Die 10 besten sicheren File-Sharing-Tools und -Software für Unternehmen im Jahr 2021

Da moderne Unternehmen dezentraler geworden sind und 66 % der Unternehmen die Möglichkeit bieten, aus der Ferne zu arbeiten, ist die Möglichkeit, Dateien im Handumdrehen zu teilen, von entscheidender Bedeutung.

Glücklicherweise ist es dank der zahlreichen Softwareplattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien einfacher als je zuvor, Dateien von A nach B zu bringen.

Allerdings müssen Sie das richtige Tool auswählen, um sicherzustellen, dass Sie effektiv zusammenarbeiten können.

Hier ist unsere Liste der zehn besten sicheren File-Sharing-Tools & Software für Unternehmen im Jahr 2021:

1. Files.com EDITOR’S CHOICE Ein Cloud-basiertes Dateiverwaltungssystem, das File-Sharing-Funktionen enthält. Übertragen Sie Dateien auf den Files.com-Server und senden Sie dann Links, um den Zugriff auf die einzelnen Dateien zu ermöglichen. Starten Sie eine kostenlose 30-tägige Testversion.
2. FileWhopper Ein kostenpflichtiger Datei- oder Ordnerübertragungsdienst, der auf große Dateien spezialisiert ist. Ideal für Unternehmen, die Dateien an mehrere Kunden senden müssen und keine Benutzerkonten oder neue Plattformen für die sichere Zusammenarbeit einrichten möchten.
3. Dropbox Business Cloud-Speicher mit geräteübergreifender Verzeichnissynchronisierung, der für Unternehmen und Privatpersonen mit einem kostenlosen Plan für die private Nutzung verfügbar ist.
4. G Suite Google Drive Die kostenpflichtige Version von Google Drive, die mit einer Online-Produktivitätssuite verbunden ist. Niedrige Preise und hervorragende Kollaborationsmöglichkeiten machen dies zu einer sehr beliebten Wahl.
5. OneDrive for Business Microsofts Cloud-Speicherdienst, der in die Office 365-Produktivitätssuite integriert werden kann. Die ersten 5 GB Speicherplatz sind kostenlos, und weitere Vorteile sind die Funktionen zum Scannen und zur Zusammenarbeit.
6. Box Business Ein konkurrierender Cloud-Speicherdienst, der in G Suite-Tools, Office 365, Adobe Sign und Salesforce integriert werden kann. Die starke Verschlüsselung macht es zu einem Tool, das den Datenschutzstandards entspricht.
7. Citrix ShareFile Ein File-Sharing-Tool vom Virtualisierungskönig. Diese Option umfasst Cloud-Speicher und sichere E-Mails für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
8. Apple iCloud Eine Cloud-Speicherlösung, die vollständig in die Apple-Betriebssysteme integriert ist. Auf Dateien kann auch von Windows-Computern aus zugegriffen werden, und die ersten 5 GB Speicherplatz sind kostenlos.
9. FileCloud Ein Cloud-Speicherdienst mit einer anpassbaren Konsolenoberfläche für das Corporate Branding. Kann vor Ort verwaltet oder als gehosteter Dienst genutzt werden.
10. WeTransfer Pro Ein kostenloses sicheres Datei-Übertragungssystem mit der Option, kostenpflichtigen Speicher hinzuzufügen. Beinhaltet die Verfolgung des Dateizugriffs.

Die besten sicheren Tools für die Dateifreigabe im Unternehmen

Files.com (FREE TRIAL)

Files.com ist ein Dateimanager in der Cloud. Er bietet Dateispeicherung sowie eine Methode zur sicheren Freigabe von Dateien über Links. Benutzer können Links für jeden Eingeladenen erstellen und den Zugriff zeitlich begrenzen. Wer auf eine Datei zugreift, kann die Möglichkeit erhalten, sie herunterzuladen, zu ändern oder einfach nur anzusehen.

