Taxes sur les ventes : Le guide ultime pour les propriétaires de petites entreprises

La taxe de vente est l’un des nombreux types de taxes pour les petites entreprises que les entrepreneurs doivent payer. Quarante-cinq États et Washington D.C. ont tous une taxe sur les ventes. Les États utilisent cet argent pour payer des postes budgétaires comme les écoles, les routes et la sécurité publique.

Les entreprises qui vendent un produit ou un service taxable doivent percevoir la taxe de vente auprès de leurs clients. Les processus de calcul des taux corrects de la taxe sur les ventes, de collecte des paiements, de soumission des déclarations de taxe sur les ventes et de paiement de la taxe peuvent prendre beaucoup de temps, en particulier pour les propriétaires d’entreprise débutants. C’est particulièrement le cas si vous vendez plusieurs types de produits ou si vous opérez dans plusieurs États.

Pour vous aider à faire le tri, nous allons couvrir les étapes de la collecte, de la déclaration et du paiement de la taxe sur les ventes. Nous commencerons par vous aider à déterminer si votre produit ou service est soumis à la taxe sur les ventes. Après avoir lu ceci, vous devriez vous sentir beaucoup plus confiant dans la déclaration et le paiement de vos taxes de vente.

Collecter, déclarer et payer la taxe de vente

Étape 1 : Déterminer si votre produit ou service est soumis à la taxe de vente.

Les lois des États varient assez significativement en termes de produits et services soumis à la taxe de vente. Si vous vendez uniquement en Alaska, au Delaware, au Montana, au New Hampshire ou en Oregon, alors vous n’avez pas à payer de taxes à l’échelle de l’État, bien que l’Alaska et le Montana permettent aux localités de facturer la taxe de vente.

Généralement, les articles de détail comme les sacs à main et les vêtements sont soumis à des taxes de vente. Les médicaments sur ordonnance et les produits alimentaires sont généralement exonérés de taxes de vente, bien que les règles varient d’un État à l’autre. Les choses se compliquent si vous vendez des articles en ligne ou des articles numériques.

Si vous vendez un produit ou un service taxable, vous devez payer la taxe de vente dans tout État où votre entreprise a un « nexus fiscal ». Par exemple, vous pouvez établir un nexus en exploitant un magasin physique dans l’État, en employant un ou plusieurs individus dans un État, ou en dépassant un volume de ventes particulier dans un État.

Taxes de vente pour les vendeurs en ligne

De nombreux vendeurs en ligne doivent payer la taxe de vente dans le sillage d’une décision de la Cour suprême de 2018, Dakota du Sud contre Wayfair. Dans cette affaire, la Cour suprême a décidé que les États peuvent exiger des vendeurs en ligne qu’ils facturent et collectent la taxe de vente – même si le vendeur n’a pas de magasin ou autre présence physique dans l’État.

Après Wayfair, 24 États exigent que les vendeurs de commerce électronique collectent et paient la taxe de vente. Heureusement, la plupart de ces États exemptent les vendeurs en ligne qui traitent moins de 200 transactions sur Internet ou 100 000 $ de ventes par an.

Les taxes de vente pour les produits numériques

Les lois sur les taxes de vente ont dû évoluer à mesure que le streaming sur Internet devient plus populaire et que de plus en plus de personnes consomment des médias et de la télévision en ligne. La majorité des États taxent désormais les téléchargements numériques. Ceux-ci comprennent des articles comme les livres téléchargeables, les cours électroniques et les fichiers de musique numérique.

Les taxes de vente pour les services

Traditionnellement, seuls les produits tangibles étaient soumis à la taxe de vente. Cependant, de nombreux États taxent désormais les services pour remplir leurs caisses fiscales. En général, les services professionnels comme les services médicaux et les services juridiques sont exonérés. Les services personnels comme les salons de coiffure, le toilettage des animaux et l’entretien des pelouses sont généralement soumis à la taxe sur les ventes.

Si vous ne savez pas si votre produit ou service est taxable, il est bon de contacter l’agence fiscale ou le département du revenu de votre État.

Étape 2 : S’inscrire pour obtenir un permis de taxe sur les ventes.

Avant de pouvoir percevoir la taxe sur les ventes, vous devez vous inscrire pour obtenir un permis de taxe sur les ventes dans chaque État où vous avez un nexus taxable. Si vous faites des affaires dans plusieurs États, vous devrez vous enregistrer dans chacun de ces États. Dans la plupart des cas, cette démarche peut être effectuée gratuitement sur le site Web du ministère des finances de chaque État. Vous aurez besoin d’informations commerciales de base, telles que votre numéro d’identification d’employeur et l’adresse de votre entreprise, pour vous inscrire. À la fin, vous recevrez un numéro d’identification de taxe de vente que vous devrez utiliser pour déclarer votre taxe de vente.

