Qu’est-ce qu’un plan d’action affirmative et en ai-je besoin ? – MidAtlantic Employers’ Association

Votre entreprise a-t-elle besoin d’un plan d’action affirmative ?

Les entreprises qui répondent aux critères suivants sont couvertes par les obligations fédérales en matière d’action positive et doivent préparer chaque année un plan d’action positive pour se conformer aux exigences fédérales :

• L’entreprise effectue des travaux sur des contrats du gouvernement fédéral, en tant qu’entrepreneur ou sous-traitant, et le contrat est évalué à 50 000 $ ou plus ; et
• L’entreprise compte 50 employés ou plus (les employés à temps partiel et saisonniers sont inclus dans ce décompte).

En outre, les institutions financières qui sont assurées au niveau fédéral et détiennent des prêts fédéraux doivent mettre en œuvre des plans écrits d’action positive.

Toute entreprise qui répond à ces critères doit avoir un plan d’action positive en place.

Qu’est-ce qu’un plan d’action positive ?

Un plan d’action positive (« PAA ») est un document écrit ou un « programme » décrivant les mesures qu’une entreprise a prises et prendra pour assurer l’égalité des chances en matière d’emploi. Un PAA est préparé sur la base des données d’emploi de l’année précédente et prévoit les mesures que l’employeur prendra l’année suivante. Par exemple, une entreprise qui, au cours de l’année précédente, a reçu moins de candidatures féminines que ce qui est généralement disponible dans la population éligible, peut être chargée d’essayer d’élargir sa réserve de candidats en publiant des postes ouverts sur de nouveaux sites d’emploi ou en participant à des salons de l’emploi différents ou supplémentaires. La préparation du plan implique d’analyser les données sur l’emploi à l’aide d’une analyse statistique exigée par la réglementation, de résumer les résultats et de formuler un plan basé sur cette analyse, et toutes ces étapes doivent être conformes aux exigences fédérales.

Les employeurs couverts par les obligations fédérales en matière d’action affirmative peuvent également être tenus d’établir certaines politiques(comme une politique de transparence en matière de rémunération) et d’offrir aux candidats et aux employés la possibilité de s’auto-identifier volontairement sur leur race, leur sexe ou leur statut d’ancien combattant, entre autres choses.

Que se passe-t-il si une entreprise a moins de 50 employés ou travaille sur des contrats gouvernementaux d’une valeur inférieure à 50 000 $ ?

Bien que l’obligation de préparer un plan d’action positive ne s’applique pas aux entreprises de moins de 50 employés, certaines exigences fédérales s’appliquent aux entrepreneurs de moins de 50 employés qui travaillent sur des contrats gouvernementaux d’une valeur de 10 000 $ ou plus.

Les exigences d’action positive sont appliquées par le biais des audits de l’OFCCP

L’Office of Federal ContractCompliance Programs (OFCCP) supervise la conformité aux exigences d’action positive. Cette surveillance est le plus souvent exercée par des audits de conformité, qui peuvent aller jusqu’à des inspections sur place.

Les examens de conformité commencent souvent par une demande écrite standardisée de soumission des plans d’action positive de l’entreprise et des données justificatives. Après un « audit documentaire » des plans, un agent de contrôle peut se rendre sur place pour examiner d’autres dossiers de l’entreprise et interroger les responsables et les employés de l’entreprise.

Les audits peuvent entraîner des pénalités monétaires et des règlements si une discrimination est constatée

Si cet examen sur place révèle une discrimination, l’OFCCP peut imposer des pénalités monétaires, entre autres conséquences. Les pénalités monétaires sont imposées lorsque l’OFCCP découvre des problèmes de politiques et d’actions discriminatoires au cours du processus d’audit. Ces problèmes impliquent généralement un impact négatif sur l’embauche, la promotion et le licenciement des minorités qualifiées et des femmes. Les pratiques de rémunération discriminatoires font également l’objet d’examens de conformité.

Les sanctions pour non-respect des exigences des entrepreneurs fédéraux peuvent être sévères. En plus des pénalités monétaires, les entreprises non conformes peuvent voir leurs contrats fédéraux résiliés et il peut leur être interdit de recevoir de futurs travaux de contrats gouvernementaux.

Contactez MEA pour de l’aide

Les entreprises peuvent aider à se protéger contre ces pénalités en préparant et en suivant annuellement un plan d’action positive.

MEA offre des services de préparation de plans d’action affirmative par l’intermédiaire d’un partenaire PAA. Les PAA achetés par MEA sont accompagnés de la production du plan, de l’interprétation du plan, de la formation du personnel des ressources humaines sur la gestion du PAA, de l’analyse des rémunérations, de la révision des politiques et du soutien aux audits.

Si vous avez des questions pour savoir si votre entreprise a besoin d’un plan d’action positive ou sur la conformité des entrepreneurs gouvernementaux en général, veuillez contacter la hotline de MEA.