Strategien für wirksame Vorstellungsgespräche

Eine Führungskraft, die im normalen Geschäftsleben tätig ist, verwendet einen Großteil ihrer Zeit auf Vorstellungsgespräche. Es gibt jedoch einen erschreckenden Mangel an systematischen Versuchen, Verbesserungen in diesen uralten Prozess einzubauen. Vorstellungsgespräche gehören nach wie vor zu den Tätigkeiten, von denen wir glauben, dass wir sie beherrschen, nur weil wir sie schon so lange machen; wir sind von der Gewohnheit eingelullt worden. Es scheint offensichtlich, dass eine bescheidene Anstrengung, die auf eine Analyse unserer Interviewtechniken abzielt, einen großzügigen Ertrag bringen würde.

Im weitesten Sinne ist ein Interview der Prozess, bei dem Personen (normalerweise zwei) Informationen austauschen. Dabei kann es sich um eine offene Stelle, eine Beförderung, einen Sonderauftrag, einen Produktverkauf, Informationen für nachrichtendienstliche Zwecke, eine geplante Fusion oder andere Fragen handeln. Die ausgetauschten Informationen müssen nicht auf Fakten beschränkt sein. Vor allem im Geschäftsleben sind die Ergebnisse eines Gesprächs, wie Bedeutung und Verständnis, oft wichtiger als objektive Tatsachenaussagen.

Interviews in der heutigen Geschäftswelt finden immer in einer Atmosphäre statt, die von einem Gefühl der Dringlichkeit geprägt ist. Die Zeit, die für das Gespräch zur Verfügung steht, ist notwendigerweise begrenzt. Folglich findet ein nicht-direktiver Ansatz kaum Anwendung; in den allermeisten Fällen muss das gelenkte Interview eingesetzt werden. Diese zeitliche Begrenzung hat manchmal dysfunktionale Folgen: Der Interviewer ist so sehr damit beschäftigt, seine Zeit einzuteilen, dass der Inhalt und der Zweck des Gesprächs in Frage gestellt werden. Daher müssen wir definieren, was wir unter einem effektiven Interview verstehen. Für die Zwecke dieses Artikels ist ein effektives Interview ein solches, das die wahrgenommenen Kommunikationsziele der beteiligten Personen optimiert, wobei die Zeit die wichtigste Einschränkung darstellt. Wir werden uns auf Forschungsergebnisse konzentrieren, die Folgendes betreffen:

• Die richtige Art der Vorbereitung auf das Gespräch.

• Wert von Verfahren wie einer Gliederung der zu behandelnden Punkte und dem Anfertigen von Notizen.

• Verwendung (und Missbrauch) von Fragen und Befragungstechniken.

• Die Art und der Umfang der Kontrolle, die der Interviewer über das Gespräch ausüben sollte.

• Analyse und Bewertung der erhaltenen Informationen.

Planung &Vorbereitung

Das Fehlen einer adäquaten Planung für ein Interview ist der größte Einzelfehler, den ich in meinen Studien über den Interviewprozess gefunden habe.1 Allzu oft beginnt der unerfahrene Interviewer ein Gespräch, um dann auf halbem Weg festzustellen, dass seine Vorbereitung unvollständig ist. Mit einer mäßigen Vorplanung lassen sich solche unglücklichen Vorkommnisse leicht vermeiden.

Wenn das Ziel des Gesprächs im voraus bekannt ist, ist es in der Regel eine gute Praxis, der betreffenden Person ausreichend Zeit zu geben, sich auf das Gespräch vorzubereiten, bevor es tatsächlich stattfindet. Indem der Interviewer die zu behandelnden Punkte im Voraus schriftlich angibt, verschafft er dem Befragten einen zusätzlichen Vorteil und bekräftigt den spezifischen Zweck des Gesprächs. Allzu oft unterscheiden sich die Erwartungen des Gesprächspartners von denen des Interviewers. Dieses Missverständnis kann, wenn es nicht korrigiert wird, katastrophale Folgen haben.

Andererseits kann zu viel Vorplanung und Detaillierung für ein Interview ebenso schädlich sein. Der Befragte entwickelt dann möglicherweise konventionell korrekte Antworten oder Plattitüden, die natürlich den Informationsgehalt des Gesprächs auf nahezu Null reduzieren. Kurz gesagt, er braucht einen Leitfaden, eine „Lenkung“ – aber nicht mehr als das.

