OCR COMPLAINT PROCESSING PROCEDURES1

U.S. Deparment of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

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OCR setzt die folgenden Gesetze durch:

• Titel VI des Civil Rights Act von 1964, der Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe oder nationaler Herkunft verbietet;
• Titel IX der Education Amendments von 1972, der Diskriminierung aufgrund des Geschlechts verbietet;
• Section 504 des Rehabilitation Act von 1973, der Diskriminierung aufgrund einer Behinderung verbietet;
• Age Discrimination Act von 1975, der Diskriminierung aufgrund des Alters verbietet;
• Titel II des Americans with Disabilities Act von 1990, der Diskriminierung aufgrund einer Behinderung verbietet;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, der die Verweigerung des Zugangs zu den Pfadfindern oder andere Diskriminierungen gegen die Pfadfinder oder andere Titel 36 U.S.C. den Pfadfindern oder anderen Jugendgruppen in öffentlichen Grundschulen, öffentlichen weiterführenden Schulen, lokalen Bildungseinrichtungen und staatlichen Bildungseinrichtungen den Zugang zu verweigern oder sie zu diskriminieren.

BEWERTUNG

OCR bewertet die schriftlichen Informationen, die es erhält, um festzustellen, ob es sich um eine Beschwerde handelt, die einer weiteren Bearbeitung bedarf. Ist dies der Fall, entscheidet OCR, ob die Beschwerde untersucht werden kann. OCR trifft diese Entscheidung im Hinblick auf jede Behauptung in der Beschwerde. So muss OCR beispielsweise feststellen, ob OCR rechtlich befugt ist, die Beschwerde zu untersuchen, d. h. ob die Beschwerde einen Verstoß gegen eines oder mehrere der Gesetze, die OCR durchsetzt, behauptet. OCR muss auch feststellen, ob die Beschwerde rechtzeitig eingereicht wurde. Im Allgemeinen muss eine Beschwerde innerhalb von 180 Kalendertagen nach dem Zeitpunkt der mutmaßlichen Diskriminierung bei OCR eingereicht werden.2 Wird die Beschwerde nicht fristgerecht eingereicht, sollte der Beschwerdeführer den Grund für die Verzögerung angeben und eine Befreiung von dieser Einreichungspflicht beantragen. Das OCR wird entscheiden, ob die Befreiung gewährt wird. Darüber hinaus wird OCR feststellen, ob die Beschwerde genügend Informationen über die angebliche Diskriminierung enthält, um eine Untersuchung einzuleiten. Benötigt OCR zur Klärung der Beschwerde weitere Informationen, setzt es sich mit dem Beschwerdeführer in Verbindung. Der Beschwerdeführer hat dann 14 Kalendertage Zeit, um auf das Auskunftsersuchen von OCR zu reagieren, es sei denn, der Beschwerdeführer hat um eine zusätzliche Frist für die Bereitstellung der Informationen gebeten.

Einige der Gründe für die Ablehnung einer Beschwerde durch OCR sind:

• OCR ist rechtlich nicht befugt, die Beschwerde zu untersuchen;
• Die Beschwerde enthält keinen Hinweis auf einen Verstoß gegen eines der Gesetze, die OCR durchsetzt;
• Die Beschwerde wurde nicht rechtzeitig eingereicht (innerhalb von 180 Kalendertagen nach dem Datum der mutmaßlichen Diskriminierung), und es wurde keine Befreiung von der Fristenregelung gewährt;
• Die Beschwerde ist spekulativ, schlüssig oder inkohärent, oder sie ist nicht detailliert genug, um auf eine Diskriminierung schließen zu können, und der Beschwerdeführer legt die von OCR angeforderten Informationen nicht innerhalb von 14 Kalendertagen nach Aufforderung durch OCR vor, es sei denn, der Beschwerdeführer bittet um zusätzliche Zeit, um die angeforderten Informationen vorzulegen;
• Die in der Beschwerde erhobenen Vorwürfe wurden ausgeräumt und sind daher für eine Untersuchung nicht mehr geeignet;
• Die Beschwerde wurde von einer anderen Bundes-, einzelstaatlichen oder lokalen Bürgerrechtsbehörde oder im Rahmen der internen Beschwerdeverfahren eines Empfängers, einschließlich ordnungsgemäßer Verfahren, untersucht, und es gab ein vergleichbares Lösungsverfahren gemäß rechtlichen Standards, die für OCR akzeptabel sind, oder, falls noch anhängig, erwartet OCR, dass es ein vergleichbares Lösungsverfahren gemäß rechtlichen Standards geben wird, die für OCR akzeptabel sind. OCR wird den Beschwerdeführer darauf hinweisen, dass er innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss des Verfahrens der anderen Einrichtung erneut Beschwerde einreichen kann;
• Die gleichen oder ähnlichen Vorwürfe, die auf dem gleichen Sachverhalt beruhen, wurden von dem Beschwerdeführer gegen den gleichen Empfänger vor einem einzelstaatlichen oder bundesstaatlichen Gericht erhoben. Das OCR weist den Beschwerdeführer darauf hin, dass er innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss des Gerichtsverfahrens erneut eine Beschwerde einreichen kann, wenn keine Entscheidung in der Sache oder ein Vergleich über die gerichtliche Beschwerde ergangen ist;

