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Was ist ein Wartungsprotokoll?

Ein Wartungsprotokoll ist ein Dokument, in dem die an einer Anlage durchgeführten Aktivitäten aufgezeichnet werden.

Es braucht mindestens eine Handvoll wichtiger Geräte, um eine Anlage in Betrieb zu halten. Es ist unvorstellbar, wie viel Zeit und Mühe jährlich für die Wartung jeder einzelnen Anlage aufgewendet wird. Zusammen mit der Gesamtzahl der Anlagen und der Anzahl der Betriebsjahre kann die Dokumentation der Instandhaltungsaufgaben ohne ein systematisches Verfahren zur Verfolgung der Aktivitäten leicht aus dem Ruder laufen.

3 Arten von Instandhaltungsprotokollen

Instandhaltungsplanprotokolle

Instandhaltungsplanprotokolle sind ein Zeitplan für alle laufenden Projekte in einem Unternehmen. Diese Protokolle bieten einen ganzheitlichen Überblick über alles, woran das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet, sowie einen voraussichtlichen Zeitplan für die Fertigstellung.

Wartungsprotokolle für Maschinen

Wartungsprotokolle für Maschinen enthalten Informationen über geplante Wartungsarbeiten für alle vom Unternehmen verwendeten Maschinen. Diese Protokolle stellen sicher, dass die Teams ihre Maschinen innerhalb der festgelegten Intervalle warten, damit sie effizient arbeiten.

Projektprotokolle

Projektprotokolle verfolgen die laufenden Projekte des Unternehmens. Ähnlich wie Wartungsplanprotokolle helfen sie Unternehmen, die laufenden Arbeiten und die voraussichtlichen Fertigstellungstermine zu überwachen. Projektprotokolle können Wartungsplanprotokolle sowie Projekte aus anderen Abteilungen enthalten. Sie umfassen auch abgeschlossene Projekte.

Instandhaltungsmaßnahmen sind von unschätzbarem Wert für die Maximierung der Lebensdauer einer Anlage. Um sicherzustellen, dass die Wartungsaufgaben sorgfältig durchgeführt werden, müssen Aufzeichnungen in Form von Wartungsprotokollen erstellt und aktualisiert werden.

Durch eine gute Dokumentation der Wartungstätigkeiten wird das gesamte Unternehmen über den Zustand einer Anlage auf dem Laufenden gehalten. Die Kenntnis des aktuellen Zustands der Anlagen ist ein Schritt zur Verbesserung der Gesamtleistung der Anlage und zur Gewährleistung sicherer Arbeitsbedingungen.

Vorteile der Verwendung von Wartungsprotokollen

Unternehmen verwenden Wartungsprotokolle zur Überwachung des Zustands ihrer Anlagen. Ihr Geschäftsbetrieb hängt von der Funktionsfähigkeit ihrer Anlagen ab, daher ist es wichtig, qualitativ hochwertige Wartungsprotokolle zu führen. Zu den Vorteilen guter Protokolle gehören kosteneffizientere Entscheidungen, die Steigerung des Wiederverkaufswerts der Anlagen und die Entwicklung spezieller Wartungsprogramme für die Anlagen.

Schafft kosteneffizientere Entscheidungen

Wenn klare Aufzeichnungen über abgeschlossene Aufgaben vorliegen, können Instandhaltungsplaner künftige Aktivitäten leichter planen und Ressourcen effizienter delegieren. Kostengünstigere Entscheidungen können getroffen werden, wenn ein klares Bild über den Status der Wartungsarbeiten an den Anlagen vorliegt.

Steigerung des Wiederverkaufswerts der Anlagen

Die Aktualisierung der Wartungsprotokolle ist ein Beweis dafür, dass die Anlagen gepflegt werden. Für den Fall, dass Anlagen aufgerüstet und bestehende Anlagen verkauft werden müssen, können detaillierte Wartungsprotokolle dazu beitragen, den Wiederverkaufswert der Anlagen zu erhöhen.