Eine schriftliche Übersicht über wichtige Punkte, die behandelt werden sollen, ist nicht unbedingt ein Zeichen von Starrheit, sondern zeugt von Rücksichtnahme auf alle Beteiligten. Wenn sie erläutert wird, schafft sie ein Gefühl des Vertrauens und der Fairness – insbesondere dann, wenn zwei oder mehr Personen in eine Bewertung einbezogen werden sollen. Die Gliederung kann sogar typische Fragen enthalten, um vergleichbare Antworten zu erhalten. Auch hier muss jedoch vor einer Übertreibung gewarnt werden: Ein zu starkes Vertrauen in einen programmierten Frageansatz ist für den Befragten oft verunsichernd und kann zu stereotypen Antworten führen. Idealerweise sollte natürlich jede Frage auf die Situation und den Befragten zugeschnitten sein.

Bei der Präsentation von Informationen teilt der Redner den verschiedenen Punkten seiner Tagesordnung Zeitblöcke zu. Wenn kein Zeitlimit festgelegt wird, kann die Präsentation endlos fortgesetzt werden. Schlimmer noch, die wirklich wichtigen Informationen werden vielleicht nie mitgeteilt. Dieser Prozess wird durch die normale menschliche Eigenschaft ausgelöst, die wichtigsten Informationen bis zum Schluss aufzubewahren. Psychiater erkennen dies und sind in den letzten zehn Minuten der Therapiesitzung besonders aufmerksam. In Anlehnung an diese Erkenntnis sollte der Interviewer, auch wenn er nicht in der Lage ist, einen Stundentakt wie der Psychiater festzulegen, versuchen, diskret einen Zeitrahmen anzugeben. Dies ermöglicht es dem Befragten, zu planen und relevante Informationen einzubeziehen, die ihm sonst vorenthalten werden könnten. Wird das Gespräch zu abrupt beendet, ist die Wahrscheinlichkeit, dass wertvolle Informationen verloren gehen, sehr hoch.

Eine zeitliche Begrenzung kann durch den Hinweis auf den nächsten Termin oder vielleicht auf eine zuvor anberaumte Besprechung suggeriert werden. Handlungen wie das bewusste oder unbewusste Klopfen auf die Uhr, um die Zeit anzuzeigen, sind natürlich nicht in Ordnung, ebenso wenig wie das überstürzte Sitzen auf der Stuhlkante. Manchmal kann es im besten Interesse beider Parteien sein, einen weiteren Termin für eine längere Sitzung zu vereinbaren oder nur ein oder zwei Fortschrittsschritte auf einmal zu planen.

Building Rapport

Der allgemeine Ton des Gesprächs sollte von Hilfsbereitschaft und Freundlichkeit geprägt sein, um die unmittelbaren Hindernisse für eine ehrliche Kommunikation zu minimieren. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass die Privatsphäre eine erste Voraussetzung für ein gutes Gespräch ist. Ein wichtiger Bestandteil davon ist die Freiheit von ablenkenden Unterbrechungen. (Das Telefon ist in vielen Fällen eine solche Ablenkung.)

Um das so wichtige Element der Beziehung zum Gesprächspartner herzustellen, sollte ein echter Versuch unternommen werden, den Gesprächspartner zu beruhigen – insbesondere bei Bewerbungs-, Beförderungs- oder anderen Gesprächen, bei denen erhebliche Statusunterschiede bestehen. Leider wird dieses Verhältnis manchmal durch solche Floskeln wie „Jetzt seien Sie nicht nervös!“ oder „Entspannen Sie sich!“ versucht.

Normalerweise sollte zu Beginn eines Gesprächs dem Gesprächspartner die Möglichkeit gegeben werden, sich auf die Gesprächsumgebung einzustellen. Die Situation ist für den Befragten neu, vielleicht ist es seine erste Erfahrung dieser Art. Ohne eine bestimmte Anpassungszeit ist der Befragte möglicherweise nicht in der Lage, seine Angst abzubauen, was zum Verlust der gesamten Sitzung führen kann. Teil dieses Anpassungsprozesses ist die Gewöhnung an die Umgebung. Es ist eine oft übersehene Binsenweisheit, dass ein Mensch immer dann ängstlich wird, wenn er sich in einer fremden Situation befindet.

