Tabeller, diagrammer, grafer

En af de gode ting ved kurser i teknisk skrivning er, at de fleste opgaver indeholder tabeller, diagrammer og grafer – eller i det mindste burde de gøre det. En masse professionel, teknisk skrivning indeholder alle mulige slags, tabeller, cirkeldiagrammer, søjlediagrammer, linjediagrammer, flowdiagrammer og så videre. Når du først får styr på at sætte disse ting ind i dine tekster, bør du betragte dig selv som forpligtet til at bruge dem, når situationen naturligt ville kræve det.

Tilbageværende ressourcer

Almost Everything You Wanted to Know About Making Tables and Figures (næsten alt, hvad du ville vide om at lave tabeller og figurer). En fantastisk ressource fra Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tabeller

Tabeller er selvfølgelig de rækker og kolonner med tal og ord, mest tal. De giver mulighed for hurtig adgang til og relativt nem sammenligning af oplysninger. Hvis dataene er ordnet kronologisk (f.eks. salgstal over en tiårig periode), kan tabellen vise tendenser – mønstre for stigende eller faldende aktivitet. Selvfølgelig er tabeller ikke nødvendigvis det mest levende eller dramatiske middel til at vise sådanne tendenser eller sammenhænge mellem data – det er derfor, vi har diagrammer og grafer (gennemgået i næste afsnit).

Anvendelser af tabeller. Den største anvendelse af tabeller er for numeriske data. Forestil dig, at du sammenligner forskellige modeller af laserprintere med hensyn til fysiske egenskaber såsom højde, dybde, længde, vægt osv. Perfekt til en tabel.

Du skal dog ikke lade dig fastlåse i den opfattelse, at tabeller udelukkende er beregnet til numeriske data. Hver gang du har situationer, hvor du diskuterer flere ting, som du giver de samme kategorier af detaljer om, har du en mulighed for en tabel. Forestil dig f.eks., at du sammenligner flere modeller af en laserprinter: Du vil sige den samme kategori af ting om hver enkelt printer (dens pris, udskrivningshastighed, leveringsomkostninger, garantibetingelser osv.) Dette er ideelle ting til en tabel, og det ville for det meste være ord snarere end tal (og i dette tilfælde ville du sandsynligvis ønske at lade tekstdiskussionen stå, hvor den er, og “genfremsætte” oplysningerne i tabelform.

Tabelformat. I sin enkleste form er en tabel en gruppe af rækker og kolonner med data. Øverst i hver kolonne er der en kolonneoverskrift, som definerer eller identificerer indholdet af den pågældende kolonne (og ofte angiver den også måleenheden). I venstre kant af tabellen kan der være rækkeoverskrifter, som definerer eller identificerer indholdet af den pågældende række. Det bliver vanskeligt, når rækker eller kolonner skal grupperes eller underopdeles. I sådanne tilfælde skal du oprette række- eller kolonneunderoverskrifter. Dette er illustreret her:

Format for tabeller med grupperede eller underopdelte rækker og kolonner. Bemærk, at tabeltitlen går over tabellen.

Traditionelt er titlen på en tabel placeret øverst i tabellen eller er den første række i tabellen. Hvis tabellens indhold er indlysende, og der ikke er behov for at krydshenvise til tabellen fra andre steder i rapporten, kan du udelade titlen.

Med hensyn til specifikke retningslinjer for stil og formatering af tabeller skal du huske på følgende:

• Referer til tabellen i den tekst, der går lige før tabellen. Forklar den generelle betydning af dataene i tabellen; forvent ikke, at læserne skal regne det helt selv ud.
• Du må ikke overvælde læserne med monstertabeller med 11 kolonner og 30 rækker! Forenkl tabellens data til kun at omfatte den mængde data, der illustrerer din pointe – uden naturligvis at forvrænge disse data.
• Sæt ikke ordet eller forkortelsen for måleenheden i hver celle i en kolonne. I en kolonne med målinger, der alle er angivet i millimeter, skal du f.eks. ikke sætte “mm” efter hvert tal. Sæt forkortelsen i parentes i kolonne- eller rækkeoverskriften.
• Højre- eller decimaljustering af tal i kolonnerne. Hvis 123 og 4 var i en kolonne, ville 4’eren være lige under 3’eren, ikke 1’eren.
• Normalt er ord i kolonner venstrejusteret (selv om du lejlighedsvis vil se kolonner med ord, der alle er centreret).
• Kolonneoverskrifter er centreret over kolonnerne med numeriske data (danner en T-form); venstrejusteret med kolonner med tekst. Justeringen af kolonneoverskrifterne i forhold til de faktiske kolonnedata er variabel. Hvis du har en kolonne med ord på to eller tre bogstaver, skal kolonneoverskriften sandsynligvis centreres over disse data, også selv om der er tale om ord og ikke tal. (Derved undgår du en mærkeligt udseende L-formet kolonne.)
• Når der er en særlig pointe, du har brug for at gøre opmærksom på et eller flere af elementerne i tabellen, skal du bruge en fodnote i stedet for at proppe tabellen til med oplysningerne.

Produktion af tabeller. Normalt vil du låne oplysninger, hvor der forekommer en god tabel. Hvis det er en simpel tabel uden for mange rækker og kolonner, så skriv den selv om i dit eget dokument (men husk at dokumentere, hvor du har lånt den fra, i figurens titel). Hvis det derimod er en stor tabel med mange data, er det berettiget, at du scanner, skærmbilleder eller fotokopierer den og bringer den ind i din rapport på den måde.

Hvis du bruger OpenOffice, Word eller WordPerfect, skal du vænne dig til at bruge de tabelgenererende værktøjer. Du behøver ikke at tegne linjer og andre formateringsdetaljer.

I råudkast til tekniske rapporter præsenteres der af og til oplysninger i almindelig løbende tekstform, som bedre kunne præsenteres i tabelform (eller tabelform). Sørg for at kigge tilbage på dine råudkast for at finde materiale, der kan omdannes til tabeller.

Format for tabeller. Hold øje med mulighederne for at konvertere tekst til tabel som i dette eksempel.

Skemaer og grafer

Skemaer og grafer er faktisk bare en anden måde at præsentere de samme data på som i tabeller – om end en mere dramatisk og interessant måde. Samtidig får man dog mindre detaljer eller mindre præcision i et diagram eller en graf end i en tabel. Forestil dig forskellen mellem en tabel med salgstal for en tiårig periode og et linjediagram for de samme data. Du får en bedre fornemmelse af den overordnede tendens i grafen, men ikke det præcise beløb i dollar.

Formateringskrav. Når du opretter diagrammer og grafer, skal du huske på disse krav (de fleste af disse elementer er illustreret nedenfor):

• Aksemærkater – Glem ikke at angive, hvad x- og y-aksen repræsenterer, når du opretter søjlediagrammer og linjediagrammer. Den ene akse kan angive millioner af dollars; den anden kan angive femårige segmenter fra 1960 til i dag.
• Nøgler (legender)-Barediagrammer, linjediagrammer og cirkeldiagrammer bruger ofte en særlig farve, skravering eller linjestil (gennemgående eller stiplet). Sørg for at angive, hvad disse betyder; oversæt dem i en nøgle (en boks) på et ubrugt sted i diagrammet eller grafen.


Eksempel på en graf. Bemærk, at der er placeret en figurtitel under grafen.

• Figurtitler – For de fleste diagrammer og grafer vil du gerne medtage en titel, i mange tilfælde en nummereret titel. Læserne har brug for en måde at vide, hvad de ser på. Og glem ikke at angive kilden til alle oplysninger, du har lånt for at skabe grafikken. Standardreglen for, hvornår figurer og tabeller skal nummereres, er følgende: Hvis du henviser til figuren eller tabellen et andet sted i teksten.
• Krydshenvisninger – Når du bruger et diagram eller en graf, må du ikke glemme at sætte en krydshenvisning til det fra den relaterede tekst. Med denne krydshenvisning skal du give en forklaring på, hvad der foregår i grafikken, hvordan den skal fortolkes, hvad dens grundlæggende tendenser er osv.
  