Étape 3 : calculer le taux de taxe de vente.

D’emblée, le taux de taxe de vente que votre entreprise doit appliquer dépend de l’endroit où vous vendez. Si vous vendez dans plusieurs États, vous devrez calculer et percevoir la taxe dans chacun de ces États.

La majorité des États ont une taxe de vente basée sur la destination. Cela signifie que l’on considère que la vente a lieu partout où l’acheteur utilise le produit. Par exemple, disons que vous avez un magasin qui est basé à New York, mais que vous expédiez un article à un client qui vit dans le New Jersey. Vous devez calculer et facturer au client la taxe de vente du New Jersey (en plus de toute taxe de vente locale). Vous devez également remplir une déclaration de taxe de vente du New Jersey.

Une poignée d’États sont des États à taxe de vente basée sur l’origine, ce qui signifie que la vente est considérée comme ayant lieu dans l’État d’origine, même si vous expédiez l’article ailleurs. La Californie a une loi hybride sur la taxe de vente basée sur l’origine et la destination.

Etape 4 : percevoir la taxe de vente à votre point de vente ou à votre panier de commande.

Pour faciliter le calcul de la taxe de vente, essayez un logiciel de point de vente comme Square. Grâce à l’intégration de Square avec TaxJar, tout ce que vous avez à faire est d’entrer les lieux où vous vendez, et l’application calculera les taux corrects de la taxe de vente étatique et locale.

Que vous choisissiez d’utiliser un point de vente ou de faire vos propres calculs, vous devrez afficher le montant de la taxe de vente séparément du prix d’achat de l’article. Square est configuré pour afficher la taxe de vente sur une ligne distincte du reçu.

S’inscrire gratuitement à Square

Étape 5 : Envoyer la déclaration de taxe de vente et le paiement à l’État.

La dernière étape consiste à soumettre votre déclaration de taxe de vente à l’État, ainsi que les paiements réels que vous avez perçus des clients. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme QuickBooks, vous pouvez le configurer pour que les paiements de la taxe sur les ventes soient automatiquement comptabilisés sur un compte séparé.

Les dates limites de dépôt de la taxe sur les ventes varient beaucoup en fonction de l’État dans lequel vous effectuez vos transactions. La date limite tombe généralement le 20e ou le 25e jour après la fin de la période de déclaration. Certains États vous demandent de déclarer et de payer la taxe de vente chaque mois, tandis que d’autres ont une cadence trimestrielle ou annuelle. Souvent, le calendrier de déclaration et de paiement est plus fréquent pour les vendeurs de gros volumes. Heureusement, la plupart des États permettent de déclarer et de payer vos taxes en ligne.

Même si vous n’avez effectué aucune transaction au cours de la période de déclaration, vous devez tout de même soumettre une déclaration de taxe de vente dans tous les États où vous avez un permis fiscal. Si vous ne le faites pas, vous risquez une amende ou même la révocation de votre permis de taxe sur les ventes.

N’oubliez pas de vous renseigner sur les délais de votre État et de les respecter. Environ la moitié des États ayant une taxe sur les ventes vous permettront de conserver une petite partie de la taxe sur les ventes perçue lorsque vous payez à temps. Ce montant ne représente généralement que 1 % à 2 % de la taxe sur les ventes que vous avez perçue, mais c’est de l’argent gratuit !

Si vous ne voulez pas vous souvenir des échéances, envisagez de vous inscrire à un service de déclaration automatique, tel que AutoFile de TaxJar. Ils déposeront vos déclarations de taxe de vente à temps pour un abonnement mensuel.

Les mythes et les idées fausses sur la taxe de vente expliqués

Maintenant que vous connaissez les bases de la collecte, du calcul et de la déclaration de la taxe de vente, ne laissez pas ces mythes vous faire trébucher.

Mythe #1 : L’IRS me contrôlera si je ne collecte pas correctement la taxe de vente.

De nombreux propriétaires de petites entreprises pensent que leur entreprise fera face à un contrôle de l’IRS s’ils ne collectent pas correctement la taxe de vente. En fait, l’IRS n’a rien à voir avec la taxe de vente ! L’IRS est notre administration fiscale nationale, mais la taxe de vente est régie au niveau des États. Il n’existe pas de taxe de vente nationale aux États-Unis.

