OCR PROCEDURER FOR KLAGEBEHANDLING1

U.S. Deparment of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

PDF (121K)

OCR håndhæver følgende love:

• Titel VI i Civil Rights Act of 1964, som forbyder forskelsbehandling på grund af race, hudfarve eller national oprindelse;
• Titel IX i Education Amendments of 1972, som forbyder forskelsbehandling på grund af køn;
• Sektion 504 i Rehabilitation Act of 1973, som forbyder forskelsbehandling på grund af handicap;
• Age Discrimination Act of 1975, som forbyder forskelsbehandling på grund af alder;
• Titel II i Americans with Disabilities Act of 1990, som forbyder forskelsbehandling på grund af handicap;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, som forbyder nægtelse af adgang til eller anden forskelsbehandling af spejderkorpset eller andre Title 36 U.S.C. ungdomsgrupper i offentlige grundskoler, offentlige gymnasier, lokale uddannelsesorganer og statslige uddannelsesorganer, der har et udpeget åbent forum eller et begrænset offentligt forum.

EVALUERING

OCR vurderer de skriftlige oplysninger, som den modtager, for at afgøre, om de udgør en klage, der skal behandles yderligere. Hvis det er tilfældet, afgør OCR, om den kan undersøge klagen. OCR træffer denne afgørelse med hensyn til hver enkelt påstand i klagen. OCR skal f.eks. afgøre, om OCR har juridisk bemyndigelse til at undersøge klagen, dvs. om klagen hævder en overtrædelse af en eller flere af de love, som OCR håndhæver. OCR skal også afgøre, om klagen er indgivet rettidigt. Generelt skal en klage indgives til OCR inden for 180 kalenderdage efter datoen for den påståede forskelsbehandling.2 Hvis klagen ikke indgives rettidigt, skal klageren angive årsagen til forsinkelsen og anmode om en fritagelse for dette krav om indgivelse. OCR vil beslutte, om der skal gives dispensation. OCR vil desuden afgøre, om klagen indeholder tilstrækkelige oplysninger om den påståede forskelsbehandling til at gå videre med undersøgelsen. Hvis OCR har brug for flere oplysninger for at klarlægge klagen, vil den kontakte klageren, og klageren har 14 kalenderdage til at svare på OCR’s anmodning om oplysninger, medmindre klageren har anmodet om yderligere tid til at give oplysningerne.

Nogle af årsagerne til OCR’s afvisning af en klage omfatter:

• OCR har ikke juridisk bemyndigelse til at undersøge klagen;
• Klagen angiver ikke en overtrædelse af en af de love, som OCR håndhæver;
• Klagen blev ikke indgivet rettidigt (inden for 180 kalenderdage fra datoen for den påståede forskelsbehandling), og der blev ikke givet dispensation fra kravet om rettidighed;
• Klagen er spekulativ, konkluderende eller usammenhængende eller mangler tilstrækkelige detaljer til at udlede diskrimination, og klageren giver ikke de oplysninger, som OCR anmoder om, inden for 14 kalenderdage efter OCR’s anmodning, medmindre klageren anmoder om yderligere tid til at give de ønskede oplysninger;
• De påstande, der er rejst i klagen, er blevet løst og er derfor ikke længere egnede til undersøgelse;
• Klagen er blevet undersøgt af et andet føderalt, statsligt eller lokalt civilrettighedsorgan eller gennem en modtagers interne klageprocedurer, herunder retssager, og der har været en tilsvarende løsningsproces i henhold til juridiske standarder, der er acceptable for OCR, eller, hvis den stadig er under behandling, forventer OCR, at der vil være en tilsvarende løsningsproces i henhold til juridiske standarder, der er acceptable for OCR. OCR vil underrette klageren om, at han eller hun kan indgive en ny klage inden for 60 dage efter afslutningen af den anden enheds handling;
• Den samme eller lignende påstande baseret på de samme faktiske omstændigheder er blevet indgivet af klageren mod den samme modtager ved en statslig eller føderal domstol. OCR informerer klageren om, at han eller hun kan indgive en ny klage inden for 60 dage efter afslutningen af retssagen, hvis der ikke er truffet nogen afgørelse om sagens realiteter eller indgået forlig om klagen ved retten;

