Was ist, wenn ich eine Steuerprüfung des IRS erhalte und keine Belege habe?

Wenn Sie selbständig sind, sollten Sie wissen, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre individuellen Steuererklärungen vom Internal Revenue Service geprüft werden, größer ist als bei Ihren Freunden und Familienmitgliedern, die als Angestellte herkömmliche W-2-Formulare verdienen. Dies ist in erster Linie auf die Behauptung des IRS zurückzuführen, dass die meisten Steuerbetrüger Selbständige sind, die entweder nicht ihr gesamtes Einkommen angegeben oder Steuerabzüge geltend gemacht haben, zu denen sie nicht berechtigt waren.

Die meisten Steuerfachleute betonen, dass die beste Verteidigung gegen das IRS bei einer Prüfung eine klare und genaue Führung der Geschäftsunterlagen ist, einschließlich der Aufbewahrung aller erforderlichen Belege. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass vielbeschäftigte Kleinunternehmer vergessen, ihre Belege aufzubewahren, sie verlegen oder einfach verlieren. Deshalb empfehlen wir Ihnen, einen Steuerbeleg-Organizer zu verwenden, um Ihre Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren. Wenn Sie also vom Finanzamt die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Gegenstand einer Steuerprüfung sind und nicht alle relevanten Belege finden können, sind Sie nicht allein. Das Finanzamt befasst sich regelmäßig mit fehlenden Quittungen und erlaubt Ihnen oft, diese Geschäftsausgaben mit anderen Mitteln nachzuweisen.

Stehen Sie einer Steuerprüfung des Finanzamts mit fehlenden Quittungen gegenüber? Der IRS erlaubt selbständigen Steuerzahlern oft, Ausgabenabzüge durch andere Mittel zu belegen

Der IRS verlangt von Ihnen nur den Nachweis, dass Sie während des Prüfungsverfahrens gültige Abzüge für Geschäftsausgaben geltend gemacht haben. Wenn Sie also Ihre Quittungen verloren haben, müssen Sie nur die Historie Ihrer Geschäftsausgaben zu diesem Zeitpunkt neu erstellen. Wenn Sie jedoch bei der Erstellung Ihrer Einkommenssteuererklärung keinen Zugriff auf Ihre Belege haben, ist es im Allgemeinen eine gute Idee, die Ausgaben Ihres Unternehmens zu diesem Zeitpunkt zu belegen und Ihre Ausgabenabzüge nicht auf der Grundlage einer „besten Schätzung“ oder eines „Schätzwertes“ geltend zu machen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Ausgaben, die Sie in Ihrer Steuererklärung geltend machen, mit dem übereinstimmen, was Sie nachweisen können, und Sie ersparen sich viel Zeit und Mühe, wenn Ihre Steuererklärung für eine Prüfung ausgewählt wird.

Wie wählt der IRS die zu prüfenden Steuererklärungen aus?

Nach Angaben des IRS werden die meisten Steuererklärungen, die für eine Einkommensteuerprüfung ausgewählt werden, nach zwei verschiedenen Methoden ausgewählt:

• Zufallsauswahl und Computer-Screening. Manchmal wählt der IRS die zu prüfenden Steuererklärungen auf der Grundlage eines statistischen Modells aus, das die Steuererklärungen mit den „Normen“ für ähnliche Steuererklärungen vergleicht. Diese Normen werden aus IRS-Prüfungen einer Zufallsstichprobe von Steuererklärungen entwickelt.
• Bezogene Prüfung. Hierbei wählt der IRS Steuererklärungen zur Prüfung aus, die auf Problemen beruhen, die er bei Steuererklärungen oder Finanzkonten von verwandten Steuerpflichtigen, wie z. B. Geschäftspartnern, gefunden hat, deren Erklärungen zur Prüfung ausgewählt wurden.

Die IRS gibt zwar nicht genau an, welche Faktoren sie verwendet, um zu bestimmen, welche Steuererklärungen von Selbständigen geprüft werden, aber die meisten Experten sind der Meinung, dass diese Punkte aufhorchen lassen:

• Nichtmeldung von Einkünften an die IRS, die in den Formularen 1099 enthalten sind, die von Unternehmen eingereicht wurden, die Zahlungen an Sie geleistet haben.
• Abzüge, die verdächtig hoch erscheinen, wie z. B. die Behauptung, dass alle Kosten für Ihr Haus abzugsfähig sind, ein Abzug für die gesamten Kosten Ihres persönlichen Fahrzeugs oder Abzüge für übermäßig großzügige Spenden für wohltätige Zwecke.
• Fehlklassifizierung von Angestellten oder das Versäumnis, Informationserklärungen wie die Formulare W-2 und 1099 auszustellen.
• Ein hohes Einkommen. In den letzten Jahren hat der IRS eher Steuerzahler mit einem zu versteuernden Einkommen von mehr als 1 Million Dollar jährlich geprüft.

