Umsatzsteuer: Der ultimative Leitfaden für Kleinunternehmer

Die Umsatzsteuer ist eine der vielen Arten von Steuern für Kleinunternehmen, für deren Zahlung Unternehmer verantwortlich sind. Fünfundvierzig Bundesstaaten und Washington D.C. haben alle eine Umsatzsteuer. Die Staaten verwenden dieses Geld, um Haushaltsposten wie Schulen, Straßen und öffentliche Sicherheit zu finanzieren.

Unternehmen, die ein Produkt oder eine steuerpflichtige Dienstleistung verkaufen, müssen die Umsatzsteuer von ihren Kunden einziehen. Die Berechnung der korrekten Umsatzsteuersätze, die Einziehung der Zahlungen, die Abgabe der Umsatzsteuererklärungen und die Abführung der Steuer können sehr zeitaufwändig sein, insbesondere für Unternehmer, die zum ersten Mal ein Unternehmen gründen. Dies gilt vor allem, wenn Sie mehrere Arten von Produkten verkaufen oder in mehreren Bundesstaaten tätig sind.

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, erläutern wir Ihnen die Schritte, die mit der Erhebung, Meldung und Abführung der Umsatzsteuer verbunden sind. Wir helfen Ihnen zunächst herauszufinden, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung umsatzsteuerpflichtig ist. Nach der Lektüre sollten Sie sich bei der Meldung und Zahlung Ihrer Umsatzsteuer viel sicherer fühlen.

Erhebung, Meldung und Zahlung der Umsatzsteuer

Schritt 1: Bestimmen Sie, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung umsatzsteuerpflichtig ist.

Die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten unterscheiden sich erheblich in Bezug auf die Produkte und Dienstleistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Wenn Sie nur in Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire oder Oregon verkaufen, müssen Sie keine landesweiten Steuern zahlen, obwohl Alaska und Montana den Gemeinden erlauben, Umsatzsteuer zu erheben.

Im Allgemeinen unterliegen Einzelhandelsartikel wie Handtaschen und Kleidung der Umsatzsteuer. Verschreibungspflichtige Medikamente und Lebensmittel sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit, wobei die Regeln von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sind. Komplizierter wird es, wenn Sie Artikel online oder digitale Artikel verkaufen.

Wenn Sie ein steuerpflichtiges Produkt oder eine steuerpflichtige Dienstleistung verkaufen, müssen Sie in jedem Staat, in dem Ihr Unternehmen einen „Steuer-Nexus“ hat, Umsatzsteuer zahlen. Sie können beispielsweise einen Nexus nachweisen, indem Sie ein physisches Geschäft in einem Bundesstaat betreiben, eine oder mehrere Personen in einem Bundesstaat beschäftigen oder ein bestimmtes Umsatzvolumen in einem Bundesstaat überschreiten.

Umsatzsteuer für Online-Verkäufer

Viele Online-Verkäufer müssen nach einer Entscheidung des Obersten Gerichtshofs von 2018, South Dakota vs. Wayfair, Umsatzsteuer zahlen. In diesem Fall entschied der Oberste Gerichtshof, dass Staaten von Online-Verkäufern verlangen können, Umsatzsteuer zu erheben und einzuziehen – auch wenn der Verkäufer kein Geschäft oder eine andere physische Präsenz in dem Staat hat.

Nach Wayfair verlangen 24 Staaten von E-Commerce-Verkäufern, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen. Glücklicherweise befreien die meisten dieser Staaten Online-Verkäufer, die weniger als 200 Internet-Transaktionen oder 100.000 Dollar Umsatz pro Jahr tätigen, von der Steuer.

Umsatzsteuer für digitale Produkte

Die Umsatzsteuergesetze mussten sich weiterentwickeln, da Internet-Streaming immer beliebter wird und immer mehr Menschen Medien und Fernsehen online konsumieren. Die meisten Staaten besteuern jetzt digitale Downloads. Dazu gehören Artikel wie herunterladbare Bücher, E-Kurse und digitale Musikdateien.