OPENING THE COMPLAINT FOR INVESTITION

Hvis OCR beslutter, at den vil undersøge klagen, vil den udstede breve med meddelelse til klageren og modtageren. Åbning af en klage til undersøgelse indebærer på ingen måde, at OCR har truffet en afgørelse med hensyn til klagens berettigelse. Under undersøgelsen er OCR en neutral undersøger af de faktiske omstændigheder. OCR vil indsamle og analysere relevante beviser fra klageren, modtageren og andre kilder, hvor det er relevant. OCR vil sikre, at de foranstaltninger, der træffes i forbindelse med undersøgelserne, er juridisk tilstrækkelige, understøttet af beviser og afgørende for de påstande, der er rejst i klagen.

Undersøgelse af klagen

OCR kan anvende en række forskellige teknikker til at finde frem til kendsgerninger i sin undersøgelse af en klage. Disse teknikker kan omfatte gennemgang af dokumentationsmateriale, der er indsendt af begge parter, gennemførelse af interviews med klageren, modtagerens personale og andre vidner og/eller besøg på stedet. Ved afslutningen af sin undersøgelse vil OCR med hensyn til hver påstand afgøre, om:

• Der er ikke tilstrækkelige beviser til at understøtte en konklusion om, at modtageren ikke har overholdt loven, eller
• En overvægt af beviser understøtter en konklusion om, at modtageren ikke har overholdt loven.

OCR’s afgørelse vil blive forklaret i et Letter of Findings, der sendes til klageren og modtageren. Letter of Findings indeholder faktaspecifikke undersøgelsesresultater og afgørelser i de enkelte sager. Letter of Findings er ikke formelle erklæringer om OCR’s politik, og de bør ikke påberåbes, citeres eller fortolkes som sådan. OCR’s formelle politikerklæringer godkendes af en behørigt autoriseret OCR-embedsmand og gøres tilgængelige for offentligheden.

LØSNING AF KLAGEN EFTER EN BESTEMMELSE AF IKKE OVERHOLDELSE

Hvis OCR fastslår, at en modtager ikke har overholdt den eller de borgerrettighedslove, som OCR håndhæver, vil OCR kontakte modtageren og forsøge at sikre sig modtagerens vilje til at forhandle om en frivillig aftale om løsning. Hvis modtageren accepterer at løse klagen, vil modtageren forhandle og underskrive en skriftlig aftale om løsning, der beskriver de specifikke afhjælpende foranstaltninger, som modtageren vil iværksætte for at afhjælpe de områder, hvor OCR har identificeret manglende overholdelse af reglerne. Hvis vilkårene og forpligtelserne i aftalen om løsning af problemet opfyldes fuldt ud, vil de(n) identificerede overtrædelse(r) blive afhjulpet i overensstemmelse med gældende lovgivning om borgerrettigheder. OCR vil overvåge modtagerens gennemførelse af vilkårene og forpligtelserne i aftalen om løsning af problemerne for at kontrollere, at de afhjælpende foranstaltninger, som modtageren har accepteret, bliver gennemført korrekt.

Hvis modtageren ikke accepterer at rette op på sin manglende overholdelse af lovgivningen om borgerrettigheder ved at indgå en løsningsaftale, kan OCR indlede en procedure for at suspendere, opsige eller nægte at yde eller fortsætte den føderale finansielle bistand til modtageren, eller kan henvise sagen til justitsministeriet.

LØSNING AF KLAGEN INDEN UNDERSØGELSEN ER AFSLUTTET

Faciliteret løsning mellem parterne:

Faciliteret løsning mellem parterne (FRBP) giver parterne (klageren og den modtager, som er genstand for klagen) mulighed for at løse klagens påstande hurtigt; generelt kort tid efter, at klagen er blevet indledt til undersøgelse. Hvis begge parter er villige til at prøve denne fremgangsmåde, og hvis OCR beslutter, at FRBP er passende, vil OCR lette forligsdrøftelser mellem parterne og arbejde sammen med parterne for at hjælpe dem med at forstå de juridiske standarder og mulige retsmidler. Det personale, som OCR har udpeget til at gennemføre FRBP, vil ikke være det personale, der er udpeget til at undersøge klagen.