Die Überwindung dieser Angst ist oft ein äußerst schwieriger Vorgang. Indem man zum Beispiel erklärt, dass man alltägliche Gegenstände wie Bleistift und Notizpapier braucht, die Angst auslösen, kann man die Anspannung verringern. Außerdem sollte man bedenken, dass das Auftreten und die einfachen Höflichkeiten des Gesprächspartners in den Augen des Gesprächspartners stark vergrößert werden. Daher kann eine begrenzte Anzahl von Höflichkeiten geduldet werden, wenn sie diesen nützlichen Zweck erfüllen.

Indem der Interviewer wichtige Informationen notiert, kann er leicht rekonstruieren, was tatsächlich stattgefunden hat. Das Protokoll hilft bei Details, an die man sich ohne Aufzeichnung nur schwer erinnern könnte. Die Zeit, die man ohne Notizen bräuchte, um sie sich zu merken, kann man besser zum Zuhören und Nachdenken nutzen. Außerdem ist das Aufschreiben ein Kompliment für den Befragten; es bedeutet, dass seine Antworten als wichtig genug angesehen werden, um aufgezeichnet zu werden. Es ist ein bequemer Verstärkungsmechanismus; er kann sogar dazu verwendet werden, den Verlauf des Gesprächs zu lenken.

Informationen von pikanter Art sollten natürlich vermieden werden. Ebenso kann es gefährlich sein, den Befragten zu viele Informationen erzählen zu lassen. Versehentlich preisgegebene Tatsachen oder Vorfälle können zu starken Angstgefühlen führen, wenn er oder sie später darüber nachdenkt. Der Versuchung, zu viele Informationen preiszugeben, sollte so leicht wie möglich ausgewichen werden, damit die Beziehung aufrechterhalten werden kann. Darüber hinaus sollte der Interviewer stets Vorsicht walten lassen, damit er sich nicht zu sehr emotional in den Austausch einmischt. Meinungsverschiedenheiten führen dazu, dass verbale Gegenangriffe geplant werden und der Informationsgehalt verloren geht.

Gesprächsführung

Der Befragte reagiert übermäßig sensibel auf alle Reaktionen des Interviewers. Dies kann der Interviewer ausnutzen, um das Gespräch in die produktivsten Bahnen zu lenken. Kleine Beugungen in der Stimme geben Ermutigung. Durch die Wiederholung bereits geäußerter Sätze kann man feststellen, dass der Befragte mit Details zu einem relevanten Thema aufwartet. Manchmal erlaubt die bloße Wiederholung der Antwort eine Zeit des Nachdenkens und eine ganz natürliche Erweiterung oder Klärung eines Punktes, der bei der ersten Formulierung vielleicht verloren gegangen ist. Die Umformulierung einer Frage in eine rhetorische Frage gibt dem Befragten Zeit, über eine eindeutige Antwort nachzudenken (wobei allerdings darauf zu achten ist, dass dem Befragten nicht die „richtigen“ Worte in den Sinn kommen).

Eine Unterstützung durch Nicken ist am wirksamsten. Andere nonverbale Formen der Unterstützung sind ebenso wichtig. Die Verwendung semiverbaler Ausdrücke ohne Bedeutung, wie zum Beispiel „Ähm…“, kann sich als sehr nützlich erweisen. Da solche Äußerungen keine direkte Interpretation zulassen, werden sie so aufgenommen, wie der Befragte sie aufnehmen möchte. Er betont oder vergrößert dann den Punkt, wie er es für richtig hält.

Eine knappe Zusammenfassung von Informationen von Zeit zu Zeit sorgt nicht nur für Klarheit im Kommunikationsprozess, sondern gibt dem Informanten auch einen Spiegel dessen, was gerade geschehen ist. Änderungen können vom Befragten leicht vorgenommen werden, sobald er hört, was er gesagt hat. In der Endphase des Gesprächs kann eine genaue Aussage über die getroffenen Vereinbarungen oder die allgemeinen Schlussfolgerungen oft dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden.