ERÖFFNUNG DER BESCHWERDE ZUR UNTERSUCHUNG

Wenn das OCR beschließt, die Beschwerde zu untersuchen, wird es den Beschwerdeführer und den Empfänger schriftlich benachrichtigen. Die Eröffnung einer Beschwerde zur Untersuchung bedeutet keineswegs, dass OCR eine Entscheidung über die Begründetheit der Beschwerde getroffen hat. Während der Untersuchung ist das OCR ein neutraler Tatsachenermittler. OCR sammelt und analysiert relevante Beweise vom Beschwerdeführer, dem Empfänger und ggf. anderen Quellen. OCR stellt sicher, dass die Maßnahmen, die es im Rahmen der Untersuchungen ergreift, rechtlich ausreichend sind, durch Beweise gestützt werden und die in der Beschwerde erhobenen Vorwürfe entkräften.

UNTERSUCHUNG DER BESCHWERDE

OCR kann bei der Untersuchung einer Beschwerde eine Vielzahl von Techniken zur Tatsachenfeststellung anwenden. Dazu gehören die Prüfung der von beiden Parteien vorgelegten Unterlagen, Befragungen des Beschwerdeführers, des Personals des Empfängers und anderer Zeugen und/oder Besuche vor Ort. Am Ende der Untersuchung wird OCR in Bezug auf jeden Vorwurf feststellen, ob:

• Es liegen keine ausreichenden Beweise vor, um zu der Schlussfolgerung zu gelangen, dass der Empfänger gegen das Gesetz verstoßen hat, oder
• Ein Übergewicht an Beweisen stützt die Schlussfolgerung, dass der Empfänger gegen das Gesetz verstoßen hat.

Die Entscheidung des OCR wird in einem Feststellungsschreiben erläutert, das dem Beschwerdeführer und dem Empfänger zugesandt wird. Feststellungsschreiben enthalten faktenspezifische Untersuchungsergebnisse und Verfügungen zu einzelnen Fällen. Feststellungsschreiben sind keine formellen Erklärungen der OCR-Politik und sollten nicht als solche zitiert oder ausgelegt werden. Die formellen Grundsatzerklärungen von OCR werden von einem ordnungsgemäß bevollmächtigten OCR-Beamten genehmigt und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

LÖSUNG DER BEANSTANDUNG NACH EINER ERKENNTNIS DER NICHTBEFRIEDIGUNG

Wenn OCR feststellt, dass ein Empfänger das/die von OCR durchgesetzte(n) Bürgerrechtsgesetz(e) nicht eingehalten hat, setzt sich OCR mit dem Empfänger in Verbindung und versucht, die Bereitschaft des Empfängers zur Aushandlung einer freiwilligen Lösungsvereinbarung zu erreichen. Ist der Empfänger bereit, die Beschwerde beizulegen, wird er eine schriftliche Vereinbarung aushandeln und unterzeichnen, in der die spezifischen Abhilfemaßnahmen beschrieben werden, die der Empfänger ergreifen wird, um die von OCR festgestellten Verstöße zu beheben. Die Bedingungen und Verpflichtungen der Lösungsvereinbarung werden, sofern sie vollständig erfüllt werden, die festgestellte(n) Verletzung(en) in Übereinstimmung mit den geltenden Bürgerrechtsgesetzen beheben. OCR wird die Umsetzung der Bedingungen und Verpflichtungen der Abhilfevereinbarung durch den Empfänger überwachen, um zu überprüfen, ob die vom Empfänger zugesagten Abhilfemaßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden.

