5 Schritte zur Verbesserung Ihrer Arbeitseffizienz

Während Arbeitgeber bei einem Mitarbeiter auf viele Qualitäten achten, ist es schwer, an jemandem vorbeizuschauen, der nicht nur fleißig und produktiv ist, sondern auch effizient in dem, was er tut.

Das wirft jedoch die Frage auf, was Sie tun können, wenn Ihre Effizienz nachlässt und Sie sie steigern wollen?

Beginnen Sie damit, die Ursachen für Ihre Ineffizienz und schlechte Produktivität zu ermitteln. Denken Sie zum Beispiel an Dinge wie:

• Ihre persönlichen Organisationsgewohnheiten
• Die von Ihnen genutzten Kommunikationskanäle
• Das Ihnen zur Verfügung stehende Instrumentarium
• Zu viele Ablenkungen
• Burnout oder zu viel Zeit im Büro

Es braucht zwar Zeit, um ernsthafte Fortschritte zu erzielen, Es gibt Dinge, die Sie schon heute tun können, um Ihre Arbeitseffizienz zu verbessern und damit Ihrem Unternehmen zu zeigen, dass Sie ein wertvoller Teil des Teams sind.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Arbeitseffizienz endlich zu verbessern, sollten Sie sich die folgenden Schritte ansehen!

1. Führen Sie eine Aufgabenliste ein

Unabhängig von Ihrem Fachgebiet, Ihrer Position oder Ihrem Arbeitsplatz bleibt die Tatsache, dass Ihr Tag voller Aufgaben ist. Welche davon werden Sie zuerst erledigen? Welche sind am wichtigsten? Wie schaffen Sie es, den ganzen Tag über im Zeitplan zu bleiben?

Wenn Sie keine Aufgabenliste haben, setzen Sie vielleicht die falschen Prioritäten oder übersehen Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Infolgedessen sinkt Ihre Arbeitseffizienz und Ihre Produktivität lässt nach.

Glücklicherweise ist es einfach, eine Aufgabenliste zu erstellen. Sie können dies auf die altmodische Art und Weise tun, indem Sie einen Stift zu Papier bringen, Ihre Aufgabenliste abzeichnen und die Punkte abhaken. Oder Sie können die Technologie in den Prozess integrieren, indem Sie eine der vielen Apps nutzen, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten.

Und einer der Top-Player ist zweifellos Todoist. Es wurde sogar von PCMag als Editor’s Choice ausgewählt und schreibt:

„Wenn Sie nach der besten To-Do-Listen-App suchen, die auf all Ihren Geräten funktioniert, großartige Funktionen zur Überwachung Ihrer Produktivität hat und Sie alles, was Sie zu tun haben, organisieren lässt, ist Todoist genau das Richtige für Sie.“

2. die Kommunikation verbessern

Arbeitstage sind voller potenzieller Zeitfresser – überfüllte Arbeitsbereiche, unproduktive Meetings und soziale Medien, um nur einige zu nennen. Die Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Interessenten sollte jedoch nicht dazugehören.

Effektive Kommunikation ist für die Produktivität am Arbeitsplatz von grundlegender Bedeutung. Aber die Verbesserung der Kommunikation wird nicht über Nacht geschehen. Und sie kommt auch nicht von allein.

Das Wichtigste zuerst: Bestimmen Sie, was in Ihrem Team kommuniziert und was nicht funktioniert. Vergeuden Sie Stunden damit, sich mit Ihren Mitarbeitern persönlich zu treffen? Verbringen Sie zu viel Zeit mit Telefonkonferenzen, wenn eine schnelle IM oder sogar eine E-Mail das Gleiche bewirken könnte?

So oder so müssen Sie ein System einführen, um zu beheben, was nicht funktioniert. Das könnte ein Seminar oder ein Teambuilding zum Thema Teamkommunikation bedeuten. Oder es könnte einfach bedeuten, die richtige Teamkommunikationssoftware zu implementieren.

Bei letzterem Punkt sollten Sie an Instant Messaging im Unternehmen denken. Geschäftsorientierte Instant Messenger bieten eine Vielzahl von Kanälen, d. h. es gibt sofort ein Medium, das für jede Art von Kommunikation am Arbeitsplatz geeignet ist.

Text-Chats und Chat-Räume eignen sich perfekt für freie oder laufende Gespräche, Ja-, Nein- oder Kurzantwortfragen oder die Organisation von Diskussionsräumen nach Projekt, Team, Abteilung oder sogar Standort.

