仕事の効率を上げる5つのステップ

1. To Doリストの導入

分野、役職、勤務先にかかわらず、1日がタスクで溢れていることに変わりはないでしょう。 どれを最初に完了させるか？ どれが一番重要ですか？

ToDoリストがないと、間違ったタスクの優先順位をつけたり、すぐに注意を払うべきタスクを見過ごしてしまったりすることがあります。 その結果、仕事の効率が落ち、生産性が落ちてしまいます。

幸いなことに、ToDo リストを作成するのは簡単です。 紙にペンを置き、タスク リストをマッピングし、項目にチェックを入れるという、昔ながらの方法で行うことができます。

そして、間違いなくトッププレイヤーの 1 つが Todoist です。 実際、PCMag のエディターズ チョイスに選ばれています。

「最高の ToDo リスト アプリをお探しなら、すべてのデバイスで動作し、生産性を監視する優れた機能を備え、やるべきことをすべて整理できる Todoist はあなたのためにあるのです。”

2.コミュニケーションの改善

仕事中は、散らかったワークスペース、非生産的な会議、ソーシャルメディアなど、時間を浪費する可能性に満ちています。 しかし、同僚、顧客、見込み客とのコミュニケーションは、その1つであってはなりません。

効果的なコミュニケーションは、職場の生産性の基本です。 しかし、コミュニケーションの改善は一夜にしてできるものではありません。

まず最初に、チームのコミュニケーション方法について、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのかを明確にしましょう。 同僚と直接会って、何時間も無駄にしていませんか？

いずれにせよ、壊れているものを修正するためのシステムを導入する必要があります。 それは、チームのコミュニケーションを中心としたセミナーやチームビルディングを意味するかもしれません。 あるいは、適切なチーム コミュニケーション ソフトウェアを導入することです。

テキスト チャットやチャット ルームは、自由な会話や進行中の会話、イエス、ノー、または短い質問、プロジェクト、チーム、部署、または場所によってディスカッション スペースを整理するのに最適なツールです。

一方、ボイスおよびビデオ チャットは、より個人的なつながりを再現する必要があるが、対面でのコミュニケーションが現実的でない、または不可能な場合に理想的です。 たとえば、緊急性がない場合や、複数の受信者にコピーする必要がある場合は、電子メールを送信します。 コミュニケーションの性質によって、あるチャンネルは他のチャンネルよりも意味があります。 しかし、それを判断するのは、自由に使えるテクノロジーを持つあなた次第です。 研究により、マルチタスクが効率と生産性を低下させることが分かっています。 タスクとタブを行ったり来たりすることで、脳が情報を切り替えるのに時間がかかり、生産的な時間の40％を費やしてしまうのです。 オンライン ワークフローを最大化するには、ブラウザ ウィンドウで開いているタブの数を制限します。 開いている各タブは、回避可能な注意散漫です。 さらに、開いているタブは、情報を見つけにくくするだけでなく、より多くのワーキング メモリを消費して、デバイスの RAM に悪影響を及ぼします。 結局、あなたとデバイスの両方の効率が低下します。

チームとの仕事の進め方についても考えてみましょう。 オールインワンのコミュニケーションおよびコラボレーション プラットフォームは、リアルタイムのコミュニケーションを強化し、1 つの統一されたプラットフォームで有意義なチームワークを促進します。

仮想ホワイトボード、インスタント スクリーンショット、リモート デスクトップ、サイズ無制限のファイル転送などのツールをリアルタイム コミュニケーションと組み合わせることで、次のようなことが可能になります。

• コラボレーション IM 機能、制限のあるファイル共有プラットフォーム、および安全でないチャット アプリケーションの間を行ったり来たりする必要がなくなる
• タスクやコラボレーションに対する集中力が高まる
• データが悪人の手に渡る可能性が減る
• 効率性と生産性が高まる

