OCR COMPLAINT PROCESSING PROCEDURES1

U.S. Deparment of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

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OCR applique les lois suivantes :

• Titre VI de la loi sur les droits civils de 1964, qui interdit la discrimination fondée sur la race, la couleur ou l’origine nationale;
• Titre IX des amendements à l’éducation de 1972, qui interdit la discrimination fondée sur le sexe;
• Section 504 de la loi sur la réhabilitation de 1973, qui interdit la discrimination fondée sur le handicap ;
• Age Discrimination Act of 1975, qui interdit la discrimination fondée sur l’âge;
• Titre II de l’Americans with Disabilities Act of 1990, qui interdit la discrimination fondée sur le handicap;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, qui interdit le refus d’accès ou toute autre discrimination à l’égard des Boy Scouts ou d’autres Title 36 U.S.C. groupes de jeunes dans les écoles élémentaires publiques, les écoles secondaires publiques, les agences d’éducation locales et les agences d’éducation de l’État qui ont un forum ouvert désigné ou un forum public limité.

EVALUATION

L’OCR évalue les informations écrites qu’il reçoit pour déterminer si elles constituent une plainte qui fait l’objet d’un traitement supplémentaire. Si tel est le cas, l’OCR détermine s’il peut enquêter sur la plainte. L’OCR fait cette détermination en ce qui concerne chaque allégation de la plainte. Par exemple, l’OCR doit déterminer si l’OCR a l’autorité légale d’enquêter sur la plainte, c’est-à-dire si la plainte allègue une violation d’une ou plusieurs des lois que l’OCR applique. L’OCR doit également déterminer si la plainte est déposée à temps. En général, une plainte doit être déposée auprès de l’OCR dans un délai de 180 jours civils à compter de la date de la discrimination présumée.2 Si la plainte n’est pas déposée à temps, le plaignant doit fournir la raison du retard et demander une dérogation à cette exigence de dépôt. L’OCR décidera d’accorder ou non cette dérogation. En outre, l’OCR déterminera si la plainte contient suffisamment d’informations sur la discrimination présumée pour procéder à une enquête. Si l’OCR a besoin de plus d’informations pour clarifier la plainte, elle contactera le plaignant ; et le plaignant dispose de 14 jours civils pour répondre à la demande d’informations de l’OCR, sauf si le plaignant a demandé un délai supplémentaire pour fournir les informations.

Certaines des raisons pour lesquelles l’OCR rejette une plainte comprennent :

• L’OCR n’a pas l’autorité légale pour enquêter sur la plainte;
• La plainte ne fait pas état d’une violation de l’une des lois que l’OCR applique;
• La plainte n’a pas été déposée dans les délais (dans les 180 jours civils de la date de la discrimination présumée) et une dérogation à l’exigence de délai n’a pas été accordée ;
• La plainte est spéculative, concluante ou incohérente, ou manque de détails suffisants pour déduire une discrimination et le plaignant ne fournit pas les informations que l’OCR demande dans les 14 jours civils suivant la demande de l’OCR, à moins que le plaignant ne demande un délai supplémentaire pour fournir les informations demandées ;
• Les allégations soulevées par la plainte ont été résolues et ne sont donc plus appropriées pour une enquête;
• La plainte a fait l’objet d’une enquête par un autre organisme fédéral, étatique ou local de défense des droits civils ou par le biais des procédures internes de règlement des griefs d’un bénéficiaire, y compris les procédures en bonne et due forme, et il y a eu un processus de résolution comparable conformément aux normes juridiques qui sont acceptables pour l’OCR ou, si elle est toujours en cours, l’OCR prévoit qu’il y aura un processus de résolution comparable conformément aux normes juridiques qui sont acceptables pour l’OCR. L’OCR informera le plaignant qu’il peut déposer à nouveau sa plainte dans les 60 jours suivant l’achèvement de l’action de l’autre entité;
• Les mêmes allégations ou des allégations similaires basées sur les mêmes faits opératoires ont été déposées par le plaignant contre le même destinataire dans un tribunal d’État ou fédéral. L’OCR informera le plaignant qu’il peut déposer à nouveau sa plainte dans les 60 jours suivant la fin de la procédure judiciaire s’il n’y a pas eu de décision sur le fond de l’affaire ou de règlement de la plainte judiciaire ;

