Impuestos sobre las ventas: La guía definitiva para propietarios de pequeñas empresas

El impuesto sobre las ventas es uno de los muchos tipos de impuestos de las pequeñas empresas que los empresarios son responsables de pagar. Cuarenta y cinco estados y Washington D.C. tienen impuestos sobre las ventas. Los estados utilizan este dinero para pagar partidas presupuestarias como las escuelas, las carreteras y la seguridad pública.

Los negocios que venden un producto o un servicio sujeto a impuestos deben recaudar el impuesto sobre las ventas de sus clientes. Los procesos de cálculo de los tipos impositivos correctos sobre las ventas, el cobro, la presentación de las declaraciones de impuestos sobre las ventas y el pago del impuesto pueden llevar mucho tiempo, sobre todo para los propietarios de negocios que lo hacen por primera vez. Esto es particularmente así si usted vende múltiples tipos de productos u opera en múltiples estados.

Para ayudarle a resolver las cosas, cubriremos los pasos involucrados en la recolección, reporte y pago del impuesto a las ventas. Empezaremos por ayudarle a averiguar si su producto o servicio está sujeto al impuesto sobre las ventas. Después de leer esto, debería sentirse mucho más seguro a la hora de informar y pagar sus impuestos sobre las ventas.

Recoger, informar y pagar el impuesto sobre las ventas

Paso 1: Determine si su producto o servicio está sujeto al impuesto sobre las ventas.

Las leyes estatales varían bastante en términos de qué productos y servicios están sujetos al impuesto sobre las ventas. Si sólo vende en Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire u Oregón, no tiene que pagar impuestos estatales, aunque Alaska y Montana permiten que las localidades cobren el impuesto sobre las ventas.

En general, los artículos de venta al por menor, como los bolsos y la ropa, están sujetos a impuestos sobre las ventas. Los medicamentos recetados y los alimentos suelen estar exentos de impuestos sobre las ventas, aunque las normas varían de un estado a otro. Las cosas se complican más si vende artículos en línea o artículos digitales.

Si vende un producto o servicio sujeto a impuestos, debe pagar el impuesto sobre las ventas en cualquier estado donde su negocio tenga un «nexo fiscal». Por ejemplo, puede establecer un nexo al operar una tienda física en el estado, al emplear a uno o más individuos en un estado, o al exceder un volumen de ventas particular en un estado.

Impuestos sobre las ventas para los vendedores en línea

Muchos vendedores en línea tienen que pagar el impuesto sobre las ventas a raíz de una decisión del Tribunal Supremo de 2018, Dakota del Sur vs. Wayfair. En este caso, el Tribunal Supremo decidió que los estados pueden exigir a los vendedores online que cobren y recauden el impuesto sobre las ventas -incluso si el vendedor no tiene una tienda u otra presencia física en el estado.

Después de Wayfair, 24 estados exigen a los vendedores de comercio electrónico que cobren y paguen el impuesto sobre las ventas. Afortunadamente, la mayoría de estos estados eximen a los vendedores en línea que procesan menos de 200 transacciones por Internet o 100.000 dólares en ventas cada año.

Impuestos sobre las ventas de productos digitales

Las leyes de impuestos sobre las ventas han tenido que evolucionar a medida que la transmisión por Internet se hace más popular, y cada vez más personas consumen medios de comunicación y televisión en línea. La mayoría de los estados ahora gravan las descargas digitales. Éstas incluyen artículos como libros descargables, cursos electrónicos y archivos de música digital.

Impuestos sobre las ventas de servicios

Tradicionalmente, sólo los productos tangibles estaban sujetos al impuesto sobre las ventas. Sin embargo, ahora muchos estados gravan los servicios para llenar sus arcas fiscales. Por lo general, los servicios profesionales, como los médicos y los jurídicos, están exentos. Los servicios personales, como las peluquerías, la peluquería de mascotas y el cuidado del césped, suelen estar sujetos al impuesto sobre las ventas.

Si no está seguro de si su producto o servicio está sujeto a impuestos, es una buena idea ponerse en contacto con la agencia tributaria o el departamento de ingresos de su estado.

Paso 2: Regístrese para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas.

