Tabellen, Diagramme, Schaubilder

Eines der schönen Dinge an Kursen zum Technischen Schreiben ist, dass die meisten Arbeiten Tabellen, Diagramme und Schaubilder enthalten – oder zumindest sollten sie das. Viele professionelle technische Texte enthalten alle Arten von Tabellen, Kuchendiagrammen, Balkendiagrammen, Liniendiagrammen, Flussdiagrammen und so weiter. Wenn Sie erst einmal den Dreh raus haben, diese Dinge in Ihre Texte einzubauen, sollten Sie sich dazu verpflichten, sie immer dann zu verwenden, wenn es die Situation erfordert.

Zusätzliche Ressourcen

Fast alles, was Sie über die Erstellung von Tabellen und Abbildungen wissen wollten. Eine fantastische Ressource vom Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tabellen

Tabellen sind natürlich jene Zeilen und Spalten mit Zahlen und Wörtern, hauptsächlich Zahlen. Sie ermöglichen einen schnellen Zugriff auf und einen relativ einfachen Vergleich von Informationen. Wenn die Daten chronologisch geordnet sind (z. B. Verkaufszahlen über einen Zeitraum von zehn Jahren), kann die Tabelle Trends aufzeigen – Muster steigender oder fallender Aktivitäten. Natürlich sind Tabellen nicht unbedingt das anschaulichste oder dramatischste Mittel, um solche Trends oder Beziehungen zwischen Daten darzustellen – dafür gibt es Diagramme und Grafiken (die im nächsten Abschnitt behandelt werden).

Verwendungszwecke für Tabellen. Am häufigsten werden Tabellen für numerische Daten verwendet. Stellen Sie sich vor, Sie vergleichen verschiedene Modelle von Laserdruckern in Bezug auf physikalische Eigenschaften wie Höhe, Tiefe, Länge, Gewicht usw. Perfekt für eine Tabelle.

Allerdings sollten Sie sich nicht auf den Gedanken versteifen, dass Tabellen ausschließlich für numerische Daten gedacht sind. Immer dann, wenn Sie mehrere Dinge besprechen, über die Sie dieselben Kategorien von Einzelheiten angeben, haben Sie eine Möglichkeit für eine Tabelle. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie würden mehrere Modelle eines Laserdruckers vergleichen: Sie würden zu jedem Drucker dieselbe Kategorie von Angaben machen (Kosten, Druckgeschwindigkeit, Lieferkosten, Garantiebedingungen usw.). Dies ist der ideale Stoff für eine Tabelle, und es wären eher Worte als Zahlen (und in diesem Fall würden Sie wahrscheinlich die textliche Diskussion dort lassen, wo sie ist, und die Informationen in Tabellenform „wiedergeben“.

Tabellenformat. In ihrer einfachsten Form ist eine Tabelle eine Gruppe von Zeilen und Spalten mit Daten. Am oberen Rand jeder Spalte befindet sich eine Spaltenüberschrift, die den Inhalt dieser Spalte definiert oder identifiziert (und oft auch die Maßeinheit angibt). Am linken Rand der Tabelle können Zeilenüberschriften stehen, die den Inhalt der jeweiligen Zeile definieren oder kennzeichnen. Schwierig wird es, wenn Zeilen oder Spalten gruppiert oder unterteilt werden müssen. In solchen Fällen müssen Sie Zeilen- oder Spaltenunterüberschriften erstellen. Dies wird hier veranschaulicht:

Format für Tabellen mit gruppierten oder unterteilten Zeilen und Spalten. Beachten Sie, dass der Tabellentitel über der Tabelle steht.

Traditionell wird der Titel einer Tabelle über der Tabelle oder in der ersten Zeile der Tabelle platziert. Wenn der Inhalt der Tabelle offensichtlich ist und kein Querverweis auf die Tabelle an einer anderen Stelle des Berichts erforderlich ist, kann der Titel weggelassen werden.

Was spezifische Stil- und Formatierungsrichtlinien für Tabellen betrifft, so sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Beziehen Sie sich auf die Tabelle in dem Text, der der Tabelle unmittelbar vorausgeht. Erläutern Sie die allgemeine Bedeutung der Daten in der Tabelle; erwarten Sie nicht, dass der Leser sie selbst herausfindet.
• Überfordern Sie den Leser nicht mit monströsen 11-spaltigen, 30-zeiligen Tabellen! Vereinfachen Sie die Tabellendaten auf die Datenmenge, die Ihren Standpunkt veranschaulicht – natürlich ohne die Daten zu verfälschen.
• Zeigen Sie nicht in jeder Zelle einer Spalte das Wort oder die Abkürzung für die Maßeinheit an. In einer Spalte mit Maßangaben in Millimetern zum Beispiel sollte nicht hinter jeder Zahl „mm“ stehen. Setzen Sie die Abkürzung in Klammern in die Spalten- oder Zeilenüberschrift.
• Zahlen in den Spalten werden rechtsbündig oder dezimal ausgerichtet. Wenn die 123 und die 4 in einer Spalte stünden, würde die 4 direkt unter der 3 stehen, nicht unter der 1.
• Normalerweise werden Wörter in Spalten linksbündig ausgerichtet (obwohl Sie gelegentlich Spalten mit Wörtern sehen, die alle zentriert sind).
• Spaltenüberschriften werden über den Spalten mit numerischen Daten zentriert (bilden eine T-Form); linksbündig mit Textspalten. Die Ausrichtung der Spaltenüberschriften auf die eigentlichen Spaltendaten ist variabel. Wenn Sie eine Spalte mit Wörtern mit zwei oder drei Buchstaben haben, sollten Sie die Spaltenüberschrift über diesen Daten zentrieren, auch wenn es sich um Wörter und nicht um Zahlen handelt. (Auf diese Weise wird eine seltsam aussehende L-förmige Spalte vermieden.)
• Wenn Sie etwas Besonderes zu einem oder mehreren Elementen in der Tabelle sagen wollen, verwenden Sie eine Fußnote, anstatt die Tabelle mit den Informationen zu verstopfen.