OUVERTURE DE LA PLAINTE POUR ENQUÊTE

Si l’OCR détermine qu’il va enquêter sur la plainte, il émettra des lettres de notification au plaignant et au bénéficiaire. L’ouverture d’une plainte pour enquête ne signifie en aucun cas que l’OCR a pris une décision quant au bien-fondé de la plainte. Au cours de l’enquête, l’OCR est un enquêteur neutre. L’OCR recueillera et analysera les preuves pertinentes provenant du plaignant, du bénéficiaire et d’autres sources, le cas échéant. L’OCR veillera à ce que les mesures qu’il prend dans le cadre des enquêtes soient juridiquement suffisantes, étayées par des preuves et qu’elles permettent de trancher les allégations soulevées dans la plainte.

INVESTIGATION DE LA PLAINTE

L’OCR peut utiliser une variété de techniques de recherche des faits dans son enquête sur une plainte. Ces techniques peuvent inclure l’examen des preuves documentaires soumises par les deux parties, la conduite d’entretiens avec le plaignant, le personnel du bénéficiaire et d’autres témoins, et/ou des visites sur place. À la fin de son enquête, l’OCR déterminera, en ce qui concerne chaque allégation, si :

• Il n’y a pas de preuves suffisantes pour soutenir une conclusion que le bénéficiaire n’a pas respecté la loi, ou
• Une prépondérance de la preuve soutient une conclusion que le bénéficiaire n’a pas respecté la loi.

La détermination de l’OCR sera expliquée dans une lettre de conclusions envoyée au plaignant et au bénéficiaire. Les lettres de conclusions contiennent les résultats d’enquête spécifiques aux faits et les dispositions des cas individuels. Les lettres de conclusions ne sont pas des déclarations officielles de la politique de l’OCR et elles ne doivent pas être invoquées, citées ou interprétées comme telles. Les déclarations officielles de politique de l’OCR sont approuvées par un fonctionnaire dûment autorisé de l’OCR et mises à la disposition du public.

RESOLUTION DE LA PLAINTE APRES UNE DÉTERMINATION DE NON-CONFORMITÉ

Si l’OCR détermine qu’un destinataire n’a pas respecté la ou les lois sur les droits civils qu’il applique, l’OCR contactera le destinataire et tentera d’obtenir la volonté du destinataire de négocier un accord de résolution volontaire. Si le destinataire accepte de résoudre la plainte, il négociera et signera un accord de résolution écrit décrivant les mesures correctives spécifiques que le destinataire entreprendra pour traiter le ou les domaines de non-conformité identifiés par l’OCR. Les termes et obligations de l’accord de résolution, s’ils sont pleinement exécutés, permettront de remédier à la ou aux violations identifiées en conformité avec la ou les lois applicables en matière de droits civils. L’OCR surveillera la mise en œuvre par le bénéficiaire des termes et obligations de l’accord de résolution pour vérifier que les mesures correctives convenues par le bénéficiaire sont correctement mises en œuvre .

Si le bénéficiaire n’accepte pas de corriger sa non-conformité avec la ou les lois sur les droits civils en concluant un accord de résolution, l’OCR peut engager des procédures pour suspendre, mettre fin ou refuser d’accorder ou de poursuivre l’assistance financière fédérale au bénéficiaire, ou peut renvoyer le cas au ministère de la Justice.

RESOLUTION DE LA PLAINTE AVANT LA CONCLUSION DE L’ENQUÊTE

Résolution facilitée entre les parties:

La résolution facilitée entre les parties (FRBP) permet aux parties (le plaignant et le bénéficiaire qui fait l’objet de la plainte) une opportunité de résoudre les allégations de la plainte rapidement ; généralement, peu après que la plainte ait été ouverte pour enquête. Si les deux parties sont prêtes à essayer cette approche, et si l’OCR détermine que le FRBP est approprié, l’OCR facilitera les discussions de règlement entre les parties et travaillera avec les parties pour les aider à comprendre les normes juridiques et les recours possibles. Le personnel affecté par l’OCR pour mener le FRBP ne sera pas le personnel affecté à l’enquête sur la plainte.

L’OCR n’approuve pas, ne signe pas et n’endosse pas tout accord conclu entre les parties à la suite du FRBP, et l’OCR ne surveille pas l’accord. Toutefois, si le bénéficiaire ne respecte pas les termes de l’accord, le plaignant peut déposer une autre plainte auprès de l’OCR dans les 180 jours suivant la date de la discrimination initiale ou dans les 60 jours suivant la date à laquelle le plaignant apprend le non-respect de l’accord, la date la plus tardive étant retenue.