Wenn der Empfänger sich nicht bereit erklärt, seine Nichteinhaltung der Bürgerrechtsgesetze durch den Abschluss einer Lösungsvereinbarung zu korrigieren, kann das OCR ein Verfahren einleiten, um die finanzielle Unterstützung des Empfängers durch den Bund auszusetzen, zu beenden oder zu verweigern oder den Fall an das Justizministerium weiterzuleiten.

LÖSUNG DER BESCHWERDE VOR ABSCHLUSS DER UNTERSUCHUNG

Facilitated Resolution Between the Parties:

Facilitated Resolution Between the Parties (FRBP) gibt den Parteien (dem Beschwerdeführer und dem Empfänger, der Gegenstand der Beschwerde ist) die Möglichkeit, die Beschwerdevorwürfe schnell zu lösen; in der Regel kurz nachdem die Beschwerde zur Untersuchung eröffnet worden ist. Wenn beide Parteien bereit sind, diesen Ansatz zu versuchen, und wenn OCR feststellt, dass FRBP angemessen ist, wird OCR Vergleichsgespräche zwischen den Parteien erleichtern und mit den Parteien zusammenarbeiten, um ihnen zu helfen, die rechtlichen Standards und möglichen Abhilfemaßnahmen zu verstehen. Die von OCR mit der Durchführung der FRBP beauftragten Mitarbeiter sind nicht die Mitarbeiter, die mit der Untersuchung der Beschwerde betraut sind.

OCR genehmigt, unterzeichnet oder billigt keine Vereinbarung, die zwischen den Parteien als Ergebnis der FRBP erzielt wird, und OCR überwacht die Vereinbarung nicht. Wenn der Empfänger jedoch die Bedingungen der Vereinbarung nicht einhält, kann der Beschwerdeführer innerhalb von 180 Tagen nach dem Datum der ursprünglichen Diskriminierung oder innerhalb von 60 Tagen nach dem Datum, an dem der Beschwerdeführer von der Nichteinhaltung der Vereinbarung erfährt, eine weitere Beschwerde bei OCR einreichen, je nachdem, welches Datum später liegt.

Auflösungsvereinbarung während einer Untersuchung

Eine Beschwerde kann auch vor dem Abschluss einer Untersuchung gelöst werden, wenn der Empfänger ein Interesse an der Lösung der Beschwerde bekundet und OCR feststellt, dass es angebracht ist, die Beschwerde zu lösen, weil die Untersuchung von OCR Probleme aufgezeigt hat, die durch eine Lösungsvereinbarung gelöst werden können. Die Bestimmungen der Lösungsvereinbarung müssen sich auf die Vorwürfe und die bei der Untersuchung gewonnenen Beweise beziehen und mit den geltenden Vorschriften in Einklang stehen. Das OCR informiert den Empfänger darüber, dass dieses Lösungsverfahren freiwillig ist, bevor es zu einer Lösung im Rahmen dieses Abschnitts kommt, und unterrichtet den Beschwerdeführer über das Interesse des Empfängers an einer Lösung. Das OCR überwacht eine mit dem Empfänger vor Abschluss der Untersuchung geschlossene Lösungsvereinbarung. Nach der Unterzeichnung der Lösungsvereinbarung durch den Empfänger stellt OCR ein Lösungsschreiben aus, in dem auf alle Vorwürfe in dem Fall eingegangen wird, der gemäß CPM Section 302 gelöst wurde.

Beschwerde

OCR bietet Beschwerdeführern die Möglichkeit, gegen Feststellungen von Verstößen (Abschnitt 303(a) der CPM von OCR) und Entlassungen auf der Grundlage von Abschnitt 108(a), (b), (c), (d), (h) und (i) der CPM von OCR Beschwerde einzulegen. Eine Beschwerde kann elektronisch, per Post oder per Fax eingereicht werden. Der Beschwerdeführer muss entweder ein elektronisch ausgefülltes Beschwerdeformular einreichen oder eine schriftliche Erklärung von nicht mehr als zehn (10) Seiten (mit doppeltem Zeilenabstand, wenn maschinengeschrieben) an das Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202; bei Einreichung per E-Mail an [email protected]; bei Einreichung per Fax an 202-453-6012. Das Einreichungsdatum einer per Post eingereichten Beschwerde ist das Datum des Poststempels oder das Datum der elektronischen oder per Fax eingereichten Beschwerde.