Erstellen von Tabellen. Normalerweise werden Sie Informationen ausleihen, in denen eine gute Tabelle vorkommt. Wenn es sich um eine einfache Tabelle mit nicht zu vielen Zeilen und Spalten handelt, tippen Sie sie selbst in Ihr eigenes Dokument ein (vergessen Sie aber nicht, im Titel der Abbildung anzugeben, woher Sie sie entliehen haben). Wenn es sich jedoch um eine große Tabelle mit vielen Daten handelt, sollten Sie sie einscannen, am Bildschirm aufnehmen oder fotokopieren und sie auf diese Weise in Ihren Bericht einfügen.

Wenn Sie OpenOffice, Word oder WordPerfect verwenden, gewöhnen Sie sich daran, die Werkzeuge zur Tabellenerstellung zu benutzen. Sie müssen die Linien und andere Formatierungsdetails nicht zeichnen.

Gelegentlich werden in Rohentwürfen technischer Berichte Informationen in normaler Fließtextform präsentiert, die besser in Tabellenform (oder in Tabellenform) dargestellt werden könnten. Achten Sie darauf, Ihre Rohentwürfe auf Material zu überprüfen, das in Tabellen umgewandelt werden kann.

Format für Tabellen. Achten Sie auf Gelegenheiten, Text in eine Tabelle umzuwandeln, wie in diesem Beispiel.

Diagramme und Grafiken

Diagramme und Grafiken sind eigentlich nur eine andere Art der Darstellung der gleichen Daten, die in Tabellen präsentiert werden – wenn auch eine dramatischere und interessantere. Gleichzeitig ist die Darstellung in einem Diagramm oder einer Grafik jedoch weniger detailliert und präzise als in einer Tabelle. Stellen Sie sich den Unterschied zwischen einer Tabelle mit Umsatzzahlen für einen Zeitraum von zehn Jahren und einem Liniendiagramm für dieselben Daten vor. Im Diagramm erhalten Sie einen besseren Eindruck von der allgemeinen Tendenz, aber nicht den genauen Dollarbetrag.

Formatierungsanforderungen. Beachten Sie bei der Erstellung von Diagrammen und Schaubildern die folgenden Anforderungen (die meisten dieser Elemente sind unten abgebildet):

• Achsenbeschriftungen – Vergessen Sie nicht anzugeben, was die x- und y-Achsen darstellen. Eine Achse könnte Millionen von Dollar anzeigen, die andere Fünfjahresabschnitte von 1960 bis heute.
• Legenden – Balkendiagramme, Liniendiagramme und Tortendiagramme verwenden oft eine besondere Farbe, Schattierung oder Linienart (durchgezogen oder gestrichelt). Geben Sie unbedingt an, was diese bedeuten; übersetzen Sie sie in einer Legende (einem Kasten) an einer unbenutzten Stelle im Diagramm oder in der Grafik.


Beispiel für eine Grafik. Beachten Sie, dass unter dem Diagramm ein Titel für die Abbildung steht.

• Titel für Abbildungen – Für die meisten Diagramme und Schaubilder wird ein Titel benötigt, in vielen Fällen ein nummerierter Titel. Die Leser müssen auf irgendeine Weise wissen, was sie vor sich haben. Vergessen Sie auch nicht, die Quelle der Informationen anzugeben, die Sie für die Erstellung der Grafik verwendet haben. Die Standardregel für die Nummerierung von Abbildungen oder Tabellen lautet wie folgt: Wenn Sie an anderer Stelle im Text auf die Abbildung oder Tabelle verweisen.
• Querverweise – Wann immer Sie ein Diagramm oder eine Grafik verwenden, vergessen Sie nicht, einen Querverweis aus dem zugehörigen Text einzufügen. Erläutern Sie mit diesem Querverweis, was in der Grafik vor sich geht, wie sie zu interpretieren ist, was die grundlegenden Trends sind usw.
  
  Beispiel für ein Säulendiagramm. Beachten Sie, dass der Text über und unter dem Diagramm die Aufmerksamkeit auf das Diagramm lenkt und kurz auf seine Bedeutung hinweist.
  
