Hvad sker der, hvis jeg får en skatterevision fra skattevæsenet, og jeg ikke har nogen kvitteringer?

Hvis du er selvstændig erhvervsdrivende, skal du vide, at du er mere tilbøjelig til at få din individuelle selvangivelse revideret af skattevæsenet end dine venner og familiemedlemmer, der tjener en traditionel formular W-2-indkomst som ansatte. Dette er primært et resultat af IRS’ påstande om, at de fleste skattesnydere er selvstændige erhvervsdrivende, der enten ikke har anmeldt alle deres indtægter eller har krævet skattefradrag, som de ikke var berettiget til at tage.

De fleste skatteeksperter understreger, at det bedste forsvar mod IRS i en revision er klar og præcis forretningsregistrering, herunder opbevaring af alle nødvendige kvitteringer. Men det er ikke ualmindeligt for travle personer, der driver en lille virksomhed, at de glemmer at gemme deres kvitteringer, forlægger dem eller simpelthen mister dem. Derfor anbefaler vi, at du bruger en skattekvitteringsorganisator til at holde styr på dine optegnelser. Så hvis du har modtaget en meddelelse fra skattevæsenet om, at du er genstand for en skatterevision, og du ikke kan finde alle relevante kvitteringer, er du ikke alene. IRS beskæftiger sig regelmæssigt med manglende kvitteringer og vil ofte tillade dig at bevise disse forretningsudgifter ved hjælp af andre midler.

Står du over for en IRS-skatterevision med manglende kvitteringer? IRS tillader ofte selvstændige skatteydere at dokumentere fradrag for udgifter med andre midler

IRS vil kun kræve, at du fremlægger beviser for, at du har gjort krav på gyldige fradrag for forretningsudgifter under revisionsprocessen. Hvis du har mistet dine kvitteringer, vil du derfor kun blive bedt om at genskabe en historik over dine forretningsudgifter på det pågældende tidspunkt. Hvis du imidlertid ikke kan få adgang til dine kvitteringer, når du udarbejder din selvangivelse, er det generelt en god idé at dokumentere din virksomheds udgifter på det tidspunkt og ikke gøre krav på dine udgiftsfradrag baseret på et “bedste gæt” eller “skøn”. Dette vil være med til at sikre, at de udgifter, du angiver på din selvangivelse, svarer til det, du kan bevise, og spare dig en masse tid og kræfter, hvis din selvangivelse bliver udvalgt til revision.

Hvordan vælger IRS, hvem der skal revideres?

Ifølge IRS udvælges de fleste selvangivelser, der udvælges til en indkomstskatterevision, ved hjælp af to forskellige metoder:

• Randomudvælgelse og computerscreening. IRS vil undertiden udvælge selvangivelser til revision på grundlag af en statistisk model, der sammenligner selvangivelserne med “normer” for lignende selvangivelser. Disse normer er udviklet på grundlag af IRS’ revisioner af en tilfældig stikprøve af angivelser.
• Relateret undersøgelse. Her udvælger skattevæsenet selvangivelser til revision på grundlag af problemer, som det har fundet i forbindelse med selvangivelser eller finansielle konti hos tilknyttede skatteydere, f.eks. forretningspartnere, hvis selvangivelser er blevet udvalgt til revision.

Selv om IRS ikke vil specificere nøjagtigt, hvilke faktorer den bruger til at afgøre, hvilke selvangivelser fra selvstændige erhvervsdrivende der vil blive revideret, mener de fleste eksperter, at disse punkter vil give anledning til røde flag:

• Undladelse af at indberette indkomst til IRS, der er inkluderet på formular 1099, som er indsendt af virksomheder, der har foretaget betalinger til dig.
• Afdrag, der virker mistænkeligt høje, som f.eks. at påstå, at alle omkostninger i forbindelse med dit hjem er fradragsberettigede, et fradrag for alle omkostninger til dit personlige køretøj eller fradrag for alt for generøse bidrag til velgørenhed.
• Missklassificering af medarbejdere eller undladelse af at udstede oplysningsskemaer som formularer W-2 og 1099.
• Indtjening af en høj indkomst. I de seneste år har IRS været mere tilbøjelig til at revidere skatteydere med en skattepligtig indkomst på mere end 1 million dollars årligt.

