5 étapes pour améliorer votre efficacité au travail

Alors que les employeurs recherchent de nombreuses qualités chez un employé, il est difficile de passer à côté d’une personne qui est non seulement travailleuse et productive, mais aussi efficace dans ce qu’elle fait.

Mais cela pose une question : si votre efficacité est à la traîne et que vous cherchez à la stimuler, que faites-vous ?

Commencez par décomposer les causes profondes de votre inefficacité et de votre faible productivité. Considérez, par exemple, des éléments comme :

• Vos habitudes organisationnelles personnelles
• Les canaux de communication que vous employez
• La boîte à outils à votre disposition
• Trop de distractions
• L’épuisement ou trop de temps au bureau

Bien qu’il faille du temps pour faire de sérieux progrès, il y a des choses que vous pouvez faire aujourd’hui pour améliorer l’efficacité du travail et, par conséquent, montrer à votre entreprise que vous êtes un élément précieux de l’équipe.

Si vous êtes prêt à enfin améliorer votre efficacité au travail, consultez les étapes ci-dessous !

1. Mettre en place une liste de tâches

Quel que soit votre domaine, votre poste ou votre lieu de travail, il n’en demeure pas moins que votre journée est remplie de tâches. Lesquelles allez-vous compléter en premier ? Lesquelles sont les plus importantes ? Comment allez-vous rester dans les temps tout au long de la journée ?

Si vous n’avez pas de liste de tâches, vous risquez de vous retrouver à prioriser les mauvaises tâches ou à négliger celles qui nécessitent votre attention immédiate. En conséquence, votre efficacité au travail diminue et votre productivité tombe à l’eau.

Heureusement, il est facile de créer une liste de tâches. Vous pouvez le faire à l’ancienne en mettant un stylo sur du papier, en traçant votre liste de tâches et en cochant les éléments. Ou vous pouvez intégrer la technologie dans le processus en profitant de l’une des nombreuses applications conçues pour vous garder sur la bonne voie.

Et sans aucun doute l’un des meilleurs acteurs est Todoist. En fait, elle a été sélectionnée comme choix de la rédaction de PCMag, qui écrit :

« Si vous recherchez la meilleure application de liste de tâches, une qui fonctionne sur tous vos appareils, a de grandes fonctionnalités pour surveiller votre productivité et vous permet de geeker sur l’organisation de tout ce que vous avez à faire, Todoist est pour vous. »

2. Améliorer la communication

Les journées de travail sont pleines de pertes de temps potentielles – espaces de travail encombrés, réunions improductives et médias sociaux, pour n’en citer que quelques-uns. La communication avec les collègues, les clients et les prospects, cependant, ne devrait pas en faire partie.

Une communication efficace est fondamentale pour la productivité au travail. Mais l’amélioration de la communication ne se fera pas du jour au lendemain. Elle ne se fera pas non plus toute seule.

Première chose : définissez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas concernant la façon dont votre équipe communique. Perdez-vous des heures à rencontrer vos collègues en personne ? Passez-vous trop de temps en conférence téléphonique alors qu’un simple message instantané ou même un courriel pourrait accomplir la même chose ?

Dans tous les cas, vous devez mettre en place un système pour réparer ce qui ne fonctionne pas. Cela pourrait signifier un séminaire ou un team-building centré sur la communication d’équipe. Ou cela pourrait simplement signifier mettre en œuvre le bon logiciel de communication d’équipe.

Sur ce dernier point, considérez la messagerie instantanée d’entreprise. Les messageries instantanées orientées vers les entreprises présentent une variété de canaux, ce qui signifie que dès le départ, il y a un moyen de communication adapté à tout type de communication sur le lieu de travail.

Les chats textuels et les salons de discussion sont parfaits pour les conversations libres ou continues, les questions à réponse oui, non ou courte, ou l’organisation d’espaces de discussion par projet, équipe, département ou même lieu.

Le chat vocal et vidéo, d’autre part, est idéal pour les cas où vous devez reproduire une connexion plus personnelle, mais la communication en personne est soit peu pratique, soit impossible.

Le courrier électronique et la communication en personne ont toujours leur place. Par exemple, si ce n’est pas urgent ou si vous devez copier plusieurs destinataires – envoyez un courriel. Si vous avez des nouvelles importantes ou transformatrices à partager, alors envisagez une réunion en personne.

Selon la nature de la communication, certains canaux ont simplement plus de sens que d’autres. Mais c’est à vous d’avoir la technologie à votre disposition pour faire cette détermination.

3. Réduisez le multitâche

Donnez une chance au monotâche ! Les recherches montrent que le multitâche réduit l’efficacité et la productivité. Le fait de passer d’une tâche à l’autre et d’un onglet à l’autre entraîne un décalage pendant que votre cerveau fait la transition entre les informations, ce qui coûte jusqu’à 40 % de son temps productif.

Mais avouons-le : dans le milieu de travail toujours dynamique d’aujourd’hui, vous ne pouvez pas l’éviter complètement. C’est donc à vous d’être plus intelligent et ingénieux dans votre façon de faire du multitâche.

Pour maximiser votre flux de travail en ligne, limitez le nombre d’onglets ouverts dans la fenêtre de votre navigateur. Chaque onglet ouvert est une distraction évitable. De plus, les onglets ouverts rendent non seulement la recherche d’informations plus difficile, mais ont également un impact négatif sur la RAM de votre appareil en consommant davantage de mémoire de travail. Au final, l’efficacité de votre appareil et la vôtre diminuent.

Considérez également la façon dont vous travaillez avec votre équipe. Les plateformes de communication et de collaboration tout-en-un permettent une communication en temps réel tout en facilitant un travail d’équipe significatif au sein d’une plateforme unifiée.