In der Beschwerde muss der Beschwerdeführer erläutern, warum er oder sie glaubt, dass die Sachinformationen unvollständig oder unrichtig waren, dass die rechtliche Analyse falsch war oder dass der angemessene rechtliche Standard nicht angewandt wurde, und wie die Berichtigung eines Fehlers oder mehrerer Fehler das Ergebnis des Falles ändern würde; andernfalls kann die Beschwerde zurückgewiesen werden.

Eine Beschwerde muss innerhalb von 60 Kalendertagen nach dem auf dem Feststellungsschreiben oder der Zurückweisung angegebenen Datum eingereicht werden. Eine Ausnahme von der 60-Tage-Frist kann gewährt werden, wenn der Beschwerdeführer aufgrund von Krankheit oder anderen Umständen nicht in der Lage war, die Beschwerde innerhalb der 60-Tage-Frist einzureichen, oder aufgrund von Umständen, die durch die Maßnahme von OCR entstanden sind und die Fähigkeit des Beschwerdeführers, die Beschwerde rechtzeitig einzureichen, beeinträchtigt haben.

OCR leitet eine Kopie der Beschwerde des Beschwerdeführers an den Empfänger weiter. Der Empfänger hat die Möglichkeit, dem OCR eine Antwort auf die Beschwerde des Beschwerdeführers zu übermitteln. Jede Antwort auf die Beschwerde des Beschwerdeführers muss innerhalb von 14 Kalendertagen nach dem Datum, an dem OCR eine Kopie der Beschwerde des Beschwerdeführers an den Empfänger weitergeleitet hat, bei OCR eingereicht werden.

OCR wird den Parteien eine schriftliche Entscheidung über die Beschwerde zukommen lassen.

ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN

Recht auf Einreichung einer separaten Klage

Der Beschwerdeführer kann das Recht haben, unabhängig von den Feststellungen von OCR vor einem Bundesgericht zu klagen. OCR vertritt den Beschwerdeführer bei der Bearbeitung des Falles nicht. Wenn der Beschwerdeführer also eine Klage einreichen möchte, muss er dies über seinen eigenen Anwalt oder auf eigene Faust über die Geschäftsstelle des Gerichts tun.

Behauptet ein Kläger eine nach dem Altersdiskriminierungsgesetz von 1975 verbotene Diskriminierung, so kann eine Zivilklage vor einem Bundesgericht erst eingereicht werden, wenn der Kläger den Verwaltungsrechtsweg ausgeschöpft hat. Der Verwaltungsrechtsweg ist erschöpft, wenn einer der folgenden Fälle eingetreten ist:

1. 180 Tage sind verstrichen, seit der Beschwerdeführer die Beschwerde bei OCR eingereicht hat, und OCR hat keine Feststellungen getroffen; oder
2. OCR trifft eine Feststellung zu Gunsten des Empfängers. In diesem Fall wird OCR den Beschwerdeführer unverzüglich benachrichtigen und zusätzliche Informationen über das Recht auf Unterlassungsklage zur Verfügung stellen.

Verbot der Einschüchterung oder Vergeltung

Ein Empfänger, der der Gerichtsbarkeit des Bildungsministeriums untersteht, darf niemanden einschüchtern, bedrohen, zwingen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen jemanden ergreifen, der ein Recht geltend macht, das durch die von OCR durchgesetzten Bürgerrechtsgesetze geschützt ist, oder der bei einer Untersuchung kooperiert. Jeder, der glaubt, dass er oder sie eingeschüchtert wurde oder Vergeltungsmaßnahmen gegen ihn oder sie ergriffen hat, sollte eine Beschwerde bei OCR einreichen.