OCR hverken godkender, underskriver eller støtter nogen aftale, der indgås mellem parterne som følge af FRBP, og OCR overvåger ikke aftalen. Hvis modtageren imidlertid ikke overholder vilkårene i aftalen, kan klageren indgive en ny klage til OCR inden for 180 dage fra datoen for den oprindelige forskelsbehandling eller inden for 60 dage fra den dato, hvor klageren får kendskab til den manglende overholdelse af aftalen, alt efter hvilken dato der er den seneste.

Løsningsaftale indgået under en undersøgelse

En klage kan også løses før afslutningen af en undersøgelse, hvis modtageren udtrykker interesse i at løse klagen, og OCR beslutter, at det er hensigtsmæssigt at løse klagen, fordi OCR’s undersøgelse har identificeret problemer, der kan løses gennem en løsningsaftale. Bestemmelserne i løsningsaftalen skal være knyttet til påstandene og de beviser, der er fremkommet under undersøgelsen, og skal være i overensstemmelse med de gældende bestemmelser. OCR vil informere modtageren om, at denne løsningsproces er frivillig, før den går videre til løsning i henhold til dette afsnit, og vil underrette klageren om modtagerens interesse i en løsning. OCR vil overvåge en løsningsaftale, der indgås med modtageren inden afslutningen af en undersøgelse . Når modtageren har underskrevet løsningsaftalen, udsteder OCR et løsningsbrev, som omhandler alle påstande i den sag, der er blevet løst i henhold til CPM § 302.

Appel

OCR giver klagere mulighed for at appellere en eller flere afgørelser baseret på en konstatering af manglende overholdelse (afsnit 303(a) i OCR’s CPM) og afvisninger baseret på afsnit 108(a), (b), (c), (d), (h) og (i) i OCR’s CPM. En klage kan indgives elektronisk, pr. post eller fax. Klageren skal enten elektronisk indsende en udfyldt klageformular eller indsende en skriftlig erklæring på højst ti (10) sider (med dobbelt mellemrum, hvis den er maskinskrevet) til Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202; hvis den indsendes pr. e-mail, til [email protected]; hvis den indsendes pr. fax, til 202-453-6012. Indleveringsdatoen for en klage, der indsendes pr. post, er den dato, hvor klagen er poststemplet eller indsendt elektronisk eller pr. fax.

I klagen skal klageren forklare, hvorfor han eller hun mener, at de faktuelle oplysninger var ufuldstændige eller ukorrekte, at den juridiske analyse var ukorrekt, eller at den relevante juridiske standard ikke blev anvendt, og hvordan en rettelse af eventuelle fejl ville ændre sagens udfald; hvis dette ikke sker, kan klagen afvises.

En appel skal indgives inden 60 kalenderdage efter den dato, der er angivet på konstateringsskrivelsen eller afvisningen. Der kan gives dispensation fra fristen på 60 dage, hvis klageren ikke har været i stand til at indgive klagen inden for fristen på 60 dage på grund af sygdom eller andre omstændigheder eller på grund af omstændigheder, der skyldes OCR’s handling, som har haft en negativ indvirkning på klagerens evne til at indgive klagen rettidigt.

OCR sender en kopi af klagerens appel til modtageren. Modtageren har mulighed for at indsende et svar til OCR på klagerens appel til OCR. Ethvert svar på klagerens appel skal indsendes til OCR inden for 14 kalenderdage fra den dato, hvor OCR har sendt en kopi af klagerens appel til modtageren.

OCR udsteder en skriftlig afgørelse om appellen til parterne.

TILÆGGENDE INFORMATION

Ret til at anlægge en separat retssag

Klager kan have ret til at anlægge sag ved en forbundsdomstol, uanset OCR’s resultater. OCR repræsenterer ikke klageren under sagsbehandlingen, så hvis klageren ønsker at anlægge sag ved retten, skal han eller hun gøre det gennem sin egen advokat eller på egen hånd gennem rettens pro se-kontor.

Hvis en klager hævder forskelsbehandling, der er forbudt i henhold til Age Discrimination Act of 1975, kan der først anlægges et civilt søgsmål ved en forbundsdomstol, når klageren har udtømt alle administrative retsmidler. De administrative retsmidler er udtømt, når et af følgende forhold er indtruffet:

1. 180 dage er gået, siden klageren indgav klagen til OCR, og OCR ikke har truffet nogen afgørelse, eller
2. OCR udsteder en afgørelse til fordel for modtageren. Hvis dette sker, vil OCR straks underrette klageren og give yderligere oplysninger om retten til at indgive en påbudssag.

