Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Warum Sie in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter investieren sollten

Die Einarbeitung hilft neuen Mitarbeitern:

• Verstehen, wie ihre Abteilung und Ihr Unternehmen funktioniert
• Lernen, welche Richtlinien Sie verwenden und welche Grundsätze Sie durchsetzen
• Arbeitsplätze mit den erforderlichen Werkzeugen und Technologien einrichten
• Sich mit den Anforderungen ihrer Position vertraut machen

Einige Schulungen sind für alle Mitarbeiter gleich (z.z. B. Unternehmensübersicht und -richtlinien), andere sind eher rollenspezifisch. Zum Beispiel:

• Neue Entwickler werden in Produktarchitektur, Servern und Programmiersprachen geschult.
• Neue Vertriebsmitarbeiter werden in Produktfunktionen, Preisgestaltung und Wettbewerb geschult.

Hier finden Sie eine Reihe von Checklisten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Ihnen helfen, die Einarbeitung erfolgreich zu gestalten, und zwar von vor dem ersten Arbeitstag bis drei Monate nach dem Arbeitsantritt.

Vor dem ersten Arbeitstag

Senden Sie einige nützliche Ressourcen im Voraus, damit Sie bei der Einarbeitung Zeit sparen und die neuen Mitarbeiter gut vorbereitet an ihren neuen Arbeitsplatz kommen. Hier sind einige Dinge, die Sie erledigen sollten, bevor Ihre neuen Mitarbeiter anfangen:

• Senden Sie eine Agenda für den ersten Tag, damit sie wissen, was sie erwartet (fügen Sie alle 1:1-Sitzungen, Demos oder Schulungen hinzu, die für die Rolle Ihres neuen Mitarbeiters relevant sind)
• Senden Sie Handbücher und Anweisungen zur Einrichtung von Firmenkonten (z. B. Firmen-E-Mail.)
• Senden Sie ein digitales oder gedrucktes Exemplar Ihres Mitarbeiterhandbuchs, damit neue Mitarbeiter einen Blick darauf werfen und sich auf eventuelle Fragen vorbereiten können.

Am ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters

Schulung zum Unternehmensüberblick

Erläutern Sie anhand dieses Überblicks, wie Ihre Abteilungen aufgebaut sind. Wenn mehrere neue Mitarbeiter am gleichen Tag anfangen, können Sie diese Übersicht in Gruppen präsentieren. Um die Diskussion zu erleichtern, sollten Sie darauf achten, dass jede Gruppe klein ist (nicht mehr als drei oder vier Mitarbeiter).

Die folgenden Punkte sollten in einer Schulung zum Unternehmensüberblick enthalten sein:

• Stellen Sie die Geschichte und das Leitbild Ihres Unternehmens vor.
• Zeigen Sie die Zeitleiste Ihres Unternehmens mit den wichtigsten Errungenschaften auf.
• Liefern Sie eine Kopie Ihres Organigramms mit und geben Sie an, wo der neue Mitarbeiter im Organigramm einzuordnen ist.
• Erläutern Sie detailliert die Abteilungsstrukturen und -aufgaben.
• Stellen Sie Produktdemonstrationen zur Verfügung, die der neue Mitarbeiter benötigen könnte.
• Räumen Sie dem neuen Mitarbeiter Zeit ein, um Fragen zu stellen.

Stellen Sie am Ende jeder Präsentation relevante Dateien zur Verfügung, entweder in digitaler Form oder in gedruckter Form, so dass der neue Mitarbeiter sie später lesen kann, wenn er das möchte.

Schulung zu den Unternehmensrichtlinien

Heben Sie bei der Präsentation der Unternehmensrichtlinien die wichtigsten Dinge hervor, die neue Mitarbeiter wissen müssen, und gehen Sie auf ihre Fragen ein.