Untersuchung der Verwendung von persönlichen Informationen

Um eine Beschwerde zu untersuchen, muss OCR möglicherweise persönliche Informationen sammeln und analysieren, wie z. B. Studenten- oder Beschäftigungsunterlagen.
Der Privacy Act of 1974, 5 U.S.C. § 552a (Privacy Act), der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, und der Freedom of Information Act (FOIA), 5 U.S.C. §552, regeln die Verwendung personenbezogener Daten, die allen Bundesbehörden und ihren einzelnen Komponenten, einschließlich OCR, vorgelegt werden. Das Datenschutzgesetz (Privacy Act) schützt Einzelpersonen vor dem Missbrauch personenbezogener Daten, die sich im Besitz der Bundesbehörden befinden. Es gilt für Datensätze, die von der Bundesregierung verwaltet werden und die über den Namen, die Sozialversicherungsnummer oder eine andere persönliche Kennung der Person aus einem Datensystem abgerufen werden. Es regelt die Sammlung, Pflege, Verwendung und Verbreitung von persönlichen Informationen in Aufzeichnungen, die in Aufzeichnungssystemen der Bundesregierung enthalten sind.

Die von OCR gesammelten Informationen werden von autorisiertem Personal innerhalb der Behörde analysiert und von OCR nur für autorisierte Aktivitäten zur Einhaltung und Durchsetzung von Bürgerrechten verwendet. Um eine Beschwerde zu untersuchen oder zu lösen, muss OCR jedoch möglicherweise bestimmte Informationen an Personen außerhalb der Behörde weitergeben, um Fakten zu überprüfen oder zusätzliche Informationen zu sammeln. Zu solchen Details könnten beispielsweise der Name, das Alter oder der Gesundheitszustand der Person gehören, die angeblich diskriminiert wird. Außerdem kann das OCR verpflichtet sein, Informationen weiterzugeben, die im Rahmen des FOIA angefordert werden, der der Öffentlichkeit das Recht auf Zugang zu Unterlagen von Bundesbehörden gibt. Die Offenlegung erfolgt nur im Einklang mit dem Privacy Act, dem FERPA und dem FOIA.

Das OCR kann jedoch bestimmte Informationen über Ihre Beschwerde an die Presse oder die Öffentlichkeit weitergeben, einschließlich des Namens des Beschwerdeführers, des Datums, an dem die Beschwerde eingereicht wurde, der Art der Diskriminierung, die in der Beschwerde enthalten ist, des Datums, an dem die Beschwerde gelöst, abgewiesen oder abgeschlossen wurde, der wesentlichen Gründe für die Entscheidung des OCR oder anderer damit zusammenhängender Informationen. Alle Informationen, die OCR an die Presse oder die Öffentlichkeit weitergibt, enthalten weder den Namen des Beschwerdeführers noch den Namen der Person, in deren Namen die Beschwerde eingereicht wurde.

FOIA gibt der Öffentlichkeit das Recht auf Zugang zu Unterlagen von Bundesbehörden. Einzelpersonen können Unterlagen aus vielen Kategorien von Aufzeichnungen der Bundesregierung erhalten, nicht nur Materialien, die sie persönlich betreffen. OCR muss Anfragen nach Unterlagen gemäß FOIA mit einigen Ausnahmen nachkommen. Wenn Unterlagen unter den Privacy Act fallen, müssen sie gemäß FOIA freigegeben werden. Im Allgemeinen ist OCR nicht verpflichtet, Unterlagen während der Fallbewertung und des Ermittlungsverfahrens oder der Durchsetzungsmaßnahmen freizugeben, wenn vernünftigerweise davon auszugehen ist, dass die Freigabe die Fähigkeit von OCR, seine Arbeit zu erledigen, beeinträchtigen oder beeinträchtigen könnte. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Außerdem ist eine Bundesbehörde nicht verpflichtet, Unterlagen freizugeben, wenn es sich um Dokumente handelt, die vor der Entscheidungsfindung erstellt wurden und die in einem Rechtsstreit bestimmten Privilegien unterliegen würden. Siehe 5 U.S.C. § 552(b)(5). Eine Bundesbehörde kann einen Antrag auf Herausgabe von Unterlagen ablehnen, wenn deren Freigabe zu einem ungerechtfertigten Eingriff in die Privatsphäre einer Person führen würde oder vernünftigerweise erwartet werden könnte. 5 U.S.C. § 552(b)(6) und (7)(C), wie z.B. medizinische Aufzeichnungen, die verweigert werden können, wenn ihre Freigabe einen eindeutig ungerechtfertigten Eingriff in die Privatsphäre darstellen würde.