Accord de résolution conclu au cours d’une enquête

Une plainte peut également être résolue avant la conclusion d’une enquête, si le destinataire exprime un intérêt pour la résolution de la plainte et si l’OCR détermine qu’il est approprié de résoudre la plainte parce que l’enquête de l’OCR a identifié des problèmes qui peuvent être traités par un accord de résolution. Les dispositions de l’accord de résolution doivent être liées aux allégations et aux preuves obtenues au cours de l’enquête, et seront conformes aux règlements applicables. L’OCR informera le bénéficiaire que ce processus de résolution est volontaire avant de procéder à la résolution en vertu de cette section, et informera le plaignant de l’intérêt du bénéficiaire pour la résolution. L’OCR assurera le suivi d’un accord de résolution conclu avec le bénéficiaire avant la conclusion d’une enquête. Après que le destinataire aura signé l’accord de résolution, l’OCR émettra une lettre de résolution, qui traitera de toutes les allégations dans le cas résolu conformément à la section 302 du RPC.

Appel

L’OCR offre aux plaignants la possibilité de faire appel d’une ou de plusieurs déterminations basées sur une constatation de non-conformité (section 303(a) du CPM de l’OCR) et des rejets basés sur les sections 108(a), (b), (c), (d), (h) et (i) du CPM de l’OCR. Un appel peut être déposé par voie électronique, par courrier ou par fax. Le plaignant doit soit soumettre par voie électronique un formulaire d’appel rempli, soit soumettre une déclaration écrite de dix (10) pages maximum (à double interligne, si elle est dactylographiée) à l’Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202 ; si elle est soumise par courrier électronique, à [email protected] ; si elle est soumise par télécopie, au 202-453-6012. La date de dépôt d’un appel soumis par courrier est la date à laquelle l’appel est oblitéré par la poste ou soumis par voie électronique ou par télécopie.

Dans l’appel, le plaignant doit expliquer pourquoi il pense que les informations factuelles étaient incomplètes ou incorrectes, que l’analyse juridique était incorrecte ou que la norme juridique appropriée n’a pas été appliquée, et comment la correction de toute(s) erreur(s) changerait l’issue de l’affaire ; le non-respect de cette obligation peut entraîner le rejet de l’appel.

Un appel doit être soumis dans les 60 jours civils suivant la date indiquée sur la lettre de constatation ou le rejet. Une dérogation au délai de 60 jours peut être accordée lorsque le plaignant n’a pas été en mesure de soumettre l’appel dans le délai de 60 jours en raison d’une maladie ou d’autres circonstances, ou en raison de circonstances générées par l’action de l’OCR qui ont eu un effet négatif sur la capacité du plaignant à soumettre l’appel en temps opportun.

L’OCR transmettra une copie de l’appel du plaignant au destinataire. Le destinataire a la possibilité de soumettre à l’OCR une réponse à l’appel du plaignant. Toute réponse à l’appel du plaignant doit être soumise à l’OCR dans un délai de 14 jours civils à compter de la date à laquelle l’OCR a transmis une copie de l’appel du plaignant au destinataire.

L’OCR rendra une décision écrite sur l’appel aux parties.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Droit de déposer une action en justice distincte

Le plaignant peut avoir le droit de déposer une action en justice devant la cour fédérale, quelles que soient les conclusions de l’OCR. L’OCR ne représente pas le plaignant dans le traitement de l’affaire, de sorte que si le plaignant souhaite déposer une action en justice, il doit le faire par l’intermédiaire de son propre avocat ou par lui-même en passant par le bureau du greffier pro se du tribunal.

Si un plaignant allègue une discrimination interdite par la loi sur la discrimination fondée sur l’âge de 1975, une action civile devant le tribunal fédéral ne peut être déposée qu’après que le plaignant a épuisé les recours administratifs. Les recours administratifs sont épuisés lorsque l’une des situations suivantes s’est produite :

1. 180 jours se sont écoulés depuis que le plaignant a déposé sa plainte auprès de l’OCR et l’OCR n’a fait aucune constatation ; ou
2. L’OCR émet une constatation en faveur du bénéficiaire. Si cela se produit, l’OCR informera rapidement le plaignant et fournira des informations supplémentaires sur le droit de déposer une demande d’injonction.