Umsatzsteuern für Dienstleistungen

Traditionell waren nur materielle Produkte umsatzsteuerpflichtig. Viele Staaten besteuern jedoch inzwischen auch Dienstleistungen, um ihre Steuerkassen aufzufüllen. Im Allgemeinen sind professionelle Dienstleistungen wie medizinische und juristische Dienstleistungen von der Steuer befreit. Persönliche Dienstleistungen wie Friseursalons, Haustierpflege und Rasenpflege sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung steuerpflichtig ist, wenden Sie sich am besten an die Steuerbehörde oder das Finanzministerium Ihres Staates.

Schritt 2: Registrieren Sie sich für eine Umsatzsteuergenehmigung.

Bevor Sie Umsatzsteuer einziehen können, müssen Sie sich in jedem Staat, in dem Sie einen steuerpflichtigen Bezug haben, für eine Umsatzsteuergenehmigung registrieren. Wenn Sie in mehreren Staaten tätig sind, müssen Sie sich in jedem dieser Staaten registrieren lassen. In den meisten Fällen ist dies auf der Website des Finanzministeriums des jeweiligen Staates kostenlos möglich. Für die Registrierung benötigen Sie grundlegende Geschäftsinformationen wie Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer und Ihre Geschäftsadresse. Am Ende erhalten Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie bei der Meldung Ihrer Umsatzsteuer verwenden sollten.

Schritt 3: Berechnen Sie den Umsatzsteuersatz.

Zu Beginn hängt der Umsatzsteuersatz, den Ihr Unternehmen berechnen muss, davon ab, wo Sie verkaufen. Wenn Sie in mehreren Staaten verkaufen, müssen Sie die Steuer in jedem dieser Staaten berechnen und einziehen.

In den meisten Staaten wird die Umsatzsteuer am Bestimmungsort erhoben. Das bedeutet, dass der Verkauf als dort erfolgt gilt, wo der Käufer das Produkt verwendet. Nehmen wir an, Sie haben ein Geschäft mit Sitz in New York, versenden aber einen Artikel an einen Kunden, der in New Jersey lebt. Sie müssen die Umsatzsteuer aus New Jersey berechnen und dem Kunden in Rechnung stellen (zusätzlich zu einer eventuellen lokalen Umsatzsteuer). Außerdem müssen Sie eine Umsatzsteuererklärung für New Jersey einreichen.

In einigen wenigen Bundesstaaten wird die Umsatzsteuer nach dem Ursprungslandprinzip erhoben, d. h. der Verkauf gilt als im Ursprungsland getätigt, auch wenn Sie den Artikel in ein anderes Land versenden. Kalifornien hat ein gemischtes Umsatzsteuergesetz, das auf dem Ursprung und dem Bestimmungsort basiert.

Schritt 4: Erheben Sie die Umsatzsteuer an Ihrer Verkaufsstelle oder an der Kasse.

Um die Berechnung der Umsatzsteuer zu vereinfachen, verwenden Sie eine Verkaufsstellensoftware wie Square. Dank der Integration von Square mit TaxJar müssen Sie nur die Orte eingeben, an denen Sie verkaufen, und die App berechnet die korrekten staatlichen und lokalen Umsatzsteuersätze.

Ob Sie nun ein POS-System verwenden oder Ihre eigenen Berechnungen vornehmen, Sie müssen den Umsatzsteuerbetrag getrennt vom Kaufpreis des Artikels ausweisen. Square ist so eingerichtet, dass die Umsatzsteuer in einer separaten Zeile auf dem Kassenbon ausgewiesen wird.

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Schritt 5: Senden Sie die Umsatzsteuererklärung und die Zahlung an den Staat.

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Umsatzsteuererklärung zusammen mit den tatsächlichen Zahlungen, die Sie von Ihren Kunden erhalten haben, an den Staat zu übermitteln. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verwenden, können Sie diese so einrichten, dass die Umsatzsteuerzahlungen automatisch auf ein separates Konto gebucht werden.

