Que faire si je subis un contrôle fiscal de l’IRS et que je n’ai pas de justificatifs ?

Si vous êtes indépendant, vous devez savoir que vous êtes plus susceptible de voir vos déclarations fiscales individuelles contrôlées par l’Internal Revenue Service que vos amis et les membres de votre famille qui gagnent un revenu traditionnel de type formulaire W-2 en tant que salariés. Cela résulte principalement des affirmations de l’IRS selon lesquelles la plupart des fraudeurs fiscaux sont des travailleurs indépendants qui n’ont pas déclaré tous leurs revenus ou qui ont demandé des déductions fiscales auxquelles ils n’avaient pas droit.

La plupart des professionnels de la fiscalité soulignent que la meilleure défense contre l’IRS lors d’un contrôle est la tenue de registres commerciaux clairs et précis, y compris la conservation de tous les reçus nécessaires. Mais il n’est pas rare que les personnes occupées qui gèrent une petite entreprise oublient de conserver leurs reçus, les égarent ou les perdent tout simplement. C’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser un organisateur de reçus fiscaux pour assurer le suivi de vos dossiers. Si vous avez reçu un avis de l’IRS vous informant que vous faites l’objet d’un contrôle fiscal et que vous ne trouvez pas tous les reçus pertinents, vous n’êtes pas seul. L’IRS traite régulièrement des reçus manquants et vous permettra souvent de prouver ces dépenses professionnelles par d’autres moyens.

Face à un contrôle fiscal de l’IRS avec des reçus manquants ? L’IRS permet souvent aux contribuables indépendants de justifier les déductions de dépenses par d’autres moyens

L’IRS exigera uniquement que vous fournissiez des preuves que vous avez réclamé des déductions de dépenses professionnelles valides au cours du processus de vérification. Par conséquent, si vous avez perdu vos reçus, il vous sera seulement demandé de recréer un historique de vos dépenses professionnelles à ce moment-là. Toutefois, si vous ne pouvez pas accéder à vos reçus lorsque vous préparez vos déclarations de revenus, il est généralement judicieux de justifier les dépenses de votre entreprise à ce moment-là et de ne pas réclamer vos déductions de dépenses sur la base d’une « meilleure estimation » ou d’une « estimation ». Cela vous permettra de vous assurer que les dépenses que vous déclarez dans votre déclaration correspondent à ce que vous pouvez prouver et vous épargnera beaucoup de temps et d’efforts si votre déclaration est sélectionnée pour une vérification.

Comment l’IRS choisit-il les personnes à vérifier ?

Selon l’IRS, la plupart des déclarations fiscales sélectionnées pour une vérification de l’impôt sur le revenu sont choisies à l’aide de deux méthodes différentes :

• Sélection aléatoire et sélection par ordinateur. L’IRS sélectionne parfois les déclarations à contrôler sur la base d’un modèle statistique qui compare les déclarations aux « normes » de déclarations similaires. Ces normes sont développées à partir des audits de l’IRS sur un échantillon aléatoire de déclarations.
• Examen connexe. Il s’agit du cas où l’IRS sélectionne des déclarations à vérifier sur la base de problèmes qu’il a trouvés dans les déclarations de revenus ou les comptes financiers de contribuables liés, tels que des partenaires commerciaux, dont les déclarations ont été sélectionnées pour vérification.

Bien que l’IRS ne précisera pas exactement les facteurs qu’il utilise pour déterminer quelles déclarations d’indépendants seront vérifiées, la plupart des experts pensent que ces éléments déclencheront des signaux d’alarme :

• Ne pas déclarer à l’IRS les revenus figurant sur les formulaires 1099 déposés par les entreprises qui vous ont fait des paiements.
• Des déductions qui semblent suspectes, comme le fait de prétendre que tous les coûts liés à votre maison sont déductibles, une déduction pour le coût total de votre véhicule personnel, ou des déductions pour des contributions caritatives trop généreuses.
• Misclasser des employés ou omettre de délivrer des déclarations de renseignements comme les formulaires W-2 et 1099.
• Gagner un revenu élevé. Ces dernières années, l’IRS a été plus susceptible de contrôler les contribuables dont le revenu imposable est supérieur à 1 million de dollars par an.

