Tableaux, diagrammes, graphiques

Une des choses agréables dans les cours de rédaction technique est que la plupart des documents contiennent des tableaux, des diagrammes et des graphiques – ou du moins ils devraient. Une grande partie de la rédaction technique professionnelle contient toutes sortes de tableaux, camemberts, diagrammes à barres, graphiques linéaires, organigrammes, etc. Une fois que vous aurez pris l’habitude de mettre ces choses dans vos écrits, vous devriez vous considérer comme obligé de les utiliser chaque fois que la situation l’exigerait naturellement.

Ressources supplémentaires

Presque tout ce que vous vouliez savoir sur la réalisation de tableaux et de figures. Une ressource fantastique du département de biologie, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tableaux

Les tableaux, bien sûr, sont ces rangées et colonnes de chiffres et de mots, principalement des chiffres. Ils permettent un accès rapide à l’information et une comparaison relativement facile de celle-ci. Si les données sont classées par ordre chronologique (par exemple, les chiffres de vente sur une période de dix ans), le tableau peut faire apparaître des tendances – des schémas d’activité en hausse ou en baisse. Bien sûr, les tableaux ne sont pas nécessairement le moyen le plus vivant ou le plus spectaculaire de montrer de telles tendances ou relations entre les données – c’est pourquoi nous avons des diagrammes et des graphiques (abordés dans la section suivante).

Utilisations des tableaux. La plus grande utilisation des tableaux concerne les données numériques. Imaginez que vous comparez différents modèles d’imprimantes laser en termes de caractéristiques physiques telles que la hauteur, la profondeur, la longueur, le poids, et ainsi de suite. Parfait pour un tableau.

Pour autant, ne vous enfermez pas dans l’idée que les tableaux sont strictement destinés aux données numériques. Chaque fois que vous avez des situations où vous discutez de plusieurs choses sur lesquelles vous fournissez les mêmes catégories de détails, vous avez une possibilité pour un tableau. Par exemple, imaginez que vous comparez plusieurs modèles d’imprimantes laser : vous direz la même catégorie de choses sur chaque imprimante (son coût, sa vitesse d’impression, ses coûts de fourniture, ses conditions de garantie, etc.) C’est le truc idéal pour un tableau, et ce serait surtout des mots plutôt que des chiffres (et dans ce cas, vous voudriez probablement laisser la discussion textuelle là où elle est et « re-présenter » l’information sous forme de tableau.

Format de tableau. Dans sa forme la plus simple, un tableau est un groupe de lignes et de colonnes de données. En haut de chaque colonne se trouve un titre de colonne, qui définit ou identifie le contenu de cette colonne (et souvent il indique l’unité de mesure). Sur le bord gauche du tableau peuvent se trouver des titres de ligne, qui définissent ou identifient le contenu de cette ligne. Les choses se compliquent lorsque les lignes ou les colonnes doivent être regroupées ou subdivisées. Dans ce cas, vous devez créer des sous-titres de ligne ou de colonne. Ceci est illustré ici:

Format pour les tableaux avec des lignes et des colonnes groupées ou subdivisées. Remarquez que le titre du tableau va au-dessus du tableau.

Traditionnellement, le titre d’un tableau est placé au-dessus du tableau ou constitue la première ligne du tableau. Si le contenu du tableau est évident et qu’il n’est pas nécessaire de faire des renvois au tableau à partir de n’importe quel autre endroit du rapport, vous pouvez omettre le titre.

En ce qui concerne les directives spécifiques de style et de formatage des tableaux, gardez les suivantes à l’esprit :

