Hvor mange dias skal jeg have i min PowerPoint-præsentation?

Når du planlægger din næste store præsentation, kan det være svært at finde ud af, hvor mange dias du skal have i din PowerPoint-præsentation. Hvor mange dias der skal være i en præsentation for at holde publikums opmærksomhed er et meget større spørgsmål, end det måske ser ud til.

Vi ville gerne fortælle dig, at der er et enkelt svar, men hvis du virkelig ønsker at skabe et overbevisende argument, er der et par variabler, som du skal overveje, når du planlægger antallet af dias i din præsentation. Og på trods af, hvad andre artikler taler om, har det intet med tid at gøre.

Vi vil vædde med, at du har hørt et par modstridende teorier om dette emne, så vi tænkte, at det var på tide, at vi gav vores mening til kende. Du har måske hørt Guy Kawasakis 10/20/30-regel. Denne regel siger, at den “perfekte” præsentation har ti dias, varer 20 minutter og bruger en skrifttype på 30 pt. Eller du har måske læst, at hvert minut, du taler, svarer til ét dias på skærmen bag dig. Måske har du endda afdækket nogle mere formelagtige og indviklede teorier end disse, hvor x = det perfekte antal dias. For at nå x dividerer du simpelthen antallet af mennesker i publikum med hvor mange sekunder du har til at tale, gange det med hvor mange skridt der er mellem dit hus og mødestedet, opgjort i potens med din højde i centimeter. Hvis du allerede har arbejdet dig igennem en række forskellige meninger, råber du måske i øjeblikket “bare fortæl mig, hvor mange skide dias jeg skal bruge!”

Just tell me how many damn slides I need!

Du

Selv om mange af disse teorier er forankret i intelligent tænkning og nogle gange endda videnskab, kan vi ikke være med. De er bare alt for forbandet begrænsende. Folkene bag teorierne forsøgte sikkert at overforenkle dette komplicerede spørgsmål, bare for at give dig et svar. Men vil du have noget svar? Eller vil du have det rigtige svar?

Det rigtige svar er: Du tænker forkert om præsentationer.

Tror du, at Jack Kerouac, Graham Greene eller Dan Brown nogensinde har sat sig ned for at skrive med den ene hensigt at lande på 432 sider? Nej, de havde historier at fortælle, og det var ligegyldigt, hvor mange sider de brugte på at fortælle dem.

Hvad gør dig så anderledes end Kerouac?

Hvor mange slides, før der er et formål?

Du skriver en præsentation med et formål. Der er en forandring, du ønsker at foretage, og din opgave er at formidle dit budskab på en overbevisende måde, så alle, der hører det, bliver inspireret til at ønske den samme forandring. Dit formål er ikke at fylde præcis 20 minutter med præcis ti dias. Det kræver lige så mange dias, som det kræver.

Nej, vi vil ikke bare lade dig blive ved det. Vi forsøger ikke at miste venner, kunder og elskede læsere.

Vi forstår, at præsentationer ofte har en tidsbegrænsning, og den begrænsning er vi nødt til at tage hensyn til, når vi skriver. Men denne grænse skal have indflydelse på antallet af idéer, du forsøger at formidle, og ikke diktere, hvor mange dias der skal indgå i din præsentation for at formidle disse idéer. For det er det, vi i virkeligheden taler om her: idéer. I en kortere præsentation er du nødt til at være skarp i din redigering. For at skære det overskydende væk, indtil det eneste, der er tilbage, er det mest virkningsfulde, lækre midtpunkt.

Det betyder ikke, at du, hvis du har fri tid, skal bruge den til at opremse alle de idéer, du nogensinde har haft. Men du kan tillade dig den luksus at lægge sammenhængende idéer i lag, som alle peger mod en konklusion. At bygge en rede af idéer. Og at understøtte disse idéer med fakta, tal, tidligere succeser samt andres idéer.

Det er først, når du har skrevet din detaljerede fortællestruktur eller dit fulde manuskript, hvis det er sådan, du føler dig bedst tilpas, at du skal begynde at tænke på PowerPoint-folier.

