Tjekliste for uddannelse af nyansatte

Hvorfor du bør investere i uddannelse af nyansatte

Uddannelse hjælper nyansatte:

• Forstå, hvordan deres afdeling og din virksomhed fungerer
• Lær hvilke retningslinjer du bruger og hvilke politikker du håndhæver
• Sæt arbejdsstationer op med de nødvendige værktøjer og teknologi
• Før sig bekendt med kravene til deres stilling

Nogle uddannelser er fælles for alle medarbejdere (f.eks.f.eks. virksomhedsoversigt og politikker.) Andre er mere rollespecifikke. For eksempel:

• Nye udviklere bliver uddannet i produktarkitektur, servere og programmeringssprog.
• Nye sælgere bliver uddannet i produktfunktioner, prisfastsættelse og konkurrence.

Her er en række tjeklister til uddannelse af nye medarbejdere, der kan hjælpe dig med at skabe en vellykket onboarding-oplevelse, lige fra før din nyansattes første dag til tre måneder efter, at de er startet.

For din nyansattes første dag

Send nogle nyttige ressourcer på forhånd for at spare dig tid på uddannelse og hjælpe nye medarbejdere med at komme forberedt til deres nye job. Her er nogle ting, der skal gøres, før dine nye medarbejdere starter:

• Send en dagsorden for den første dag, så de ved, hvad de kan forvente (medtag alle 1:1’er, demoer eller kurser, der er relevante for din nye medarbejders rolle).
• Send manualer og instruktioner om, hvordan du opretter virksomhedskonti (f.eks. virksomhedens e-mail.)
• Send en digital eller trykt kopi af din medarbejderhåndbog, så de nyansatte kan tage et kig og forberede eventuelle spørgsmål, de måtte have.

På din nye medarbejders første dag

Træning i virksomhedsoverblik

Brug dette overblik til at forklare, hvordan dine afdelinger er opbygget. Du kan præsentere denne oversigt for grupper, hvis der er flere nye medarbejdere, der starter på samme dag. For at lette diskussionen skal du sørge for, at hver gruppe er lille (ikke mere end tre eller fire medarbejdere).

Her er, hvad der skal indgå i en uddannelse i virksomhedsoversigt:

• Præsenter din virksomheds historie og missionserklæring.
• Vis din virksomheds tidslinje med de vigtigste resultater.
• Forstil en kopi af dit organisationsdiagram, og angiv, hvor den nyansatte befinder sig i diagrammet.
• Forstil detaljerede forklaringer på afdelingsstrukturer og roller.
• Forstil eventuelle produktdemoer, som den nye medarbejder måtte have brug for.
• Sæt tid af til, at den nye medarbejder kan stille spørgsmål.

Deltag relevante filer, enten i digitalt eller trykt format, i slutningen af hver præsentation, så den nye medarbejder kan læse dem senere, hvis han/hun ønsker det.

Uddannelse i virksomhedspolitikker

Under din præsentation af virksomhedspolitikker skal du fremhæve de vigtigste ting, som nye medarbejdere har brug for at vide, og tage fat på deres spørgsmål.

Her er, hvad der skal indgå i en uddannelse om virksomhedspolitikker:

• Beskriv dine regler for arbejdspladsen (f.eks. arbejdstider, pauser, brug af skabe og nøglering.)
• Beskriv, hvilke former for orlov den nyansatte er berettiget til (sygdom, ferie osv.), og hvornår den nyansatte kan begynde at gå på orlov.
• Forklar dine krav til fjernarbejde, hvis det er relevant.
• Forklar din proces for præstationsvurdering.
• Bed nyansatte om at gennemgå og underskrive eventuelle aftaler om tavshedspligt eller fortrolighed.
• Forstil et FAQ-dokument om de mest populære virksomhedspolitikker.

Uddannelse i ydelsespakken

Forsikringer og aktieoptionsordninger kan være svære at forstå. Under denne uddannelse skal du forklare dine fordele i enkle vendinger. Afklar eventuelle handlinger, som medarbejderne skal foretage for at bruge deres fordelspakker. Svar på spørgsmål, som de har. Få om nødvendigt underskrevne kopier af kontrakterne.

Sådan kan du gennemføre en uddannelse om personalegoder:

• Præsenter alle muligheder for livs- og sygeforsikringsplaner, og sørg for, at nyansatte anerkender vilkårene.
• Forklar aktieoptioner, og udlever dokumenter, der beskriver vilkårene i detaljer.
• Forklar mulighederne for fleksible arbejdstider og krav (f.eks. hvordan man anmoder om godkendelse til fjernarbejde.)
• Beskriv, hvordan man bruger alle tilgængelige uddannelses- og udviklingsfordele, f.eks. uddannelsesbudgetter.
• Beskriv eventuelle mobilplaner og/eller firmabilgodtgørelsesfordele, som I tilbyder.
• Giv en detaljeret beskrivelse af jeres wellness-programmer eller sundhedsfordele (f.eks.