N’oubliez pas que l’IRS dispose de trois ans à compter de la date à laquelle une déclaration de revenus était due ou déposée pour imposer des impôts supplémentaires, selon la date la plus tardive. Quelques années peuvent donc s’écouler entre le moment où vous avez déposé une déclaration et celui où vous devrez montrer vos reçus pour l’année fiscale en question.

Que se passe-t-il pendant un audit ?

Les films et les émissions de télévision dépeignent souvent les avis d’audit de l’IRS comme des épreuves de force dramatiques entre le contribuable et les agents de l’IRS. Cependant, à moins que l’IRS n’allègue une fraude fiscale ou des activités criminelles, la plupart sont des affaires plutôt discrètes où les agents demandent au contribuable des informations supplémentaires et font des ajustements à votre facture d’impôt ou à votre remboursement d’impôt. L’IRS vous informe de votre audit en vous envoyant une lettre d’audit par courrier certifié.

La majorité des audits de l’IRS se répartissent en trois catégories :

• Audits par correspondance. Lors d’un audit par correspondance, l’IRS envoie une lettre au contribuable pour lui demander des informations supplémentaires. Cela résulte généralement du fait que le contribuable a omis des revenus dans sa déclaration ou a commis une erreur grave. Vous aurez la possibilité de fournir les documents et les reçus nécessaires, de payer le montant que l’IRS estime être dû, ou de contester les conclusions de l’IRS en faisant appel à un agent inscrit qui est autorisé au niveau fédéral à représenter les contribuables.
• Audit de bureau. Il s’agit d’entretiens en personne dans les bureaux de l’IRS. Vous devriez avoir un CPA, un agent inscrit ou un avocat fiscaliste pour vous accompagner pour l’entretien avec ces types d’audits.
• Vérifications sur le terrain. Les audits sur le terrain sont rares pour les petites entreprises mais peuvent être très invasifs et impliquent un examen des processus, des procédures comptables et des contrôles internes d’une entreprise.
• Line-by-Line Audits. Si votre déclaration est choisie au hasard, l’IRS examinera chaque ligne pour établir les normes qui seront utilisées pour déclencher les audits futurs.

C’est au cours de l’audit fiscal que l’IRS s’attendra à ce que vous fournissiez des reçus qui documentent toutes les dépenses que vous avez réclamées et les déductions connexes.

Si vous vous dirigez vers un audit et que vous savez que vous n’avez pas déclaré un revenu d’entreprise important à l’IRS, c’est généralement une bonne idée d’engager un pro de la fiscalité pour vous représenter pendant l’audit. Ne vous inquiétez pas trop d’une peine de prison pour l’audit, mais vous aurez besoin de l’aide d’un professionnel ayant une bonne compréhension du droit fiscal pour vous guider.

La règle ‘Cohan’ pour les dossiers manquants ou incomplets

La question des reçus manquants ou perdus est si courante qu’en 1930, la Cour d’appel des États-Unis pour le deuxième circuit a défini une règle sur la façon dont l’IRS devrait procéder dans ces situations. La règle a été exposée dans la décision de la cour dans l’affaire Cohan v. Commissioner, qui concernait des déductions professionnelles non documentées réclamées par le célèbre showman de Broadway George M. Cohan.

Dans son procès, Cohan a affirmé qu’il était trop occupé pour tenir des registres organisés afin de documenter les frais de voyage d’affaires et de divertissement qu’il réclamait dans sa déclaration d’impôt fédérale. L’IRS a cherché à rejeter toutes les déductions réclamées. Le deuxième circuit a estimé qu’il était clair que Cohan avait engagé certaines dépenses, même s’il ne pouvait pas justifier les montants exacts. Le tribunal a ensuite exposé la règle Cohen, qui stipule qu’un contribuable qui n’a pas de reçus documentant les dépenses professionnelles peut quand même réclamer les dépenses si elles sont raisonnables et crédibles.