マルチタスクを完全に回避できないかもしれませんが、アプローチの仕方についてはよりスマートにすることは可能です。

4. ダウンタイムを最大化する

マルチタスクが今後も続くのと同じように、タスクの負荷も増加します。 しかし、1日の時間は限られています。 そして、あなたの脳には、さらに少ない生産的な時間と容量しかありません。 そこで、よりスマートに仕事をする方法を特定する必要があります。

• • 移動中に仕事をする – 通勤時間は長くなっています。 しかし、ニュースフィードをスクロールする代わりに、その日のToDoリストを管理したり、インスタントメッセージや電子メールに返信したり、ブレーンストーミングを行うために、その時間を使うことができます。

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• 割り切って仕事をする – 25分スプリントでも90分間隔でも、短時間で雑念や割り込みを排除し、1つのタスクや仕事に集中することを目指しましょう。 その後、充電のために所定の休憩を取る。 1週間分の仕事を1日に詰め込み、休憩なしですべてを完了させようとしないでください。
• Work on Yourself – 仕事でダウンタイムがあるときは、自分の健康と幸福のために使ってください。 画面やデバイスから離れ、本を読んだり、脳トレや体操、ヨガなどをすることを検討してみてください。

  スマートフォン、ソーシャルメディア、散らかったワークスペース、過剰な接続は、次の通知よりも早くあなたの効率を低下させる可能性があります。 しかし、気が散ることは事実上避けられませんが、それを減らすためにできることがあります。

  

  1. 割り込みを減らす。 米国人労働者の大多数は、ソーシャルメディアを我慢できないので、スマートフォンを見えないところに置いてください。 通知をオフにする。 平日はソーシャルメディアのアプリを削除することを検討する。
  2. 職場の環境にも気を配りましょう。 ワークスペースを整理する。 必需品はすべて手元に置いておく。 一日を構成するために、ToDoリストを使用します。 また、自宅で仕事をしている場合は、インテリアからワードローブ、プレイリストまで、すべてを慎重に検討しましょう。 リアルタイムなコミュニケーションによる接続性と透明性の向上は、職場の効率を一変させました。 しかし、時には仕事を終わらせなければならないこともあります。 そんなときは、メールやメッセージアプリからサインアウトし、デバイスを切り離し、仕事を終わらせるために必要なことを行いましょう。 ほとんどの会話は待つことができます。 ヘッドホンをしている、集中している、ユーザーの状態など、同僚の視覚的、仮想的な合図に注意を払いましょう。

  Consider These Questions

  仕事の効率を上げるための具体的な方法がわかったので、正しい方向へ一歩踏み出しましょう。

  • なぜ高いレベルの効率性が欠けているのか、その原因を特定できましたか。
  • 上記の5つのステップを実行するだけでなく、長期にわたってそれを維持するためのシステムを用意していますか。
  • テクノロジーによって、気晴らしを増やすのではなく、職場の効率を高めるにはどうしたらよいでしょうか。
  • 同僚や上司の助けを借りれば、目標達成にもっと役立つでしょう。
  • 進歩を監視するには、どのような手段を実行しますか。

  必ずしも簡単に答えられるわけではありませんが、これらの質問は、現時点での自分の立ち位置を把握し、正しいスタートを切り、そして重要なことに、軌道を維持するために非常に重要です。

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  まとめ

  誰もが仕事の効率を上げたいと思っていますが、それを現実にするのは、言うは易く行うは難しです。

  しかし、過去に試して失敗しても、今あきらめる理由にはなりません！上記の5つのステップを実行し、その過程で指針となるいくつかの質問を慎重に検討すれば、仕事の効率と生産性をより高いレベルに到達することが、これまで以上に簡単に分かるようになるはずです。 このリストに、他にどのようなステップを追加しますか？ あなたの考え、アドバイス、指導を私たちと共有してください！

  

  Nikola Baldikov

  Nikola BaldikovはBrosixのデジタルマーケティングマネージャーで、SASマーケティング、SEO、アウトリーチ戦略などを専門としています。 デジタルマーケティングへの情熱に加えて、彼はサッカーの熱心なファンであり、私は踊ることが大好きです。 LinkedInまたはTwitterの@baldikovn

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