Wenn Details oder Zahlen besprochen wurden, kann die Zusammenfassung oft in Form eines schriftlichen Memorandums erfolgen. Wenn der Interviewer sicher sein will, was der Befragte mitgeteilt hat, oder um zu überprüfen, ob der Befragte die besprochenen Daten wirklich verstanden hat, kann er ihn bitten, das Memorandum zu schreiben.

Informationserschließung

Die Werkzeuge des Interviewers sind seine Fragen. Sie sollten zügig und doch mit äußerster Sorgfalt eingesetzt werden. Sarkasmus oder obskurer Humor sollten vermieden werden, es sei denn, der Interviewer ist sich sicher, dass der Befragte sie als solche wahrnimmt. Normalerweise interpretiert der Befragte solche Aktivitäten völlig ernsthaft; er mag in diesem Moment mit einem Anschein von Humor reagieren, aber die wirkliche Reaktion ist oft tiefe Besorgnis und Misstrauen.

Durch den geschickten Einsatz von Fragen erhält der geschickte Interviewer nicht nur Informationen, sondern lenkt das Gespräch auch in produktive Bahnen. Leitfragen oder Fragen mit eingebauten Antworten sind in der Regel nicht sehr effektiv. Auch die doppelte Verneinung von Fragen ist zu vermeiden, da sie eher Ängste hervorruft. Um nicht in solche Fallen zu tappen, sollte selbst der beste Interviewer seine Fragetechniken von Zeit zu Zeit überprüfen. So kann eine Selbstanalyse durch Tonbandaufnahmen oder die Beobachtung eines Gesprächs durch eine dritte Person zu Diagnosezwecken verhindern, dass sich schlechte Techniken zu festen Verfahren entwickeln. Dieser Prozess kann auf die Verwendung von Videobandaufzeichnungen ausgedehnt werden, wobei die Ergebnisse entsprechend aussagekräftiger sind.

In einem Forschungsprojekt, das sich auf Fragetechniken konzentrierte, analysierte ich die Aufzeichnungen von etwa 100 Gesprächen, die zum Zweck der Auswahl von Bewerbern, der Beurteilung der Leistung von Führungskräften oder der Beratung von Mitarbeitern in ihrer Laufbahn geführt wurden. Eine der Schlussfolgerungen aus dieser Studie lautet: Erfolgreiche Interviewer (die anhand der erhaltenen Informationen bewertet wurden) verwenden zu Beginn des Gesprächs ein Muster allgemeiner Fragen. Dies ermöglicht es dem Befragten offenbar, mit Informationen zu antworten, die er für wichtig hält, und gibt ihm die Möglichkeit, auf Bereiche einzugehen, die er für wesentlich hält. Sobald diese Informationen bekannt sind, kann der Interviewer den Fokus mit spezifischen Fragen schärfen, die kurze Antworten hervorrufen. Zum Beispiel sollte die Art der Frage „Ja oder Nein“ für die abschließende Erkundung eines Themas reserviert werden, während Fragen wie „Was halten Sie von der Zusammenarbeit mit der Gruppe von Joe Smith?“ zu Beginn eines bestimmten Themas zu den nützlichsten Ergebnissen führen können.

Angst vor dem Schweigen

Es scheint, dass das Schweigen in unserer Gesellschaft praktisch zu jeder Zeit und an jedem Ort vermieden werden soll. Leider wirkt sich dieses Gefühl auch auf das Vorstellungsgespräch aus. In der Regel ist die Angst vor dem Schweigen bei unerfahrenen Interviewern am stärksten ausgeprägt. Allzu oft neigt er dazu, eine weitere Frage zu stellen, während der Befragte kleinlaut versucht, seine eigenen Gedanken zu einer logischen Antwort zu formulieren – alles nur, um die Luft mit Worten zu füllen.

