上司への手紙やEメールの書き方

上司や顧客など、地位の高い人に手紙を書くときは、丁寧で外交的に聞こえるよう注意する必要があります。 また、直接的な表現になりすぎないよう、正しい動詞の形を使うようにしましょう。

“We should commission a report” は “Perhaps we could commission a report.”

Make a request rather than saying what you think.

“I haven’t used up all my annual salary” は “I would appreciate if I could take five days off next month in order to use up my annual salary.”

“We need to discuss my salary” は “Would it be possible to discuss my salary?”

以下は、昇給について上司に面会を求める場合の例文です：

Dear XX

Would it be possible to set up a time to discuss my compensation? / to have a performance review?
(または : performance reviewについて話し合うために会う機会をいただけると幸いです。 )

Please could you let me know when would be convenient time for you?

(Your name)

命令するのではなく、依頼する。「

“We need to meet the suppliers” は “Do you think we should / could meet the suppliers?” になります。

Remind your boss why it’s important

It’s often useful to put the purpose of your email or letter into context for your boss.自分のメールや手紙の目的を上司の文脈に当てはめることができます。 なぜ上司がそれを読むことが重要なのでしょうか。 あなたのメールや手紙は、どのようなビジネス上の問題を解決しているのでしょうか？

“I’m following up on the project / the client meeting.”
“As you are probably aware, we’ve been problems with … and I’d like propose a solution…”
“I wanted to let you have / pass on you …” (continue to what you share to your boss, like the latest sales figures”, “the results of our marketing campaign” etc.上司への報告の内容を続けること。)

Extra Help

See also How to Write Politely for more phrases to use.