Husk, IRS har tre år fra det tidspunkt, hvor en indkomstskatteangivelse var forfalden eller indgivet, til at pålægge yderligere skatter, alt efter hvilken dato der er den seneste. Så der kan gå et par år mellem det tidspunkt, hvor du indgav en selvangivelse, og det tidspunkt, hvor du skal vise dine kvitteringer for det pågældende skatteår.

Hvad sker der under en revision?

Film og tv-serier skildrer ofte IRS-revisionsmeddelelser som dramatiske opgør mellem skatteyderen og IRS-agenter. Medmindre IRS påstår, at der er tale om skattesvig eller kriminelle aktiviteter, er de fleste af disse sager dog ret diskrete, hvor agenterne beder skatteyderen om yderligere oplysninger og foretager justeringer af din skatteregning eller skatterefusion. IRS giver dig besked om din revision ved at sende dig et revisionsbrev med certificeret post.

De fleste IRS-revisioner falder ind under tre kategorier:

• Korrespondance-revisioner. Under en korrespondancerevision sender IRS et brev til skatteyderen for at få yderligere oplysninger. Dette er normalt et resultat af, at skatteyderen har udeladt indkomst i sin selvangivelse eller begået en alvorlig fejl. Du vil have mulighed for at fremlægge de nødvendige dokumenter og kvitteringer, betale det beløb, som IRS siger, at du skal betale, eller bestride IRS’ resultater ved hjælp af en registreret agent, som er føderalt autoriseret til at repræsentere skatteydere.
• Office Audits. Der er tale om personlige samtaler på IRS’ kontor. Du bør have en CPA, en enrolled agent eller en skatteadvokat til at ledsage dig til interviewet ved disse typer revisioner.
• Field Audits. Feltrevisioner er sjældne for små virksomheder, men kan være meget invasive og indebærer en gennemgang af virksomhedens processer, regnskabsprocedurer og interne kontroller.
• Line-by-Line Audits. Hvis din selvangivelse udvælges tilfældigt, vil IRS gennemgå hver enkelt linje for at fastlægge de normer, der vil blive brugt til at udløse fremtidige revisioner.

Det er under skatterevisionen, at IRS vil forvente, at du fremlægger kvitteringer, der dokumenterer alle dine påståede udgifter og relaterede fradrag.

Hvis du er på vej ind i en revision og ved, at du ikke har indberettet betydelige erhvervsindtægter til IRS, er det generelt en god idé at hyre en skatteprofessionel til at repræsentere dig under revisionen. Du skal ikke være alt for bekymret for fængselsstraf i forbindelse med revisionen, men du har brug for hjælp fra en professionel med god forståelse af skattelovgivningen til at vejlede dig.

The ‘Cohan’ Rule for Missing or Incomplete Records

Spørgsmålet om manglende eller tabte kvitteringer er så almindeligt, at den amerikanske appeldomstol for den anden kreds i 1930 skitserede en regel om, hvordan IRS skal forholde sig i disse situationer. Reglen blev skitseret i rettens afgørelse i sagen Cohan v. Commissioner, som vedrørte udokumenterede erhvervsfradrag, som den berømte Broadway-showman George M. Cohan gjorde krav på.

I sin retssag hævdede Cohan, at han havde for travlt til at føre organiserede optegnelser til at dokumentere de forretningsrejser og repræsentationsudgifter, som han gjorde krav på i sin føderale selvangivelse. IRS søgte at fratage ham alle de påståede fradrag. Second Circuit fandt, at det var klart, at Cohan havde afholdt nogle udgifter, selv om han ikke kunne dokumentere de nøjagtige beløb. Retten opstillede derefter Cohen-reglen, som fastslår, at en skatteyder, der ikke har nogen kvitteringer, der dokumenterer forretningsudgifter, stadig kan gøre krav på udgifterne, hvis de er rimelige og troværdige.