Die Tendenz, Fragen und Antworten zu überstürzen, wird durch das verzerrte Zeitempfinden der Menschen während eines Interviews noch verstärkt. Um das Ausmaß der Verzerrung zu verstehen, führte eine Forschergruppe einfache Tests durch, wie z. B. die Unterbrechung eines Gesprächs für einen kurzen Zeitraum. Die Schätzungen der Interviewer über die Dauer des Schweigens vergrößerten diese um einen Faktor von 10 bis 100!2 Andererseits stelle ich fest, dass, wenn ich die Teilnehmer eines Gesprächs bitte, die verstrichene Zeit zu schätzen, der Befragte die Zeit immer unterschätzt. Daher sollte vor allem der Interviewer darauf achten, nicht zu schnell vorzupreschen. Lässt er noch einige Sekunden verstreichen, erhält er in vielen Fällen wichtige Informationen, die sonst verloren gehen oder in einem halb ausgedrückten Zustand in den Gedankengängen des Befragten verbleiben würden.

Während dieser Schweigephasen kann der Interviewer seine Zeit gewinnbringend damit verbringen, über die Frage nachzudenken: „Was will er mir eigentlich sagen?“ Oft ist der Inhalt des Interviews unvollständig, wenn er später analysiert wird. Die Worte können nicht nur weit hinter dem gewünschten Ziel zurückbleiben, sondern auch Missverständnisse vermitteln. Die immer wieder auftretenden Fehler in der Semantik müssen immer wieder berücksichtigt und nachgefragt werden, um eine klare Annäherung an die wahre Bedeutung zu erhalten.

Kunst des Zuhörens

Die oft geäußerte Maxime, dass wir hören, was wir hören wollen, scheint auf den ersten Blick keine tiefgründige Aussage zu sein. Und doch fasst sie die Mechanismen zusammen, die hinter schlechten Hörtechniken stecken. Individuelle Voreingenommenheiten und Einstellungen sowie Rollenwahrnehmungen und Stereotypisierungen tragen alle zum Phänomen der selektiven Wahrnehmung bei. Um die bestmögliche Information zu erhalten, ist es daher notwendig, sich seiner eigenen Filter bewusst zu sein, die eine klare und relativ unverzerrte Informationsaufnahme erschweren oder gar verhindern.

Es ist möglich, über längere Zeiträume mit einer Geschwindigkeit von 110 bis 140 Wörtern pro Minute zu hören.3 Die Denk- oder Gedankenprojektionsrate ist etwa siebenmal so hoch. Das Ergebnis ist ein Überschuss an Denkzeit gegenüber der Hörzeit. Die Art und Weise, wie diese überschüssige Zeit genutzt wird, ist natürlich von Person zu Person verschieden. An diesem Punkt neigt der Interviewer jedoch dazu, seine Gedanken in den Interviewprozess zu projizieren und dadurch die Antworten des Befragten herauszufiltern.

Eine Folge davon ist, dass er Annahmen über den Befragten und seine Informationen trifft, die weniger mit dem Befragten als mit dem übereinstimmen, was der Interviewer bereits über den Befragten herausgefunden hat. Es genügt zu sagen, dass es insgesamt lohnender ist, diese zusätzliche Zeit in die Formulierung von Hypothesen zu investieren, die später bestätigt oder dementiert werden können, wenn mehr Informationen aufgedeckt werden, oder in die Konstruktion eines Bezugsrahmens für das laufende Interview, der es ermöglicht, die erworbenen Informationen leicht zu kategorisieren, während sie gegeben werden.

Analyse von Daten

Die gesammelten Informationen sollten unter zwei Gesichtspunkten betrachtet und analysiert werden: der objektiven und der subjektiven Sichtweise.

Objektive Sichtweise.

Die objektive Kategorie kann in Inhalt und Form unterteilt werden:

1. Inhalt – Dieser Begriff bezieht sich natürlich auf die sachliche Darstellung, also auf das, was tatsächlich gesagt wird und ob es glaubwürdig ist oder nicht. Der Überblick über das Gespräch oder das Muster der Gesamtsituation muss fest erfasst und dann notiert werden. Darüber hinaus scheinen die folgenden Punkte bei der Bewertung von Informationen wertvoll zu sein-

• Eine Antwort, die überwiegend konventionell ist, ist wahrscheinlich verdächtig, da sie mit großer Wahrscheinlichkeit nicht gültig ist. Zum Beispiel ist die Antwort „Mein Chef mochte mich nicht“ bei einem Vorstellungsgespräch als Klischee verdächtig. Ebenso könnte die Antwort „Ich habe gekündigt, weil die Bezahlung zu niedrig war“ nur eine Floskel sein, um den Gesprächspartner zufrieden zu stellen.

