Liste de contrôle de la formation des nouveaux employés

Pourquoi vous devriez investir dans la formation des nouveaux employés

La formation aide les nouveaux employés :

• Comprendre le fonctionnement de leur service et de votre entreprise
• Apprendre quelles sont les directives que vous utilisez et les politiques que vous appliquez
• Préparer les postes de travail avec les outils et la technologie nécessaires
• Se familiariser avec les exigences de leur poste

Certaines formations sont communes à tous les employés (par ex.par exemple, la présentation de l’entreprise et les politiques.) D’autres sont plus spécifiques aux rôles. Par exemple :

• Les nouveaux développeurs sont formés sur l’architecture du produit, les serveurs et les langages de codage.
• Les nouveaux vendeurs sont formés sur les caractéristiques du produit, les prix et la concurrence.

Voici une série de listes de contrôle de la formation des nouveaux employés pour vous aider à créer une expérience d’accueil réussie, à partir d’avant le premier jour de votre nouvel employé jusqu’à trois mois après son entrée en fonction.

Avant le premier jour de votre nouvel employé

Envoyez des ressources utiles à l’avance pour vous faire gagner du temps sur la formation et aider les nouveaux employés à arriver à leur nouvel emploi préparés. Voici quelques choses à faire avant que vos nouveaux employés ne commencent :

• Envoyez un agenda pour le premier jour, afin qu’ils sachent à quoi s’attendre (incluez les 1:1, les démos ou les formations pertinentes au rôle de votre nouvel employé.)
• Envoyez des manuels et des instructions sur la façon de configurer les comptes de l’entreprise (par exemple, le courriel de l’entreprise.)
• Envoyez une copie numérique ou imprimée de votre manuel de l’employé, afin que les nouveaux employés puissent y jeter un coup d’œil et préparer leurs questions éventuelles.

Le premier jour de votre nouvel employé

Formation sur la vue d’ensemble de l’entreprise

Utilisez cette vue d’ensemble pour expliquer comment vos départements sont structurés. Vous pouvez présenter cet aperçu à des groupes, s’il y a plusieurs nouveaux employés qui commencent le même jour. Pour faciliter la discussion, assurez-vous que chaque groupe est petit (pas plus de trois ou quatre employés.)

Voici ce qu’il faut inclure dans une formation sur la vue d’ensemble de l’entreprise :

• Présenter l’histoire et l’énoncé de mission de votre entreprise.
• Présenter la chronologie de votre entreprise avec les principales réalisations.
• Fournir une copie de votre organigramme et indiquer où se situe le nouvel employé dans l’organigramme.
• Offrez des explications détaillées sur les structures et les rôles des départements.
• Provisez toutes les démonstrations de produits dont le nouvel employé pourrait avoir besoin.
• Prévoyez du temps pour que le nouvel employé puisse poser des questions.

Partagez les fichiers pertinents, soit en format numérique ou imprimé à la fin de chaque présentation, afin que les nouveaux employés puissent les lire plus tard, s’ils le souhaitent.

Formation aux politiques de l’entreprise

Lors de votre présentation des politiques de l’entreprise, mettez en évidence les choses les plus importantes que les nouveaux employés doivent savoir et répondez à leurs questions.

Voici ce qu’il faut inclure dans une formation sur les politiques de l’entreprise :

• Décrivez les règles de votre lieu de travail (par exemple, les heures, les pauses, l’utilisation des casiers et du porte-clés.)
• Décrivez les types de congés auxquels le nouvel employé est admissible (maladie, vacances, etc.) et quand il peut commencer à partir en congé.
• Expliquez vos exigences en matière de travail à distance, le cas échéant.
• Expliquez votre processus d’évaluation du rendement.
• Demandez aux nouveaux employés d’examiner et de signer tout accord de non-divulgation ou de confidentialité.
• Fournissez un document FAQ sur les politiques les plus populaires de l’entreprise.

Formation sur les avantages sociaux

Les régimes d’assurance et d’options d’achat d’actions peuvent être difficiles à comprendre. Au cours de cette formation, expliquez vos avantages en termes simples. Clarifiez toutes les actions que les employés doivent entreprendre pour utiliser leurs paquets d’avantages sociaux. Répondez aux questions qu’ils se posent. Si nécessaire, obtenez des copies signées des contrats.

Voici comment mener une formation sur les avantages sociaux des employés :

• Présenter toutes les options des régimes d’assurance-vie et d’assurance-maladie et s’assurer que les nouveaux employés en reconnaissent les termes.
• Expliquer les options d’achat d’actions et fournir des documents qui décrivent les termes en détail.
• Expliquer les options d’horaires flexibles et les exigences (par exemple, comment demander l’approbation pour le travail à distance.)
• Décrivez comment utiliser tous les avantages de formation et de développement disponibles, comme les budgets d’éducation.
• Décrivez tout plan mobile et/ou les avantages de remboursement de voiture de société que vous offrez.
• Présentez les détails de vos programmes de bien-être ou des avantages de santé (par ex.g. abonnement à prix réduit à une salle de sport.)