  Beispiel für ein Kreisdiagramm. Beachten Sie, dass die Scheiben im Uhrzeigersinn von der größten zur kleinsten (ungefähr) verlaufen. Quelle: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Dokumentation: Wenn Sie Informationen zur Erstellung einer Grafik verwenden, achten Sie darauf, das Standardformat zur Angabe der Quelle zu verwenden. Siehe den Abschnitt über die Dokumentation von geliehenen Informationen (entweder textlich oder grafisch). Es spielt keine Rolle, wie Sie die Grafik in Ihren Bericht importieren – es sind alles geliehene Informationen, an deren Entwicklung eine mutige und edle Seele hart gearbeitet hat und die Anerkennung für diese Mühe verdient.

Erstellung von Diagrammen und Schaubildern. Wie bei den Illustrationen haben Sie folgende Möglichkeiten, Diagramme und Schaubilder zu erstellen: Bildschirmaufnahmen, Scannen, Fotokopieren, Erstellen eigener Diagramme mit einer Software und Zeichnen eigener Diagramme.

Quellennachweis für Tabellen, Diagramme und Schaubilder: Angabe der Quellen

Wie bereits erwähnt, ist es völlig legal, Tabellen auszuleihen – zu kopieren, zu fotokopieren, zu scannen oder Teilmengen von Daten daraus zu extrahieren. Aber Sie sind verpflichtet, Ihre Quellen für Tabellen, Diagramme und Schaubilder anzugeben, genauso wie für die Wörter, die Sie entlehnen. Normalerweise geschieht dies entweder in der Tabellenüberschrift oder in einer Fußnote direkt unter der Tabelle. Schauen Sie sich das Beispiel in der oben gezeigten Tabelle an. Einzelheiten zum Inhalt des Quellenverweises finden Sie in der Dokumentation des Abschnitts.

Allgemeine Richtlinien für Tabellen, Diagramme und Schaubilder – ein Überblick

In den vorangegangenen Abschnitten werden eine Reihe allgemeiner Richtlinien genannt, die alle an einer Stelle aufgeführt werden müssen. Diese sind wichtig!

• Achten Sie auf Bereiche in Ihrem Text, in denen Sie viele numerische Daten in Bezug auf zwei oder mehr Dinge diskutieren – das ist ideal für Tabellen oder sogar Diagramme oder Schaubilder.
• Achten Sie auf Stellen in Ihrem Text, an denen Sie eine Reihe von Begriffen definieren – das ist ideal für Tabellen.
• Erläutern Sie Tabellen immer im vorangehenden Text. Werfen Sie eine Tabelle, ein Diagramm oder eine Tabelle nicht einfach unerklärt in den Raum. Orientieren Sie die Leser daran; erklären Sie ihre grundlegende Bedeutung.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Tabellen, Diagramme und Schaubilder der Zielgruppe, dem Thema und dem Zweck angemessen sind – überrumpeln Sie Anfänger nicht mit massiven, hochtechnischen Konstruktionen, die sie nicht verstehen können.
• Verwenden Sie eine Überschrift, es sei denn, die Tabelle, das Diagramm oder das Schaubild ist sehr informell. Denken Sie daran, dass die Überschrift über der Tabelle steht, bei Diagrammen und Schaubildern darunter.
• Wörter und Ausdrücke in Tabellenspalten (einschließlich der Spaltenüberschrift) linksbündig ausrichten. Numerische Daten in Tabellenspalten rechtsbündig ausrichten (aber die Spaltenüberschrift zentrieren). Eine nette Idee ist es, diese rechts ausgerichteten Daten mit einem kleinen rechten Rand zu versehen, damit sie in die Mitte der Spalte rücken und nicht am rechten Rand eingeklemmt bleiben.
• Es gibt Leute, die glauben, dass es für Leser einfacher ist, vertikal zu vergleichen als horizontal. Wenn Sie das glauben, formatieren Sie Ihre Tabellen so, dass Ihre Spalten die zu vergleichenden Informationen enthalten. Wenn Sie z. B. Autos vergleichen, würden Sie Spalten für den Kraftstoffverbrauch, den Preis usw. einrichten.
• Geben Sie die Quelle der Tabellen, Diagramme und Grafiken an, die Sie entweder teilweise oder vollständig übernommen haben. Dies kann im Titel oder in einer Fußnote geschehen. Dies wird im Abschnitt über die Dokumentation erläutert und hier in diesem Kapitel veranschaulicht.
• Geben Sie identifizierende Messwerte in Spalten- oder Zeilenüberschriften an – nicht in jeder Zelle.
• Stellen Sie einen Querverweis auf alle Tabellen, Diagramme und Schaubilder aus dem vorangegangenen Text her. Geben Sie im Querverweis die Nummer an (wenn es sich um eine formale Tabelle mit Titel handelt), geben Sie das Thema der Tabelle an und liefern Sie gegebenenfalls erläuternde Informationen.

Ich würde mich über Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritik zu diesem Kapitel freuen: Ihre Antwort – David McMurrey.