Antes de poder recaudar el impuesto sobre las ventas, debe registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en cada estado en el que tenga un nexo imponible. Si hace negocios en varios estados, tendrá que registrarse en cada uno de ellos. En la mayoría de los casos, esto se puede lograr de forma gratuita en el sitio web del departamento de ingresos de cada estado. Para registrarse, necesitará información básica sobre su empresa, como el número de identificación del empleador y la dirección de la empresa. Al final, recibirás un número de identificación del impuesto sobre las ventas que deberás utilizar cuando declares el impuesto sobre las ventas.

Paso 3: Calcular la tasa del impuesto sobre las ventas.

Al principio, la tasa del impuesto sobre las ventas que debe aplicar tu empresa depende de dónde vendas. Si vende en varios estados, tendrá que calcular y cobrar el impuesto en cada uno de ellos.

La mayoría de los estados tienen un impuesto sobre las ventas basado en el destino. Esto significa que se considera que la venta tiene lugar donde el comprador utiliza el producto. Por ejemplo, supongamos que usted tiene una tienda con sede en Nueva York, pero envía un artículo a un cliente que vive en Nueva Jersey. Debe calcular y cobrar al cliente el impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey (además de cualquier impuesto local sobre las ventas). También tendría que presentar una declaración de impuestos sobre las ventas en Nueva Jersey.

Un puñado de estados son estados de impuestos sobre las ventas basados en el origen, lo que significa que se considera que la venta tiene lugar en el estado de origen, incluso si usted envía el artículo a otro lugar. California tiene una ley de impuestos sobre las ventas híbrida basada en el origen y en el destino.

Paso 4: Recaudar el impuesto sobre las ventas en su punto de venta o en el carro de la compra.

Para facilitar el cálculo del impuesto sobre las ventas, pruebe un software de punto de venta como Square. Gracias a la integración de Square con TaxJar, todo lo que tienes que hacer es introducir los lugares en los que vendes, y la aplicación calculará las tasas correctas de impuestos sobre las ventas estatales y locales.

Ya sea que elijas usar un punto de venta o hacer tus propios cálculos, tendrás que mostrar la cantidad de impuestos sobre las ventas por separado del precio de compra del artículo. Square está configurado para mostrar el impuesto sobre las ventas en una línea separada en el recibo.

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Paso 5: Envíe la declaración de impuestos sobre las ventas y el pago al estado.

El último paso es enviar su declaración de impuestos sobre las ventas al estado, junto con los pagos reales que ha cobrado de los clientes. Si utiliza un software de contabilidad como QuickBooks, puede configurarlo para que los pagos del impuesto sobre las ventas se contabilicen automáticamente en una cuenta separada.

Las fechas límite para presentar el impuesto sobre las ventas varían mucho en función del estado en el que se realicen las transacciones. La fecha límite suele ser el vigésimo o el vigésimo quinto día después de que finalice el periodo de declaración. Algunos estados exigen que se declare y pague el impuesto sobre las ventas cada mes, mientras que otros tienen una cadencia trimestral o anual. A menudo, el calendario de informes y pagos es más frecuente para los vendedores de mayor volumen. Afortunadamente, la mayoría de los estados hacen posible la declaración y el pago de sus impuestos en línea.

Incluso si no tiene transacciones durante el período de declaración, debe presentar una declaración de impuestos sobre las ventas en cualquier estado donde tenga un permiso de impuestos. No hacerlo puede dar lugar a una multa o incluso a la revocación de su permiso de impuestos sobre las ventas.

Recuerde averiguar los plazos de su estado y cumplirlos. Aproximadamente la mitad de los estados con impuesto sobre las ventas le permitirán quedarse con una pequeña parte del impuesto sobre las ventas recaudado si paga a tiempo. Si no quiere recordar las fechas límite, considere inscribirse en un servicio de presentación automática de impuestos, como AutoFile de TaxJar. Ellos presentarán sus declaraciones de impuestos sobre las ventas a tiempo por una cuota de suscripción mensual.

Explicación de los mitos y conceptos erróneos de los impuestos sobre las ventas

Ahora que conoce los fundamentos de la recaudación, el cálculo y la presentación de informes de los impuestos sobre las ventas, no deje que estos mitos le hagan tropezar.

Mito #1: El IRS me auditará si no recaudo el impuesto sobre las ventas correctamente.

Muchos propietarios de pequeñas empresas piensan que su negocio se enfrentará a una auditoría del IRS si no recaudan el impuesto sobre las ventas correctamente. De hecho, el IRS no tiene nada que ver con el impuesto sobre las ventas. El IRS es nuestra administración tributaria nacional, pero el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal. No hay un impuesto nacional sobre las ventas en los EE.UU.