• Référer au tableau dans le texte qui précède juste le tableau. Expliquez la signification générale des données du tableau ; ne vous attendez pas à ce que les lecteurs le découvrent entièrement par eux-mêmes.
• Ne submergez pas les lecteurs avec des tableaux monstrueux à 11 colonnes et 30 rangées ! Simplifiez les données du tableau pour n’avoir que la quantité de données qui illustre votre propos – sans bien sûr déformer ces données.
• Ne mettez pas le mot ou l’abréviation de l’unité de mesure dans chaque cellule d’une colonne. Par exemple, dans une colonne de mesures toutes en millimètres, ne mettez pas « mm » après chaque chiffre. Mettez l’abréviation entre parenthèses dans l’intitulé de la colonne ou de la ligne.
• Alignez les chiffres à droite ou en décimale dans les colonnes. Si le 123 et le 4 étaient dans une colonne, le 4 serait juste en dessous du 3, pas du 1.
• Normalement, les mots dans les colonnes sont justifiés à gauche (même si vous verrez occasionnellement des colonnes de mots tout centrés).
• Les en-têtes de colonne sont centrés sur les colonnes de données numériques (formant une forme de T) ; alignés à gauche avec les colonnes de texte. L’alignement des en-têtes de colonne sur les données réelles de la colonne est variable. Si vous avez une colonne de mots de deux ou trois lettres, vous voudrez probablement centrer l’en-tête de colonne sur ces données, même si ce sont des mots et non des chiffres. (En faisant cela, on évite une colonne en forme de L à l’aspect bizarre.)
• Lorsqu’il y a un point particulier que vous devez faire sur un ou plusieurs des éléments du tableau, utilisez une note de bas de page au lieu d’encombrer le tableau avec l’information.

Production de tableaux. Normalement, vous emprunterez des informations dans lesquelles se trouve un bon tableau. Si c’est un tableau simple, sans trop de lignes et de colonnes, retapez-le vous-même dans votre propre document (mais n’oubliez pas d’indiquer où vous l’avez emprunté dans le titre de la figure). Cependant, si c’est un grand tableau avec beaucoup de données, vous êtes justifié de le scanner, de faire une capture d’écran ou de le photocopier et de l’amener dans votre rapport de cette façon.

Si vous utilisez OpenOffice, Word ou WordPerfect, habituez-vous à utiliser les outils de génération de tableaux. Vous n’avez pas à dessiner les lignes et autres détails de formatage.

Occasionnellement, dans les rapports techniques ébauchés, l’information est présentée sous forme de texte courant régulier qui pourrait être mieux présentée sous forme de tableau (ou de tableau). Assurez-vous et regardez en arrière sur vos ébauches pour le matériel qui peut être transformé en tableaux.

Format pour les tableaux. Surveillez les occasions de convertir le texte en tableau comme dans cet exemple.

Tableaux et graphiques

Les tableaux et les graphiques ne sont en fait qu’une autre façon de présenter les mêmes données que celles présentées dans les tableaux – mais une façon plus spectaculaire et plus intéressante. En même temps, cependant, vous obtenez moins de détails ou moins de précision dans un diagramme ou un graphique que dans un tableau. Imaginez la différence entre un tableau des chiffres de vente sur une période de dix ans et un graphique linéaire pour ces mêmes données. Vous obtenez un meilleur sens de la tendance générale dans le graphique mais pas le montant précis en dollars.

Exigences de formatage. Lorsque vous créez des diagrammes et des graphiques, gardez ces exigences à l’esprit (la plupart de ces éléments sont illustrés ci-dessous) :

• Étiquettes des axes-Dans les diagrammes à barres et les graphiques linéaires, n’oubliez pas d’indiquer ce que les axes x et y représentent. Un axe pourrait indiquer des millions de dollars ; l’autre, des segments de cinq ans de 1960 à aujourd’hui.
• Clés (légendes)-Les diagrammes à barres, les graphiques linéaires et les diagrammes circulaires utilisent souvent une couleur, un ombrage ou un style de ligne (solide ou pointillé) particulier. Assurez-vous d’indiquer leur signification ; traduisez-les dans une clé (une case) à un endroit inutilisé du diagramme ou du graphique.


Exemple de graphique. Remarquez qu’un titre de figure est placé sous le graphique.

• Titres de figure-Pour la plupart des diagrammes et des graphiques, vous voudrez inclure un titre, dans de nombreux cas, un titre numéroté. Les lecteurs ont besoin d’un moyen de savoir ce qu’ils regardent. N’oubliez pas de citer la source de toute information que vous avez empruntée pour créer le graphique. La règle standard pour savoir quand numéroter les figures ou les tableaux est la suivante : si vous faites référence à la figure ou au tableau ailleurs dans le texte.
• Références croisées – Chaque fois que vous utilisez un tableau ou un graphique, n’oubliez pas d’y mettre une référence croisée à partir du texte connexe. Avec cette référence croisée, fournissez quelques explications sur ce qui se passe dans le graphique, comment l’interpréter, quelles sont ses tendances de base, et ainsi de suite.
  