In einer Schulung über die Unternehmensrichtlinien sollten folgende Punkte behandelt werden:

• Beschreiben Sie die Regeln für den Arbeitsplatz (z. B. Arbeitszeiten, Pausen, Verwendung von Schließfächern und Schlüsselanhängern)
• Beschreiben Sie die Arten von Urlaub, auf die neue Mitarbeiter Anspruch haben (Krankheit, Urlaub usw.), und wann die neuen Mitarbeiter in Urlaub gehen können.
• Erläutern Sie gegebenenfalls Ihre Anforderungen an die Fernarbeit.
• Erläutern Sie den Prozess der Leistungsbeurteilung.
• Bitten Sie neue Mitarbeiter, alle Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarungen zu prüfen und zu unterzeichnen.
• Stellen Sie ein FAQ-Dokument zu den gängigsten Unternehmensrichtlinien zur Verfügung.

Schulung zum Leistungspaket

Versicherungen und Aktienoptionspläne können schwer zu verstehen sein. Erläutern Sie bei dieser Schulung Ihre Leistungen in einfachen Worten. Erläutern Sie, welche Maßnahmen die Mitarbeiter ergreifen müssen, um ihre Leistungspakete zu nutzen. Beantworten Sie Fragen, die sie haben. Lassen Sie sich bei Bedarf Kopien der Verträge unterschreiben.

So führen Sie eine Schulung zu den Sozialleistungen durch:

• Stellen Sie alle Optionen für Lebens- und Krankenversicherungspläne vor und vergewissern Sie sich, dass neue Mitarbeiter die Bedingungen anerkennen.
• Erläutern Sie Aktienoptionen und stellen Sie Dokumente zur Verfügung, in denen die Bedingungen detailliert beschrieben sind.
• Erläutern Sie die Möglichkeiten und Anforderungen flexibler Arbeitszeiten (z. B. wie man die Genehmigung für Telearbeit beantragt.)
• Beschreiben Sie, wie Sie alle verfügbaren Schulungs- und Entwicklungsleistungen, wie z. B. Bildungsbudgets, nutzen können.
• Beschreiben Sie alle Mobilitätspläne und/oder Leistungen zur Rückerstattung des Firmenwagens, die Sie anbieten.
• Beschreiben Sie die Einzelheiten Ihrer Wellness-Programme oder Gesundheitsleistungen (z.z. B. vergünstigte Mitgliedschaft im Fitnessstudio.)

Rollenspezifische Schulung

In dieser Schulung erläutern die Personalverantwortlichen die Struktur und die Aufgaben des Teams, legen die Erfolgserwartungen fest und versorgen die neuen Mitarbeiter mit nützlichen Hilfsmitteln und Ressourcen.

Das sollten Personalverantwortliche in rollenspezifische Schulungen einbauen:

• Beschreiben Sie die Aufgaben des neuen Mitarbeiters (z. B. einen typischen Arbeitstag)
• Stellen Sie die arbeitsplatzspezifischen Hilfsmittel vor, die der neue Mitarbeiter verwenden wird.
• Bieten Sie eine Liste hilfreicher Ressourcen an, um Antworten auf häufig gestellte Fragen zu finden.
• Zeigen und erläutern Sie Berichte, die die KPIs des Teams verfolgen.
• Stellen Sie Geschäftsziele in Bezug auf die Position und das Team des neuen Mitarbeiters vor.
• Erläutern Sie die Rollen der verschiedenen Teammitglieder und wie der neue Mitarbeiter mit ihnen zusammenarbeiten wird.
• Planen Sie regelmäßige Einzelgespräche mit dem neuen Mitarbeiter.
• Planen Sie Einführungsgespräche zwischen dem neuen Mitarbeiter und den Teammitgliedern.

IT-Einrichtung und -Schulung

Das IT-Personal sollte neuen Mitarbeitern dabei helfen, ihre Computerstationen einzurichten und sicherstellen, dass alle Systeme betriebsbereit sind. Außerdem sollten sie neue Mitarbeiter über Datenschutz, Systemsicherheit und die ordnungsgemäße Verwendung von Soft- und Hardware informieren.