Giv dine idéer plads til at trække vejret

Hver enkelt af dine idéer fortjener sin tid til at skinne. En dramatisk pause fungerer til at lade en effektfuld sætning synke ind og give publikum et øjeblik til at overveje alvoren i det talte ord. Overskuelige dias har den samme effekt. Hvis du forsøger at få for mange idéer med på ét dias, vil ingen af dem blive forstået eller husket.

Hvis du lige er begyndt i verdenen af overbevisende kommunikation, er en god regel at følge: én idé, ét dias. På den måde kan hver idé få sin plads uden at konkurrere med nogen af de andre idéer. Det betyder også, at du visuelt set får flere muligheder for at fremhæve dit budskab. Med flere dias til at spille med kan du skabe præsentationsdesigns, der giver dine ideer mere vægt i stedet for at forvirre situationen yderligere.

En idés rejse:

• introducer den
• indfør den
• drøft den
• baggrundsdybde
• lad den synke ind

og signaler introduktionen af den næste idé med et helt nyt dias.

Dette er en god guide, for dem der mangler selvtillid, til at bruge som udgangspunkt. Det er ikke en regel.

Hvad tæller som en idé?

Nu er dette et meget mere kompliceret spørgsmål, og et spørgsmål, der vil ændre sig for hver præsentation. I vores rolle som vejledere i dette scenario ønsker vi at give dig et håndgribeligt svar på dit spørgsmål og ikke blot at tilføje flere spørgsmål og mere forvirring til blandingen. Hvis din præsentation er i morgen, og din søgning var resultatet af ekstrem desperation og måske lidt for meget vin, ja, så læser du sikkert ikke dette længere, fordi du allerede har hældt vinen ud over din bærbare computer i frustration. Men hvis du stadig er med os, er du sikkert meget ivrig efter at få et svar lige nu.

Frustration og forvirring er ikke vores mål. Vi respekterer dig bare for meget til at lyve for dig. Vi stoler på, at du har forstået det generelle tema om, at der er mange overvejelser, der indgår i antallet af dias i enhver præsentation, der kommer ind ad Buffalo 7-studiodørene. Nu hvor vi har taget fat på det, kan vi give dig en skabelon, der kan hjælpe dig på vej.

Hvis du har læst nogle af vores andre blogs om historiefortælling, ved du allerede, at enhver historie – det gælder også din præsentation – har brug for en begyndelse, en midte og en slutning. Lad os gennemgå en meget grundlæggende struktur og det tilhørende antal dias for disse tre nøgleafsnit.

Begyndelse

Det er her, du sætter scenen, vækker publikums interesse, giver dem et fingerpeg om, hvad der er i det for dem, og etablerer et fælles grundlag. Det kan se nogenlunde sådan ud:

• Titelfolie: Giv dit publikum noget spændende at se på, mens de venter på, at præsentationen skal begynde. Et dias.
• Dagsorden: Beskriv den rejse, som de skal ud på, og hvorfor det vil være værd at bruge tid på den. Et dias.
• Nuværende situation: Beskriv landskabet, som det ser ud i øjeblikket, og sørg for, at alle er på samme side, før du går i gang. Ingen mand bliver efterladt. Et dias.

Middelpunkt

Det er her, vi kommer ind i den rigtig saftige del af historiefortællingen. Og det er også her, hvor alt håb, du havde om at presse et endeligt antal dias ud af os, vil falde til jorden.

En overbevisende argumentation skal anerkende din målgruppes udfordringer og foreslå en løsning på hver enkelt af dem. Dit publikum har måske én udfordring, de har måske 50, og det er her, tvetydigheden kommer ind i billedet igen. Hver udfordring har brug for sit eget dias, og det har hver løsning også.

Hvis dit publikum har 50 udfordringer, skal du forsøge at finde fælles temaer mellem dem, så du kan tage fat på dem som en sammenhængende gruppe, alle under én idéparaply. Mennesker finder mønstre betryggende, så de vil sætte pris på at samle dem og på det reducerede antal dias.

