過程で、あなたが有効なビジネス経費の控除を主張したという証拠を提出することだけを要求します。 したがって、領収書を紛失した場合、その時点でビジネス経費の履歴を再作成することが要求されるだけです。 しかし、所得税申告書を作成する際に領収書にアクセスできない場合は、一般的に、その時点でビジネス経費を立証し、”最善の推測 “や “見積もり “に基づいて経費控除を請求しないことが望ましいとされています。
IRSはどのように監査対象者を選ぶのか
IRSによると、所得税監査のために選ばれるほとんどの申告書は、2種類の方法で選ばれます。 IRSは、類似の申告書の「規範」と比較する統計モデルに基づいて、監査用の申告書を選択することもあります。 これらの規範は、IRSが無作為に抽出した申告書の監査から作成されます。 これは、IRSがビジネスパートナーなどの関連する納税者の納税申告書や財務会計に発見した問題に基づいて、監査のために申告書を選択するものである。
IRSは、どの自営業者の申告が監査対象となるかを決定するためにどのような要素を用いるかを正確に特定しませんが、ほとんどの専門家は、以下の項目が赤信号になると考えています：
- あなたに支払いを行った企業が提出するフォーム1099に含まれている収入をIRSに報告しないことです。
- 自宅に関するすべての費用が控除されると主張したり、自家用車の全費用を控除したり、過度に気前の良い慈善寄付の控除をするなど、不審に思える控除。
- 従業員を誤って分類したり、フォーム W-2 や 1099 など情報申告をしなかったりした場合。 近年、IRSは年間100万ドル以上の課税所得を持つ納税者を監査する傾向があります。
覚えておいてほしいのは、IRSは所得税の申告期限または申告から3年間、どちらか遅い方の日に追加課税をすることができるということです。
監査で何が起こるか
映画やテレビでは、IRSの監査通知は、納税者とIRSのエージェントとの劇的な対決として描かれることがよくあります。 しかし、IRSが不正や犯罪を主張しない限り、ほとんどの場合、捜査官が納税者に追加情報を求めたり、税額や還付金を調整したりする、地味な作業です。
IRSの監査の大半は、3つのカテゴリーに分類されます：
- 通信監査。 通信監査では、IRSは追加の情報を求めて納税者に手紙を送ります。 これは通常、納税者が申告書から収入を省いたり、重大な誤りを犯したりした場合に行われます。 納税者は、必要な書類や領収書を提出するか、IRSが言う金額を支払うか、連邦政府から納税者の代理人として認可されている登録代理人を使ってIRSの調査結果に異議を唱えるかを選択することになります。 これは、国税庁の事務所で直接面談するものです。 このタイプの監査には、CPA、エンロールド・エージェント、または税理士が同行する必要があります。
- Field Audits. フィールド監査は、中小企業のためにまれであるが、非常に侵略的であるとビジネスのプロセス、会計処理、および内部統制.
- ラインバイラインの見直しを伴うことができます。 あなたのリターンがランダムに選択されている場合、IRSは将来の監査のトリガーとして使用される規範を確立するために各行を確認します。
それはIRSはあなたが主張した費用と関連するdeductions.Itのすべての文書領収書を提供することを期待する税務調査中に、それはあなたがIRSにかなりのビジネス収入を報告していないことがわかっていれば、一般的に、監査の間にあなたを表すために税の専門家を雇うために良いアイデアです。
The ‘Cohan’ Rule for Missing or Incomplete Records
領収書の紛失の問題は、1930年に第二巡回区控訴裁判所が、IRSがそのような状況でどう対処すべきかという規則をまとめたほど、よくあることなのです。 そのルールは、有名なブロードウェイの興行師ジョージ・M・コーハンが主張した文書化されていないビジネス控除に関するコーハン対コミッショナーの判決に概説されています。
コーハンは、裁判の中で、自分は忙しくて連邦税申告書に主張したビジネス旅行とエンターテイメント経費を記録するために整理した記録を保つことができなかったと主張しました。 IRSは、主張したすべての控除を認めないよう求めました。 第2巡回控訴裁は、Cohanが正確な金額を証明できなくても、ある程度の経費が発生したことは明らかであると判断した。 しかし、領収書がない場合、IRSは経費の全額を控除することを認めません。 IRSは、納税者が購入したサービスやアイテムの最低基準額を計算し、その額しか控除を認めません。
領収書を見つけられない経営者にとっては、しばしば救いの手となりますが、米国税務裁判所による最近のいくつかの判決は、コーハン規則の使用制限を強制しています。 その際、租税裁判所は、納税者は主張された経費を立証するための情報を提供する必要があると述べています。
Documenting Your Business Expenses Without Receipts
Cohanルールは、領収書の提出以外にも、事業運営に使われたことを証明するために多くのオプションを納税者に与えますが、それには少し努力が必要となります。 これは、素晴らしい監査防御の手段です。 以下を実行することで、IRSの監査人を満足させる形でビジネス経費を再構築できることが多いです：
- 仕入先やサービスプロバイダーに連絡して請求書や領収書を入手すること。 多くの企業は自動化された請求書発行システムを使用しており、要求に応じてコピーを印刷することができます。 サプライヤーがまだ手書きの請求書を使用している場合でも、記録のために保管している請求書のカーボン・コピーを提供できる場合があります。 いくつかの企業は、彼らのスタッフがこれらのレコードを検索するのに費やす時間のための手数料を請求します。
- Reviewing bank account statements, canceled checks, and credit card statements. これらの文書は、支払いが行われた日付と誰が支払いを受けたかを示すために使用することができます。 この文書は、経費が正当であったことを示すが、なぜ支払いが行われたのかを示すことはほとんどない。 ビジネスカレンダーを保管している場合、その情報を使って、仕事やビジネスミーティングのためにいつ、どこに出張したかを判断することができます。 また、サービス プロバイダーとの約束やベンダーとのミーティングがいつあったかを判断するためにも使用できます。
- 古い電子メールを検索する。 あなたが他のビジネスのおおよその日付または名前を覚えていることができれば、あなたが探している領収書の電子メールコピーまたはあなたが費用を負担したことを示す確認電子メールのいくつかの並べ替えを見つけることができます。 これらのメールはまた、あなたが旅行の手配をしたことを示すことができます。
- スマートフォンの位置情報を確認する。 あなたのスマートフォンは、あなたとあなたがいた場所についてのデータの驚くべき量を収集します。 このような場合、「租税特別措置法」の適用を受けることになります。 その後、IRSの調査結果を受け入れるか、不服申し立てをすることができます。 もし調査結果が証拠や米国税法に則していないと考える場合は、IRSの上訴担当者があなたのケースの事実に基づいて判断を下すので、上訴することができます。