Files.com hat einen Vorteil gegenüber den anderen Cloud-Speichersystemen auf dieser Liste, da es Unternehmen, die möglicherweise andere Cloud-Speichereinrichtungen nutzen, eine einzige Dateiverzeichnis-Schnittstelle bietet. Ein Files.com-Konto umfasst Speicherplatz für Dateien. Kunden können den Dienst jedoch auch als Schnittstelle zu anderen Systemen wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox nutzen.

Alle Dateiübertragungen sind mit SSH (SFTP) oder TLS (FTPS) geschützt. Es ist auch möglich, HTTPS-Links zu Ordnern in einem Files.com-Konto für einen sicheren Zugriff zu erstellen. Die Konten sind durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt und können mehrere Benutzeridentitäten beherbergen. Die gesamte Dateispeicherung ist für zusätzliche Sicherheit verschlüsselt.

Viele Kollaborationssysteme können in ein Files.com-Konto integriert werden, wodurch die Notwendigkeit, Dateien zu übertragen und die Datensicherheit zu schwächen, reduziert wird. Ein Beispiel für eine solche Integration ist die Online-Produktivitätssuite Microsoft 365, auf die direkt über ein Files.com-Konto zugegriffen werden kann. Files.com-Dateiräume können als Netzlaufwerk angehängt werden, so dass Benutzer den Online-Server als Ordner auf dem Desktop sehen.

Files.com ist ein Abonnementdienst und wird pro Benutzer und Monat berechnet. Es gibt drei Tarifstufen mit dem Dienst, die Starter (1 TB Datennutzung pro Monat), Power (5 TB Daten pro Monat) und Premier (10 TB Daten pro Monat) sind. Sie können Files.com risikofrei im Rahmen einer 30-tägigen Testphase ausprobieren.

Schlüsselmerkmale:

• Sichere Anwendung zur gemeinsamen Nutzung von Dateien
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Integration von Software für die Zusammenarbeit

FileWhopper

FileWhopper ist eine innovative Alternative zu Abonnementdiensten und Cloud-Speicherlösungen. Es handelt sich um einen kostenpflichtigen Dateitransferdienst, der eine File-Sharing-Methode verwendet. Die Pay-as-you-go-Methode eignet sich für viele geschäftliche Anwendungsfälle. Wenn Sie eine große Datei oder einen großen Ordner an jemanden senden möchten, laden Sie sie einfach in das FileWhopper-System hoch, erhalten einen Link für den Speicherort und senden diesen Download-Link dann an Ihren Gesprächspartner. Das System dient ausschließlich der gemeinsamen Nutzung von Dateien und ist nicht für die Live-Zusammenarbeit gedacht, was es weniger umständlich macht als andere Tools auf dieser Liste.

Sie zahlen für jeden Datei-Upload eine Gebühr, die sich nach der Dateigröße richtet, und der FileWhopper-Dienst enthält ein Dienstprogramm zum Hochladen der Datei. Die Datei wird verschlüsselt gespeichert und ist passwortgeschützt, so dass nur der vorgesehene Empfänger auf sie zugreifen kann. Die Datei kann nicht ewig auf dem FileWhopper-Server bleiben. Das Speichersystem ist nicht für den wiederholten Zugriff vorgesehen. Die Datei bleibt 14 Tage auf FileWhopper (kann bei Bedarf verlängert werden) und wird dann gelöscht, wenn niemand auf sie zugreift. Wenn der Empfänger auf die Datei zugreift, kann sie nur heruntergeladen werden, und sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei aus dem FileWhopper-System entfernt. Der Absender kann zusätzliche Downloads erwerben, wenn die Datei mit mehr als einem Empfänger geteilt werden soll.

Der Upload von Dateien kann jede Größe haben, sogar 10 TB oder mehr. FileWhopper erstellt für jede Dateiübertragungsanfrage einen Kostenvoranschlag und veröffentlicht seine Tarife derzeit nicht, hat aber angekündigt, in Kürze einen Preiskalkulator auf seiner Website einzubauen. Besuchen Sie ihre Website, um mehr zu erfahren und ihr Preismodell zu sehen.