End

Appel til følelser ved at vise, at du har svaret på dit publikums problemer, er kun en del af en overbevisende argumentation. Du er også nødt til at anvende logik og etablere troværdighed. Igen kan dette tage ét dias, eller det kan tage ni, men her er nogle generelle retningslinjer:

• Casestudier: ét casestudie pr. dias.
• Hvordan det virker: Hvis den teknologi, tjeneste eller proces, du foreslår, er enkel, kan det måske kun tage ét dias at vise dit publikum, hvordan den virker. Men hvis den er kompliceret, skal du opdele den i enkeltdele og fortælle denne historie på flere dias. Husk, at det handler om klarhed og forståelighed. Det kræver lige så mange slides, som det tager for informationerne at blive bearbejdet.
• Om dig: Publikum er ikke så interesseret i, hvordan du blev dannet, eller hvor din administrerende direktør arbejdede, før han kom til at være hos dig. Rediger dine virksomhedsoplysninger ned til det, der rent faktisk betyder noget for dem, og som vil skabe troværdighed i deres øjne. Hvis du har vundet priser, der beviser, at dine innovationer er de bedste inden for dit område, så vis dem anerkendelserne. Hvis den teknologipartner, du samarbejder med, er eksklusiv for dig, så lad dem vide det. De mest effektive “Om os”-afsnit består af højst et eller to slides. Undgå for enhver pris virksomhedens tidslinje.

Til sidst vil du gerne opsummere dine vigtigste punkter på ét dias. Bare en blid påmindelse om de enorme fordele, de vil få ved at arbejde sammen med dig.

Og endelig bør dit sidste dias, som navnet antyder, være et dias med en kraftig opfordring til handling. Hvis du vil vide mere om, hvordan du efterlader et varigt indtryk på ethvert publikum, du møder, kan du tage et kig på denne artikel.

Selv om du stadig trækker dig i håret og desperat kæmper for at finde et simpelt tal, har disse retningslinjer forhåbentlig givet dig noget stof til eftertanke.

Og nu skal vi komplicere de allerede uklare regler, vi har indført.

På Buffalo 7 kigger vi aldrig på antallet af slides.

Give a shit, det er det, vi siger. Antallet af dias betyder ikke en skid. Nogle gange spreder vi ét budskab ud over fem slides, fordi det er sådan, man får animationen til at fungere problemfrit. Kompliceret navigation kræver ofte, at man dublerer slides, så man ikke forvirrer PowerPoint med hensyn til, hvor handlingen kom fra. I modsætning hertil kan vi præsentere virkelig komplicerede budskaber på kun ét dias ved at bruge animationsopbygninger til at bryde historien op, i stedet for en række dias. Der er så mange variabler. Det eneste vi prøver at sige er, at du skal holde op med at bekymre dig om antallet af dias.

Der er dog nogle ting, der har med diasantal at gøre, som du bør bekymre dig om:

Dårlige råd

Dette er et opråb tilbage til nogle af de andre artikler, du sikkert er faldet over i din søgning. Hvis du baserer din præsentation på at ramme præcis ét minut pr. slide, har du allerede mistet dit publikum, og du står ikke engang foran dem.

Hvis du baserer din præsentation på at ramme præcis ét minut pr. slide, har du allerede mistet dit publikum, og du står ikke engang foran dem.

Er alle idéer skabt lige? Nej. Er dit publikum ligeglad med alt, hvad du har at sige, i lige høj grad? Nej. Selv hvis du har taget “og hvad så?”-testen, og alle dine budskaber har bestået og giver værdi for dem, vil de ikke sætte pris på, at du springer vigtige dele af løsningen over, fordi uret tikker.

Giv dig tid til at forklare de idéer, der har størst effekt, og værdsæt dit publikums intelligens nok til at antage, at de vil forstå, hvad en pris betyder, uden at du behøver at beskrive den i et minut, bare fordi reglen siger det.

Har du overhovedet brug for slides?

Hæv din kæbe op fra gulvet. Bare fordi vi skaber præsentationer på næste niveau dag efter dag, og vi er helt vildt glade for PowerPoint, betyder det ikke, at vi vil føre dig på vildspor. Nogle gange har du bare ikke brug for den støtte, som dias giver.