• Wenn der Befragte sich während des Gesprächs nicht unterbrechen lässt, bestehen gewisse Zweifel an der Art der Informationen, die der Befragte gibt. Ein solches Verhalten deutet im Allgemeinen auf ein Bedürfnis hin, alle Punkte in einem vorgegebenen Muster so zwanghaft abzudecken, dass der Befragte im Falle einer Unterbrechung nicht mehr in der Lage wäre, alle Teile wieder zusammenzusetzen. Schwachstellen in der „Pseudopanzerung“ sollten untersucht werden.

• Ein ständiger Wechsel des Themas oder eine extrem kurze Aufmerksamkeitsspanne weisen oft auf einen gewissen Verdacht hin.

• Wenn Lücken oder unlogische Sequenzen vorherrschen, sollte darauf geachtet werden, die Lücken zu ergänzen oder zu vervollständigen. Die Lücken sollten durch direkte Befragung, vorzugsweise zu einem späteren Zeitpunkt des Gesprächs, ergänzt werden, um die Kontinuität zu überprüfen und ein Minimum an Misstrauen beim Informanten zu wecken. Eine spätere telefonische Validierung kann bei diesen Fragen hilfreich sein.

• Widersprüchliche Zeitangaben oder Fakten sowie Lücken oder unlogische Abfolgen können auf Bereiche hinweisen, die sorgfältiger Aufmerksamkeit bedürfen oder weiter vertieft werden sollten.

• Nützliche visuelle Barometer für ein übermäßig hohes Angstniveau sind z.B.:

a. Gesichtsfarbe

b. unregelmäßige Körperbewegungen

c. Schwankender Augenkontakt

d. Trockenheit des Mundes

e. Tonlage der Stimme

f. Übermäßiges Schwitzen

2. Form – Unter Form verstehe ich das „Wie, Wann und Warum“ der Information. Die Wörter bekommen unterschiedliche Bedeutungen, wenn man sie in dieser Richtung differenziert. Die Form kann in verbale (gehörte) und nonverbale (beobachtete) Inhalte unterteilt werden. Nonverbale Äußerungen sind vielleicht die reinste Art der Informationsübermittlung, da sie am schwierigsten zu verbergen oder zu verschleiern sind. Die Entwicklung eines Bewusstseins und einer Sensibilität für Signale wie den Zeitpunkt der Erwähnung eines bestimmten Sachverhalts, den Grund für die Erwähnung, die Art der Darstellung usw. ist für den geschulten Interviewer ein äußerst nützlicher, wenn nicht sogar ein wesentlicher Schritt. In der Tat könnte diese Sensibilität auch auf die nonverbalen Übertragungen des Interviewers selbst ausgedehnt werden.

Subjektive Sicht.

Bei der Bewertung von Informationen aus einer subjektiven Sicht versucht der Interviewer in erster Linie, Gefühle und Einstellungen zu beurteilen. Es wird oft argumentiert, dass diese immateriellen Faktoren in einem Interview, das in einem geschäftlichen Umfeld stattfindet, keinen Platz haben. Auch wenn es unmöglich ist, genau zu bestimmen, wie Gefühle und Einstellungen die übermittelten Informationen beeinflussen, ist es dennoch von entscheidender Bedeutung, sich der Tatsache bewusst zu sein, dass diese immateriellen Faktoren bei der Meinungsbildung eine wichtige Rolle spielen.

Abschluss des Gesprächs

Die letzten 10 % des Gesprächs sind vielleicht die wichtigsten, da in dieser Zeitspanne in der Regel die größte Menge an Informationen pro Zeiteinheit ausgetauscht wird. Bei einer Reihe von aufgezeichneten Gesprächen über den Verkauf von Haushaltsgeräten und Verkäufen, bei denen Reisevorbereitungen eine Rolle spielten, wurde festgestellt, dass der Verkäufer häufig wichtige Informationen, die gegen Ende des Gesprächs oder nach dem Verkauf angeboten wurden, überhörte. Diese übersehenen Informationen führten zu häufigen Fehlinterpretationen, die wiederum für viele spätere Stornierungen und ungeklärte Beschwerden verantwortlich waren. All dies hätte vermieden werden können, wenn man ein Mindestmaß an Aufmerksamkeit aufgebracht hätte, um einen vorzeitigen Abbruch des Gesprächs zu verhindern.