Dropbox Business

Als erstes auf dieser Liste haben wir Dropbox Business. Dropbox ist ein sicheres Cloud-Speicher- und Dateifreigabetool, mit dem Nutzer ihre digitalen Medien an einem Ort speichern können. Sie können von Ihrem Computer, Telefon oder Tablet aus auf Dropbox-Dateien zugreifen. Jedes Mal, wenn Sie neue Dateien hinzufügen oder alte löschen, werden die Änderungen automatisch mit all Ihren Geräten synchronisiert. Sie können auch Daten aus der Ferne löschen, wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird.

Dropbox unterstützt auch die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Benutzern, die kein Konto haben. In Teamumgebungen können Sie Dropbox Business verwenden, um Dateien an einem Ort zu speichern und Admin-Berechtigungskontrollen zu implementieren, um zu verwalten, wer auf welche Daten zugreifen kann.

Für einzelne Nutzer gibt es drei Versionen von Dropbox Business zu kaufen: Basic, Plus und Professional. Die Basic-Version ist kostenlos und bietet 2 GB Speicherplatz. Die Plus-Version kostet 9,99 $ (8,13 £) pro Monat für 2 TB Speicherplatz. Die Professional-Version kostet 16,58 US-Dollar (13,49 Euro) pro Monat für 3 TB Speicherplatz.

Für Unternehmensnutzer stehen drei Versionen von Dropbox Business zur Verfügung: Standard, Advanced und Enterprise. Die Standard-Version beginnt bei 12,50 US-Dollar (10,17 Euro) pro Nutzer und Monat mit 3 TB Speicherplatz.

Die Advanced-Version beginnt bei 20 US-Dollar (16,27 Euro) pro Nutzer und Monat mit unbegrenztem Speicherplatz. Die Enterprise-Version ist ein individuelles Paket mit einem eigenen Preisschild. Sie können die 30-tägige kostenlose Testversion ausprobieren.

G Suite Google Drive

G Suite Google Drive hat sich schnell zu einem der Top-Cloud-Speicherdienste entwickelt, mit kostenlosem Speicherplatz für die persönliche Nutzung. Bei Google Drive sind die ersten 15 GB Speicherplatz kostenlos. Mit dieser Lösung können Sie von Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet aus auf Ihre Dateien zugreifen, egal wo Sie sich befinden.

Die Dateifreigabe ist ein Bereich, in dem sich Google Drive auszeichnet. Sie können andere einladen, Ihre Dateien anzusehen und herunterzuladen, indem Sie Links senden. Sie können auch mehrere Mitglieder Ihres Teams einladen, gemeinsam an einer einzigen Datei zu arbeiten. Die Kombination aus Speicher- und Zusammenarbeitsfunktionen macht Google Drive ideal für entfernte Unternehmensumgebungen.

Es gibt zwei Versionen von Google Drive: Personal und Drive Enterprise. Wie bereits erwähnt, ist Google Drive für die ersten 15 GB kostenlos, danach können Sie auf Google One upgraden. Die kostenpflichtigen Versionen beginnen bei $1,99 (£1,59) pro Monat für 100 GB Speicherplatz und 200 GB für $2,99 (£2,49) pro Monat. Drive Enterprise kostet 8 $ (6,51 £) pro aktivem Nutzer und Monat plus 1 $ (81 £) pro 25 GB.

OneDrive for Business

OneDrive for Business ist ein cloudbasierter Filehosting-Dienst von Microsoft, der gemeinsam genutzte Dateien unterstützt. Sie können Dateien speichern und von Ihrem Computer, Tablet oder Telefon darauf zugreifen. Wenn Sie Dateien hinzufügen oder löschen, werden diese Änderungen automatisch auf allen Ihren Geräten synchronisiert. Sie können sogar auf Ihre Dateien zugreifen, wenn Sie offline sind, so dass Sie nicht auf eine Internetverbindung angewiesen sind. Um die Sicherheit Ihrer Dateien zu gewährleisten, verschlüsselt OneDrive die Dateien mit SSL.