Slides er ikke til for at minde dig som præsentatør om, hvad dine vigtigste samtalepunkter er. Hvis du er en af de – skræmmende få – personer, der øver dig tilstrækkeligt forud for en stor præsentation, har du alligevel ikke brug for at få genopfrisket din hukommelse.

Slides er der ikke for at fortælle hele historien for dig. Diasshowet er ikke præsentationen. De ord, der kommer ud af din mund, er det, som publikum kom for at høre. Du er stjernen i din egen præsentation.

Hvor du begynder at lukke din bærbare computer ned i jubel, så lad os tage et skridt tilbage og tale om, hvorfor du (sandsynligvis) har brug for slides.

Hvad er slides egentlig til?

Når slides er designet og animeret korrekt, forbedrer de dit talte budskab, så det er lettere at forstå, lettere at huske og mere overbevisende. Du og dine slides er et team. Der er nogle ting, som et visuelt billede bare kan gøre bedre end dig. Tag f.eks. et diagram. Du kan bruge en halv time på at tegne et ordbillede af et diagram, du har set engang. Eller du kan slå et virkningsfuldt stykke data vis op på skærmen og gå videre.

Så, tilbage til det oprindelige spørgsmål, som du aldrig stillede:

Hvornår har du måske ikke brug for slides?

Hvis du kun har fem minutter til at påvirke den ønskede ændring i dit publikums sind, hjerter og handlinger, kan en følelsesladet og velfortalt historie, fortalt direkte fra dit hjerte, uden at det bliver udvandet af teknologien eller uden at du skal bruge en slideklikker, være den bedste måde at få dit budskab igennem på. Ingen distraktioner, ingen gimmicks, kun autenticitet.

I dette tilfælde ville det være ligegyldigt, hvor mange dias der er i din præsentation, de vil aldrig være mere virkningsfulde end din ærlighed og sårbarhed.

På denne korte tid vil dit publikum sandsynligvis ikke lide af informationsoverbelastning og glemme nogen af dine budskaber, så du har ikke brug for dias for deres evne til at forbedre hukommelsen. Det er usandsynligt, at de mister tråden i din fortælling, så du har ikke brug for dias som visuel vejledning. Og hvis din historie er fortalt rigtigt, taler til deres udfordringer og er pakket ind i en situation, der er personlig for dem, har du heller ikke brug for PowerPoint’s overbevisende kræfter.

Men ni ud af ti gange kan en PowerPoint kun forbedre din mundtlige formidling. Fakta.

Ni ud af ti gange kan en PowerPoint kun forbedre din talte budskabsmeddelelse.

Ekstra tid betyder ekstra dias

Og ikke kun på grund af de ekstra idéer. Hvis du er blevet bedt om at tale i lang tid, skal du først og fremmest spørge dig selv, om det virkelig er nødvendigt. Kan dit publikum koncentrere sig i så lang tid? Kunne sessionen opdeles i mindre bidder? Vil det overhovedet være værdifuldt for dem? Har du så mange relevante idéer?

Hvis det viser sig at være nødvendigt, er der nogle ekstra slides, som du skal tilføje til dit deck. Overvej at tilføje regelmæssige pauser (et dias pr. pause), opsummeringer (et dias pr. opsummering) og endda quizzer (et dias pr. spørgsmål-svar-kombination) for at holde dit publikum engageret, kontrollere forståelsen og give dem en chance for at strække benene.

Og med den frie tid kommer muligheden for at bruge andres stemmer til at forbedre din egen. Overvej at tilføje relevante citater, lydklip eller videoer fra genkendelige personer, der støtter dit budskab. Du kan selvfølgelig animere disse elementer på dit dias med et klik, men hvis du ikke er så sikker på at bruge PowerPoint, er det en nemmere løsning at oprette et nyt dias til hver enkelt.

Når vi beslutter, hvad der er den mest effektfulde måde at fortælle en kundes historie på, samler vi geniale hjerner fra hver afdeling for at kaste idéer rundt, overveje løsninger på hver enkelt begrænsning og presse os selv til at levere den bedste løsning for hver enkelt kunde. Og ikke en eneste gang siger vi: “Men er det det rigtige antal slides?”