Formation spécifique aux rôles

Dans cette formation, les responsables de l’embauche expliquent la structure et les rôles de l’équipe, établissent les attentes en matière de réussite et mettent à la disposition des nouvelles recrues des outils et des ressources utiles.

Voici ce que les gestionnaires d’embauche devraient inclure dans les formations spécifiques aux rôles :

• Décrire les tâches du nouvel employé (par exemple, une journée de travail typique.)
• Présenter les outils spécifiques au poste que le nouvel employé utilisera.
• Fournir une liste de ressources utiles pour trouver des réponses aux questions fréquemment posées.
• Afficher et expliquer les rapports qui suivent les indicateurs clés de performance de l’équipe.
• Présenter les objectifs commerciaux liés au poste et à l’équipe de la nouvelle recrue.
• Expliquer les rôles des différents membres de l’équipe et comment la nouvelle recrue travaillera avec eux.
• Prévoir des rencontres individuelles régulières avec la nouvelle recrue.
• Prévoir des rencontres individuelles d’introduction entre la nouvelle recrue et les membres de l’équipe.

Installation et formation informatique

Le personnel informatique devrait aider les nouveaux employés à installer leur poste informatique et s’assurer que tous les systèmes sont opérationnels. Ils devraient également guider les nouveaux employés sur la confidentialité des données, la sécurité des systèmes et l’utilisation appropriée des logiciels et du matériel.

Voici ce qu’il faut inclure dans une formation à la configuration informatique :

• S’assurer que les nouveaux employés ont accès aux outils et aux manuels nécessaires pour utiliser le matériel et les logiciels.
• Vérifier si les nouveaux embauchés ont configuré les comptes de l’entreprise (par exemple, le courrier électronique) et fournir une assistance si nécessaire.
• S’assurer que tous les nouveaux embauchés comprennent et signent les accords de confidentialité des données.
• Aider les nouveaux embauchés à configurer les paramètres de connexion WLAN (ordinateur et mobile.)
• Aider les employés à installer un logiciel anti-virus.
• Installer les nouveaux embauchés avec des comptes de sécurité par mot de passe (par exemple LastPass.)
• Décrire la politique relative aux visiteurs.
• Former les nouveaux employés sur la façon de sécuriser leurs postes de travail.

Un mois après l’entrée en fonction de votre nouvel employé

Formation à la sécurité

Pendant cette formation, un membre de votre équipe informatique ou de sécurité doit décrire les obligations des employés en matière de confidentialité des données et de sécurité des systèmes. Pour les rôles où les employés manipulent des données confidentielles d’employés ou de clients, donnez la priorité à la formation à la sécurité plus tôt qu’un mois. Sinon, prévoyez que cette formation soit effectuée au cours du premier mois de travail du nouvel employé.

Voici ce qu’il faut inclure dans une formation à la sécurité pour les nouveaux employés :

• Présenter des vidéos de formation à la sécurité et tester les connaissances des employés sur les protocoles de sécurité (par ex.g quiz, jeux de rôle.)
• Activer les fonctionnalités qui permettent aux employés d’accéder à distance aux logiciels de l’entreprise.
• Passer en revue les meilleures pratiques en dehors du bureau (par exemple, comment se connecter en toute sécurité aux réseaux locaux et comment participer à des appels vidéo.)
• Revoir les mesures de sécurité des postes de travail.
• Inviter les employés à rejoindre un forum sur la sécurité sur l’intranet de votre entreprise afin qu’ils puissent poser des questions (par exemple, le canal Slack #security, BambooHR.)

Trois mois après l’entrée en fonction de votre nouvelle recrue

Formation à la sécurité

Votre chef de bureau ou un membre de l’équipe RH doit concevoir des séances de formation à la sécurité au travail et s’assurer que tous les employés y assistent au cours de leurs trois premiers mois. Il est préférable de mener ces formations en groupe. Si nécessaire, collaborez avec des professionnels sur des sujets pertinents (par exemple, en invitant des formateurs en secourisme en tant qu’instructeurs.)

Voici comment former les nouveaux employés aux pratiques de sécurité :

• Organisez un exercice d’évacuation d’urgence.
• Prévoyez une présentation sur le secourisme.
• Fournissez des directives sur l’utilisation appropriée des matières et équipements dangereux.
• Réaliser un exercice d’incendie et décrire les mesures de précaution pour éviter les risques d’incendie.
• Expliquer toutes les mesures que l’entreprise applique pour protéger le bien-être des employés (par exemple, les politiques antitabac.)
• Fournir des conseils sur l’ergonomie du bureau, notamment :
  • Bonne posture au bureau
  • Hauteur correcte de la chaise
  • Régler la luminosité du moniteur

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