Ein Teil der Schlussfolgerung besteht in der Regel aus einem Aktionsplan – etwas, das von einer oder beiden Parteien getan oder erreicht werden soll. Eine klare, prägnante Zusammenfassung dieses Plans ist, wie bereits erwähnt, eine sehr nützliche Technik, um gute Ergebnisse zu erzielen. Die Zusammenfassung ist für beide Parteien hilfreich, weil sie ihnen ermöglicht, genau zu erkennen, was erreicht wurde, und sich auf eine abschließende Übereinstimmung zu konzentrieren.

Nachbereitung

Ich habe in meinen Studien beobachtet, dass ein allgemeines Versäumnis von Interviewern darin besteht, dass sie nicht dokumentieren können, was in einem Gespräch geschehen ist. In ihrer üblichen – oft vorsätzlichen – Eile, zum nächsten Gespräch zu kommen, vernachlässigen sie wertvolle Notizen. Diese Ungeduld ist in vielen Fällen lediglich ein Verhalten, das aus dem selbstzufriedenstellenden Bedürfnis resultiert, sich selbst zu beweisen, dass sie beschäftigt sind.

Angemessene Notizen über wichtige Ereignisse, Eindrücke und vereinbarte Informationen sind von großem Wert, um das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt zu rekonstruieren und einen Rahmen für die Planung des nächsten Gesprächs zu schaffen. Durch die Dokumentation einer Reihe von Ereignissen wird man in der Lage, Dinge zu sehen, die, wenn man sie nur dem zerbrechlichen menschlichen Gedächtnis überlässt, zu bedeutungslosen, unzusammenhängenden Szenen in einem Panorama vieler menschlicher Geschehnisse verschmelzen können. Sicherlich kann ein Zuviel an aufgezeichneten Informationen zu einem Übermaß an Daten führen, eine Situation, die ich auch in mehreren Befragungsbüros beobachtet habe, aber dieses Extrem kann leicht vermieden werden, wenn man ein gutes Urteilsvermögen an den Tag legt.

Ein weiterer Vorteil einer effektiven Dokumentation ist, dass sie die Möglichkeit bietet, über ein vorangegangenes Ereignis nachzudenken. Durch die Überprüfung und Betrachtung dieser Informationen kann man oft Fehler und Unzulänglichkeiten in der Technik entdecken und sein Vorgehen verbessern. Ohne solche spezifischen Lernmittel neigen dieselben Fehler dazu, zur Routine zu werden, bis ein Punkt erreicht ist, an dem sie ungewollt zu einem festen Bestandteil der Interviewtechnik werden.

Aber von allen Arten des Lernens ist das Selbstlernen am wertvollsten. Der wichtigste Schlüssel zu einer effektiven Befragung ist zweifellos die Erkenntnis, wie die eigene Einstellung und Voreingenommenheit die Informationen beeinflussen, die man erhält. Die Geschichte des Professors, der seinen Schlüssel an der Haustür verlor, aber auf allen Vieren unter einem Laternenpfahl entdeckt wurde, hat eine Moral. Dem Polizeibeamten gegenüber begründete er dies wie folgt:

So oft begnügt sich der Gesprächspartner mit „50-Cent-Stücken“ hilfreicher Informationen über Techniken, Persönlichkeit und so weiter. Der eigentliche Schlüssel zu einem effektiven Vorstellungsgespräch liegt jedoch näher an seiner eigenen Haustür. Einmal entdeckt, kann er ihm helfen, wirklich effektive Ergebnisse professioneller Natur zu erzielen.

1. Siehe zum Beispiel meinen Bericht, An Analysis of Precision Learning, Evaluation of Information and Decision-Reaching, in Two Groups, Using Closed Circuit Television (Los Angeles, Western Management Science Foundation, 1962).

2. C. H. Best und N. B. Taylor, The Physiological Basis of Medical Practise (London, Baillier, Tindall and Cox, Ltd, 1950).

3. B. A. Houssay, Human Physiology (New York, McGraw-Hill Book Company, Inc., 1951).