Rollespecifik uddannelse

I denne uddannelse forklarer de ansættende ledere holdets struktur og roller, opstiller forventninger til succes og giver de nyansatte nyttige værktøjer og ressourcer.

Her er, hvad ansættende ledere bør medtage i rollespecifikke kurser:

• Beskriv den nyansattes opgaver (f.eks. en typisk arbejdsdag.)
• Præsenter jobspecifikke værktøjer, som den nyansatte skal bruge.
• Formidle en liste over nyttige ressourcer til at finde svar på ofte stillede spørgsmål.
• Vise og forklare rapporter, der følger teamets KPI’er.
• Præsentere forretningsmål, der er relateret til den nyansattes stilling og team.
• Forklar de forskellige medlemmers roller i teamet, og hvordan den nyansatte skal arbejde sammen med dem.
• Planlæg regelmæssige en-til-en-samtaler med den nyansatte.
• Planlæg indledende en-til-en-samtaler mellem den nyansatte og teammedlemmer.

IT-opsætning og -træning

IT-medarbejdere bør hjælpe de nyansatte med at opsætte deres computerstationer og sikre, at alle systemer er i gang og fungerer. De bør også vejlede nyansatte om databeskyttelse, systemsikkerhed og korrekt brug af software og hardware.

Her er, hvad der skal indgå i en IT-opsætningsuddannelse:

• Sørg for, at nyansatte har adgang til de nødvendige værktøjer og manualer til brug af hardware og software.
• Kontroller, om de nyansatte har oprettet virksomhedskonti (f.eks. e-mail), og giv hjælp efter behov.
• Sørg for, at alle nyansatte forstår og underskriver aftaler om databeskyttelse.
• Hjælpe nyansatte med at konfigurere indstillinger for WLAN-forbindelse (computer og mobil.)
• Hjælpe medarbejdere med at installere antivirus-software.
• Sæt nyansatte op med passwordsikkerhedskonti (f.eks. LastPass.)
• Beskriv besøgspolitik.
• Træn nye medarbejdere i, hvordan de kan sikre deres arbejdsstationer.

En måned efter, at din nye medarbejder er startet

Sikkerhedstræning

Under denne træning bør et medlem af dit it- eller sikkerhedsteam beskrive medarbejdernes forpligtelser vedrørende databeskyttelse og systemsikkerhed. For roller, hvor medarbejderne håndterer fortrolige medarbejder- eller kundedata, skal du prioritere sikkerhedsuddannelse tidligere end en måned. Ellers skal du planlægge denne uddannelse til at blive gennemført i løbet af den nyansattes første måned på arbejdspladsen.

Her er, hvad der skal indgå i en sikkerhedsuddannelse for nyansatte:

• Præsenter sikkerhedsuddannelsesvideoer, og test medarbejdernes viden om sikkerhedsprotokoller (f.eks.g quizzer, rollespil.)
• Aktiver funktioner, der giver medarbejderne fjernadgang til virksomhedens software.
• Gennemgå bedste praksis uden for kontoret (f.eks. hvordan man sikkert opretter forbindelse til lokale netværk, og hvordan man deltager i videoopkald.)
• Gennemgå sikkerhedsforanstaltninger for arbejdsstationer.
• Invitér medarbejderne til at deltage i et sikkerhedsforum på virksomhedens intranet, så de kan stille spørgsmål (f.eks. Slack #sikkerhedskanal, BambooHR.)

Tre måneder efter, at din nyansatte er startet

Sikkerhedstræning

Din kontorchef eller et medlem af HR-teamet bør udforme træningssessioner om sikkerhed på arbejdspladsen og sikre, at alle medarbejdere deltager inden for de første tre måneder. Det er bedst at gennemføre disse træninger i grupper. Samarbejd om nødvendigt med fagfolk om relevante emner (inviter f.eks. førstehjælpstrænere som instruktører.)

Sådan kan du træne nyansatte i sikkerhedspraksis:

• Organiser en evakueringsøvelse i nødsituationer.
• Planlæg en præsentation om førstehjælp.
• Formidle retningslinjer for korrekt brug af farligt materiale og udstyr.
• Deltag en brandøvelse og beskriv forsigtighedsforanstaltninger for at undgå brandrisici.
• Forklar alle foranstaltninger, som virksomheden håndhæver for at beskytte medarbejdernes velbefindende (f.eks. politikker om ikke-rygning.)
• Giv ergonomiske råd om kontorergonomi, herunder:
  • God skrivebordsholdning
  • God stolhøjde
  • Justering af skærmens lysstyrke