Die Fristen für die Einreichung der Umsatzsteuererklärung variieren stark, je nachdem, in welchem Bundesstaat Sie tätig sind. In der Regel fällt die Frist auf den 20. oder 25. Tag nach Ablauf des Berichtszeitraums. In einigen Staaten müssen Sie die Umsatzsteuer jeden Monat melden und abführen, in anderen hingegen vierteljährlich oder jährlich. Bei Verkäufern mit hohem Umsatzvolumen sind die Melde- und Zahlungsfristen häufig kürzer. Glücklicherweise ist es in den meisten Staaten möglich, Ihre Steuern online zu melden und zu zahlen.

Selbst wenn Sie während des Berichtszeitraums keine Transaktionen haben, sollten Sie in jedem Staat, in dem Sie eine Steuererlaubnis haben, eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies zu einer Geldstrafe oder sogar zum Entzug Ihrer Umsatzsteuergenehmigung führen.

Erkundigen Sie sich nach den Fristen in Ihrem Land und halten Sie diese ein. In etwa der Hälfte der Bundesstaaten, in denen die Umsatzsteuer erhoben wird, dürfen Sie einen kleinen Teil der eingenommenen Umsatzsteuer behalten, wenn Sie pünktlich zahlen. Dieser Betrag beläuft sich in der Regel auf nur 1 % bis 2 % der eingenommenen Umsatzsteuer, aber es ist kostenloses Geld!

Wenn Sie sich nicht an Fristen erinnern wollen, können Sie sich bei einem automatischen Steuererklärungsdienst wie AutoFile von TaxJar anmelden. Gegen eine monatliche Gebühr werden Ihre Umsatzsteuererklärungen pünktlich eingereicht.

Mythen und Irrtümer über die Umsatzsteuer

Nachdem Sie nun die Grundlagen der Umsatzsteuererhebung, -berechnung und -berichterstattung kennen, sollten Sie sich von diesen Mythen nicht beirren lassen.

Mythos Nr. 1: Das Finanzamt wird mich prüfen, wenn ich die Umsatzsteuer nicht korrekt einziehe.

Viele Kleinunternehmer denken, dass ihr Unternehmen einer Prüfung durch das Finanzamt ausgesetzt ist, wenn sie die Umsatzsteuer nicht korrekt einziehen. In Wirklichkeit hat das Finanzamt nichts mit der Umsatzsteuer zu tun! Das IRS ist unsere nationale Steuerbehörde, aber die Umsatzsteuer wird auf der Ebene der Bundesstaaten geregelt. In den USA gibt es keine nationale Umsatzsteuer.

Anstatt sich mit dem IRS auseinanderzusetzen, müssen Sie sich bei Fragen oder Problemen mit der Umsatzsteuer an die Steuerbehörde des jeweiligen Bundesstaates wenden. Diese Behörde wird im Allgemeinen als State Department of Revenue bezeichnet, kann aber auch andere Namen haben. Die kalifornische Steuerbehörde heißt zum Beispiel California Department of Tax and Fee Administration.

Mythos Nr. 2: Ich verkaufe nur online, also muss ich keine Umsatzsteuer erheben.

Internetverkäufe sind nach dem Wayfair-Fall des Obersten Gerichtshofs mit anderen Arten von Produkten vergleichbar. Wenn Sie steuerpflichtige Artikel verkaufen und einen „Umsatzsteuer-Nexus“ in einem Bundesstaat haben (mehr zu diesem Konzept weiter unten), dann müssen Sie von Ihren Käufern die Umsatzsteuer einziehen – unabhängig davon, ob Sie den Verkauf persönlich oder online getätigt haben. In den meisten Bundesstaaten müssen Online-Verkäufer jedoch nur dann Umsatzsteuer zahlen, wenn sie eine bestimmte Anzahl von Transaktionen oder Umsätzen tätigen.

Bevor Sie mit der Erhebung der Umsatzsteuer beginnen, müssen Sie sich beim Finanzministerium Ihres Bundesstaates für eine Umsatzsteuergenehmigung registrieren lassen.