Denken Sie daran, dass der IRS drei Jahre ab dem Zeitpunkt, an dem eine Einkommensteuererklärung fällig war oder eingereicht wurde, Zeit hat, um zusätzliche Steuern zu erheben, je nachdem, welches Datum später liegt. Es können also einige Jahre zwischen der Abgabe der Steuererklärung und dem Zeitpunkt vergehen, zu dem Sie Ihre Belege für das betreffende Steuerjahr vorlegen müssen.

Was passiert bei einer Steuerprüfung?

In Filmen und Fernsehsendungen werden Steuerprüfungsbescheide oft als dramatische Auseinandersetzungen zwischen dem Steuerzahler und den IRS-Agenten dargestellt. Wenn die IRS nicht gerade Steuerbetrug oder kriminelle Aktivitäten unterstellt, handelt es sich jedoch meist um eine eher unauffällige Angelegenheit, bei der die Bediensteten den Steuerzahler um zusätzliche Informationen bitten und Anpassungen an Ihrer Steuerrechnung oder Steuererstattung vornehmen. Der IRS benachrichtigt Sie über Ihre Prüfung, indem er Ihnen ein Prüfungsschreiben per Einschreiben zusendet.

Die meisten Prüfungen des IRS fallen in drei Kategorien:

• Korrespondenzprüfungen. Bei einer Korrespondenzprüfung schickt der IRS ein Schreiben an den Steuerpflichtigen, in dem er zusätzliche Informationen anfordert. Dies ist in der Regel darauf zurückzuführen, dass der Steuerpflichtige in seiner Steuererklärung Einkünfte ausgelassen oder einen schwerwiegenden Fehler gemacht hat. Sie haben die Möglichkeit, die erforderlichen Unterlagen und Belege vorzulegen, den vom IRS geforderten Betrag zu zahlen oder die Feststellungen des IRS mit Hilfe eines zugelassenen Vertreters anzufechten, der auf Bundesebene befugt ist, Steuerzahler zu vertreten.
• Office Audits. Hierbei handelt es sich um persönliche Gespräche im Büro des IRS. Bei dieser Art von Prüfungen sollten Sie sich von einem CPA, einem zugelassenen Vertreter oder einem Steueranwalt zum Gespräch begleiten lassen.
• Außenprüfungen. Vor-Ort-Prüfungen sind bei kleinen Unternehmen selten, können aber sehr einschneidend sein und beinhalten eine Überprüfung der Prozesse, Buchführungsverfahren und internen Kontrollen eines Unternehmens.
• Zeilenweise Prüfungen. Wenn Ihre Steuererklärung nach dem Zufallsprinzip ausgewählt wird, prüft der IRS jede einzelne Zeile, um die Normen festzulegen, die als Auslöser für künftige Prüfungen dienen.

Während der Steuerprüfung erwartet der IRS, dass Sie Belege vorlegen, die alle von Ihnen geltend gemachten Ausgaben und damit verbundenen Abzüge dokumentieren.

Wenn Sie auf eine Prüfung zusteuern und wissen, dass Sie dem IRS kein nennenswertes Geschäftseinkommen gemeldet haben, ist es im Allgemeinen eine gute Idee, einen Steuerprofi zu beauftragen, der Sie während der Prüfung vertritt. Machen Sie sich keine Sorgen über eine Gefängnisstrafe für die Prüfung, aber Sie brauchen die Unterstützung eines Fachmanns, der sich mit dem Steuerrecht auskennt, um Sie zu führen.

Die „Cohan“-Regel für fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen

Das Problem fehlender oder verlorener Belege ist so häufig, dass das Berufungsgericht der Vereinigten Staaten für den zweiten Bezirk 1930 eine Regel aufstellte, wie das Finanzamt in solchen Situationen vorgehen sollte. Diese Regel wurde in der Entscheidung des Gerichts in der Rechtssache Cohan v. Commissioner dargelegt, in der es um nicht dokumentierte Geschäftsabzüge ging, die der berühmte Broadway-Showman George M. Cohan geltend machte.

In seinem Gerichtsverfahren behauptete Cohan, er sei zu beschäftigt, um geordnete Aufzeichnungen zu führen, um die Geschäftsreise- und Bewirtungskosten zu dokumentieren, die er in seiner Bundessteuererklärung geltend machte. Das Finanzamt versuchte, alle geltend gemachten Abzüge zu verweigern. Der Zweite Bundesberufungsgerichtshof stellte fest, dass Cohan eindeutig einige Ausgaben getätigt hatte, auch wenn er die genauen Beträge nicht belegen konnte. Das Gericht legte dann die Cohen-Regel dar, die besagt, dass ein Steuerzahler, der keine Quittungen hat, die Geschäftsausgaben dokumentieren, die Ausgaben trotzdem geltend machen kann, wenn sie angemessen und glaubwürdig sind.