Interdiction de l’intimidation ou des représailles

Un bénéficiaire sous la juridiction du Département de l’éducation ne peut pas intimider, menacer, contraindre ou exercer des représailles contre toute personne qui fait valoir un droit protégé par les lois sur les droits civils que l’OCR applique, ou qui coopère à une enquête. Toute personne qui pense avoir fait l’objet d’intimidation ou de représailles doit déposer une plainte auprès de l’OCR.

Utilisation des informations personnelles à des fins d’enquête

Pour enquêter sur une plainte, l’OCR peut avoir besoin de collecter et d’analyser des informations personnelles telles que des dossiers d’étudiants ou des dossiers d’emploi.
La loi sur la protection de la vie privée de 1974, 5 U.S.C. § 552a (Privacy Act), la loi sur les droits et la protection de la vie privée en matière d’éducation familiale (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, et la loi sur la liberté d’information (FOIA), 5 U.S.C. §552, régissent l’utilisation des informations personnelles qui sont soumises à toutes les agences fédérales et à leurs composantes individuelles, y compris l’OCR. La loi sur la protection de la vie privée protège les personnes contre l’utilisation abusive des informations personnelles détenues par le gouvernement fédéral. Elle s’applique aux dossiers qui sont conservés par le gouvernement fédéral et qui sont extraits d’un système de dossiers par le nom de la personne, son numéro de sécurité sociale ou tout autre identifiant personnel. Il réglemente la collecte, la maintenance, l’utilisation et la diffusion des informations personnelles dans les dossiers contenus dans les systèmes de dossiers du gouvernement fédéral.

Les informations que l’OCR collecte sont analysées par le personnel autorisé de l’agence et ne seront utilisées par l’OCR que pour les activités autorisées de conformité et d’application des droits civils. Cependant, afin d’enquêter ou de résoudre une plainte, l’OCR peut avoir besoin de révéler certaines informations à des personnes extérieures à l’agence pour vérifier des faits ou recueillir des informations supplémentaires. Ces détails peuvent inclure, par exemple, le nom, l’âge ou la condition physique de la personne qui fait l’objet d’une discrimination présumée. L’OCR peut également être tenu de révéler des informations demandées en vertu de la FOIA, qui donne au public le droit d’accéder aux dossiers des agences fédérales. La divulgation ne se fera que dans le respect du Privacy Act, de la FERPA et de la FOIA.

Cependant, l’OCR peut divulguer certaines informations sur votre plainte à la presse ou au grand public, y compris le nom du plaignant ; la date à laquelle votre plainte a été déposée ; le type de discrimination inclus dans la plainte ; la date à laquelle la plainte a été résolue, rejetée ou clôturée ; les raisons fondamentales de la décision de l’OCR ; ou d’autres informations connexes. Toute information que l’OCR divulgue à la presse ou au grand public ne comprendra pas le nom du plaignant ou le nom de la personne au nom de laquelle la plainte a été déposée.

LeFOIA donne au public le droit d’accéder aux dossiers des agences fédérales. Les individus peuvent obtenir des éléments de nombreuses catégories de dossiers du gouvernement fédéral, et pas seulement des documents qui s’appliquent à eux personnellement. L’OCR doit honorer les demandes de dossiers en vertu de la FOIA, à quelques exceptions près. Si les dossiers sont couverts par la loi sur la protection de la vie privée, leur divulgation doit être exigée en vertu de la FOIA. En général, l’OCR n’est pas tenu de divulguer des documents pendant le processus d’évaluation et d’enquête sur les cas ou pendant les procédures d’application, si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que la divulgation interfère ou affecte la capacité de l’OCR à faire son travail. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). De même, une agence fédérale n’est pas tenue de communiquer des documents s’il s’agit de documents pré-décisionnels qui seraient soumis à certains privilèges en cas de litige. Voir 5 U.S.C. § 552(b)(5). Une agence fédérale peut refuser une demande de documents si leur divulgation entraînerait ou pourrait raisonnablement entraîner une atteinte injustifiée à la vie privée d’un individu. 5 U.S.C. § 552(b)(6) et (7)(C), comme les dossiers médicaux, qui peuvent être refusés lorsque leur divulgation constituerait une atteinte clairement injustifiée à la vie privée.