Hvis du imidlertid ikke har nogen kvitteringer, vil skattevæsenet ikke tillade dig at fratrække det fulde beløb for dine udgifter. IRS vil beregne minimumsstandardbeløbet for den tjenesteydelse eller vare, som skatteyderen har købt, og vil kun tillade fradrag for dette beløb.

Det er ofte en livredder for virksomhedsejere, der ikke kan finde deres kvitteringer, men flere nylige afgørelser fra den amerikanske skattedomstol har håndhævet begrænsninger på brugen af Cohan-reglen. Skattedomstolen har i den forbindelse sagt, at skatteyderen skal fremlægge oplysninger til dokumentation af de udgifter, som han har anmeldt. For eksempel nægtede retten fradrag for udgifter til påståede forretningsrejser, når skatteyderen ikke kunne dokumentere alle elementer af sine rejser, herunder antallet af rejser, hvornår de blev foretaget, og deres forretningsmæssige formål.

Dokumentation af dine forretningsudgifter uden kvitteringer

Cohan-reglen giver skatteyderne en række muligheder ud over at fremlægge kvitteringer for at dokumentere, at pengene blev brugt på forretningsaktiviteter, men det vil kræve en smule indsats fra din side. Det er et godt redskab til forsvar ved revision. Ved at gøre følgende vil du ofte kunne rekonstruere dine forretningsudgifter på en måde, der vil tilfredsstille IRS-revisorerne:

• Kontakt med leverandører og tjenesteudbydere for at få fakturaer og kvitteringer. Mange virksomheder anvender automatiserede fakturerings- og faktureringssystemer og kan udskrive en kopi på anmodning. Selv hvis leverandøren stadig bruger håndskrevne fakturaer, kan han eller hun måske stadig være i stand til at give dig en karbonkopi af fakturaen, som han eller hun opbevarer i sine papirer. Nogle virksomheder opkræver et gebyr for den tid, som deres personale bruger på at finde disse optegnelser.
• Gennemgang af bankkontoudtog, annullerede checks og kreditkortudtog. Disse dokumenter kan bruges til at vise, hvilken dato betalingen blev foretaget, og hvem der modtog betalingen. Selv om denne dokumentation viser, at udgiften var lovlig, viser den sjældent, hvorfor betalingen blev foretaget.
• Gennemgang af din kalender. Hvis du fører en forretningskalender, kan du bruge disse oplysninger til at fastslå, hvornår og hvor du rejste til et job eller et forretningsmøde. Det kan også bruges til at fastslå, hvornår du måske har haft en aftale med en tjenesteudbyder eller et møde med en leverandør.
• Søgning i gamle e-mails. Hvis du kan huske den omtrentlige dato eller navnet på den anden virksomhed, kan du måske finde en e-mail-kopi af den kvittering, du leder efter, eller en slags bekræftelsesmail, der viser, at du har afholdt en udgift. Disse e-mails kan også vise, at du har foretaget rejsearrangementer.
• Tjek af din smarttelefons lokaliseringsdata. Din smartphone indsamler en forbløffende mængde data om dig og om, hvor du har været. Uanset om det er via dine konti på sociale medier eller apps som Google, kan du måske spore, hvor din telefon har været for at vise, hvor du har rejst på forretningsrejse.

Hvad sker der efter revisionen?

Når skattevæsenet har afsluttet sin revision, vil det give dig besked om resultaterne inden for 30 dage. Du kan derefter enten acceptere IRS’ resultater eller indgive en klage. Hvis du mener, at resultaterne ikke var i overensstemmelse med beviserne eller den amerikanske skattelov, kan du indgive en appel, som vil blive hørt af en IRS-appelagent, der vil træffe en afgørelse på grundlag af fakta i din sag.