  Exemple d’un graphique en colonnes. Remarquez que le texte au-dessus et au-dessous du graphique attire l’attention sur le graphique et indique brièvement sa signification.
  
  Exemple de graphique circulaire. Remarquez que les tranches vont dans le sens des aiguilles d’une montre, de la plus grande à la plus petite (approximativement). Source : Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, Agence de protection de l’environnement des États-Unis, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Documentation-Lorsque vous empruntez des informations pour créer un graphique, veillez à utiliser le format standard pour indiquer la source. Consultez la section sur la documentation des informations empruntées (qu’elles soient textuelles ou graphiques). La façon dont vous importez le graphique dans votre rapport n’a pas d’importance – il s’agit d’informations empruntées, qu’une âme courageuse et noble a travaillé dur pour développer et qui mérite le crédit pour cet effort.

Production de tableaux et de graphiques. Comme pour les illustrations, vous disposez de ces options pour créer des diagrammes et des graphiques : capture d’écran, numérisation, photocopie, génération de vos propres diagrammes avec un logiciel et dessin de vos propres diagrammes.

Citer les sources des tableaux, diagrammes et graphiques : indiquer les sources

Comme mentionné précédemment, il est parfaitement légal d’emprunter des tableaux – pour les copier, les photocopier, les scanner ou en extraire des sous-ensembles de données. Mais vous êtes obligé de citer vos sources pour les tableaux, les diagrammes et les graphiques, tout comme vous l’êtes pour les mots que vous empruntez. Normalement, cela se fait soit dans le titre du tableau, soit dans une note de bas de page juste en dessous du tableau. Vérifiez l’exemple dans le tableau présenté précédemment. Pour plus de détails sur le contenu de la citation de la source, consultez la documentation de la section.

Lignes directrices générales pour les tableaux, diagrammes, graphiques-une revue

Les sections précédentes énoncent un certain nombre de lignes directrices communes qui doivent être énoncées toutes en un seul endroit. Elles sont importantes !

• Attention aux zones de votre texte où vous discutez de beaucoup de données numériques en relation avec deux ou plusieurs choses – c’est idéal pour les tableaux ou même les diagrammes ou les graphiques.
• Attention aux zones de votre texte où vous définissez une série de termes – c’est idéal pour les tableaux.
• Toujours discuter des tableaux dans le texte précédent. Ne jetez pas simplement un tableau, un graphique ou un diagramme sans explication. Orientez les lecteurs vers lui ; expliquez sa signification de base.
• Veuillez vous assurer que vos tableaux, graphiques et diagrammes sont appropriés à votre public, au sujet et à l’objectif – ne zappez pas les débutants avec des constructions massives et hautement techniques qu’ils ne peuvent pas comprendre.
• Utilisez un titre à moins que le tableau, le graphique et le diagramme soient très informels. Rappelez-vous que le titre va juste au-dessus du tableau ; pour les diagrammes et les graphiques, en dessous.
• Alignez à gauche les mots et les phrases dans les colonnes des tableaux (y compris le titre de la colonne). Alignez à droite les données numériques dans les colonnes du tableau (mais centrez le titre de la colonne). Une touche agréable pour mettre un peu de marge droite sur ces données alignées à droite afin qu’elles se déplacent vers le centre de la colonne plutôt que de rester bloquées sur le bord droit.
• Certains croient qu’il est plus facile pour les lecteurs de comparer verticalement plutôt qu’horizontalement. Si vous croyez cela, mettez en forme vos tableaux de façon à ce que vos colonnes contiennent les informations à comparer. Par exemple, si vous comparez des voitures, vous auriez des colonnes pour le MPG, le prix, et ainsi de suite.
• Indiquez la source des tableaux, diagrammes et graphiques que vous avez empruntés en partie ou en totalité. Cela peut être fait dans le titre ou dans une note de bas de page. Ceci est expliqué dans la section sur la documentation et est illustré ici dans ce chapitre.
• Indiquez les valeurs de mesure d’identification dans les titres de colonnes ou de lignes – et non dans chaque cellule.
• Référencez tous les tableaux, diagrammes et graphiques du texte précédent. Dans la référence croisée, donnez le numéro (s’il s’agit d’un tableau formel avec titre), indiquez le sujet du tableau et fournissez des informations explicatives si nécessaire.

J’apprécierais vos pensées, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse-David McMurrey.