Mythos Nr. 3: Ich muss nur von Käufern in meinem Heimatstaat Umsatzsteuer einziehen.

Dies ist einer dieser Mythen, die zwar wahr sein können, hinter denen aber oft mehr steckt. Langer Rede kurzer Sinn: In den USA müssen Online-Verkäufer nur in den Bundesstaaten Umsatzsteuer erheben, in denen sie einen „Nexus“ haben. „Nexus“ bedeutet, dass eine signifikante Verbindung zu einem Bundesstaat besteht.

Sie haben immer einen Nexus in Ihrem Heimatstaat, auch wenn Sie nur von Ihrem Küchentisch aus arbeiten, aber andere übliche Geschäftsaktivitäten können Ihnen einen Nexus in anderen Bundesstaaten geben. Zu diesen Aktivitäten gehören ein Angestellter, eine Niederlassung, ein Verkäufer, ein Installateur oder ein Auftragnehmer in einem bestimmten Staat oder auch nur die Lagerung von Inventar in einem Staat. Weitere Informationen über die Definition des Nexus finden Sie hier.

Mythos Nr. 4: Wenn ich keine Umsatzsteuer erhebe, muss ich auch keine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Dies ist ein weiterer Mythos, der Sie am Ende Geld kosten kann. Wenn Sie in einem Staat eine Umsatzsteuergenehmigung haben, sollten Sie immer eine Umsatzsteuererklärung zum Fälligkeitstermin abgeben. Das gilt selbst dann, wenn Sie keinen Cent Umsatzsteuer eingenommen haben.

Die Staaten verwenden Ihre Umsatzsteuererklärung, um herauszufinden, ob Sie noch im Geschäft sind. Wenn Sie keine Umsatzsteuererklärung abgeben, sehen die meisten Staaten eine Art Strafe vor. In einigen Staaten können Sie eine Geldstrafe von bis zu 50 Dollar zahlen, während in anderen Staaten Ihre Umsatzsteuerlizenz entzogen werden kann, wenn Sie die Abgabefristen nicht einhalten.

Mythos Nr. 5: Ich sollte auf alles, was ich verkaufe, Umsatzsteuer erheben.

In einer perfekten Welt wäre die Umsatzsteuer einfach. Aber in vielen Staaten sind einige Artikel, die als „Notwendigkeiten“ gelten – wie Lebensmittel, Kleidung und sogar Schulbücher – entweder nicht steuerpflichtig oder werden zu einem anderen Satz besteuert. So sind beispielsweise Lebensmittel in Kentucky steuerfrei, werden aber in Illinois mit einem ermäßigten Satz von 1 % besteuert. Kleidung ist in Pennsylvania steuerfrei, wird aber in Arkansas mit dem normalen Satz besteuert. Vergewissern Sie sich, dass Sie den richtigen Umsatzsteuersatz für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung berechnen. Ihre Kassensoftware oder ein automatischer Dienst für die Einreichung von Umsatzsteuererklärungen kann Ihnen dabei helfen. (Wenn Sie Fragen dazu haben, was steuerpflichtig ist und was nicht, können Sie sich jederzeit an das Finanzamt Ihres Bundesstaates wenden.)

Umsatzsteuern entmystifiziert

Die Berechnung, Erhebung und Meldung von Umsatzsteuern kann mühsam sein, aber letztlich kommen die Umsatzsteuern einem guten Zweck zugute. Mit diesen Steuern werden staatliche und kommunale Haushalte finanziert und Schulen, Straßen, Brandschutz und andere wichtige Dinge bezahlt.

Verkaufsstellensoftware wie Square und Dienstleistungen für die Einreichung von Umsatzsteuererklärungen können Ihnen einige der Kopfschmerzen abnehmen, die mit der Erhebung und Meldung der Umsatzsteuer verbunden sind. Und wenn Sie erst einmal ein paar Jahre im Geschäft sind, wird die Umsatzsteuermeldung zur zweiten Natur.