Spezialisierte Wartungsprogramme für Anlagen entwickeln

Wartungsprotokolle für Anlagen liefern umfangreiche historische Daten, die analysiert werden können, um Erkenntnisse über die Leistung einer Anlage im Vergleich zu ähnlichen Geräten zu gewinnen. So können z. B. verschiedene Gerätemarken oder -modelle miteinander verglichen werden, indem Unterschiede bei den anfallenden Wartungskosten, der Häufigkeit ungeplanter Wartungsarbeiten usw. analysiert werden.

Mit den verfügbaren Technologien lassen sich die Vorteile eines gut dokumentierten Wartungsprotokolls leichter denn je nutzen.

Vorlage für ein Wartungsprotokoll

Ein Wartungsprotokoll für Geräte kann für jedes Unternehmen unterschiedlich aussehen. Die allgemeine Idee ist, dass jedes Ausrüstungsteil sein eigenes Wartungsprotokoll hat und jedes Wartungsprotokoll Felder hat, die jedes Mal, wenn eine Wartungstätigkeit durchgeführt wird, mit Details ausgefüllt werden müssen.

Eine Mustervorlage, wenn sie auf Papier ausgedruckt wird, könnte wie folgt aussehen…

Beachten Sie, dass die Kopfzeile Informationen über das Gerät enthält: Name des Geräts, Seriennummer, Standort des Werks, Hersteller, Teilenummer des Herstellers, Kontaktdaten des Herstellers, Herstellungsdatum und Inbetriebnahmedatum.

Jedes Protokoll wird separat geführt, selbst bei ähnlichen Gerätetypen. So unterscheiden sich beispielsweise zwei gleich große Kreiselpumpen desselben Herstellers in der Seriennummer und/oder dem Standort des Werks. Die getrennte Führung von Protokollen für jede Pumpe stellt sicher, dass es keine Verwechslungen gibt, welches Wartungsprotokoll sich auf welches Equipment bezieht.

Der zweite Teil ermöglicht Einträge von Wartungstätigkeiten. Es werden Details über die Wartungstätigkeit aufgeführt: das Datum, an dem sie durchgeführt wurde, eine Beschreibung der Tätigkeit und die Person, die die Tätigkeit durchgeführt hat. Die Person, die für die Überprüfung der ordnungsgemäßen Durchführung der Instandhaltungsmaßnahmen verantwortlich ist, wird ebenfalls aufgeführt. Das nächste geplante Datum für eine erforderliche Maßnahme und andere Bemerkungen können ebenfalls zu Referenzzwecken hinzugefügt werden.

Tipps für die Aktualisierung einer Vorlage für ein Instandhaltungsprotokoll

Aus dem vorigen Beispiel scheint die Aktualisierung von Instandhaltungsprotokollen ein langwieriger Prozess zu sein, der jedes Mal einen Stapel Papierkram erfordert, wenn Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt werden. Sie werden jedoch feststellen, dass die Informationen in einem typischen Wartungsprotokoll bereits in einem Arbeitsauftrag enthalten sind, der in der Regel mit jeder Wartungsaufgabe einhergeht.

CMMS-Software beseitigt die meisten manuellen Prozesse bei der Erstellung von Wartungsprotokollen, indem sie automatisch aktualisiert werden, wenn Arbeitsaufträge im System abgeschlossen werden. Dies ermöglicht den Wartungsteams eine genauere Nachverfolgung der Wartungsaktivitäten in der Vergangenheit.

Die Aktualisierung der Wartungsprotokolle für die Ausrüstung war früher ein manueller Prozess, bei dem die einzelnen Felder eines Formulars, wie das oben gezeigte Beispiel, ausgefüllt werden mussten. Dies musste jedes Mal geschehen, wenn Wartungsarbeiten an einer der wichtigsten Anlagen im Werk durchgeführt wurden. Obwohl dies veraltet ist, verwenden einige Instandhaltungs- und Anlagenverwaltungsteams immer noch manuelle Stift-und-Papier-Methoden für die Aktualisierung von Wartungsprotokollen.