Für die Zusammenarbeit können Sie mit OneDrive Dateien, Fotos und Ordner mit anderen teilen. Sie brauchen nur einen Link per E-Mail oder einen anderen Nachrichtendienst zu senden und der Empfänger kann auf die Dateien zugreifen, ohne sich anmelden zu müssen. Sie können auch ein Ablaufdatum für Dateiverknüpfungen festlegen, so dass nach einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr auf sie zugegriffen werden kann.

Dokumentenscannen ist eine einzigartige Funktion, mit der Sie Ihr Telefon zum Scannen von Papierdokumenten verwenden können. Zum Beispiel scannen Sie Quittungen und Notizen, um sie in Ihr OneDrive-Konto hochzuladen.

Es gibt zwei eigenständige Versionen von OneDrive ohne Office 365; OneDrive Basic 5 GB und OneDrive 100 GB. OneDrive Basic 5 GB ist kostenlos und bietet 5 GB Speicherplatz. OneDrive 100 GB kostet $1,99 (£1,62) pro Monat für 100 GB Speicherplatz. Preisinformationen und Anmeldung finden Sie hier.

Box Business

Box for Business ist eine Cloud-Speicherlösung, die durch Verschlüsselung geschützt ist. Sie können sich von jedem Gerät aus bei der Box-Cloud-Plattform anmelden, um Dateien hochzuladen und mit ihnen zu arbeiten. Die Plattform lässt sich auch mit Lösungen wie Office 365, Google, Suite, Salesforce und Adobe Sign integrieren, sodass Sie die Apps nutzen können, auf die Sie sich täglich verlassen. Daten können in einer Region Ihrer Wahl gespeichert werden.

Kollaboration kann durch das Senden von sicheren Links erreicht werden, so dass andere Benutzer ihre eigenen Kommentare zu Dateien hinzufügen können. Durch die integrierten Datenkontrollen ist Box konform mit HIPAA, PCI, FedRAMP, ISO 27018, ITAR, FINRA und mehr. Mit der Funktion Box Keysafe können Sie beispielsweise Verschlüsselungsschlüssel zum Schutz von Daten verwalten und einen Nachweis über die Verwendung der Schlüssel auf Papier erstellen.

Es gibt vier Versionen von Box zu kaufen: Starter, Business, Business Plus und Enterprise. Die Starter-Version kostet 5 $ (4 £) pro Nutzer und Monat mit 100 GB sicherem Speicherplatz und 2 GB Datei-Upload. Die Business-Version kostet 15 US-Dollar (12 Euro) pro Nutzer und Monat mit unbegrenztem Speicherplatz und 5 GB Datei-Upload.

Die Business Plus-Version kostet 25 US-Dollar (20 Euro) pro Nutzer und Monat mit unbegrenztem Speicherplatz und 5 GB Datei-Upload. Die Enterprise-Version hat ein eigenes Preisschild für unbegrenzten Speicherplatz und Content Management mit Workflow-Automatisierung. Sie können eine 14-tägige kostenlose Testversion starten.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile ist ein File-Sharing-Tool, mit dem Sie Dateien und Dokumente in der Cloud speichern können. Sie können auf alle Ihre Cloud-Dateien über eine Plattform zugreifen. Viele Unternehmen nutzen Citrix ShareFile für den Versand großer Dateien. Die Software für die Dateifreigabe wird mit einem E-Mail-Plugin geliefert, sodass Sie Dateien einfach per E-Mail versenden können.

Diese Dateien werden während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, um sicherzustellen, dass sie nur von dem vorgesehenen Empfänger gelesen werden können. Auch ohne Internetverbindung kann man offline auf Dateien in SharePoint-Dokumentenbibliotheken zugreifen.