Sprach- und Videochats hingegen sind ideal für Situationen, in denen Sie eine persönlichere Verbindung herstellen müssen, eine persönliche Kommunikation aber entweder unpraktisch oder unmöglich ist.

E-Mail und persönliche Kommunikation haben immer noch ihren Platz. Wenn es z. B. nicht dringend ist oder Sie mehrere Empfänger informieren müssen, schicken Sie eine E-Mail. Wenn Sie große oder umwälzende Neuigkeiten mitzuteilen haben, sollten Sie ein persönliches Treffen in Erwägung ziehen.

Abhängig von der Art der Kommunikation sind einige Kanäle einfach sinnvoller als andere. Aber es liegt an Ihnen, die Technologie zur Verfügung zu haben, um diese Entscheidung zu treffen.

3. Reduzieren Sie Multitasking

Versuchen Sie Single-Tasking! Untersuchungen zeigen, dass Multitasking die Effizienz und Produktivität verringert. Das Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben und Registerkarten führt zu einer Verzögerung, während Ihr Gehirn zwischen den Informationen hin- und herwechselt, was bis zu 40 % der produktiven Zeit kostet.

Aber seien wir ehrlich: In der heutigen dynamischen Arbeitswelt lässt es sich nicht ganz vermeiden. Es liegt also an Ihnen, intelligenter und einfallsreicher mit Multitasking umzugehen.

Um Ihren Online-Arbeitsablauf zu optimieren, sollten Sie die Anzahl der offenen Registerkarten in Ihrem Browserfenster begrenzen. Jede geöffnete Registerkarte ist eine vermeidbare Ablenkung. Außerdem erschweren offene Registerkarten nicht nur die Suche nach Informationen, sondern wirken sich auch negativ auf den Arbeitsspeicher Ihres Geräts aus, da sie mehr Arbeitsspeicher verbrauchen. Letzten Endes sinkt sowohl Ihre als auch die Effizienz Ihres Geräts.

Überlegen Sie auch, wie Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten. All-in-One-Kommunikations- und Kollaborationsplattformen ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit und erleichtern eine sinnvolle Teamarbeit innerhalb einer einheitlichen Plattform.

Die Kopplung von Tools wie virtuellem Whiteboard, Sofort-Screenshot, Remote-Desktop und unbegrenzter Dateiübertragung mit Echtzeitkommunikation führt zu:

• Wenigeres Hin- und Herwechseln zwischen IM-Funktionen für die Zusammenarbeit, restriktiven Plattformen für die Dateifreigabe und unsicheren Chat-Anwendungen
• Größere Konzentration auf Aufgaben und Zusammenarbeit
• Eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass Daten in die falschen Hände geraten
• Steigern Sie Ihre Effizienz und Produktivität

Selbst wenn Sie Multitasking nicht gänzlich vermeiden können, so können Sie es doch intelligenter angehen.

4. Maximieren Sie die Ausfallzeiten

Genauso wie Multitasking wird auch Ihr Aufgabenpensum bleiben. Aber wir haben nur so viel Zeit am Tag. Und Ihr Gehirn hat noch weniger produktive Zeit und Kapazität. Sie müssen also Wege finden, um intelligenter zu arbeiten.

• • Unterwegs arbeiten – Die Pendelzeiten werden immer länger. Aber anstatt im News-Feed zu scrollen, sollten Sie diese Zeit nutzen, um die Aufgabenliste des Tages zu verwalten, Sofortnachrichten und E-Mails zu beantworten oder ein Brainstorming durchzuführen. Heutzutage halten mobile Teamkommunikations-Apps nicht nur den Kontakt zu Ihrem Team aufrecht, sondern sorgen auch dafür, dass die Zusammenarbeit überall stattfindet.

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• Arbeiten Sie in Intervallen – Ob 25-Minuten-Sprints oder 90-Minuten-Intervalle, konzentrieren Sie sich für einen kurzen Zeitraum ohne Ablenkung oder Unterbrechung auf eine einzige Aufgabe oder einen Job. Legen Sie dann eine Pause ein, um neue Energie zu tanken. Packen Sie nicht die Aufgaben einer ganzen Woche in einen Tag und versuchen Sie dann, alles ohne Pausen zu erledigen.
• Arbeiten Sie an sich selbst – Wenn Sie bei der Arbeit eine Auszeit haben, verwenden Sie diese auf Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden. Machen Sie eine Pause von Bildschirmen und Geräten und lesen Sie ein Buch oder machen Sie Gehirnjogging, Körperübungen oder Yoga.

