Hvordan man skriver et brev eller en e-mail til sin chef

Du skal være opmærksom på at lyde høflig og diplomatisk, når du skriver til personer med høj status, f.eks. din chef eller en kunde. Sørg for at bruge de korrekte verbalformer for at undgå at lyde for direkte. Her er nogle tips og eksempler på, hvordan du skriver høfligt.

Giv et forslag i stedet for at give et råd.

“Vi bør bestille en rapport” bliver til “Måske kunne vi bestille en rapport.”

Giv en anmodning i stedet for at sige, hvad du mener.

“Jeg har ikke brugt hele min årsløn” bliver til “Jeg ville være taknemmelig, hvis jeg kunne tage fem dage fri i næste måned for at bruge min årsløn.”Vi skal drøfte min løn” bliver til “Ville det være muligt at drøfte min løn?”

Her er et eksempel på, hvad du kan skrive, hvis du ønsker at bede din chef om et møde for at drøfte en lønforhøjelse:

Kære XX

Vil det være muligt at aftale et tidspunkt, hvor vi kan drøfte min løn? / at få en præstationsvurdering?
(Eller : Jeg vil sætte pris på muligheden for at mødes for at drøfte en præstationsvurdering. )

Kan du venligst fortælle mig, hvornår det vil være et passende tidspunkt for dig?

(Dit navn)

I stedet for at give ordrer skal du fremsætte en anmodning.

“Jeg vil gerne have dig til at underskrive dette brev” bliver til “Kan du underskrive dette brev?”

Involver den anden person i stedet for at fokusere på dine egne behov.

“Vi skal mødes med leverandørerne” bliver til “Synes du, at vi skal/kan mødes med leverandørerne?” Eller “Det kunne være nyttigt at mødes med leverandørerne.”

Husk din chef på, hvorfor det er vigtigt

Det er ofte nyttigt at sætte formålet med din e-mail eller dit brev ind i en sammenhæng for din chef. Hvorfor er det vigtigt for ham/hende at læse det? Hvilket forretningsproblem løser du med din e-mail eller dit brev? Nogle sætninger, du kan bruge i begyndelsen, er:

“Jeg følger op på projektet / kundemødet.”
“Som du sikkert ved, har vi haft problemer med …, og jeg vil gerne foreslå en løsning …”
“Jeg vil gerne lade dig have / give dig videre …” (Fortsæt med det, du deler med din chef, f.eks. “de seneste salgstal”, “resultaterne af vores markedsføringskampagne” osv.)

Ekstra hjælp

Se også Hvordan man skriver høfligt for at få flere sætninger til brug.