Um die Zusammenarbeit zu unterstützen, bietet Citrix ShareFile die Möglichkeit, Microsoft Office-Dokumente und PDFs über den mobilen Content-Editor mit Anmerkungen zu versehen. Der Benutzer kann Änderungen offline vornehmen und sie für später speichern.

Es gibt drei Versionen von Citrix ShareFile zu kaufen: Standard, Advanced, Premium und Virtual Data Room. Die Standard-Version kostet 10 US-Dollar (8 Euro) pro Monat für einen Mitarbeiter und unbegrenzten Speicherplatz. Die Advanced-Version kostet 77 US-Dollar (62 Pfund) pro Monat für fünf Mitarbeiter, plus 15,30 US-Dollar (12,45 Pfund) pro zusätzlichem Benutzer mit unbegrenztem Speicherplatz und E-Mail-Verschlüsselung.

Die Premium-Version kostet 122 US-Dollar (99 Pfund) pro Monat für fünf Mitarbeiter, plus 24,30 US-Dollar (19,78 Pfund) pro zusätzlichem Benutzer, mit benutzerdefinierten Workflows und elektronischen Signaturen. Virtual Data Room kostet 338 $ (275 £) pro Monat für fünf Mitarbeiter mit 5 GB Speicherplatz, dynamischen Wasserzeichen, Klickpfaden und Optionen zur ausschließlichen Ansicht. Sie können die kostenlose Testversion herunterladen.

Apple iCloud Drive

Apple iCloud Drive ist eine Dateispeicherlösung, die Fotos, Videos, Dateien, Dokumente, Notizen und Kontakte aufbewahren kann. iCloud wird mit jedem Apple-Gerät mitgeliefert und bietet 5 GB kostenlosen iCloud-Speicherplatz.

Auf Dateien kann von Windows- oder Mac-Geräten aus zugegriffen werden und sie können nach Belieben organisiert werden. Du kannst sie umbenennen oder Farben hinzufügen, um wichtige Dateien vom Rest zu unterscheiden. Um Dateien für andere freizugeben, müssen Sie nur einen Link senden.

Aktualisierungen werden automatisch auf allen Ihren Geräten freigegeben. Wenn du also eine neue Datei zu iCloud hinzufügst, wird sie überall angezeigt. Wenn Sie oder ein Mitglied Ihres Teams eine Datei aktualisieren, werden die Änderungen ebenfalls überall angezeigt.

Um Ihre online gespeicherten Informationen zu schützen, verwendet Apple iCloud automatische Backups. Das Tool sichert Dateien automatisch, wenn Ihr Gerät mit Strom und Wifi verbunden ist. Das heißt, wenn Sie ein Gerät verlieren oder die Daten verloren gehen, können Sie auf die Sicherungskopie zurückgreifen. Alle Ihre Geräte werden mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützt, um unbefugte Personen auszuschließen.

Es gibt vier Versionen von Apple iCloud zu kaufen: 5GB, 50GB, 200GB und 2TB. Die 5-GB-Version ist kostenlos. Die 50-GB-Version kostet 0,99 US-Dollar (0,81 Euro) pro Monat. Die 200-GB-Version kostet $2,99 (£2,43) pro Monat und wird für eine intensivere Nutzung empfohlen. Die 2TB-Version kostet $9,99 (£8,13) pro Monat.

FileCloud

FileCloud ist eine File-Sharing-Lösung für Unternehmensanwender. Sie können Daten von Computern, Smartphones, Tablets und Dateiservern aus teilen und sichern. Unternehmen können wählen, in welcher Region sie ihre Daten speichern möchten, ob in den USA, Europa, Asien oder Australien. Sie können den Online-Dateifreigabe-Hub sogar mit Ihren eigenen Logos, URLs und Hintergrundbildern anpassen.

Die Cloud-Sicherheitsfunktionen von FileCloud sind ebenfalls sehr robust. Das Tool verfügt über einen Antiviren- und Ransomware-Schutz, um zu verhindern, dass Cyber-Angreifer Ihre Daten beschädigen. Sie haben auch einen standortspezifischen Verschlüsselungsschlüssel, um zu kontrollieren, wer Zugriff auf welche Daten hat.