Au lieu de vous battre avec l’IRS, si vous avez des questions ou des problèmes concernant la taxe de vente, vous devez vous adresser à l’autorité fiscale de l’État. Cette autorité est généralement appelée le State Department of Revenue, mais elle peut porter d’autres noms. L’autorité fiscale de la Californie, par exemple, s’appelle le California Department of Tax and Fee Administration.

Mythe #2 : Je ne vends qu’en ligne, donc je n’ai pas à collecter la taxe de vente.

Les ventes sur Internet sont similaires aux autres types de produits après l’affaire Wayfair de la Cour suprême. Si vous vendez des articles imposables et que vous avez un « nexus de taxe sur les ventes » dans un État (plus de détails sur ce concept ci-dessous), alors vous êtes tenu de collecter la taxe sur les ventes auprès de vos acheteurs – peu importe si vous avez effectué la vente en face à face ou en ligne. Cela dit, la plupart des États exigent que les vendeurs en ligne ne paient la taxe de vente que s’ils dépassent un certain nombre de transactions ou de revenus.

Avant de commencer à percevoir la taxe de vente, vous devez vous inscrire pour obtenir un permis de taxe de vente auprès du département du revenu de votre État.

Mythe #3 : Je ne dois percevoir la taxe de vente que des acheteurs de mon État d’origine.

C’est l’un de ces mythes qui peuvent être vrais, mais il y a souvent plus que cela. Pour faire court, aux États-Unis, les vendeurs en ligne ne sont tenus de collecter la taxe de vente que dans les États où ils ont un nexus de taxe de vente. « Vous avez toujours un nexus dans votre État d’origine, même si vous travaillez simplement depuis la table de votre cuisine, mais d’autres activités commerciales courantes peuvent vous donner un nexus dans d’autres États. Ces activités comprennent le fait d’avoir un employé, un emplacement physique, un vendeur, un installateur ou un entrepreneur dans un État particulier, ou même simplement de stocker des stocks dans un État. Vous pouvez en savoir plus sur la définition du nexus ici.

Mythe #4 : Si je n’ai pas collecté de taxe sur les ventes, je n’ai pas besoin de déposer une déclaration de taxe sur les ventes.

C’est un autre mythe qui peut finir par vous coûter de l’argent. Si vous détenez un permis de taxe sur les ventes dans un État, alors vous devez toujours déposer une déclaration de taxe sur les ventes à la date d’échéance. Et ce, même si vous n’avez pas perçu un centime de taxe sur les ventes.

Les États utilisent votre déclaration de taxe sur les ventes pour savoir si vous êtes toujours en activité. Si vous ne déposez pas de déclaration de taxe de vente, la plupart des États prévoient une forme de pénalité. Certains États peuvent vous imposer une amende allant jusqu’à 50 $, tandis que d’autres séjours peuvent annuler votre licence de taxe de vente si vous continuez à manquer les dates limites de dépôt.

Mythe #5 : Je devrais facturer la taxe de vente sur tout ce que je vends.

Dans un monde parfait, la taxe de vente serait simple. Mais dans de nombreux États, certains articles considérés comme des  » nécessités  » – comme l’épicerie, les vêtements et même les manuels scolaires – ne sont pas imposables ou sont taxés à un taux différent. Par exemple, les produits d’épicerie sont exonérés d’impôt dans le Kentucky, mais taxés à un taux réduit de 1 % dans l’Illinois. Les vêtements sont exonérés d’impôt en Pennsylvanie mais taxés au taux normal en Arkansas. Assurez-vous que vous facturez le bon taux de taxe sur les ventes pour votre produit ou service. Votre logiciel de point de vente ou un service automatisé de déclaration de taxe sur les ventes peut vous y aider. (Si vous avez des questions sur ce qui est taxable et ce qui ne l’est pas, vous pouvez toujours contacter le département du revenu de votre État.)

Les taxes sur les ventes démystifiées

Calculer, collecter et déclarer les taxes sur les ventes peut être pénible, mais en fin de compte, les taxes sur les ventes servent une bonne cause. Ce sont ces taxes qui financent les budgets de l’État et des collectivités locales et qui permettent de financer les écoles, les routes, la prévention des incendies et d’autres questions importantes.

Les logiciels de point de vente, comme Square, et les services de déclaration des taxes de vente peuvent vous épargner certains des maux de tête liés à la collecte et à la déclaration des taxes de vente. Et une fois que vous serez en affaires depuis quelques années, la déclaration de la taxe sur les ventes deviendra une seconde nature.