Coupler des outils tels que le tableau blanc virtuel, la capture d’écran instantanée, le bureau à distance et le transfert de fichiers de taille illimitée avec la communication en temps réel conduit à :

• Moins d’allers-retours entre les fonctions de messagerie instantanée de collaboration, les plates-formes de partage de fichiers restrictives et les applications de chat non sécurisées
• Une attention et une concentration accrues sur les tâches et la collaboration
• Une probabilité réduite que les données tombent entre de mauvaises mains
• Une efficacité et une productivité accrues

Bien que vous ne puissiez peut-être pas éviter complètement le multitâche, vous pouvez être plus intelligent sur la façon dont vous l’abordez.

4. Maximiser les temps d’arrêt

De la même manière que le multitâche est là pour rester, votre charge de travail l’est aussi. Mais il n’y a que peu de temps dans une journée. Et votre cerveau a encore moins de temps productif et de capacité. Vous devez donc trouver des moyens de travailler plus intelligemment.

• • Travailler en déplacement – Les temps de trajet augmentent. Mais au lieu de faire défiler votre fil d’actualité, utilisez ce temps pour gérer la liste des tâches de la journée, répondre aux messages instantanés et aux courriels, ou faire du brainstorming. Aujourd’hui, les applications mobiles de communication d’équipe vous permettent non seulement de rester en contact avec votre équipe, mais garantissent que la collaboration transpire où que vous soyez.

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• Travailler par intervalles – Qu’il s’agisse de sprints de 25 minutes ou d’intervalles de 90 minutes, visez votre concentration sur une seule tâche ou un seul travail sans distraction ni interruption pendant une courte période. Faites ensuite une pause pour vous ressourcer. N’entassez pas une semaine de tâches en une seule journée et essayez de tout terminer sans pause.
• Travaillez sur vous-même – Lorsque vous avez des temps morts au travail, consacrez-les à votre santé et à votre bien-être. Faites une pause des écrans et des appareils et envisagez de lire un livre ou de faire des activités cérébrales, des exercices physiques ou du yoga, par exemple.

5. Gardez les distractions à l’extérieur

Les smartphones, les médias sociaux, les espaces de travail encombrés et la surconnexion peuvent anéantir votre efficacité plus vite que la prochaine notification. Mais si les distractions sont pratiquement inévitables de nos jours, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour les réduire.

1. Atténuer les interruptions. Comme la majorité des travailleurs américains ne peuvent pas résister aux médias sociaux, placez votre smartphone hors de vue. Désactivez les notifications. Envisagez de supprimer les applications de médias sociaux pendant la semaine de travail. Supprimez les liens du navigateur vers les comptes de médias sociaux et déconnectez-vous.
2. Prêtez attention à votre environnement de travail. Organisez votre espace de travail. Ayez tous vos éléments essentiels à portée de main. Utilisez votre liste de choses à faire pour structurer votre journée. Et si vous travaillez à domicile, considérez soigneusement tout, de votre décoration à votre garde-robe et à votre liste de lecture.
3. Déconnectez-vous de temps en temps. La connectivité accrue et la transparence de la communication en temps réel ont changé la donne en matière d’efficacité au travail. Mais parfois, vous avez simplement besoin de faire votre travail. Lorsque c’est le cas, déconnectez-vous du courrier électronique et des applications de messagerie, déconnectez vos appareils et faites ce qui est nécessaire pour que le travail soit fait.
4. Ne soyez pas une distraction. La plupart des conversations peuvent attendre. Prêtez attention aux signaux visuels et virtuels de vos collègues – casque sur les oreilles, concentration intense ou statut de l’utilisateur, par exemple. Ce n’est pas parce que vous pouvez vous rencontrer en personne ou chatter que vous devez le faire.

Considérez ces questions

Maintenant que vous avez quelques méthodes tangibles pour stimuler l’efficacité au travail, il est temps de faire un pas dans la bonne direction.

Comme la plupart des choses cependant, l’amélioration de l’efficacité et de la productivité est un processus, qui nécessite un examen de soi, une stratégie, un engagement et du temps.

Considérez ces cinq questions :

• Avez-vous identifié les raisons pour lesquelles vous manquez d’un haut niveau d’efficacité ?
• Avez-vous un système en place non seulement pour mettre en œuvre les cinq étapes ci-dessus, mais aussi pour vous y tenir à long terme ?
• Comment vous assurerez-vous que la technologie stimule votre efficacité au travail, au lieu d’ajouter une distraction supplémentaire ?
• L’aide d’un collègue ou d’un superviseur vous aiderait-elle mieux à atteindre vos objectifs ?
• Quelles mesures mettrez-vous en place pour surveiller les progrès ?

Bien qu’il ne soit pas toujours facile d’y répondre, ces questions sont cruciales pour donner une idée de votre situation actuelle, partir du bon pied et, surtout, rester sur la bonne voie.

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The Wrap-up

Tout le monde veut améliorer son efficacité au travail, mais transformer cela en réalité est souvent plus facile à dire qu’à faire.

Mais essayer et échouer dans le passé n’est pas une raison pour abandonner maintenant ! En mettant en action les cinq étapes ci-dessus, puis en examinant attentivement quelques questions pour vous guider en cours de route, vous trouverez qu’il est plus facile que jamais d’atteindre un niveau plus élevé d’efficacité et de productivité dans votre travail.

Avez-vous des conseils pour améliorer l’efficacité au travail ? Quelles autres étapes ajouteriez-vous à cette liste ? Partagez vos pensées, conseils et orientations avec nous !

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