En lugar de lidiar con el IRS, si tiene preguntas o problemas con el impuesto sobre las ventas, debe tratar con la autoridad tributaria del estado. Esta autoridad suele llamarse Departamento de Hacienda del Estado, pero puede tener otros nombres. La autoridad fiscal de California, por ejemplo, se llama Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California.

Mito #2: Sólo vendo en línea, por lo que no tengo que cobrar el impuesto sobre las ventas.

Las ventas por Internet son similares a otros tipos de productos después del caso Wayfair del Tribunal Supremo. Si vendes artículos sujetos a impuestos y tienes «nexo fiscal de ventas» en un estado (más sobre ese concepto más adelante), entonces estás obligado a recaudar el impuesto sobre las ventas de tus compradores, sin importar si hiciste la venta cara a cara o en línea. Dicho esto, la mayoría de los estados exigen a los vendedores online que paguen el impuesto sobre las ventas sólo si realizan más de un determinado número de transacciones o ingresos.

Antes de empezar a recaudar el impuesto sobre las ventas, es necesario registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en el departamento de ingresos de su estado.

Mito nº 3: Sólo tengo que recaudar el impuesto sobre las ventas de los compradores de mi estado de origen.

Este es uno de esos mitos que pueden ser ciertos, pero a menudo hay algo más. Resumiendo, en Estados Unidos, los vendedores online sólo están obligados a recaudar el impuesto sobre las ventas en los estados en los que tienen un nexo fiscal con las ventas. «Nexus» significa una conexión significativa con un estado.

Usted siempre tiene nexus en su estado de origen -incluso si simplemente trabaja desde la mesa de su cocina- pero otras actividades comerciales comunes podrían darle nexus en otros estados. Estas actividades incluyen tener un empleado, una ubicación física, un vendedor, un instalador o un contratista en un estado concreto, o incluso simplemente almacenar existencias en un estado. Puede leer más sobre la definición de nexo aquí.

Mito #4: Si no cobré el impuesto sobre las ventas, no necesito presentar una declaración de impuestos sobre las ventas.

Este es otro mito que puede terminar costándole dinero. Si usted tiene un permiso de impuesto sobre las ventas en un estado, entonces siempre debe presentar una declaración de impuestos sobre las ventas en su fecha de vencimiento. Esto es así aunque no haya recaudado ni un centavo en impuestos sobre las ventas.

Los estados utilizan su declaración de impuestos sobre las ventas para averiguar si todavía está en el negocio. Si usted no presenta una declaración de impuestos sobre las ventas, la mayoría de los estados tienen algún tipo de sanción. Algunos estados pueden imponerle una multa de hasta 50 dólares, mientras que otras estancias pueden cancelar su licencia de impuestos sobre las ventas si sigue sin cumplir los plazos de presentación.

Mito nº 5: Debo cobrar el impuesto sobre las ventas por todo lo que vendo.

En un mundo perfecto, el impuesto sobre las ventas sería sencillo. Pero en muchos estados, algunos artículos considerados «de primera necesidad» -como los comestibles, la ropa e incluso los libros de texto- no están sujetos a impuestos o lo están a un tipo diferente. Por ejemplo, los comestibles están libres de impuestos en Kentucky, pero se gravan a un tipo reducido del 1% en Illinois. La ropa está libre de impuestos en Pensilvania, pero se grava al tipo normal en Arkansas. Asegúrese de que aplica el tipo impositivo correcto a su producto o servicio. Su software de punto de venta o un servicio automatizado de presentación de impuestos sobre las ventas puede ayudarle con esto (si tiene preguntas sobre lo que está sujeto a impuestos y lo que no, siempre puede ponerse en contacto con el departamento de ingresos de su estado.)

Desmitificación de los impuestos sobre las ventas

Calcular, recaudar e informar sobre los impuestos sobre las ventas puede ser un dolor, pero en última instancia, los impuestos sobre las ventas se destinan a una buena causa. Estos impuestos son los que financian los presupuestos estatales y locales y pagan las escuelas, las carreteras, la prevención de incendios y otras cuestiones importantes.

El software de punto de venta, como Square, y los servicios de presentación de impuestos sobre las ventas pueden eliminar algunos de los dolores de cabeza de la recaudación de impuestos sobre las ventas y la presentación de informes. Y una vez que haya estado en el negocio durante un par de años, la presentación de informes de impuestos sobre las ventas se convertirá en algo natural.