Die folgenden Punkte sollten in eine IT-Einrichtungsschulung aufgenommen werden:

• Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter Zugang zu den erforderlichen Tools und Handbüchern für die Verwendung von Hardware und Software haben.
• Überprüfen Sie, ob neue Mitarbeiter Firmenkonten (z. B. E-Mail) eingerichtet haben, und leisten Sie bei Bedarf Unterstützung.
• Stellen Sie sicher, dass alle neuen Mitarbeiter die Datenschutzvereinbarungen verstehen und unterschreiben.
• Helfen Sie neuen Mitarbeitern bei der Konfiguration von WLAN-Verbindungseinstellungen (Computer und Mobiltelefon).
• Helfen Sie Mitarbeitern bei der Installation von Antivirensoftware.
• Richten Sie für neue Mitarbeiter Kennwortsicherheitskonten ein (z. B. LastPass).
• Beschreiben Sie Besucherrichtlinien.
• Schulen Sie neue Mitarbeiter darin, wie sie ihre Arbeitsplätze sichern können.

Einen Monat nach Beginn der Tätigkeit Ihres neuen Mitarbeiters

Sicherheitsschulung

Bei dieser Schulung sollte ein Mitglied Ihres IT- oder Sicherheitsteams die Verpflichtungen der Mitarbeiter in Bezug auf Datenschutz und Systemsicherheit erläutern. Bei Aufgaben, bei denen Mitarbeiter mit vertraulichen Mitarbeiter- oder Kundendaten umgehen, sollten Sie die Sicherheitsschulung früher als einen Monat ansetzen. Andernfalls planen Sie diese Schulung so ein, dass sie im ersten Monat des neuen Mitarbeiters stattfindet.

Die folgenden Punkte sollten in eine Sicherheitsschulung für neue Mitarbeiter aufgenommen werden:

• Zeigen Sie Sicherheitsschulungsvideos und testen Sie die Kenntnisse der Mitarbeiter über Sicherheitsprotokolle (z.
• Funktionen aktivieren, mit denen Mitarbeiter aus der Ferne auf Unternehmenssoftware zugreifen können.
• Beste Praktiken für den Einsatz außerhalb des Büros besprechen (z. B. wie man sich sicher mit lokalen Netzwerken verbindet und wie man an Videoanrufen teilnimmt.)
• Überprüfen Sie die Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz.
• Laden Sie Mitarbeiter ein, einem Sicherheitsforum im Intranet Ihres Unternehmens beizutreten, damit sie Fragen stellen können (z. B. Slack #security channel, BambooHR.)

Drei Monate nach Arbeitsbeginn

Sicherheitsschulung

Ihr Büroleiter oder ein Mitglied des HR-Teams sollte Schulungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz konzipieren und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter innerhalb der ersten drei Monate daran teilnehmen. Am besten ist es, diese Schulungen in Gruppen durchzuführen. Arbeiten Sie bei Bedarf mit Fachleuten zu relevanten Themen zusammen (z. B. Einladung von Erste-Hilfe-Ausbildern als Ausbilder).

So schulen Sie neue Mitarbeiter in Sicherheitspraktiken:

• Organisieren Sie eine Evakuierungsübung für Notfälle.
• Planen Sie eine Erste-Hilfe-Präsentation ein.
• Bieten Sie Richtlinien für den richtigen Umgang mit gefährlichen Materialien und Geräten.
• Durchführen einer Brandschutzübung und Beschreibung von Vorsichtsmaßnahmen zur Vermeidung von Brandgefahren.
• Erläutern Sie alle Maßnahmen, die das Unternehmen zum Schutz des Wohlbefindens der Mitarbeiter durchsetzt (z. B. Nichtraucherpolitik.)
• Bieten Sie Tipps zur Ergonomie im Büro, einschließlich:
  • Gute Haltung am Schreibtisch
  • Angemessene Stuhlhöhe
  • Anpassen der Bildschirmhelligkeit