Forbud mod intimidering eller repressalier

En modtager under undervisningsministeriets jurisdiktion må ikke intimidere, true, tvinge eller tage repressalier mod nogen, der gør en rettighed gældende, der er beskyttet af de borgerrettighedslove, som OCR håndhæver, eller som samarbejder i en undersøgelse. Enhver, der mener, at han eller hun er blevet intimideret eller udsat for repressalier, skal indgive en klage til OCR.

Undersøgelsesmæssig brug af personlige oplysninger

For at undersøge en klage kan OCR have brug for at indsamle og analysere personlige oplysninger, f.eks. elevjournaler eller ansættelsesjournaler.
Privacy Act of 1974, 5 U.S.C. § 552a (Privacy Act), Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, og Freedom of Information Act (FOIA), 5 U.S.C. §552, regulerer brugen af personlige oplysninger, der indsendes til alle forbundsmyndigheder og deres individuelle komponenter, herunder OCR. Privacy Act beskytter enkeltpersoner mod misbrug af personlige oplysninger, der opbevares af den føderale regering. Den gælder for registre, der opbevares af den føderale regering, og som kan hentes fra et registersystem ved hjælp af den enkeltes navn, socialsikringsnummer eller anden personlig identifikator. Den regulerer indsamling, vedligeholdelse, brug og formidling af personlige oplysninger i registre, der er indeholdt i den føderale regerings registersystemer.

De oplysninger, som OCR indsamler, analyseres af autoriseret personale inden for agenturet og vil kun blive brugt af OCR til autoriserede aktiviteter til overholdelse og håndhævelse af borgerrettigheder. For at undersøge eller løse en klage kan OCR dog være nødt til at videregive visse oplysninger til personer uden for agenturet for at verificere fakta eller indsamle yderligere oplysninger. Sådanne oplysninger kan f.eks. omfatte navn, alder eller fysisk tilstand for den person, der angiveligt er udsat for forskelsbehandling. OCR kan også være forpligtet til at afsløre oplysninger, der anmodes om i henhold til FOIA, som giver offentligheden ret til at få adgang til de føderale myndigheders dokumenter. Der vil kun blive foretaget offentliggørelse i overensstemmelse med Privacy Act, FERPA og FOIA.

OCR kan dog videregive visse oplysninger om din klage til pressen eller offentligheden, herunder navnet på modtageren, datoen for indgivelsen af din klage, typen af forskelsbehandling i klagen, datoen for klagens løsning, afvisning eller lukning, de grundlæggende årsager til OCR’s beslutning eller andre relaterede oplysninger. Alle oplysninger, som OCR frigiver til pressen eller offentligheden, vil ikke omfatte klagerens navn eller navnet på den person, på hvis vegne klagen blev indgivet.

FOIA giver offentligheden ret til adgang til registre fra føderale agenturer. Enkeltpersoner kan få oplysninger fra mange kategorier af registre fra den føderale regering og ikke kun materiale, der vedrører dem personligt. OCR skal efterkomme anmodninger om dokumenter i henhold til FOIA, med visse undtagelser. Hvis dokumenter er omfattet af Privacy Act, skal de udleveres i henhold til FOIA. Generelt er OCR ikke forpligtet til at udlevere dokumenter under sagsvurderingen og undersøgelsesprocessen eller under håndhævelsessager, hvis udleveringen med rimelighed kan forventes at forstyrre eller påvirke OCR’s evne til at udføre sit arbejde. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Et føderalt organ er heller ikke forpligtet til at udlevere dokumenter, hvis der er tale om dokumenter forud for en beslutning, som ville være omfattet af visse privilegier i en retssag. Se 5 U.S.C. § 552(b)(5). Et forbundsorgan kan afvise en anmodning om dokumenter, hvis deres udlevering ville eller med rimelighed kunne forventes at resultere i en uberettiget krænkelse af privatlivets fred for en person. 5 U.S.C. § 552(b)(6) og (7)(C), f.eks. lægejournaler, som kan afvises, hvis udlevering ville være en klart uberettiget krænkelse af privatlivets fred.