  Eksempel på et kolonnediagram. Bemærk, at teksten over og under diagrammet henleder opmærksomheden på diagrammet og kort angiver dets betydning.
  
  Eksempel på et cirkeldiagram. Bemærk, at skiverne går med uret fra størst til mindst (groft sagt). Kilde: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Dokumentation – Når du låner oplysninger til at skabe en grafik, skal du sørge for at bruge standardformatet til at angive kilden. Se afsnittet om dokumentation af lånte oplysninger (enten tekst eller grafisk). Det er ligegyldigt, hvordan du importerer grafikken i din rapport – det er alt sammen lånte oplysninger, som en modig og ædel sjæl har arbejdet hårdt for at udvikle, og som fortjener anerkendelse for denne indsats.

Produktion af diagrammer og grafer. Ligesom med illustrationer har du disse muligheder for at skabe diagrammer og grafer: skærmoptagelse, scanning, fotokopiering, generering af dine egne med software og tegning af dine egne.

Kildeangivelse af tabeller, diagrammer og grafer: angivelse af kilder

Som tidligere nævnt er det helt lovligt at låne tabeller – at kopiere, fotokopiere, scanne eller udtrække delmængder af data fra dem. Men du er forpligtet til at angive dine kilder til tabeller, diagrammer og grafer, ligesom du er forpligtet til at angive dine kilder til de ord, du låner. Normalt gøres dette enten i tabellens titel eller i en fodnote lige under tabellen. Se eksemplet i den tidligere viste tabel. For nærmere oplysninger om indholdet af kildehenvisningen, se afsnittet Dokumentation.

Generelle retningslinjer for tabeller, diagrammer, grafer – en gennemgang

De foregående afsnit angiver en række almindelige retningslinjer, som det er nødvendigt at angive alle på ét sted. Disse er vigtige!

• Se efter områder i din tekst, hvor du diskuterer mange numeriske data i forhold til to eller flere ting – det er ideelt til tabeller eller endda diagrammer eller grafer.
• Hold øje med områder i din tekst, hvor du definerer en række begreber – det er ideelt til tabeller.
• Overvej altid tabeller i forudgående tekst. Smid ikke bare en tabel, en graf eller et diagram ud derude uden forklaring. Orienter læserne om den; forklar dens grundlæggende betydning.
• Sørg for, at dine tabeller, diagrammer og grafer passer til din målgruppe, dit emne og dit formål – lad være med at zappe nybegyndere med massive, meget tekniske konstruktioner, som de ikke kan forstå.
• Brug en titel, medmindre tabellen, diagrammet og grafen er meget uformel. Husk, at titlen skal stå lige over tabellen; for diagrammer og grafer skal den stå under.
• Venstreorienter ord og sætninger i tabelkolonner (herunder kolonneoverskriften). Højrejuster numeriske data i tabelkolonner (men centrer kolonneoverskriften). Det er en fin detalje at sætte en smule højre margen på disse højrejusterede data, så de bevæger sig ud i midten af kolonnen i stedet for at blive fastklemt i højre kant.
• Nogle mener, at det er lettere for læseren at sammenligne vertikalt end horisontalt. Hvis du mener det, skal du formatere dine tabeller, så kolonnerne indeholder de oplysninger, der skal sammenlignes. Hvis du f.eks. sammenligner biler, ville du have kolonner for MPG, pris osv..
• Angiv kilden til de tabeller, diagrammer og grafer, du har lånt enten dele af eller hele. Dette kan gøres i titlen eller i en fodnote. Dette er forklaret i afsnittet om dokumentation og er illustreret her i dette kapitel.
• Angiv identificerende måleværdier i kolonne- eller rækkeoverskrifter – ikke i hver enkelt celle.
• Krydshenvis alle tabeller, diagrammer og grafer fra den foregående tekst. I krydshenvisningen skal du angive nummeret (hvis det er en formel tabel med titel), angive tabellens emne og om nødvendigt give forklarende oplysninger.

Jeg vil sætte pris på dine tanker, reaktioner, kritik vedrørende dette kapitel: dit svar-David McMurrey.