FileCloud ist vor Ort oder in der Cloud als FileCloud Server und FileCloud Online verfügbar. FileCloud Server gibt es in zwei Versionen: Standard und Enterprise. Die Standard-Version kostet 4,20 US-Dollar (3,42 Euro) pro Nutzer und Monat. Die Enterprise-Version hat ein eigenes Preisschild und unterstützt mindestens 50 Benutzer.

FileCloud Online hat ebenfalls zwei Versionen: Standard und Enterprise. Die Standard-Version kostet 10 US-Dollar (8,14 Euro) pro Benutzer und Monat für mindestens fünf Benutzer und 1 TB Speicherplatz für die ersten fünf Benutzer. Die Enterprise-Version kostet 15 US-Dollar (12,20 Euro) pro Benutzer und Monat für eine benutzerdefinierte Domäne, Unternehmensintegration und erstklassigen Support. Sie können die 14-tägige kostenlose Testversion starten.

WeTransfer Pro

WeTransfer ist eines der Dateitransfer-Tools, die für diejenigen entwickelt wurden, die Dateien so bequem wie möglich versenden möchten. Mit WeTransfer können Sie Dateien direkt an Ihren Empfänger senden. Gehen Sie einfach auf die Website und geben Sie Ihre E-Mail, die E-Mail des Empfängers und eine Nachricht ein. Sie brauchen sich nicht anzumelden und können bis zu 2 GB an Dateien kostenlos versenden.

Wenn Sie mehr von der traditionellen Erfahrung eines Dateifreigabeprogramms wollen, können Sie WeTransferPro kaufen. Mit WeTransfer Pro können Sie Dateien im Wert von 20 GB per Drag & Drop übertragen und 1 TB Speicherplatz nutzen.

Sie können Übertragungen verfolgen, um zu sehen, wie oft sie heruntergeladen wurden. Sie erhalten auch Ihre eigene Pro-Seite, auf der Sie fünf Hintergrundbilder auswählen und Ihr Dateiportfolio präsentieren können.

Es gibt auch Zugriffskontrollen, sodass Sie Dateiübertragungen mit Passwörtern schützen können. Ebenso können Sie Löschdaten für Dateien konfigurieren, so dass sie nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar bleiben.

WeTransfer ist kostenlos und unterstützt E-Mail-Übertragungen für bis zu drei Personen. We Transfer Pro kostet $12 (£9.76) pro Monat oder $120 (£97.64) pro Jahr und unterstützt E-Mail-Transfers für bis zu 50 Personen. Sie können die Übertragung von Dateien mit WeTransfer über diesen Link hier beginnen.

Wählen Sie ein Dateifreigabetool für Ihr Unternehmen

Die gemeinsame Nutzung von Dateien ist nicht mehr so mühsam wie früher, aber Sie müssen immer noch genau auf Ihre Anforderungen achten. Wenn Sie nur eine Handvoll Dateien versenden oder speichern müssen, reicht die Basisversion von Dropbox for Business oder die kostenlose Version von Google Drive aus.

Wenn Sie jedoch mehr Speicherplatz benötigen, lohnt es sich, für eine größere Version zu bezahlen. Aus Unternehmensperspektive ist es besser, zu viel Speicherplatz zu haben als zu wenig.

Es lohnt sich auch zu überlegen, ob Sie sich damit begnügen, Dateien zu versenden, oder ob Sie nach mehr Funktionen für die Zusammenarbeit suchen. Die Verwendung von Tools wie OneDrive und Google Drive, mit denen Sie Dateien mit Links versenden können, erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen. Für Branchen, in denen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ein großes Anliegen ist, sind File-Sharing-Tools wie Box mit einer Reihe von Audit-Anforderungen konform, die am besten geeignet sind.

File Sharing for Business FAQs