Cependant, si vous n’avez pas de reçus, l’IRS ne vous permettra pas de déduire le montant total de vos dépenses. L’IRS calculera le montant standard minimum pour le service ou l’article acheté par un contribuable et n’autorisera une déduction que pour ce montant.

C’est souvent une bouée de sauvetage pour les propriétaires d’entreprise qui ne peuvent pas retrouver leurs reçus, mais plusieurs décisions récentes de la Cour fiscale des États-Unis ont appliqué des limites à l’utilisation de la règle Cohan. Ce faisant, la Cour fiscale a déclaré que le contribuable devait fournir des informations pour justifier les dépenses déclarées. Par exemple, la cour a refusé les déductions de dépenses pour les voyages d’affaires revendiqués lorsque le contribuable ne pouvait pas documenter chaque élément de ses voyages, y compris le nombre de voyages, quand ils ont été effectués et leur objectif commercial.

Documenter vos dépenses d’affaires sans reçus

La règle Cohan donne aux contribuables un certain nombre d’options au-delà de la fourniture de reçus pour démontrer que l’argent a été dépensé pour des opérations commerciales, mais cela nécessitera un peu d’efforts de votre part. Il s’agit d’un excellent outil de défense contre les audits. Faire ce qui suit vous permettra souvent de reconstituer vos dépenses d’entreprise d’une manière qui satisfera les auditeurs de l’IRS:

• Contacter les fournisseurs et les prestataires de services pour obtenir des factures et des reçus. De nombreuses entreprises utilisent des systèmes de facturation automatisés et peuvent en imprimer une copie sur demande. Même si le fournisseur utilise encore des factures manuscrites, il peut être en mesure de vous fournir une copie carbone de la facture qu’il conserve pour ses archives. Certaines entreprises facturent des frais pour le temps que leur personnel passe à récupérer ces documents.
• Examen des relevés de comptes bancaires, des chèques annulés et des relevés de cartes de crédit. Ces documents peuvent être utilisés pour montrer la date à laquelle le paiement a été effectué et qui a reçu le paiement. Si ces documents montrent que la dépense était légitime, ils montrent rarement pourquoi le paiement a été effectué.
• Examen de votre calendrier. Si vous tenez un calendrier professionnel, vous pouvez utiliser cette information pour déterminer quand et où vous avez voyagé pour un travail ou une réunion d’affaires. Il peut également être utilisé pour déterminer quand vous avez pu avoir un rendez-vous avec un fournisseur de services ou une réunion avec un vendeur.
• Recherche d’anciens courriels. Si vous pouvez vous rappeler la date approximative ou le nom de l’autre entreprise, vous pouvez localiser une copie par courriel du reçu que vous recherchez ou une sorte de courriel de confirmation qui montre que vous avez engagé une dépense. Ces courriels peuvent également montrer que vous avez fait des arrangements de voyage.
• Vérifier les données de localisation de votre téléphone intelligent. Votre téléphone intelligent recueille une quantité étonnante de données sur vous et sur les endroits où vous avez été. Que ce soit par le biais de vos comptes de médias sociaux ou d’applications telles que Google, vous pouvez être en mesure de suivre où votre téléphone a été pour montrer où vous avez voyagé pour affaires.

Que se passe-t-il après l’audit ?

Après que l’IRS ait terminé son audit, il vous notifiera les résultats dans les 30 jours. Vous pouvez alors soit accepter les conclusions de l’IRS, soit déposer un recours. Si vous pensez que les conclusions n’étaient pas conformes aux preuves ou au code des impôts des États-Unis, vous pouvez déposer un appel qui sera entendu par un agent d’appel de l’IRS qui prendra une décision basée sur les faits de votre cas.