Wenn Sie jedoch keine Quittungen haben, wird der IRS Ihnen nicht erlauben, den vollen Betrag Ihrer Ausgaben abzuziehen. Der IRS berechnet den Mindeststandardbetrag für die von einem Steuerzahler gekaufte Dienstleistung oder den gekauften Gegenstand und lässt nur einen Abzug in Höhe dieses Betrags zu.

Es ist oft eine Rettung für Geschäftsinhaber, die ihre Quittungen nicht finden können, aber mehrere neuere Urteile des United States Tax Court haben die Anwendung der Cohan-Regel eingeschränkt. Dabei hat das Finanzgericht festgestellt, dass der Steuerzahler Informationen vorlegen muss, um seine geltend gemachten Ausgaben zu belegen. So verweigerte das Gericht beispielsweise den Abzug von Ausgaben für geltend gemachte Geschäftsreisen, wenn der Steuerzahler nicht alle Elemente seiner Reisen dokumentieren konnte, einschließlich der Anzahl der Reisen, des Zeitpunkts und des geschäftlichen Zwecks.

Dokumentieren Sie Ihre Geschäftsausgaben ohne Quittungen

Die Cohan-Regel bietet den Steuerzahlern eine Reihe von Möglichkeiten, über die Vorlage von Quittungen hinaus nachzuweisen, dass Geld für geschäftliche Tätigkeiten ausgegeben wurde, aber sie erfordert ein wenig Aufwand Ihrerseits. Die Cohan-Regel ist ein hervorragendes Mittel zur Verteidigung bei Prüfungen. Mit den folgenden Maßnahmen können Sie Ihre Geschäftsausgaben oft so rekonstruieren, dass die Prüfer des Finanzamtes zufrieden sind:

• Anfragen bei Lieferanten und Dienstleistern nach Rechnungen und Quittungen. Viele Unternehmen verwenden automatisierte Abrechnungs- und Fakturierungssysteme und können auf Anfrage eine Kopie ausdrucken. Auch wenn der Lieferant noch handschriftliche Rechnungen verwendet, kann er Ihnen möglicherweise einen Durchschlag der Rechnung aushändigen, den er für seine Unterlagen aufbewahrt. Einige Unternehmen berechnen eine Gebühr für die Zeit, die ihre Mitarbeiter für die Suche nach diesen Unterlagen aufwenden.
• Prüfen Sie Bankkontoauszüge, stornierte Schecks und Kreditkartenabrechnungen. Anhand dieser Dokumente lässt sich nachweisen, wann die Zahlung erfolgt ist und wer sie erhalten hat. Aus diesen Unterlagen geht zwar hervor, dass die Ausgabe rechtmäßig war, aber selten, warum die Zahlung getätigt wurde.
• Prüfen Sie Ihren Kalender. Wenn Sie einen Geschäftskalender führen, können Sie diese Informationen nutzen, um festzustellen, wann und wohin Sie für einen Auftrag oder ein Geschäftstreffen gereist sind. Sie können auch feststellen, wann Sie einen Termin mit einem Dienstleister oder eine Besprechung mit einem Lieferanten hatten.
• Durchsuchen alter E-Mails. Wenn Sie sich an das ungefähre Datum oder den Namen des anderen Unternehmens erinnern können, finden Sie vielleicht eine E-Mail-Kopie der gesuchten Quittung oder eine Art Bestätigungs-E-Mail, die zeigt, dass Sie eine Ausgabe getätigt haben. Diese E-Mails können auch zeigen, dass Sie Reisevorbereitungen getroffen haben.
• Überprüfen Sie die Standortdaten Ihres Smartphones. Ihr Smartphone sammelt eine verblüffende Menge an Daten über Sie und Ihre Aufenthaltsorte. Über Ihre Konten in den sozialen Medien oder über Apps wie Google können Sie möglicherweise nachverfolgen, wo sich Ihr Telefon befunden hat, um zu zeigen, wohin Sie geschäftlich gereist sind.

Was passiert nach der Prüfung?

Nach Abschluss der Prüfung durch die IRS werden Sie innerhalb von 30 Tagen über die Ergebnisse informiert. Sie können dann entweder die Feststellungen des IRS akzeptieren oder Einspruch einlegen. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Feststellungen nicht mit den Beweisen oder dem US-Steuergesetz übereinstimmen, können Sie Berufung einlegen, die von einem IRS-Berufungsbeauftragten angehört wird, der auf der Grundlage der Fakten Ihres Falles eine Entscheidung trifft.