5. Lassen Sie Ablenkungen außen vor

Smartphones, soziale Medien, überfüllte Arbeitsbereiche und übermäßige Vernetzung können Ihre Effizienz schneller zerstören als die nächste Benachrichtigung. Aber obwohl Ablenkungen heutzutage praktisch unvermeidlich sind, gibt es Schritte, die Sie unternehmen können, um sie zu reduzieren.

1. Unterbrechungen abmildern. Da die Mehrheit der amerikanischen Arbeitnehmer den sozialen Medien nicht widerstehen kann, sollten Sie Ihr Smartphone außer Sichtweite legen. Schalten Sie Benachrichtigungen aus. Ziehen Sie in Erwägung, Social-Media-Apps während der Arbeitswoche zu löschen. Entfernen Sie Browser-Links zu und melden Sie sich von Konten in sozialen Medien ab.
2. Achten Sie auf Ihre Arbeitsumgebung. Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich. Halten Sie alle wichtigen Dinge griffbereit. Verwenden Sie Ihre Aufgabenliste, um Ihren Tag zu strukturieren. Und wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, denken Sie sorgfältig über alles nach, von der Einrichtung bis hin zu Ihrer Garderobe und Ihrer Playlist.
3. Schalten Sie von Zeit zu Zeit ab. Die zunehmende Konnektivität und Transparenz der Echtzeitkommunikation hat die Effizienz am Arbeitsplatz erheblich gesteigert. Aber manchmal muss man einfach nur seine Arbeit erledigen. Wenn das der Fall ist, melden Sie sich von E-Mail- und Messaging-Apps ab, trennen Sie Ihre Geräte und tun Sie, was nötig ist, um die Arbeit zu erledigen.
4. Lenken Sie nicht ab. Die meisten Unterhaltungen können warten. Achten Sie auf die visuellen und virtuellen Signale Ihrer Kollegen, z. B. aufgesetzte Kopfhörer, starke Konzentration oder den Benutzerstatus. Nur weil Sie sich persönlich treffen oder chatten können, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten.

Berücksichtigen Sie diese Fragen

Nachdem Sie nun einige konkrete Methoden zur Steigerung der Arbeitseffizienz kennen, ist es an der Zeit, einen Schritt in die richtige Richtung zu tun.

Wie die meisten Dinge ist auch die Verbesserung von Effizienz und Produktivität ein Prozess, der eine gewisse Selbstprüfung, eine Strategie, Engagement und Zeit erfordert.

Betrachten Sie diese fünf Fragen:

• Haben Sie herausgefunden, warum es Ihnen an einem hohen Maß an Effizienz mangelt?
• Haben Sie ein System, um die fünf oben genannten Schritte nicht nur umzusetzen, sondern auch langfristig durchzuhalten?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Technologie Ihre Effizienz am Arbeitsplatz steigert, anstatt Sie noch mehr abzulenken?
• Würden Sie die Hilfe eines Mitarbeiters oder Vorgesetzten in Anspruch nehmen, um Ihre Ziele besser zu erreichen?
• Welche Maßnahmen werden Sie ergreifen, um Ihre Fortschritte zu überwachen?

Auch wenn diese Fragen nicht immer leicht zu beantworten sind, so sind sie doch von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, sich ein Bild davon zu machen, wo man im Moment steht, den richtigen Weg einzuschlagen und vor allem auf Kurs zu bleiben.

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The Wrap-up

Jeder möchte seine Arbeitseffizienz verbessern, aber das in die Tat umzusetzen ist oft leichter gesagt als getan.

Aber ein Versuch und ein Misserfolg in der Vergangenheit ist kein Grund, jetzt aufzugeben! Wenn Sie die fünf oben genannten Schritte in die Tat umsetzen und dann einige Fragen beachten, die Sie auf Ihrem Weg leiten sollen, wird es Ihnen leichter denn je fallen, ein höheres Maß an Effizienz und Produktivität bei Ihrer Arbeit zu erreichen.

Haben Sie weitere Tipps zur Verbesserung der Arbeitseffizienz? Welche weiteren Schritte würden Sie dieser Liste hinzufügen? Teilen Sie uns Ihre Gedanken, Ratschläge und Hinweise mit!